1會議概述2會務工作流程3會務工作具體內(nèi)容4常用會議的組織程序5會見與會談6技能訓練會務工作

教學目的

通過本模塊的學習，了解會務工作的基本內(nèi)容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學重點與難點1、教學重點會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。2、教學難點會議方案的制作；會場的布置；會議組織案例分析；技能訓練。案例分析：請柬發(fā)出之后

某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？案例導入：

華風集團公司的總經(jīng)理秘書米蘭穿著得體的職業(yè)女裝，正站在公司即將舉行的“KH新產(chǎn)品新聞發(fā)布會”的會議大廳門口迎接來賓。門廳旁有一張簽到桌，放著簽到表和簽到筆。已有來賓到會，但管簽到工作的秘書還未到崗，米蘭十分著急，剛剛電話催完，米秘書的手機響了，原來是今天大會上最重要的嘉賓、市里主管經(jīng)濟工作的副市長的專車在路上出了故障。時間眼看來不及了，米秘書果斷決定讓公司正在去電視臺接記者的奧迪車掉頭去接副市長，讓去接記者的秘書另打一輛出租車去電視臺。這案例導入：樣，通過及時的協(xié)調，兩邊的事情都得到了妥善的處理。米秘書剛準備喘口氣，手下的工作人員又來反映因預先估計不足，會議的禮品和宣傳品都不夠了，米秘書又趕緊派人與大廈的管理人員協(xié)商，盡可能地多提供一些車位。然后派下面工作人員迅速前去加印宣傳材料并購買新的禮品。這時接副市長的車子就快到大門口了，米秘書立即給總經(jīng)理打了電話，告訴他市長已到，然后面帶微笑地迎向大門口。第二章會前籌備

第一節(jié)會議概述1.1會議的涵義會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。通常有2人以上共同參與，以一定方式聚合在一起。全國人民代表大會

1.2會議的要素會議的選擇要素

有會議名稱、服務機構、秘書機構、經(jīng)費、文件材料、專用設備工具、各種消耗性材料等2、會議的主要種類

按組織類型

內(nèi)部會議外部會議正式會議非正式會議

按時間方面的規(guī)定性

定期會議不定期會議

按出席對象

聯(lián)席會內(nèi)部會代表會群眾會按功能性質

決策性講座性執(zhí)行性告知性學術性協(xié)調性報告性談判性動員性紀念性等按議題性質

專題性綜合性按規(guī)模大小

特大型大型中型小型按會議采用的方式手段常規(guī)會廣播會電話會電視會網(wǎng)絡會1.3會議的作用

（1）實施領導的重要工具。（2）領導貫徹民主集中制，實現(xiàn)決策民主化，科學化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開會議來交換意見，研討問題。

3、各級領導貫徹政策、布置任務、溝通信息、協(xié)調行動的有效方法，此外，會議還有宣傳教育作用，研討作用，表達思想感情作用等。1.4公司常見會議的類型

客戶咨詢會產(chǎn)品展銷訂貨會

業(yè)務洽談會

新產(chǎn)品新聞發(fā)布會經(jīng)理例會與特別會議

員工例會股東大會和董事會議

公司年會第二節(jié)發(fā)送會議通知制作會議證件

和指示標志

一、制發(fā)會議通知

1、會議通知的基本內(nèi)容會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。關于召開業(yè)務檢查工作會議的通知

各分公司、中心、部：

茲定于2006年1月25日9時在公司第一會議室召開業(yè)務檢查工作會議，請各分公司、中心、部主管經(jīng)理（主任）或相關責任人按時出席。

匯江公司總經(jīng)理室

二00六年一月二十六日會議通知尊敬的客戶：

為了進一步加強與貴公司的協(xié)作關系，聽取客戶對我公司產(chǎn)品和服務的意見，我公司擬于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會。敬請回復及光臨。

附：會議日程及路線圖回執(zhí)

請于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：100110，電話?我公司參加此次會議，參加人數(shù)：?我公司不能參加此次會議。

姓名：

公司：2、會議通知的作用

周知作用

提醒作用

憑證作用3、會議通知發(fā)送的注意事項

（1）為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會，均應正式打印會議通知，以示正規(guī)和鄭重（2）人數(shù)較少的非正式會議，可用多種方式進行通知。（3）一些會議在發(fā)送通知時應按規(guī)定的會議規(guī)則行事，如股東會議附上代理委托書（4）如有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發(fā)一份3、會議通知發(fā)送的注意事項

（5）需要回復的會議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名（6）對于經(jīng)常參加某類會議的會員，可用計算機打印出多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新（7）可將會中使用的票證與會議通知一并發(fā)出如果與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和反程時間，并說明到達會址的汽車、火車等交通工具線路（8）會議通知樣本要作為檔案保存3、會議通知發(fā)送的注意事項（9）要有具體的會議名稱（10）日期、時間、場所要準確無誤（11）議題應盡量具體（12）有附加資料時，應寫明資料名稱及頁數(shù)二、制作會議證件

代表證

出席證

會議正式證件列席證

來賓證會議證件

旁聽證

工作證會議工作證件記者證出入證

會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。例如：出席證代表證列席證三、

制作指示標志

會議指示標識是在會議準備和召開過程中，為了使與會者更容易找到座位，了解會場周圍的環(huán)境，并使會議的組織更加有條理，需要在會場和相關服務區(qū)擺放的標識物。如各種指示牌、接待處和簽到處的標志，貴賓室飲水處洗手間的標志等。各種指示標志第三節(jié)預定確認會議室及會場布置一、預定會議室

1、會議地點選擇的要求

⑴交通便利，選擇距領導和與會者工作地點都比較近的地方。⑵會場大小應與會議規(guī)模相符。每人2m平方～3m平方活動空間。

⑶場地要有良好的設備配置。⑷場地應不受外界干擾。⑸選擇會議地點應考慮有無停車場。⑹場地租借的成本必須合理。小型會議室大中型會議室大中型會議室

二、會場布置1、會場整體布局的要求會場布置包括主席臺設置、座位排列、會場內(nèi)花卉陳設等許多方面。會場整體布局的要求是：⑴莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會議的主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質、規(guī)模、規(guī)格。

二、會場布置

⑵會場的整體格局要根據(jù)會議性質和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。⑶大中型會議要保持一個絕對的中心，因此多彩用半圓形、大小方形的形式。⑷小型會場要注意集中和方便。會議布置類型小型會議室布置

不同的會場布置

會議室布置會議室布置會議室布置

（2）會場的類型及布局

①小型會議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。②中型會議室?！岸弊中?、半圓型、課堂型。

③大型會議室。

禮堂型、眾星拱月型。

3、布置會議附屬性設備⑴音響設備：擴音設備、耳機、同聲翻譯、麥克風。⑵聲響設備：立體電視、激光、全息電影、組合錄像、電腦控制的多鏡頭幻燈等。⑶其它布置：溫度、濕度、照明、通風、衛(wèi)生設備、電源插座等。⑷布置裝飾：會標、標語口號、會徽、旗幟、花卉、字畫等。

會標會徽4、會場座次安排①主席臺

主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。

主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。主席臺座次安排②場內(nèi)其他人員的座次安排

橫排法。豎排法。左右排列法。中央政治局常委與江澤民集體照主席臺坐次第四節(jié)會議籌備方案的擬定

會議籌備方案是會議的預演，通過想象和策劃將計劃全過程形成文字，以便安排布置會議事宜。一、會議籌備方案的內(nèi)容1、確定會議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。無論組織什么樣的會議，都有會議主題，特別是組織大型會議，必須明確會議要研究解決什么問題，達到什么目的。我們看十七大報告的主題提出了要解決的問題是什么？目的是什么？十七大報告主題：高舉中國特色社會主義偉大旗幟，以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，深入貫徹落實科學發(fā)展觀，繼續(xù)解放思想，堅持改革開放，推動科學發(fā)展，促進社會和諧，為奪取全面建設小康社會新勝利而奮斗。例如：會議主題：綠色金融——發(fā)展方式轉

變的新動力。有三個方面的議題：第一、推動綠色金融有效支撐實體經(jīng)濟可持續(xù)增長。第二、推動綠色金融與現(xiàn)有金融體系的銜接、互動與融合。第三、促進綠色金融創(chuàng)新，形成綠色金融的“長春共識”，探索發(fā)起籌建常設的國際綠色金融合作組織。

案例第五屆國際應用激光技術中國研討會(LPC2010)本屆研討會的宗旨是促進光電技術在科學研究和工業(yè)領域應用的合作及信息交流。研討會的會議議題包括激光微加工、光學元件、激光宏觀加工、激光系統(tǒng)和安全。2、確定會議名稱

會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構成,應根據(jù)會議的議題或主題來確定。例如：第22屆中國國際毛紡原料交易信息交流會

3、確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原則確定。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4、確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，確定會期的長短應與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。5、確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

6、建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、

接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)

會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

8、確定會議地點

要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。9、安排會議議程與日程

會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。

會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會議議程表

1、推選銷售部經(jīng)理的人選。

2、年度銷售活動的總結。

3、有關銷售問題的發(fā)言。

4、下年度銷售目標。

5、銷售人員的招聘和重組。二、擬定會議議程、日程的內(nèi)容

會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，并冠以序號將其清楚的表達出來。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交領導批準以后，復印分發(fā)給所有與會者。會議議程是通過會議日程顯示出來的。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式、領導和來賓致辭、領導做報告、分組討論、大會發(fā)言、參觀其它活動、會議總結、宣讀決議、閉幕式。三、確定會議議程的方法會議議程包括會議主持，會議典型發(fā)言(或重點發(fā)言)、會議討論、會議講話、會議總結。確定會議議程的方法主要依據(jù)：一是根據(jù)到會主要領導的情況，確定會議主持人；二是根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人；三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據(jù)會議規(guī)模，確定討論方式；四是根據(jù)會議擬達到的目的，安排主要領導做好會議的總結。

案例上海市十三屆人大二次會議預備會議通過了十三屆人大二次會議議程。議程如下：一、聽取和審議市長韓正關于上海市人民政府工作的報告。二、審查和批準上海市2008年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃執(zhí)行情況與2009年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃草案的報告；批準上海市2009年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃。三、審查和批準上海市2008年預算執(zhí)行情況和2009年預算草案的報告；批準上海市2009年市級預算。

四、聽取和審議市人民代表大會常務委員會主任劉云耕關于上海市人民代表大會常務委員會工作的報告。五、聽取和審議市高級人民法院院長應勇關于上海市高級人民法院工作的報告。六、聽取和審議市人民檢察院檢察長陳旭關于上海市人民檢察院工作的報告。七、其他。某股份有限責任公司股東大會日程安排日期

時間

內(nèi)容安排

地點主持參加人備注3月9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始，張董致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民11：30大會結束四、制定會議籌備方案的注意事項

1.明確領導意圖，弄清制定會議籌備方案的目的、要求和意義，以便制定。（1）制定會議籌備方案的目的

（2）制定會議籌備方案的要求

（3）制定會議籌備方案的意義

2.反復多次與領導和有關方面商定、必要時通過開聯(lián)席會征求制定的意見或方案。會議議程安排范例

大型會議籌備方案(案例)

(一)學習目標

熟悉大型會議籌備方案(案例)。

(二)具體方案的擬寫

××市經(jīng)濟工作會議安排方案

1.會議主題：

貫徹落實中央經(jīng)濟工作會議精神。重點是討論研究全市經(jīng)濟發(fā)展的一些突出問題，分析原因、理清思路、確定重點、提出對策，做好明年的工作。

2.會議的時間、地點：

擬定于×月×至×日(4天)，在××××招待所召開?！猎隆寥障挛缁蛲砩蠄蟮?。

3.會議規(guī)模：(1)參加會議人員(正式代表)；(2)特邀代表和列席人員：工作人員(含服務人員)共計××人。

4.會議議程：

會議由市委書記、市長分別主持。

第一天大會由市長主持，聽取市部分綜合職能部門關于本年度工作總結和貫徹中央經(jīng)濟工作會議精神的具體措施的發(fā)言；

第二天分組討論(圍繞會議確定的討論題目進行)；

第三天繼續(xù)分組討論；

第四天上午繼續(xù)分組討論，下午大會由市委書記主持會議，市長作會議總結，書記講話。

5.會議材料準備。

(1)大會發(fā)言單位材料；

(2)會議日程表、參加會議人員名單、主席臺座次安排、分組名單(分組討論地點)、討論題目、作息時間表；會議須知等；

(3)會議參閱文件。

6.會務工作由市委辦公廳、市政府辦公廳負責(具體分工略)。附：(1)會議通知(包括會議材料準備通知)

(2)會議日程表

(3)參加會議人員名單

(三)注意事項：方案擬定后，須報經(jīng)領導審核和批準。方案一經(jīng)批準，需作下列工作：

(1)召集會務工作會議，明確分工。主要分工有：文件起草(包括文件準備)；會務服務(住宿安排),生活保障，宣傳報到、交通疏導、醫(yī)療、保衛(wèi)等經(jīng)費預算。

(2)草擬材料準備通知

(3)選定會場，并布置會場(包括會標)

(4)準備會議所需用品

(5)會議材料準備。

檢查會議籌備情況案例

檢查會務的籌備情況一、會務籌備情況檢查的主要內(nèi)容1、檢查會議準備是否充分主要了解會期是否合適，規(guī)模是否合理，與會人員的名額分配是否經(jīng)過協(xié)商等。當然還有籌備方案的其它內(nèi)容。2、檢查會議期間能否排除各種干擾，確定能關閉手機，杜絕進出自由。3、檢查會議環(huán)境條件與用品準備檢查會務的籌備情況4、文件材料的準備情況會議文件的撰制一般分兩種情況。第一、由秘書部門直接擬制，或由秘書部門組織有關部門牽頭擬制。第二，由有關部門準備的文稿。然后經(jīng)主管領導或秘書長審核。應檢查會議名稱，文件編號，份數(shù)等。如裝入文件袋，也應逐袋檢查。5、會場布置情況的檢查6、會場保衛(wèi)工作的檢查7、其它內(nèi)容的檢查與領導溝通會議的有關事宜案例

某公司的張秘書剛由分公司調入總部，擔任總經(jīng)理秘書，公司要在圣誕節(jié)搞一個新年聯(lián)歡晚會，與一些重要客戶進行聯(lián)誼。張秘書自持在分公司搞過多次這樣的活動，便自作主張決定了會議舉行的地點、邀請嘉賓的名單、活動的內(nèi)容和獎品的發(fā)放形式。盡管聯(lián)歡會搞的很熱鬧，張秘書卻被總經(jīng)理狠狠批了一頓。我們的問題是為什么張秘書被總經(jīng)理狠狠批了一頓？點評張秘書沒有意識到召開會議最重要的是要使領導意圖得以貫徹執(zhí)行，不與領導做好會前的溝通，就不能理解聯(lián)誼會主要要加強公司與哪些客戶的關系，搞什么樣的活動能夠密切公司領導與客戶、員工的關系，聯(lián)誼會上獎品怎樣發(fā)放才能使公司領導滿意？不解決這些問題就達不到預期目的。與領導溝通有關事宜的程序⒈明確會議的目標。2.明確溝通會議有關事宜的方法與途徑３.明確溝通的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。4．向領導匯報會議的籌備情況及進展，講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題或難題。5.聽取領導指示，或與領導進行雙向討論，并完成會議記錄。6.將記錄通過某種方式送給領導。擬定會議應急方案案例

某單位在政府禮堂召開大型表彰會，因事先未制定會議應急方案，也未加強防火布置，結果因電線老化出現(xiàn)火災的時候，會議組織人員措手不及，會場一片混亂，最終導致部分與會人員和儀仗隊的小學生喪生。點

評

會前一定要制定嚴密的應急方案，還要對方案的各個環(huán)節(jié)進行認真檢查，如安全通道是否打開，設備隱患是否檢查，消防通道是否暢通，應急的組織與人員是否到位，應急的車輛是否準備停當，指揮溝通系統(tǒng)是否靈敏等，只有這樣，才能保證面臨突發(fā)狀況時候能夠從容應對。第四節(jié)擬定會議應急方案1、會議應急方案的內(nèi)容（1）會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題第一、人員問題第二、場地問題第三、設備問題第四、資料問題第五、健康與安全問題第六、行為問題2、會議應急方案的作用（1）可以使會議的策劃和籌備做到早做準備，未雨綢繆。（2）應急方案可以有效緩解危機，提高會議管理的效率。3、重要會議應急預案

為了迎接靜安區(qū)政協(xié)十二屆二次會議的勝利召開，規(guī)范重要會議期間的管理，杜絕群死群傷等惡性事件、事故的發(fā)生，在政協(xié)會議召開期間，特制定本規(guī)定。一、組織機構組長：黃宇平副組長：馮國勤、劉

穎組員：林

翎、劉樂薇、萬紅弟、楊秀娟、陳耀辰、蔡承志、李

康、武

侃、屠耀明二、事故防范1、舉行重要會議前做好安全紀律教育，定崗、定位、定責。2、召開重要會議前針對本次會議具體要求，做好應急預案和防范措施。3、重要會議的場地、設施須符合安全要求，消防設施須保證，會場重地出入和通道要暢通，便于疏散，若夜間開展活動，須有足夠的照明設備，停電時要有應急措施。4、承擔重要會議會務工作前必須向主管部門申請，報公安部門審批。三、事故處理（一）出現(xiàn)擁堵現(xiàn)象時：1、1號門由屠耀明、值班人員及一名門衛(wèi)負責，主要工作是及時疏導和控制參加會議的人員進出，防止人員聚集而堵住進口處。2、2號門由一名門衛(wèi)負責，主要是負責車輛進出。自行車全部停放在外面的寄存處。如有緊急情況，應及時打開2號門疏散人員。3、安排值班安全員把守各要道口，防止參會人員原地返回而造成進出人員匯流。4、陳耀辰負責A樓、B樓的安全保衛(wèi)工作。做到防止人行通道堵塞，并及時疏導其它場所的人員到達指定場所活動。5、蔡承志、李康、武侃負責D摟劇場、多功能廳的人員安全。萬紅弟負責C摟及名人廊的安全工作。6、散場時，各要道口安全值班人員要主動指揮參會人員按規(guī)定路線離開。7、如遇突發(fā)事件，情況匯報流程如下：治安具體工作人員→屠耀明→陳耀辰→黃宇平、馮國勤。8、如遇突發(fā)事件，突發(fā)事件領導小組成員應立即趕到現(xiàn)場，采取果斷有效措施，運用相應的對策盡快解決，防止事態(tài)擴大。（二）造成人員傷害時：1、當發(fā)生事故并造成人員傷亡，劉樂薇負責報120和引導救護車，醫(yī)務人員立即組織搶救。2、黃宇平、馮國勤、劉穎第一時間趕赴現(xiàn)場組織指揮。3、傷員送最近的醫(yī)院急救。4、黃宇平、馮國勤、劉穎等在事發(fā)后做好善后工作。

四、報告制度：發(fā)生事故單位領導要立即報告教育局辦公室及有關科室，不得遲報瞞報。五、主要責任人單位法人代表黃宇平。

靜安區(qū)青少年活動中心處理會議突發(fā)事件的方法（火災）處理會議突發(fā)事件的方法（火災）處理會議突發(fā)事件的方法（火災）處理會議突發(fā)事件的方法（火災）處理會議突發(fā)事件的方法（火災）處理會議突發(fā)事件的方法（火災）處理會議突發(fā)事件的方法（火災）處理會議突發(fā)事件的方法（火災）4、處理會議突發(fā)事件的工作程序第一、預測不可預知的情況第二、提前準備應對各種問題的備選方案第三、在會議正式召開前，要組織一次專題性的籌備檢查會第四、在應急方案的制定過程中可以舉行有關人員的頭腦風暴會5、會議應急方案的特點第一、有的放矢第二、預防為主第三、留有余地6、會議應急方案的實施原則第一、思想上充分重視。要注重細節(jié)，從小處入手。（出問題都出在細節(jié)上）第二、在人財物方面措施到位。第三、在實施過程中要堅持定期檢查。及時發(fā)現(xiàn)問題，及時調整。四、會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構確定與會者名單會中12.2會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作12.2會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道

問題討論

1．會議議程與日程的區(qū)別。

2．簡述擬訂會議議程與日程表的方法。

3．選擇會議地點應綜合考慮哪些因素?

4、應如何做好會場的布置工作？

5、怎樣制定會議籌備方案？

6、怎樣發(fā)放會議通知？

7、怎樣才能做好會議的食宿工作？

8、會前檢查工作包括哪些內(nèi)容？第三章會中服務工作第一節(jié)、報到及接待工作一、報到及接待工作的內(nèi)容

（1）與會人員的接送;（接送圖）

（2）會議交通工具的安排;（交通工具圖）

（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;（圖）

（4）會議文娛活動的安排和組織;（圖片）

（5）其他屬于招待方面的工作。

二、接站注意事項⑴做好充分準備，在車站機場設置接待站。（圖片）⑵制作醒目的牌子或橫幅，上面標明“××會議接待處”的字樣。（圖片）⑶接待站兩個人一班比較好，可以輪換去衛(wèi)生間、買水或食物。（圖片）⑷接站的車輛安排要提前到達接站地點，注意交通安全，接站時注意接待禮貌，注意接站時前后車輛的銜接。三、接站工作程序⑴先收集各種會議的回執(zhí)和反饋信息，掌握與會代表的名單以及飛機火車抵達的準確時間，并將其編制成表格，以便統(tǒng)一協(xié)調（找表格）⑵根據(jù)總表的信息，安排接站的車輛和人員。⑶對安排的人員進行培訓和要求。（找圖片）⑷接站人員要人手一份與會代表抵達的時間表。（圖）⑸要有統(tǒng)一的指揮調度系統(tǒng)。明確交通工具的班次和與會代表的聯(lián)系方式。⑹對于自備交通工具的人員，告訴到達報到地點的詳細路線圖。（圖）第二節(jié)會議記錄一、會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

1)記錄頭:

會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議主要議題。

2）記錄主體

與會者的發(fā)言。議定事項。

3）記錄尾部

散會。主持人、記錄人簽字。

二、會議記錄的要求

準確、完整、簡潔、明確。

三、會議記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；（例如）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；（例如）權威人士或代表人物的言論；（例如）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；（例如）會議已議決的或議而未決的事項；（例如）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。四、會議記錄方法

1）記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結論全記下來，其他的可簡要記錄.（例如）

2）漏記的內(nèi)容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復。

3）與會者提出的意見、建議，要記人名。（例如）五、會議記錄的修改

1）定稿打印前，請主席簽字批準。

2）與會者指出錯誤，主席或秘書可改。

3）會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動。會議記錄范例中華范文××公司項目會議

時間：××年×月×日

地點：公司會議室

出席人：公司各部門主任

主持人：×××（公司副總經(jīng)理）

記錄：×××（辦公室主任）

一、主持人講話：今天主要討論一下《中國辦公室》軟件是否投入開發(fā)以及如何開展前期工作的問題。

二、發(fā)言：

技術部朱總：類似的辦公軟件已經(jīng)有不少，如微軟公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及眾多的財務、稅務、管理方面的軟件。我認為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點，千萬不能動手。

會議記錄范例資料部祁主任：應該看到的是，辦公軟件雖然很多，但從專業(yè)角度而言，大都不很規(guī)范。我指的是編輯方面的問題。如WORD中對于行政公文這一塊就干脆忽略掉，而書信這一部份也大多是英文習慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發(fā)的軟件，在技術上很有特點，但中國運用文方面的編輯十分簡陋，離專業(yè)水準很遠。我認為我們定位在這一方面是很有市場的。市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認為有成功的希望，關鍵的問題就是必須小巧，并且速度極快。因為我們建造的不是航空母艦，這就必須考慮到兼容問題。

會議記錄范例各部門都同意立項，初步的技術方案將在十天內(nèi)完成，資料部預計需要三個月完成資料編輯工作，系統(tǒng)集成約需要二十天，該軟件預定于元旦投放市場。

散會。

主持人：（簽名）記錄人：（簽名）第三節(jié)會議期間信息的溝通（例子）

一、會議期間信息的溝通的方式

1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.

（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

（2）深入會議，掌握第一手資料。

（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。

（4）注重實效，并收集反饋信息。二、提示會議按計劃進行

1、案例雅兔廣告公司召開的部門經(jīng)理會議陷入了僵局，設計部總監(jiān)認為一周內(nèi)無法設計出一個優(yōu)秀的汽車三維動畫廣告，而客戶部經(jīng)理認為他不應以人手不夠丟掉目前的大客戶。兩人爭執(zhí)的不可開交。這是，總經(jīng)理助理高峰提出建議：為這個項目能否臨時招聘幾個兼職設計師或外包部分設計。他的建議立即得到設計總監(jiān)的響應。討論很快進入到外包的預算上來?？蛻舨拷?jīng)理的臉色也開始有陰轉晴了。

點評一個能準確把握會議主題，時刻關注公司發(fā)展的秘書，應有廣闊的管理思路和優(yōu)秀的協(xié)調溝通能力，同時也就可以在會議的推進上發(fā)揮應有的作用。2、提示會議按計劃進行的工作程序會議召開之前，會議主持人應認真研讀有關文件材料，了解會議的議題與議程，了解與會人員的構成情況及基本意見傾向。具體程序如下：⑴在會議開始前，明確地向與會人員宣布會議開始和結束的時間，并做到準時開會和散會。⑵會議議題開始前，規(guī)定討論與不討論的界限，給每一位與會人員平等發(fā)言的機會提示會議按計劃進行的工作程序如需提示，主持人可以建議實時終止討論或辯論，及時確認結論、決議。⑶在全部議題結束以后，要及時對會議進行簡單總結并宣布會議結束。

3、提示會議按計劃進行的注意事項⑴討論中要專心投入，和他人保持和諧的交流氣氛。⑵不隨便打斷他人的發(fā)言，不隨便插話，不侵犯其它與會人員的權利。⑶不隨便進進出出，影響他人發(fā)言。⑷自己的論點被證明根據(jù)不足時，應當放棄己見。三、編發(fā)會議簡報（1）類型綜合型、專題型、實錄型。

（2）格式報頭、報核、報尾。

（3）要求簡練、快捷、準確。會議簡報具有一般報紙新聞性的特點，這是共性；它又有本身的特點，主要是：（1）內(nèi)容專業(yè)性強。如《經(jīng)濟工作會議簡報》《計劃生育會議簡報》《政務公開會議簡報》《招生會議簡報》等等，分別由主辦單位組織專人撰寫。（2）出版周期快速?？焖俜从城闆r，是會議簡報的一大特點，它有較強的時限性.（3）篇幅特別簡短。（一）報頭1．簡報名稱一般用套紅印刷的大號字體。如有特殊內(nèi)容而又不必另出一期簡報時，就在名稱或期數(shù)下面注明“增刊”或“ＸＸ?？弊謽?。秘密等級寫在左上角，也有的寫“內(nèi)部文件”或“內(nèi)部資料，注意保存”等字樣。2．期號，可寫在名稱下一行，用括號括上。3．編印單位。4．印發(fā)日期寫在與編印單位平行的右側。再下面，用一道橫線將報頭與報核隔開。

（二）報核報核，即簡報所刊的一篇或幾篇文章。簡報的寫法是多種多樣的，因此，它的形式也較靈活。大多數(shù)是消息，包括標題、導語、主體、結果和穿插在敘述中的背景材料。除了消息，還有別的文體，所以，不是每篇簡報都有這幾項內(nèi)容。

1．簡報的標題類似新聞的標題，要揭示主題，簡短醒目。2．導語通常用簡明的一句話或一段話概括全文的主旨或主要內(nèi)容，給讀者一個總的印象。導語的寫法多種多樣，有提問式、結論式、描寫式、敘述式等。導語一般要交待清楚誰（某人或某單位），什么時間，干什么（事件），結果怎樣等內(nèi)容。3．主體用足夠的、典型的、有說服力的材料，把導語的內(nèi)容加以具體化。4．結尾或指明事情發(fā)展趨勢，或提出希望及今后打算。如果主體部分已經(jīng)把事情說清楚，那就不必再加尾巴了。5．背景：即對人物、事件起作用的環(huán)境條件和歷史情況。背景可以穿插在各個部分。（三）報尾在簡報最后一頁下部，用一橫線與報核隔開，橫線下左邊寫明發(fā)送范圍，在平行的右側寫明印刷份數(shù)。（案例）

四、會議值班溝通工作（1）值班工作的內(nèi)容

秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結束，并隨時應付各種突發(fā)事件。值班工作是保證組織及時獲得準確信息，進行準確決策，以及出于安全防范需要而開展的經(jīng)常性工作。值班人員應做好四項工作：

⑴值班電話記錄。主要包括來電時間、來電單位、來電人員姓名、來電內(nèi)容。（圖表）⑵值班接待記錄。（圖表）⑶值班日記。⑷做好信息傳遞。

五、處理會中突發(fā)事件（需要加）案例晚上九點了，天地公司王副總準備進行總結，他用力一揮手，不料把剛剛續(xù)上茶水的茶杯打翻了，開水全潑到了旁邊鐘苗的手上。鐘苗被燙的跳了起來，就在大家驚呆的一瞬間，總經(jīng)理助理高峰迅速打開一瓶礦泉水澆在鐘苗手上，又馬上拉他到洗手間，讓他用冷水沖洗，自己則回到辦公室拿來一管燙傷膏給鐘苗敷上，然后安排了車把鐘苗送進了醫(yī)院。王副經(jīng)理欣慰地長出了一口氣，大家有回到了會議桌旁。點評高峰對突發(fā)事件的果斷處置來自于他平時對業(yè)務工作要求的了解和豐富的生活常識。在辦公室內(nèi)備留一些應急藥品和急用物品，是一個秘書應該想得到的，辦得好的。第四節(jié)會見與會談準備一、收集對方的相關資料①對方求見的目的②對方的求見對象③對方相關社會背景，如習俗、禁忌、禮儀等特征④對方參加會見的人數(shù)、姓名、職務等。⑤主要求見人的詳細資料二、通知主方參加會見和會談的人員

①通知主方接見人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會談人員三、了解會見與會談的地點和時間

（1）會見的地點和時間會見的地點一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室，也可在客人的住所進行。會見的時間根據(jù)會見的性質來定。（2）會談的地點和時間會談的地點一般安排在客人所住的賓館會議室。會談的時間安排應先征求對方的意見。四、通知對方

會見與會談的名單、地點、時間一旦確定，應及時通知對方。了解客人抵達方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會見和會談，事先應由秘書或其他工作人員進行預備性磋商，確定會見、會談的具體日程。五、場所的布置及座位安排（1）場所的布置會見場所應準備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應保證干凈、清潔、大方。會談桌上有時需放置雙方標志旗幟(如果是涉外談判，應擺放兩國國旗)，現(xiàn)場可放置雙方主要人員座位卡，以便與會者對號入座。（2）會見與會談的座次安排

①會見的座次安排

會見時應遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會見還應有譯員。如下圖所示：②會談的座次安排雙方會談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側如圖(一)，或進門后的左側如圖(二)，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應放置中文座位卡，涉外會談，要同時放置對方語種的座位卡。如圖所示。多邊會談的座位可擺成圓形或方形。小結會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作問題討論

1、會議記錄的內(nèi)容有哪些？

2、如何做好會議記錄？

3、如何做好會議期間的信息溝通？

4、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？

第四章

會后整理工作

1、安排與會人員離會2、撰寫會議紀要3、會議的宣傳報道4、會議文書的立卷歸檔

5、會議總結工作6、會后催辦和反饋工作

第一節(jié)安排與會人員離會一、提早登記與會人員離會所需車船票與飛機票，并及時發(fā)給離會人員。

第二節(jié)撰寫會議紀要

一、會議紀要的含義

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。會議紀要不同于會議記錄。會議紀要對企事業(yè)單位、機關團體都適用。

二、會議紀要的特點

第一、紀實性。會議紀要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀實。第二、概括性。會議紀要必須精其髓，概其要，以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結論。第三、條理性。會議紀要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。一、

會議總結的目的第三節(jié)會議總結會議總結的目的具體來講主要有以下幾點：（1）檢查會議目標的實現(xiàn)情況。（2）檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。（3）將員工自我總結和集體總結相結合，以積累經(jīng)驗，找出不足，從而明確今后搞好同類型會議組織與服務工作的借鑒之處，不斷改進會議的組織服務工作。（4）獎懲相關人員，并要妥善解決會議的遺留問題。二、

會議總結的內(nèi)容

總結內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作布置等。（1）

會議總結的方法會議總結的形式有座談會、表彰會和書面總結等。中型以上的會議結束后，大會秘書處要組織全體工作人員進行總結。也有重要會議，如果有時領導有具體要求，就需要在弄好總結會的基礎上，寫出書面的會務工作總結，并交有關領導審閱后，作為大會的文件資料，連同會議記錄、會議簡報、會議文件等，一并作為完整的卷宗歸入檔案。三、會議總結的方法與要求四、會議總結的要求

會議總結工作總的要求是以科學的績效考評標準為指導對會議進行總結。所謂績效考評標準是指對會議工作人員績效的數(shù)量和質量進行監(jiān)測的準則，它應具有完整性、協(xié)調性和比例性。具體要求如下：（1）會議工作總結要根據(jù)崗位責任制和工作任務書的內(nèi)容，逐條對照檢查。（2）要切實回顧和檢查會議工作中好的方面和存在的問題，認真總結經(jīng)驗教訓，不斷探索辦會的規(guī)律。（3）應有理有據(jù)，實事求是，要突出重點，有所側重。（4）會議的總結應一分為二，以激勵為主（5）總結出簡單是易行的辦會程序和制度，使會議工作科學化，程序化和制度化。

五、

會議總結工作程序會議總結工作程序為：對會議征詢意見，擬就工作總結→向領導報告會議結論→總結定稿→印發(fā)→歸檔→組織全體工作人員進行總結。附常用會議的組織程序

1、行政辦公會議

是各級領導為研究和處理日常工作、協(xié)調矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領導（廠長）辦公會。

議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀要→議定事項的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進行反饋2、

職工代表大會

職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。

其組織程序如下:

（1）籌備會議

確定大會議題→做好宣傳發(fā)