如何確定(quèdìng)部門職能

及崗位說明書第一頁，共31頁。人們已經(jīng)知道，企業(yè)中許多問題大都是由于職責(zé)管理出現(xiàn)問題而產(chǎn)生。例如，崗位或部門之間的相互推諉、扯皮、彼此沖突等，這些都是由于企業(yè)在職責(zé)界定方面不夠合理，從而容易出現(xiàn)有的崗位職責(zé)過重，而有的崗位卻非常清閑，這就是人們常見(chánɡjiàn)的企業(yè)不公平現(xiàn)象。第二頁，共31頁。第三頁，共31頁。所以(suǒyǐ)要做崗位分析第四頁，共31頁。什么(shénme)是工作分析？工作分析就是對(duì)某項(xiàng)職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范（任職資格）的描述和研究的過程。

1、弄清楚企業(yè)中每個(gè)職位都在做些什么工作；2、明確(míngquè)這些職位對(duì)員工有什么具體的從業(yè)要求。第五頁，共31頁。為什么要做工作(gōngzuò)分析？1、工作分析是整個(gè)人力資源管理的基礎(chǔ)如：崗位設(shè)計(jì)、招募與配置、績(jī)效管理、薪酬設(shè)計(jì)、培訓(xùn)開發(fā)、生涯規(guī)劃、勞保安全等。2、明確職責(zé)，提高工作效率，達(dá)成企業(yè)目標(biāo)。目前公司存在一些崗位職責(zé)不清晰、重疊、遺漏等問題(wèntí)，影響工作效率的提升第六頁，共31頁。為什么要做工作(gōngzuò)分析？3、為員工(yuángōng)的晉升發(fā)展提供依據(jù)4、為員工(yuángōng)培訓(xùn)提供基礎(chǔ)性資料5、能夠使員工(yuángōng)現(xiàn)有的工作內(nèi)容和工作要求更加明確合理，以便制定切合實(shí)際的管理制度和管理機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工(yuángōng)的積極性。同時(shí)通過工作分析這一過程能夠有效幫助員工(yuángōng)重新理解工作的價(jià)值和標(biāo)準(zhǔn)，能夠幫助員工(yuángōng)提高工作效能。第七頁，共31頁。進(jìn)行(jìnxíng)工作分析的步驟：一、戰(zhàn)略規(guī)劃：企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的確定二、組織設(shè)計(jì)：公司組織架構(gòu)及運(yùn)營(yíng)流程分解(fēnjiě)部門職能及工作標(biāo)準(zhǔn)三、進(jìn)行崗位工作分析四、在崗位分析的基礎(chǔ)上形成崗位說明書五、根據(jù)企業(yè)發(fā)展或管理需要（如架構(gòu)調(diào)整、增減業(yè)務(wù)等），需定期對(duì)崗位說明書進(jìn)行評(píng)估及修訂。正常情況下一般是一年一修訂。第八頁，共31頁。進(jìn)行工作(gōngzuò)分析的步驟企業(yè)(qǐyè)戰(zhàn)略組織(zǔzhī)設(shè)計(jì)工作分析五年規(guī)劃年度規(guī)劃運(yùn)營(yíng)流程部門職能組織架構(gòu)運(yùn)營(yíng)模式資料收集分析評(píng)估崗位說明書第九頁，共31頁。目前(mùqián)我們需要完成的工作組織設(shè)計(jì)的最后一個(gè)步聚：界定(jièdìnɡ)部門職能及工作標(biāo)準(zhǔn)工作分析：崗位說明書第十頁，共31頁。如何分解(fēnjiě)部門職能部門職能的概念：部門負(fù)責(zé)的工作范圍和責(zé)任。部門職能分解的概念：就是通過組織(zǔzhī)結(jié)構(gòu)把公司各個(gè)部門、各個(gè)單位的責(zé)、權(quán)、利匹配形成一種最佳的合作和協(xié)作模式。企業(yè)組織(zǔzhī)結(jié)構(gòu)確定之后，就要確定部門職能。通常把公司各部門的職能劃分成為三個(gè)級(jí)別：一級(jí)職能、二級(jí)職能、三級(jí)職能，通過三級(jí)劃分來保證各部門職責(zé)劃分的規(guī)范和合理。第十一頁，共31頁。如何分解部門(bùmén)職能一級(jí)職能：部門所應(yīng)該承擔(dān)的主要職能是什么。舉例(jǔlì)：戰(zhàn)略部一級(jí)職能：戰(zhàn)略規(guī)劃、新業(yè)務(wù)拓展、投資合作等二級(jí)職能：是完成一級(jí)職能所需要做的最需要的幾項(xiàng)工作。舉例(jǔlì)：供應(yīng)部一級(jí)職能采購(gòu)管理，所需的二級(jí)職級(jí)能包括：原材料采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、護(hù)膚品采購(gòu)、價(jià)格管理、貨款結(jié)算等等。三級(jí)職能：只是對(duì)二級(jí)職能的進(jìn)一步細(xì)化描述及為了完成二級(jí)職能的一些主要的業(yè)務(wù)工作。

第十二頁，共31頁。如何分解部門(bùmén)職能部門職能分解的基本要求:

◆按照管理流程進(jìn)行總結(jié)和設(shè)計(jì)。在流程過程中，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)(yèwù)活動(dòng)的獨(dú)立性、操作性，即某一個(gè)活動(dòng)能夠體現(xiàn)在部門職能中，而且是獨(dú)立的，是可操作的。◆避免部門與部門之間各種職能的重復(fù)、交叉或者脫節(jié)。例如某一項(xiàng)工作，這個(gè)部門也管，那個(gè)部門也管，結(jié)果就會(huì)出現(xiàn)政出多門，讓員工無所適從；同樣，出現(xiàn)問題，部門之間相互推諉，責(zé)任不明，激勵(lì)約束機(jī)制難以落實(shí)。

第十三頁，共31頁。如何分解(fēnjiě)部門職能職能分解的基本原則：標(biāo)準(zhǔn)化原則（統(tǒng)一模板、三級(jí)部門職能的描述要盡量明細(xì)并有要求標(biāo)準(zhǔn)）以流程為中心的原則（部門職能不是對(duì)組織架構(gòu)的描述，而是對(duì)流程內(nèi)業(yè)務(wù)的描述，即對(duì)事不對(duì)崗）流程的搭接原則（注意各職能之間業(yè)務(wù)的搭接，不能出現(xiàn)斷接。如產(chǎn)品需求計(jì)劃至物料采購(gòu)計(jì)劃到產(chǎn)品生產(chǎn)之間的相互搭接）權(quán)力委讓而責(zé)任不委讓的原則（這是在設(shè)計(jì)上下級(jí)關(guān)系的時(shí)候，可能會(huì)放權(quán)，但是不放責(zé)，不能說因?yàn)?yīnwèi)我把權(quán)放給了下級(jí)，那這個(gè)事情我不負(fù)責(zé)了）第十四頁，共31頁。如何編制(biānzhì)部門職能一、編寫(biānxiě)的流程：

羅列所有工作(gōngzuò)事項(xiàng)將工作事項(xiàng)歸納模塊和接口部門對(duì)照可采用從下而上或工作坊形式編制一、二、三級(jí)職能就接口事項(xiàng)主動(dòng)與相關(guān)部門確認(rèn)，找出重疊和模糊、遺漏處形成文檔再次確認(rèn)包括格式、表述的規(guī)范性第十五頁，共31頁。如何編制(biānzhì)部門職能二、職能調(diào)整歸納模塊的方法1、將工作事項(xiàng)逐一進(jìn)行分析，聯(lián)系緊密且性質(zhì)相似的列入同一類職能下。2、同一職能等級(jí)內(nèi)的項(xiàng)目參照流程的順序進(jìn)行分解。例：?jiǎn)T工培訓(xùn)：制定培訓(xùn)計(jì)劃－－師資準(zhǔn)備－－培訓(xùn)實(shí)施－－效果評(píng)估－－總結(jié)改善產(chǎn)品(chǎnpǐn)供應(yīng)：制定物料計(jì)劃－－采購(gòu)管理－－生產(chǎn)管理－－質(zhì)量控制產(chǎn)品(chǎnpǐn)開發(fā)：提出開發(fā)提案－－制定開發(fā)計(jì)劃－－開發(fā)實(shí)施－－新品評(píng)估－－產(chǎn)品(chǎnpǐn)定價(jià)－－移交生產(chǎn)第十六頁，共31頁。如何(rúhé)編制部門職能三、語言描述時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：1、避免重疊（本部門內(nèi)、與其它部門）2、避免遺漏（羅列出所有工作事項(xiàng)，再進(jìn)行分類）3、分清結(jié)構(gòu)層級(jí)（注意邏輯性，同一結(jié)構(gòu)層次的不能放在兩個(gè)層級(jí)中）4、文字表達(dá)要有一定(yīdìng)概括性，簡(jiǎn)單易懂，且應(yīng)是一個(gè)“動(dòng)作”。讓剛進(jìn)來的人能看明白，讓管理者明白例：工資表制作VS工資表審核VS工資表批準(zhǔn)5、現(xiàn)有的工作事項(xiàng)未必全面體現(xiàn)部門職能，若在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上增加未來工作事項(xiàng)，可用虛線繪制第十七頁，共31頁。如何編制(biānzhì)部門職能四、目前我們采用的標(biāo)準(zhǔn)模板(múbǎn)1、一、二級(jí)部門職能以模塊圖的形式表達(dá)部門(bùmén)一級(jí)職能一級(jí)職能一級(jí)職能二級(jí)職能二級(jí)職能二級(jí)職能二級(jí)職能二級(jí)職能二級(jí)職能二級(jí)職能二級(jí)職能第十八頁，共31頁。如何編制(biānzhì)部門職能2、三級(jí)職能以文字描述的方式(fāngshì)在職能明細(xì)表中體現(xiàn)職能明細(xì)（標(biāo)準(zhǔn)）第十九頁，共31頁。參考(cānkǎo)部門1、供應(yīng)部2、戰(zhàn)略部3、開發(fā)部第二十頁，共31頁。如何(rúhé)制作崗位說明書崗位說明書的概念：是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。崗位說明書是在工作分析的基礎(chǔ)上形成的結(jié)果，是整個(gè)人力資源管理的基礎(chǔ)。不要指望(zhǐwang)崗位說明書能夠一步到位，它是一個(gè)相對(duì)動(dòng)態(tài)的描述，只能由淺入深。第二十一頁，共31頁。如何制作(zhìzuò)崗位說明書工作分析常用的方法：訪談法（上級(jí)、專家實(shí)施）觀察法（上級(jí)主導(dǎo)）工作日志法（員工(yuángōng)記錄為主）問卷調(diào)查法（主要適用于第一次做工作分析）歷史資料法（有的可以直接應(yīng)用）典型事例法（適用于項(xiàng)目管理的崗位）

第二十二頁，共31頁。如何制作(zhìzuò)崗位說明書根據(jù)目前企業(yè)現(xiàn)狀，應(yīng)采用組合(zǔhé)方法。即：

員工日志(rìzhì)記錄上級(jí)觀察查找歷史資料和員工訪談以員工記錄為主要參照資料上級(jí)通過對(duì)下屬崗位的了解來核實(shí)查找以前的歷史資料作為補(bǔ)充和員工進(jìn)行溝通，查缺補(bǔ)漏，定稿第二十三頁，共31頁。崗位(gǎngwèi)說明書模板崗位說明書職務(wù)描述又稱工作描述基本資料組織關(guān)系（內(nèi)部、外部）工作職責(zé)（核心職責(zé)、一般職責(zé)）績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)（職責(zé)所需達(dá)成的標(biāo)準(zhǔn)）任職資格又稱職位要求基本素質(zhì)（學(xué)歷/經(jīng)驗(yàn)/資格/個(gè)性特征/生理素質(zhì)等）知識(shí)技能（知識(shí)/能力/必須接受的培訓(xùn)）第二十四頁，共31頁。崗位(gǎngwèi)說明書分解崗位編號(hào)定員人數(shù)所屬部門轄員人數(shù)直接上級(jí)直接下級(jí)基本(jīběn)資料組織關(guān)系企業(yè)(qǐyè)內(nèi)部其它部門企業(yè)外部上級(jí)崗位本崗位下屬崗位和本崗位有工協(xié)作關(guān)系的其它部門和本崗位有協(xié)作關(guān)系的外部單位、人員第二十五頁，共31頁。崗位(gǎngwèi)說明書分解工作內(nèi)容(nèiróng)描述工作(gōngzuò)概要概括介紹本崗位的主要工作,采用三段式描述方式。“為了……，負(fù)責(zé)……，實(shí)現(xiàn)……的目標(biāo)結(jié)果核心工作內(nèi)容描述本崗位的關(guān)鍵職責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)要求（產(chǎn)生關(guān)鍵業(yè)績(jī)的工作）輔助性工作內(nèi)容描述本崗位的一般性職責(zé)及配合其它部門的主要職責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)要求第二十六頁，共31頁。崗位(gǎngwèi)說明書分解任職(rènzhí)資格學(xué)歷(xuélì)要求最低學(xué)歷、最高學(xué)歷、專業(yè)（立足于現(xiàn)在，著眼于未來）工作經(jīng)驗(yàn)從事類似工作的最少年限（經(jīng)驗(yàn)分類別，如同行業(yè)、同崗位、同企業(yè)規(guī)模等）職業(yè)資格要求要求持職業(yè)資格證上崗的職位（如會(huì)計(jì)資格、特種崗位從業(yè)資格、化驗(yàn)員資格證、人力資源管理師資格等）個(gè)性特征要求生理要求（性別、年齡）、性格特征（誠(chéng)信、開朗、細(xì)心等）第二十七頁，共31頁。崗位(gǎngwèi)說明書分解本崗位(gǎngwèi)所需知識(shí)與技能具備(jùbèi)的知識(shí)與技能知識(shí)：如：會(huì)計(jì)學(xué)知識(shí)、管理學(xué)知識(shí)、統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)、法律知識(shí)、心理學(xué)知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷知識(shí)、工作分析知識(shí)等技能：如：會(huì)計(jì)核算能力、組織管理能力、統(tǒng)計(jì)分析能力、法律文書起草能力、心理輔導(dǎo)能力、產(chǎn)品推廣能力、溝通能力、表達(dá)能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、用友財(cái)務(wù)軟件運(yùn)用能力等等上崗前必須接受的培訓(xùn)主要是指入職培訓(xùn)內(nèi)容（基礎(chǔ)性入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)）第二十八頁，共31頁。崗位(gǎngwèi)說明書分解職位(zhíwèi)關(guān)系可直接升遷(shēngqiān)的職位可互相轉(zhuǎn)換的職位可升遷至此的職位一般指直接上級(jí)崗位或內(nèi)容相似的上級(jí)崗位專業(yè)接近，管理層次相同的崗位直接下屬、梯隊(duì)人員第二十九頁，共31頁。崗位(gǎngwèi)說明書分解績(jī)效考核內(nèi)容(nèiróng)即將對(duì)該崗位的哪些(nǎxiē)關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行考核。如：