4/4淺談企業(yè)檔案管理信息化-檔案管理論文

【Abstract】Enterprisearchivesmanagementisanimportantpartofenterprisemanagement.Withtherapiddevelopmentofsocialinformation，theinformationmanagementofenterprisearchivesisimminent.Thispaperdiscussesthenecessityofarchivesmanagementinformatizationandhowtorealizetheinformatizationofarchivesmanagement.

【Keywords】enterprisemanagement；enterprisearchives；informationmanagement

【中?D分類號(hào)】G271【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A【文章編號(hào)】1673-1069（2023）05-0132-02

1引言

檔案管理信息化是指在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源的收集、整理、著錄、鑒定、利用等進(jìn)行處置、管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

2企業(yè)檔案管理信息化的必要性

隨著社會(huì)信息化發(fā)展步伐的不斷加快，各種檔案資料的不斷增多，紙質(zhì)檔案自然老化和人為損害、查找利用率低的問(wèn)題日益突出，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，檔案管理模式應(yīng)當(dāng)由以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變。首先，檔案管理信息化可以省去人工整理檔案的時(shí)間，減少檔案管理所需的人力、物力、財(cái)力，可以改進(jìn)檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理信息化能節(jié)約存儲(chǔ)空間，快捷傳輸，方便檢索，提高查詢速度和準(zhǔn)確率，既可以節(jié)省空間，減少管理成本，又能節(jié)約資源，為企業(yè)管理決策提供可靠的信息，提高檔案的使用價(jià)值。再次，檔案管理信息化能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)時(shí)性與動(dòng)態(tài)性，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，便于對(duì)信息資源的整理和加工，讓利用者以更快捷的方式獲取所需要的信息資料，提高服務(wù)的智能化和人性化水平。

3如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

檔案管理信息化包括檔案資源數(shù)字化、管理科學(xué)化、信息安全化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

3.1檔案資源信息數(shù)字化

一是館存檔案資源數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，檔案數(shù)字化已成為一種必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化指采用掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)對(duì)以紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像等為載體的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。根據(jù)2023年國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的意見(jiàn)》（檔發(fā)[2023]1號(hào)）、《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（國(guó)檔發(fā)[2023]8號(hào)）等文件的要求，企業(yè)應(yīng)將“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列為主要任務(wù)，采用現(xiàn)代信息處理手段，本著統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)建設(shè)、安全保密的方針，以文檔一體化為原則，推動(dòng)現(xiàn)有庫(kù)房檔案的數(shù)字化進(jìn)程，逐步完成館藏檔案數(shù)字化和著錄工作。為保障數(shù)字化進(jìn)度和效率，企業(yè)要優(yōu)先開(kāi)展開(kāi)放檔案、珍貴檔案、易損檔案、高利用率檔案的數(shù)字化處理，待條件成熟后，再對(duì)剩余檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步拓寬檔案數(shù)字化覆蓋面。在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，遵循工作標(biāo)準(zhǔn)，做到流程規(guī)范、存儲(chǔ)格式統(tǒng)一、字段完整，保障檔案數(shù)字化的質(zhì)量。實(shí)施數(shù)字化既減少了對(duì)檔案原件的損壞，節(jié)約了保管費(fèi)用，降低了檔案原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)，又推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)[1]。

二是電子檔案軟件管理化。是指將數(shù)字化后的檔案和現(xiàn)有的電子檔案利用檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行系統(tǒng)整理、排列、著錄、統(tǒng)計(jì)和提供利用，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，這樣省時(shí)省力，減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高了工作效率，檔案人員有時(shí)間深入挖掘檔案信息，加強(qiáng)檔案編研工作，精心選題，打造一批有助于弘揚(yáng)正確歷史觀，有助于豐富職工精神文化生活的企業(yè)檔案編研成果，在企業(yè)文化建設(shè)、職工教育等方面發(fā)揮積極作用。

3.2檔案管理科學(xué)化

檔案信息化讓檔案管理煥發(fā)了新的生機(jī)，企業(yè)應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的管理方法和制度，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。第一，整章建制，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。首先要結(jié)合檔案數(shù)字化實(shí)際需要，制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范和流程，避免數(shù)據(jù)在檔案數(shù)字化及后期管理過(guò)程中出現(xiàn)流失泄密的情況。第二，要建立電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》規(guī)范歸檔電子文件的收集、整理、存儲(chǔ)、備份、鑒定、遷移、利用等工作。第三，要不斷補(bǔ)充、修訂和完善各項(xiàng)檔案信息化管理制度，規(guī)范各部門的職責(zé)、權(quán)力和義務(wù)，推動(dòng)檔案管理信息化工作制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。第四，加大物力財(cái)力投入力度。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化設(shè)備。其次需要開(kāi)發(fā)檔案管理的相關(guān)軟件和系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)立卷、排列、編目、檢索、標(biāo)引、文檔一體化、信息資源共享等檔案業(yè)務(wù)和管理工作。第五，需要配備既懂檔案專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。因此企業(yè)要加大技術(shù)、資金、人員等方面的投資和支持力度，加快檔案數(shù)字化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。第六，加強(qiáng)和提高檔案人員信息化管理意識(shí)和水平。數(shù)字化的檔案、電子檔案需要與檔案管理信息系統(tǒng)軟件連接建成健全的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)局域網(wǎng)、專網(wǎng)利用計(jì)算機(jī)完成收集、整理、著錄、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。這就要求檔案管理人員不僅要懂得檔案專業(yè)知識(shí)，掌握編號(hào)、排列、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用等工作流程，還要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做好資料編號(hào)及存儲(chǔ)工作，建立數(shù)據(jù)庫(kù)和索引目錄，方便對(duì)檔案信息的查詢。目前多數(shù)檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平較低，因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)學(xué)科的培訓(xùn)，為推進(jìn)檔案管理信息化奠定良好基礎(chǔ)[2]。3.3信息安全化

隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，信息化之后檔案資料的安全問(wèn)題就變得尤為突出，在企業(yè)局域網(wǎng)環(huán)境下，傳輸、存儲(chǔ)和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實(shí)性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關(guān)制度。首先應(yīng)制定確保檔案在數(shù)字化過(guò)程中信息安全的制度，如嚴(yán)禁“一機(jī)兩網(wǎng)”，檔案數(shù)字化所用的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，嚴(yán)禁數(shù)字化加工人員帶有存儲(chǔ)功能的設(shè)備進(jìn)入加工區(qū)等制度；其次應(yīng)制定檔案信息與網(wǎng)絡(luò)連接和使用過(guò)程中安裝防病毒軟件、外接優(yōu)盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等相關(guān)規(guī)章制度，以確保檔案信息安全。第二，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。根據(jù)不同崗位和級(jí)別，分別設(shè)置一般訪問(wèn)者、特殊訪問(wèn)者和管理者權(quán)限，只有當(dāng)訪問(wèn)者的身份通過(guò)檔案訪問(wèn)權(quán)限驗(yàn)證后，才可進(jìn)入檔案查詢系統(tǒng)利用相對(duì)應(yīng)的已開(kāi)放的電子檔案，這樣可以有效預(yù)防不相關(guān)人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當(dāng)?shù)刈匀粸?zāi)害、社會(huì)災(zāi)害等造成的威脅檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)；其次是可以避免因操作不當(dāng)、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風(fēng)險(xiǎn)，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和可用性[3]。

3.4利用網(wǎng)絡(luò)化

利用網(wǎng)絡(luò)化是指企業(yè)通過(guò)局域網(wǎng)實(shí)施企業(yè)檔案信息的管理、檢索和提供利用，利用者不需去檔案部門實(shí)地查找，在局域網(wǎng)或?qū)Ｓ镁W(wǎng)上即可實(shí)現(xiàn)利用。利用網(wǎng)絡(luò)化具有查找方便、檢索速度快、可靠性高、保密性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，能夠最大限度地滿足企業(yè)干部職工合法的各種利用檔案的需求，有利于他們了解檔案，增強(qiáng)檔案觀念，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，從而