3/3工程竣工檔案特點(diǎn)及收集工作中問(wèn)題-檔案管理論文

中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4117（2023）06-0258-01

工程竣工檔案是現(xiàn)代城市建設(shè)的重要組成部分，它是工程產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)定的依據(jù)，也是反映工程內(nèi)在質(zhì)量及管理、維修和鑒定的憑證。正由于有其與眾不同的特性，在檔案收集中的經(jīng)常出現(xiàn)各種問(wèn)題，要處理好這些問(wèn)題，克服其中困難，就要有相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。下文對(duì)此進(jìn)行了探討。

一、工程竣工檔案的特征

各類(lèi)檔案都有各自的特性，而工程竣工檔案卻具有其他檔案不能比擬的獨(dú)特的一面，主要可歸結(jié)為以下幾個(gè)方面:

（一）長(zhǎng)期性。由于工程竣工檔案反映工程建設(shè)全過(guò)程內(nèi)容，而一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目從研究決策開(kāi)始到建成使用，往往需要幾年，有的甚至十幾年才能完成。因此，檔案文件資料收集管理工作也將從開(kāi)發(fā)建設(shè)決定的第一個(gè)文件產(chǎn)生開(kāi)始，并緊隨工程建設(shè)全過(guò)程。即使工程建成使用，也并不意味著這項(xiàng)工作的完結(jié)，只有當(dāng)房地產(chǎn)權(quán)屬登記、工程決算審價(jià)和所有文件資料整理歸檔完成后才算基本結(jié)束。

（二）復(fù)雜性。這里包含三層內(nèi)容:一是管理人員不確定性，建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位通常沒(méi)有項(xiàng)目專(zhuān)職資料員，各類(lèi)文件資料往往由各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)辦人保管，有的經(jīng)辦人還多次更換，如此幾經(jīng)轉(zhuǎn)手.長(zhǎng)此以往，檔案文件資料不失即損。二是來(lái)源多頭性，檔案文件資料不僅來(lái)自建設(shè)、勘查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位本身，還有各個(gè)工程建設(shè)行政管理部門(mén)、專(zhuān)業(yè)配套部門(mén)以及其他許多相關(guān)單位，集道不一，形式多樣。三是整理標(biāo)準(zhǔn)多樣性，一項(xiàng)工程建成后，必須通過(guò)各個(gè)管理部門(mén)檢查驗(yàn)收或登記備案方能投人使用，而文件資料的檢查是必不可少的內(nèi)容。但是對(duì)檔案收集和整理的標(biāo)準(zhǔn)并不一致，再加上建設(shè)單位留存檔案和移交物業(yè)管理檔案，這樣，一套檔案就要一式多份并整理形成形式各異的檔案。

（三）多部門(mén)性。一套竣工檔案文件資料主要產(chǎn)生于建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位，但還有許多是來(lái)之于各個(gè)建設(shè)管理部門(mén)或機(jī)構(gòu)，如計(jì)劃、城建檔案、地名、消防、環(huán)保、市政交通、市容環(huán)境、園林綠化、住宅使用許可、房地產(chǎn)、質(zhì)監(jiān)安檢等。

（四）多載體性。具有明顯個(gè)性特征的還在檔案載體方面，每個(gè)竣工檔案不僅有文件、圖紙，常常還包含反映與工程建設(shè)同步的工程照片、專(zhuān)題錄像、專(zhuān)題光盤(pán)、縮微膠片等聲像類(lèi)檔案。

二、工程竣工檔案收集存在的問(wèn)題分析

由于工程竣工檔案具有時(shí)間跨度長(zhǎng)、產(chǎn)生文件資料的部門(mén)眾多等特性，因此從一開(kāi)始就決定了在檔案收集過(guò)程中的問(wèn)題，要收集一套完整的符合標(biāo)準(zhǔn)要求的工程竣工檔案(尤其是要求建設(shè)單位留存的)存在相當(dāng)?shù)碾y度，如不予以足夠重視就會(huì)造成檔案資料缺損。

現(xiàn)就一些檔案資料在收集中可能遇到的突出問(wèn)題列舉如下:

（一）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和單位對(duì)工程竣工檔案的歸檔工作重視不夠。雖然檔案法已經(jīng)實(shí)施多年，但由于宣傳工作不到位，部分單位領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，更談不到重視，他們認(rèn)為只要在工程竣工驗(yàn)收時(shí)質(zhì)量合格就可以拿到驗(yàn)收合格證，竣工資料的移交、檔案的及時(shí)歸檔都不重要，這就給原始資料的歸檔保存帶來(lái)了極大的困難。.

（二）缺乏行之有效的管理法規(guī)，具體的管理措施難到位?！督ㄔO(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l件》中明確規(guī)定了城建檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量管理工作中的一個(gè)重要組成部分，但是由于缺乏配套的檔案管理法規(guī)，多年來(lái)一直存在著重點(diǎn)工程、市政工程的竣工檔案收集難、歸檔難、管理難的現(xiàn)象。

（三）企業(yè)高層涉秘文件的收集難。由于有些資料涉及境內(nèi)、外，缺乏合理統(tǒng)一的管理體制和方式進(jìn)行管理，加之檔案載體的多樣化，如電子、數(shù)字、虛擬檔案等多樣化的發(fā)展趨勢(shì)，使得完整的歸檔工作更加困難。

（四）初步設(shè)計(jì)文件的收集難點(diǎn)初步設(shè)計(jì)文件(包括方案、擴(kuò)初)是在施工圖設(shè)計(jì)之前產(chǎn)生的設(shè)計(jì)資料，是規(guī)劃項(xiàng)目審理時(shí)一般都會(huì)經(jīng)歷的過(guò)程性文件，這些文件往往做成A3幅面做工十分考究的文本(有時(shí)建設(shè)單位為此付出高昂代價(jià))。然而，一旦施工圖設(shè)計(jì)被確定.這些漂亮的文本即刻被擱置冷落，有時(shí)由于資料員不知如何編制歸檔，從而極易造成這部分檔案缺失。

三、對(duì)策

一是法律法規(guī)要加以完善嚴(yán)謹(jǐn)。盡管現(xiàn)行有關(guān)竣工檔案的法律法規(guī)已成體系，并對(duì)竣工檔案收集歸檔利用有明確規(guī)定。但是，在某些內(nèi)容的提法上還不夠嚴(yán)謹(jǐn)。二是要深入現(xiàn)場(chǎng)面，當(dāng)面指導(dǎo)。要做好調(diào)查研究工作，了解工程的規(guī)模、承建單位完成工期、施工進(jìn)度等情況，對(duì)其施工的各個(gè)環(huán)節(jié)包括原始記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收和鑒證、施工圖的編制等進(jìn)行檢查、督促和指導(dǎo)，同時(shí)由于一些重點(diǎn)工程規(guī)模大，所涉及的專(zhuān)業(yè)多、施工隊(duì)伍多，更要依據(jù)相關(guān)條例規(guī)范仔細(xì)檢查。三是要嚴(yán)格管理、力求規(guī)范化。要嚴(yán)把工程項(xiàng)目竣工資料初驗(yàn)合格證關(guān)，對(duì)不合格的竣工資料，經(jīng)整改仍然不合格的，一定要堅(jiān)持不予發(fā)放；還要根據(jù)竣工檔案的具體存檔要求，制定量化檔案入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，以確?？⒐n案及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收和移交。

結(jié)束語(yǔ)：工程竣工檔案固然有其特定的特