檔案管理制度一、歸檔制度（一）根據(jù)國家、衛(wèi)生部、醫(yī)科院有關(guān)規(guī)定，本院檔案屬于本單位國有資產(chǎn)。凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，推行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔；（二）院辦檔案室集中統(tǒng)一保留文書檔案、基建檔案。凡擁有歸檔保留價(jià)值的文件材料，院各部門應(yīng)在每年六月份以前將前一年的檔案移交到院辦檔案室；（三）歸檔要求根據(jù)國家檔案局、衛(wèi)生部、醫(yī)科院的有關(guān)規(guī)定，文書辦理部門或業(yè)務(wù)部門向檔案室移交歸檔文件時(shí)必須按照如下規(guī)定：1、歸檔的文件材料應(yīng)齊備、完整。保證應(yīng)歸檔的文件材料齊備、完整、準(zhǔn)確，達(dá)到三率要求（歸檔率100％、完整率100％、正確率100％）；2、凡是歸檔的文件材料（合同書、協(xié)議書）都必須是正文原文，不得出現(xiàn)圓珠筆或鉛筆字，一律用藍(lán)黑或黑色鋼筆書寫，字跡要求工整、清晰。文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，應(yīng)歸并整理、立卷；3、歸檔的文件材料，必須保持它們之間的歷史聯(lián)系，劃分不同價(jià)值，便于保留和利用。一般情況下，檔案部門不接收未經(jīng)整理的零落文件。對不切合要求者，檔案部門有權(quán)退回歸檔部門，要求其從頭整理；4、執(zhí)行歸檔手續(xù)。歸檔文件交接檢查無誤后，即可辦理詳細(xì)移交鋒續(xù)。歸檔文件移交目錄（清單）一式倆份，寫明歸檔文件的總數(shù)、移交人、接收人、交接時(shí)間等項(xiàng)目。歸檔部門與檔案室雙方交接清點(diǎn)無誤后，雙方均應(yīng)在移交目錄上執(zhí)行署名手續(xù)。倆份清單，一份保存歸檔部門備查，另一份存檔案室；5、文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔工作，要作為職能、職稱以及業(yè)務(wù)部門各項(xiàng)工作的一部分，列入年關(guān)績效查核中；6、因工作調(diào)離醫(yī)院時(shí)，調(diào)離者手中借用檔案未還或應(yīng)歸檔的文件材料尚未歸檔的，院辦檔案室不予署名，人事部門不給辦理調(diào)離手續(xù)。（四）文書檔案歸檔文書檔案預(yù)立卷工作主要由機(jī)關(guān)兼職檔案員達(dá)成。兼職檔案員負(fù)責(zé)在平時(shí)工作中收集、整理和保留檔案材料，以保證當(dāng)年文件材料的完整系統(tǒng)。1、預(yù)立卷工作程序：兼職檔案員在院辦檔案室的指導(dǎo)監(jiān)察下，達(dá)成歸檔；2、預(yù)立卷基本要求：1）收集范圍為當(dāng)年收上一年度形成的，與部門工作有關(guān)的文件、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等；2）兼職檔案員收集整理本部門各業(yè)務(wù)人員手中的文件材料并檢查文件材料：是否有保留價(jià)值、內(nèi)容是否齊備、有無重復(fù)材料；3）院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門的工作人員出門開會(huì)帶回的文件、會(huì)議材料，由兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并與其余檔案材料一并移交院辦檔案室歸檔。任何人或部門不得以任何借口私自保存檔案材料。確屬工作需要，要采取先歸檔后借閱或復(fù)制副本；4）整理單位：請示與批復(fù)為一件、正件與附件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件為一件、獲獎(jiǎng)的上報(bào)材料與上級(jí)的批文或獲獎(jiǎng)證書的復(fù)印件為一件。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；獲獎(jiǎng)的上報(bào)材料在前，上級(jí)的批文或獲獎(jiǎng)證書的復(fù)印件在后；5）跨年度的請示和批復(fù)放在批復(fù)年立卷；沒有批復(fù)的，放在請示年立卷（沒有批復(fù)的請示，要在請示上注明無批還原因）；6）送交到檔案室的文件材料統(tǒng)一采用A4紙。3、在初步達(dá)成預(yù)立卷工作后，兼職檔案員通知院辦檔案室對預(yù)立卷工作進(jìn)行檢查，檢查合格后，由兼職檔案員達(dá)成文件自然信息數(shù)據(jù)的錄入。經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批改同意歸檔后將預(yù)立卷材料送交到院辦檔案室；4、兼職檔案員按照歸檔要求，對文件材料進(jìn)行辦理：去釘，標(biāo)寫頁碼，填寫歸檔文件移交清單、備考表、歸檔文件目錄。（五）基建檔案歸檔行政處、建管辦兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理建設(shè)單位建設(shè)項(xiàng)目的管理文件。1、由行政處、建管辦兼職檔案員，對項(xiàng)目達(dá)成單位在每項(xiàng)工程、每一階段形成的文件進(jìn)行收集、指導(dǎo)和追蹤管理；2、工程竣工后，行政處、建管辦兼職檔案員參加竣工查收并進(jìn)行預(yù)立卷工作，院辦檔案室工作人員對基建檔案預(yù)立卷工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)；3、在建設(shè)項(xiàng)目竣工查收后六個(gè)月內(nèi)達(dá)成檔案立卷歸檔工作。由上級(jí)部門按基建項(xiàng)目撥款購置的設(shè)施，其設(shè)施檔案要按基建項(xiàng)目一起歸檔；二、檔案保留束度（一）庫存檔案必須帳物符合；（二）檔案出庫、入庫都必須登記并執(zhí)行嚴(yán)格的交接手續(xù)，清點(diǎn)、簽收手續(xù)均應(yīng)嚴(yán)格、清楚、仔細(xì)、責(zé)任分明；（三）檔案使用行為的管理與限制規(guī)定：1、使用者不允許在使用檔案的同時(shí)抽煙、喝水、吃食物。2、不允許在檔案上勾劃、涂抹，更不允許有撕毀剪切等破壞性行為，使用者必須嚴(yán)格保證檔案的完整無缺。3、檔案在庫房外未被使用時(shí)，不允許長時(shí)間攤放在桌子上，應(yīng)實(shí)時(shí)放入專用的柜子中，不準(zhǔn)私自帶離規(guī)定的使用場所（辦公室、閱覽室）。4、各不同的利用者未經(jīng)允許不準(zhǔn)私自互換閱覽各自所利用的檔案。5、未經(jīng)允許不準(zhǔn)使用者私自拍照、抄錄、復(fù)印。6、經(jīng)過批準(zhǔn)的拍照、復(fù)印等行為應(yīng)以不損害檔案完好的理化性狀為前提。（四）交還檔案時(shí)，應(yīng)保持實(shí)體秩序的排列次序。三、檔案工作保密制度（一）檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀點(diǎn)，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密；（二）嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案的接收、發(fā)放管理規(guī)定，以及檔案的查閱、借閱、復(fù)印制度，認(rèn)真執(zhí)行登記、署名和審批手續(xù)；（三）接待檔案的查閱、借閱和歸檔人員，一律在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，庫房重地未經(jīng)允許，非檔案管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)；（四）未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人員不得私自將檔案攜帶出閱覽室，任意復(fù)印、摘抄檔案，更不準(zhǔn)將檔案帶入公共場所；（五）對已整理好的檔案要實(shí)時(shí)入庫寄存，對尚未整理的文件、材料要實(shí)時(shí)放入保密柜中。辦公現(xiàn)場無人時(shí)，不得有任何秘級(jí)文件、資料放置桌面；（六）凡屬密級(jí)的檔案必須在有關(guān)欄目注明密級(jí)字樣。對機(jī)密級(jí)以上檔案（含電子版）及國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目應(yīng)設(shè)專人專柜保留；（七）凡波及檔案機(jī)密的人員，不準(zhǔn)在家庭、兒女及無關(guān)人員眼前討論有關(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)和私人通信中暴露檔案機(jī)密；（八）利用者對所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保留，實(shí)時(shí)送還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親探友、進(jìn)出公共場所；（九）各房間、保密柜鑰匙必須妥善保留，發(fā)現(xiàn)丟掉要實(shí)時(shí)匯報(bào)，認(rèn)真辦理，并采取有效防范舉措；（十）發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，要立刻報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或捍衛(wèi)部門，當(dāng)事者要寫出版面報(bào)告。對違犯保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)賜予嚴(yán)肅辦理。四、檔案判定制度（一）初步判定。預(yù)立卷時(shí)，對所有文件材料進(jìn)行價(jià)值判定，確定去留范圍；（二）歸檔判定。立卷時(shí)，根據(jù)各類檔案的《保留期限表》進(jìn)行判定和甄別文件的保留價(jià)值，確定保留期限；（三）銷毀判定。判定小組定期對超過保留期限的檔案進(jìn)行判定，確定并提出檔案的存毀建議；（四）對要銷毀的檔案進(jìn)行登記，編制“檔案銷毀清冊”、“檔案銷毀目錄”，作為日后查考銷毀檔案材料的憑證；（五）銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有人監(jiān)銷。對批準(zhǔn)銷毀的檔案，不準(zhǔn)出賣給廢品回收站或留作它用。銷毀檔案后，應(yīng)在“檔案銷毀清冊”上注明“已銷毀”和銷毀檔案日期，并由監(jiān)銷人簽名蓋印。五、檔案借閱制度（一）院辦公室檔案室保留的文書檔案、基建檔案主要服務(wù)于本院醫(yī)療、科研、管理等工作需要；（二）原則上本單位各業(yè)務(wù)部門只能借閱本部門立卷歸檔的模卷并按標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。借閱本部門檔案，需取得本部門負(fù)責(zé)人同意；需要借閱其他部門檔案時(shí)，需取得本部門負(fù)責(zé)人及歸檔部門負(fù)責(zé)人同意后，方可調(diào)檔；（三）外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)署名批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出；（四）機(jī)密、奧密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理；（五）查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不準(zhǔn)污損、劃道、涂改、折卷、裁剪、抽換、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過一個(gè)月，不得轉(zhuǎn)借他人。需持續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，保證檔案的完整與安全；（六）珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出；（七）凡私自抄錄、拍攝、描述、拆開、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追查現(xiàn)行法律責(zé)任。六、檔案利用制度（一）本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須執(zhí)行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果實(shí)時(shí)向檔案室反應(yīng)，任何人不得例外；（二）外單位來查閱檔案資料的人員，必須擁有單位介紹信，查驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱；（三）查閱檔案人員應(yīng)在閱覽室內(nèi)查問，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)抽煙、喝水，以防破壞檔案；（四）查閱奧密文件必須執(zhí)行審批手續(xù)，嚴(yán)格恪守保密規(guī)定；（五）借出檔案時(shí)間一般不超過一個(gè)月，延伸時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù)；（六）借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究；（七）借閱檔案送還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，認(rèn)真檢查，并做好送還記錄。借閱檔案未還人員若要長久離崗必須在離崗前，將所借檔案全部送還，以利保留和利用；（八）凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作；（九）凡在借閱檔案過程中，造成模卷消散，污損或不送還者，應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅辦理；（十）復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員查對無誤，加蓋公章，方可有效。七、檔案銷毀制度（一）定期復(fù)審檔案的保留價(jià)值。檔案保留期滿，要組織判定小組對其進(jìn)行判定，經(jīng)判定后無持續(xù)保留價(jià)值的，應(yīng)予銷毀；（二）凡是銷毀檔案，必須經(jīng)判定委員會(huì)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊，寫出版面報(bào)告。已經(jīng)批準(zhǔn)擬銷毀的檔案，必須逐年、逐卷、逐件進(jìn)行登記；（三）檔案銷毀要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，必須指派兩人以上監(jiān)銷，嚴(yán)格將檔案資料做廢品銷售，需用專人送往指定地址銷毀；（四）銷毀檔案后，應(yīng)在“銷毀檔案清冊”上注明“已銷毀”和銷毀檔案日期，并由監(jiān)銷人簽名蓋印。八、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）檔案統(tǒng)計(jì)要切合《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法例、規(guī)章要求；（二）檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分，檔案室要成立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，檔案人員要認(rèn)真仔細(xì)地做好檔案收進(jìn)、移除、整理、判定、銷毀、搶救、清理、報(bào)關(guān)的數(shù)量、狀況及構(gòu)造的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索，編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)；（三）統(tǒng)計(jì)數(shù)字要正確無誤，情況要真切，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊；（四）實(shí)時(shí)、正確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)署名蓋印后上報(bào)或歸檔；（五）定期對檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行概括整理，定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、剖析和研究，進(jìn)而實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識(shí)和認(rèn)識(shí)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律、提高管理水平。九、檔案庫房保留束度（一）院辦檔案室工作人員要嚴(yán)格恪守安全、保密規(guī)章制度，固守工作崗位，確實(shí)管理好全部檔案，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)私自委托他人代行職務(wù)。（二）進(jìn)出庫制度1、檔案庫房只允許檔案工作人員進(jìn)入，非檔案工作人員原則上不允許進(jìn)入檔案庫房。如工作確實(shí)需要非檔案工作人員進(jìn)入庫防時(shí)（如維修庫房及其設(shè)施等），則必須有檔案工作人員陪同并始終相伴；2、庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的其他活動(dòng)，不允許在庫房中吸煙、喝酒、吃東西；3、庫房中無人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、庫房門上鎖，等等。(三）庫房溫濕度控制1、使用去濕機(jī)、空調(diào)設(shè)施調(diào)節(jié)庫房溫濕度；2、檔案庫房溫度標(biāo)準(zhǔn)為14℃-24℃，相對濕度標(biāo)準(zhǔn)為45%-60%，在規(guī)定范圍內(nèi)溫、濕度每晝夜波動(dòng)幅度：溫度±2℃，相對濕度±5%。（四）確實(shí)做好檔案“八防”（即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜）工作，保證檔案安全。1、防火---必須按消防規(guī)定在庫房中配備性能優(yōu)秀、數(shù)量足夠的消火器材；2、防水---庫房所處地址不能過低，庫房內(nèi)及鄰近不能有水源，庫房選址應(yīng)遠(yuǎn)離易發(fā)洪水的地址，位于較有利的防洪地段；3、防霉、防蟲、防潮---對檔案文件進(jìn)行定期檢查并放置防霉、防蟲藥品；4、防光---