建設(shè)工程文件歸檔整理辦法

南昌市城建檔案館印制二○○八年十月建設(shè)工程文件歸檔整理辦法根據(jù)國(guó)務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)，結(jié)合南昌市實(shí)際，制定《建設(shè)工程文件歸檔整理辦法》。第一章基本規(guī)定第一條建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。第二條在工程文件與檔案的整理立卷、驗(yàn)收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)：(一)在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求。(二)收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔。(三)負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。(四)收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。(五)在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)南昌市城建檔案館對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；未取得《南昌市建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》的，不得組織竣工驗(yàn)收。(六)對(duì)列入南昌市城建檔案館接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向南昌市城建檔案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。第三條勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。第四條建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。第五條南昌市城建檔案館應(yīng)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和培訓(xùn)。在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，須出具《南昌市建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》。第六條根據(jù)《南昌市城市建設(shè)檔案管理?xiàng)l例》第十一條規(guī)定，建設(shè)行政管理部門在辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收情況。第七條建設(shè)單位不按規(guī)定向南昌市城建檔案館移交建設(shè)工程檔案的，按照國(guó)務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第59條的規(guī)定，責(zé)令改正，并處1萬元以上10萬元以下罰款。第二章工程文件的歸檔范圍第八條凡在南昌市政行區(qū)域內(nèi)，新建、改建、擴(kuò)建的投資額在50萬元以上或建筑面積在500平方米以上的建設(shè)工程文件(包括電子文件)，應(yīng)向南昌市城建檔案館移交。工程投資5000萬元以上(含成片開發(fā)工程)或12層以上及對(duì)市容市貌有影響的建設(shè)工程，應(yīng)移交聲像檔案(照片、錄像帶、錄音帶)。第九條對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。第十條工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本辦法附錄A的要求。第三章工程文件的質(zhì)量要求第十一條歸檔的工程文件應(yīng)為原件。第十二條工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。第十三條工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。第十四條工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、園珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。第十五條工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。第十六條工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)，不符合要求的，應(yīng)用70gA4幅面白色書寫紙托裱，托裱采用5點(diǎn)托裱法(4角及中心)。圖紙宜

采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。第十七條工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。第十八條所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。(一)竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)。(二)竣工圖章示例如下：(三)竣工圖章尺寸為：50mm×80mm。(四)竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。第十九條利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。第二十條不同幅面的工程圖紙應(yīng)采用手風(fēng)琴式折疊方法，統(tǒng)一折疊成A4幅面(297mm×210mm)，圖標(biāo)欄露在外面。第二十一條聲像檔案質(zhì)量要求：(一)底片應(yīng)采用135彩色正片或負(fù)片，并附相應(yīng)6寸照片，加注詳細(xì)文字說明(時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、事件)。(二)錄像帶檔案必須采用PAL制攝錄的miniDV帶攝制，并做好場(chǎng)記(時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、事件、帶長(zhǎng))。(三)數(shù)碼照片應(yīng)不低于300萬像素，并附相應(yīng)6寸照片加注詳細(xì)文字說明(時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、事件)。第二十二條電子文件應(yīng)與移交紙質(zhì)檔案的內(nèi)容一致。(一)圖像文件：以TIFF格式存儲(chǔ)，分辯率為600DPI以上。(二)圖形文件：以DXF格式(CAD系統(tǒng)產(chǎn)生的圖形交換文件)存儲(chǔ)。(三)存儲(chǔ)載體應(yīng)為CDR或DVD光盤，并在readmeTXT文件中，注明光盤中檔案內(nèi)容及其相對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ)文件名。(四)移交的檔案應(yīng)保證無病毒、無損傷。第四章工程文件的立卷原則和方法第二十三條立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。第二十四條工程文件按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分。第二十五條一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件統(tǒng)一組卷，其他文件按單位工程組卷；竣工圖采用套圖的，歸入最前面的單位工程。

第二十六條立卷過程中宜遵循下列要求：(一)案卷不宜過厚，一般不超過20mm。(二)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。第五章卷內(nèi)文件的排列第二十七條卷內(nèi)文件按歸檔文件目錄順序排列。第二十八條文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。第二十九條圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。第三十條既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。第六章案卷的編目第三十一條編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：(一)卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)頁(yè)號(hào)從“1”開始。(二)頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募谟蚁陆?；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。(三)成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷，厚度超過10mm的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)碼，但應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)封面及卷內(nèi)備考表。(四)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。第三十二條卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：(一)卷內(nèi)目錄式樣宜符合本辦法附錄B的要求。(二)序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉拍數(shù)字從1依次標(biāo)注。(三)責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。(四)文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。(五)文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。(六)日期：填寫文件形成的日期。(七)頁(yè)次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)。(八)卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。第三十三條卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：(一)卷內(nèi)備考表的式樣應(yīng)符合本辦法附錄C的要求。(二)卷內(nèi)備考表有主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說明。(三)卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。第三十四條案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：(一)案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄D的要求。(二)案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、編制日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。(三)檔號(hào)、檔案館代號(hào)由南昌市城建檔案館填寫。(四)案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括建設(shè)單位名稱、工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。專業(yè)名稱分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件(詳見附錄D)。(五)編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。(六)編制日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。(七)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。永久是指工程檔案需永久保存。長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。(八)密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。第三十五條卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。第七章案卷的裝訂第三十六條案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。裝訂應(yīng)采用白色線繩三孔左側(cè)裝訂法，三孔距左側(cè)2公分，上下孔距8公分，繩結(jié)打在案卷背面，要整齊、牢固，便于保管和利用。第三十七條裝訂時(shí)必須剔除金屬物。第八章卷盒、卷夾、案卷脊背第三十八條案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種。(一)卷盒的外表尺寸為310mm×220mm，厚度分別為20、30、40、50mm。(二)卷夾的外表尺寸為310mm×220mm，厚度一般為20～30mm。(三)卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸紙制作。第三十九條案卷脊背的內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名。式樣宜符合附錄E。第九章工程文件的歸檔第四十條歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：(一)歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程。文件材料歸檔范圍詳見附錄A。文件材料的質(zhì)量符合本辦法第三章的要求。(二)歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。第四十一條歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：(一)根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔在工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。(二)勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。第四十二條勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)南昌市城建檔案館的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。第四十三條工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交南昌市城建檔案館。第四十四條勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。第四十五條凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本辦法附錄A的要求單獨(dú)立卷歸檔。第十章工程檔案的驗(yàn)收與移交第四十六條列入南昌市城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)到南昌市城建檔案館填報(bào)《南昌市建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收申請(qǐng)表》，并提請(qǐng)南昌市城建檔案館對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得南昌市城建檔案館出具的《南昌市建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》，不得組織工程竣工驗(yàn)收。第四十七條南昌市城建檔案館在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：(一)工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整。(二)工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況。(三)工程檔案已整理立卷，立卷符合本辦法的規(guī)定。(四)竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章。(五)文件的形成、來源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。(六)文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。第四十八條列入南昌市城建檔案館接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣