現(xiàn)代檔案事業(yè)的根本特征

與檔案治理現(xiàn)代化奉化市檔案局陳玲紅一、對檔案的現(xiàn)象與本質(zhì)的“六點(diǎn)生疏”1、檔案是一種普遍存在且意義深刻的社會事物。檔案治理是一種普遍存在且意義深刻的社會現(xiàn)象。人類空間相連，時間相續(xù)，成為不行分割的時空統(tǒng)一體。維系這個時空統(tǒng)一體的事物，就是檔案。檔案無處不在。省委書記指出：閱歷得以總結(jié)，規(guī)律得以生疏，歷史得以連續(xù)，離不開檔案與檔案工作。2、檔案是人類文明相伴相生。自從人類制造了文字，用于記錄社會活動，這些記錄被保存下來，就成為檔案。檔案的歷史與人類文明史一樣悠久。(河南安陽殷墟出土的甲骨文，是我國迄今覺察最早的檔案)

檔案走過的歷程：甲骨金石——簡牘縑帛——鐵卷金冊——紙墨文書——音像制品——電子文件。我國最早消失的檔案是甲骨檔案，形成于距今4500—5000年的殷代。在國外，古埃及和兩河流域的泥板檔案、石刻檔案及紙草檔案也特別古老〔距今2023—3000年〕檔案是歷史爭論的第一手材料，離開檔案，歷史無從談起。我國近代史料的五大覺察，即殷墟甲骨、居延漢簡、敦煌遺書、清代大內(nèi)檔案、長沙吳簡出土，都極大地推動了歷史爭論。

3、檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。除此，檔案還具有社會性、文化性、職能性、信息性、學(xué)問性、確定性、成套性、多樣性等屬性。

《檔案工作根本術(shù)語》對檔案定義的表述是：“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”對檔案本質(zhì)如何理解？——檔案是社會實(shí)踐活動的產(chǎn)物，具有社會性。檔案是社會資源，這是檔案與自然資源的區(qū)分點(diǎn)?！獧n案是歷史的真實(shí)記錄，具有原始性和唯一性。這是檔案與圖書、資料區(qū)分點(diǎn)——檔案所記錄的信息是清晰和確定的，這是檔案與文物的區(qū)分點(diǎn)?！獧n案的載體是固化和恒定的，這是檔案與其他原始性信息〔如口語、手語及遠(yuǎn)古時代的結(jié)繩記事〕的區(qū)分點(diǎn)。4、檔案的具體存在形式〔實(shí)存形態(tài)〕是多種多樣的。但凡對歷史事實(shí)具有某種清晰、明確的原始記錄作用的信息物，均可視其為檔案。各種各樣的文書是檔案的主要實(shí)存形態(tài)。而大量的非文書類的信息記錄物，如文稿、書稿、會議記錄、條錄、音像制品、絲綢、影片、各種資訓(xùn)記錄、試驗(yàn)數(shù)據(jù)，乃至印章、獎杯、錦旗、胸牌、肩章〔袖標(biāo)〕、口述記錄等，都在“檔案”這一概念的外延之內(nèi)。但是，不同形態(tài)的檔案，其可信度和法定效用是有等級、有差異的。文書的定稿、照片的底片、圖紙的底圖、影片的母片等，一般被認(rèn)為是程度最高的檔案，可稱之確定意義上的檔案，而文書的正本、照片、藍(lán)圖、反轉(zhuǎn)片、拷貝片、復(fù)制件等則地位次之。5、檔案概念還具有相對性、動態(tài)性。文章、圖書雖不是檔案，但其文稿、書稿是檔案；報刊不是檔案，但其文稿、發(fā)排稿是檔案；電影、電視節(jié)目不是檔案，但其腳本、場記、拍攝母片、播發(fā)稿等記錄是檔案。

檔案與資料可以相互轉(zhuǎn)化。如檔案復(fù)制件就成了資料；而在科研、生產(chǎn)、建設(shè)工程中，被直接運(yùn)用的資料就轉(zhuǎn)化為檔案保存。6、檔案的形成過程〔來歷〕是自然形成+有意地制作+有意的處理保存?！盁o意”，就是自然地形成，不是為了檔案而“留檔”。絕大多數(shù)的公務(wù)文書和私人信函，都是人們出于自身活動的需要形成的?！坝幸狻保褪瞧渲谱鲿r就為了“存檔”，供日后查證使用，如人事檔案、會計憑證、會議記錄、日記、照片、錄音等。對自然形成的檔案，要在形式載體的標(biāo)準(zhǔn)性上多下功夫；對有意制作的檔案，要確保其內(nèi)容的客觀真實(shí)性。7、全面評價檔案資源的作用與功能。——檔案可以存史；——檔案可以資政；——檔案可以育人；——檔案是解決爭端、處理大事的法定憑據(jù)——檔案治理是全部工作開展的必備環(huán)節(jié)和根底性支撐；——檔案工作的存在與進(jìn)展，是我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)展制度創(chuàng)新、文化富強(qiáng)、社會進(jìn)步的重要條件，具有不行替代的綜合奉獻(xiàn)力，即：△國家利益的保衛(wèi)力△經(jīng)濟(jì)發(fā)進(jìn)展的拉動力△社會進(jìn)步的保障力△科技創(chuàng)新和文化富強(qiáng)的促進(jìn)力——檔案之有用，源于之其特有的、強(qiáng)大的憑證價值和參考〔情報〕價值。二、檔案工作的概述

——檔案工作的內(nèi)容和根本任務(wù)——檔案工作性質(zhì)——現(xiàn)代檔案工作的“四大轉(zhuǎn)變”——加強(qiáng)檔案治理工作的具體措施〔一〕檔案工作的內(nèi)容廣義上的檔案工作—說是指檔案事業(yè)，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)治理工作、檔案教育、檔案科學(xué)爭論、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作—是指檔案治理工作，具體業(yè)務(wù)工作內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和供給利用八個環(huán)節(jié)，前六個環(huán)節(jié)稱為根底工作，后兩個環(huán)節(jié)稱為編研利用工作?！捕硻n案工作的性質(zhì)治理性—檔案工作本身的業(yè)務(wù)工作就是一項治理性工作，從收集整理保管統(tǒng)計編目都是屬于治理性的事務(wù)工作，屬于治理的范疇；檔案工作又是整個單位根底性的工作，是單位治理工作的一局部。效勞性—檔案工作的目的是為了供給利用，在這個供給利用的過程就是為用戶效勞的過程，表達(dá)了檔案工作效勞性。政治性—一是檔案工作也存在著為誰效勞，不同的政治環(huán)境為誰效勞的對象也不同，這為誰效勞的選擇就表達(dá)出檔案工作政治性。二是也有很多檔案需要保密，不能全部對外開放，檔案的保密性就是政治性的一個最好表達(dá)。1、工作定性、定位上，從附屬性、機(jī)要性轉(zhuǎn)為效勞性、職能性；2、工作格局上，從封閉轉(zhuǎn)為開放，從以保管為主導(dǎo)，轉(zhuǎn)為以開發(fā)利用為主導(dǎo)；3、效勞對象上，從單純?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)效勞、為本單位內(nèi)部效勞，轉(zhuǎn)為同時面對全員和社會效勞；4、效勞方式方法上，從被動的、手工的、內(nèi)向型的效勞，轉(zhuǎn)為主動的、開發(fā)性的、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的效勞〔三〕現(xiàn)代檔案工作的“四大轉(zhuǎn)變”〔四〕加強(qiáng)檔案治理工作的具體措施當(dāng)前存在的主要問題：1、總量偏少；2、載體單一；3、構(gòu)造性缺陷。正在實(shí)行的措施：1、親密關(guān)注經(jīng)濟(jì)社會進(jìn)展和各項工作的新領(lǐng)域、新業(yè)務(wù)、新事物，拓展建檔范圍，加強(qiáng)收集工作；2、健全檔案治理制度，保障檔案收集完整；3、在檔案構(gòu)造的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特殊是電子文件的歸檔和收集。綜合檔案室分類示意圖文書檔案會計檔案科技檔案業(yè)務(wù)檔案特種載體檔案

J基建檔案

S設(shè)備檔案01會計憑證03會計報表02會計帳簿聲像檔案實(shí)物檔案

K科研檔案C產(chǎn)品檔案三、檔案治理現(xiàn)代化的“五個方面”——構(gòu)建現(xiàn)代化檔案治理新理念——解決適用、配套的檔案治理設(shè)施——實(shí)行制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化治理——大力推動檔案信息化——著力進(jìn)展檔案信息資源的有效開發(fā)〔一〕構(gòu)建現(xiàn)代化檔案治理新理念1、“法治”理念強(qiáng)化依法治檔的意識和責(zé)任。不是可做可不做，而是從執(zhí)法的高度開展檔案工作。2、“科學(xué)治理”理念檔案治理在各項工作中具有根底性作用和基礎(chǔ)性地位，是各項工作開展的根底。是否重視檔案工作，檔案工作的開展水平，是衡量一個領(lǐng)導(dǎo)、一個單位綜合素養(yǎng)和工作水平的重要方面。3、“創(chuàng)新”理念從事檔案工作不能死抱傳統(tǒng)、墨守成規(guī)，必須創(chuàng)新思路，創(chuàng)新體制，創(chuàng)新制度，創(chuàng)新方法和手段。4、“效益”理念就是效勞至上，效益至上，而不是管牢不出問題就好。要千方百計地開發(fā)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息增值效勞。同時要正確處理好利用與保密的關(guān)系。〔二〕解決適用、配套的治理設(shè)施1、場所和裝具2、愛護(hù)和治理所需的設(shè)施、設(shè)備3、信息化設(shè)施〔三〕實(shí)行制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化治理1、三者關(guān)系制度是對各方關(guān)系、行為準(zhǔn)則、辦事程序作出統(tǒng)一規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)是對工作的數(shù)量、質(zhì)量、方式、方法等作出統(tǒng)一規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)是對普遍性的業(yè)務(wù)技術(shù)作出統(tǒng)一規(guī)定。制度依據(jù)法律、法規(guī)、政策制定，偏重宏觀，以調(diào)整關(guān)系、標(biāo)準(zhǔn)秩序?yàn)橹饕康?，有?qiáng)制性。標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)以科學(xué)、技術(shù)以及普遍性的閱歷的綜合成果為根底制定，偏重微觀業(yè)務(wù)，側(cè)重業(yè)務(wù)性、技術(shù)性和操作性，一般屬非強(qiáng)制性。2、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題標(biāo)準(zhǔn)化是一個過程，即標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實(shí)施的實(shí)踐過程?！?〕標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)質(zhì)：——簡化——統(tǒng)一化——系列化——通用化——典型化——格式化〔2〕檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)成——檔案工作根底標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案專業(yè)根本術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、檔案館代碼編制標(biāo)準(zhǔn)，檔案種類劃分標(biāo)準(zhǔn)，檔案計量單位標(biāo)準(zhǔn)，檔案統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)，等等?！獧n案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管與愛護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，等等?！c檔案工作標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。如：文件制成材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，底圖、藍(lán)圖制作標(biāo)準(zhǔn)，竣工圖編制標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)文件格式，國家機(jī)關(guān)公文格式，CAD電子文件光盤存儲與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，等等。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系，就其橫向構(gòu)造而言，一般分為國際標(biāo)準(zhǔn)、國際區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等?！?〕檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的貫徹實(shí)施——增加貫徹標(biāo)準(zhǔn)化的意識；——認(rèn)真學(xué)習(xí)、把握標(biāo)準(zhǔn)文本的內(nèi)容、要求；——要有推行標(biāo)準(zhǔn)的保障措施，運(yùn)用法律、經(jīng)濟(jì)、行政手段保證標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行?！菜摹炒罅ν苿訖n案信息化

檔案信息化既是整個檔案治理現(xiàn)代化的重要根底，也是表達(dá)檔案治理現(xiàn)代化水平的主要標(biāo)志。1、檔案信息化的三大任務(wù)——文檔一體化治理。其根本要求是▲從文件形成到檔案治理利用實(shí)行全程治理；▲在設(shè)計辦公自動化應(yīng)用軟件時就提出檔案治理要求，實(shí)行前端掌握；▲檔案人員一開頭就介入電子政務(wù)建設(shè)，并對檔案治理負(fù)責(zé)?！娮游募w檔治理。這是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)和突破口。根本要求是：▲制訂嚴(yán)格的治理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性完整性和有效性；▲對電子文件的形成、收集、積存、鑒定、歸檔實(shí)行全過程監(jiān)管，以確保治理工作的連續(xù)性；▲明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、控測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量；▲對具有永久和長期保存價值的電子文件，實(shí)行電子版本與紙質(zhì)版本或縮微品雙套制歸檔?！獧n案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化?！瓌t：區(qū)分輕重緩急，有打算、有步驟地推動?！鴥?nèi)容：建設(shè)名目