———軟件公司文書管理制度

篇1:軟件公司文書管理制度

軟件股份有限公司文書管理制度

第一章總則

第一條

為確保公司的文書事務(wù)正常順當進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

其次條

本制度所指文書，包括以下內(nèi)容：

1、高層決策文件以及對基層下達的文件

2、會議文件、紀要與傳閱文件

3、公司規(guī)定的各項基本制度

4、業(yè)務(wù)工作往來公文、信件、傳真

5、公司購置的圖書、報刊、雜志

第三條

全部文書歸公司全部并保藏，任何個人不得占有。

第四條

必需嚴格保守公司文件的機密。

第五條

凡公司重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等，一律以書面形式進行。

第六條

文件的起草、領(lǐng)取與寄送，原則上由公司行政部負責。

其次章文件的起草

第七條

凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特別規(guī)定外，一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特別規(guī)定外，也適用本制度。

第八條

公務(wù)文件應(yīng)簡明扼要，一事一議，語言措辭力求精確?????規(guī)范。

第九條

文件的起草必需征得主管同意，并且在主管有了明確的打算之后進行。文件起草只是一個"文書化'的過程與結(jié)果。

第十條

文件上應(yīng)有公司制發(fā)單位規(guī)定的編碼，還應(yīng)標明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復文文件的號碼和年月日，以便處理。

第十一條

在文件有必要加蓋公司印章時，須經(jīng)主管同意批準后，去印章保管員處申請加蓋公司印章。

第十二條

公文印章加印在發(fā)文日期中間。

第十三條

制作文件的用紙，除特別狀況外，原則上采納A4規(guī)格。

第十四條

保密文件注明密級。

第十五條

附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號、標題。

第十六條

文件書寫需符合公文種類，使用規(guī)范格式，詳見附表1。

第三章文件的簽發(fā)

第十七條

公司文件按類別分為公司經(jīng)營管理類文件，財務(wù)業(yè)務(wù)檔案類文件，組織人事檔案類文件，一般文件等。

第十八條

公司經(jīng)營管理類文件(如公司股東會議文件、決策委員會文件、執(zhí)委員會文件、行政人事任免調(diào)整通知、經(jīng)營方案書、合同書、公司制定的規(guī)章制度等)原則上由行政辦公室起草，公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。

第十九條

公司類財務(wù)業(yè)務(wù)檔案文件(如年度決算報告，軟件注冊證等業(yè)務(wù)用公文等)由財務(wù)部門起草，公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。

其次十條

公司組織人事檔案類文件(如短期勞動協(xié)議書、勞動合同書、保密合同等)由行政辦公室起草，公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。

其次十一條

公司一般文件(如部門提案、會議紀要、通知、申請等)由各部門負責起草、辦公室審核編號，部門負責人簽發(fā)。

其次十二條

文件的署名按下列規(guī)定進行：

1、公司內(nèi)文件，一般往來文件只需主管署名;單純的上報文件，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文件，只需部門署名;重要文件，按責任范圍由董事長、總經(jīng)理、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。

2、對外文件，如合同書、責任狀、回執(zhí)、公告等重要對外文件，一律署董事長職務(wù)與姓名。假如是董事長托付事項可由指名責任者署名。

其次十三條

文件經(jīng)審核、簽發(fā)，由行政辦公室校對無誤后方能復印、蓋章。

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第四章文書的收發(fā)

其次十四條

公司全部文書的收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負責。

其次十五條

收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報刊、信件、傳真的發(fā)送、登記，以及特別文件資料的遞送。

其次十六條

文書由行政辦公室指定專人負責簽收，并分類登記。

其次十七條

簽收人應(yīng)于接件當日即按文書的要求報送給有關(guān)部門和人員，不得積壓遲誤，屬于急件的，應(yīng)在接件后即時報送。

其次十八條

對于珍貴物品、匯款、郵包，要進行特地登記，并由個人簽字領(lǐng)取。收件登記表詳見附表2。

其次十九條

寫明各部門或個人收啟的，如系公文應(yīng)主動送行政部登記處理。

第三十條

未經(jīng)登記的文書材料，不得先行使用、閱讀。

第一節(jié)文件管理

第三十一條

公司文件分為電子文檔和紙質(zhì)文稿兩種形式，按其重要性和機密程度，由行政辦公室確認以一種或兩種形式發(fā)放，分類處理和歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

第三十二條

不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件屬于機密文件，核稿人應(yīng)注明"保密'字樣，并請示簽發(fā)人，確定報送范圍。機密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。

第三十三條

一般文件無秘級，可在公司員工層內(nèi)部流通，供員工參考。

第三十四條

文件統(tǒng)一由辦公室負責專送或郵寄。送件人應(yīng)將文件名稱、報送日期、簽發(fā)部門(人)、接件人等事項登記在冊備查，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。機密文件應(yīng)由專人按核定的范圍報送。文件發(fā)放登記表見附表3。

第三十五條

有必要在各部門傳閱的文件，必需附上"文件閱辦登記表'，按規(guī)定欄目填寫，并最終交還文件管理人。文件閱辦登記表見附表4。

第三十六條

個人不得保存公司文件，借閱文件應(yīng)準時歸還，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件清理移交。

第三十七條

對于公司領(lǐng)導做出指示的文件，行政辦公室應(yīng)準時組織傳達和落實。

第三十八條

下發(fā)的與部門有關(guān)的文件，在處理看法上假如存在分歧，應(yīng)上報或請示上級領(lǐng)導，由上級裁決。

其次節(jié)圖書管理

第三十九條

公司對全部購置的圖書資料進行統(tǒng)一管理。凡公司內(nèi)各部門購買的圖書，均需到行政辦公室登記編目，備案后方能允許借閱。

第四十條

員工購買業(yè)務(wù)類應(yīng)用書籍需公司報銷的，應(yīng)遵循公司圖書管理的統(tǒng)一流程。

第四十一條

購書人須提出申請，供應(yīng)所購書籍明細單，由部門經(jīng)理簽字;

第四十二條

圖書管理員審核公司是否已有此類書籍;

第四十三條

購書人攜所購書籍及發(fā)票到行政辦公室辦理入庫登記(內(nèi)容包括書名、價格、購書人簽字);

第四十四條

行政辦公室依據(jù)購買圖書資料發(fā)票逐一登記、編號、加蓋公章。

第四十五條

圖書借閱時限為1個月，借書人應(yīng)在期限內(nèi)準時歸還圖書;如需續(xù)借，到行政辦公室辦理續(xù)借手續(xù);

第四十六條

圖書歸還時要完好無缺，如圖書有損壞則由借書人按損壞程度賠償;

第四十七條

圖書為公司的公共財產(chǎn)，不得據(jù)為己有。

第五章文件的存檔與廢除

第四十八條

公司經(jīng)營管理類文件的存檔、編輯與廢除工作原則上由行政辦公室辦理。

第四十九條

文件在結(jié)辦后3天內(nèi)，交行政部專職人員歸存。

第五十條

文件的存檔應(yīng)根據(jù)文件的編號進行分類編輯歸檔。

第五十一條

按年度計，年底將重要的、經(jīng)整理編號的文件按類別進行匯總，裝訂成冊，存入檔案。

第五十二條

保存期限按下列規(guī)定確定：

1、永久保存。凡屬于規(guī)章、指令、決議及人事勞資文件，都歸為"永久保存'文件。

2、保存五年。沒有必要永久保存的文件，保存期從編輯日起算，可保存五年。

第五十三條

保存期滿或者在保存期內(nèi)沒必要連續(xù)保存的文件，應(yīng)準時予以廢除或銷毀。廢除必需經(jīng)有關(guān)部門合議，報董事長認可，由行政辦公室予以登記執(zhí)行。

篇2:辦公室文書管理制度

辦公室文書管理制度

第一條

管理要點

1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順當進行，保證公司內(nèi)部資料的平安性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案看法、會議紀要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學習資料、各類簡報）、宣揚資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必需標有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可依據(jù)文書詳細內(nèi)容進行調(diào)整。

4、依據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

其次條

制度規(guī)范

1、依據(jù)公司實際需要及上級支配，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學習。

2、根據(jù)文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文依據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，全部文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需仔細學習并簽名備注。

4、按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平常歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對比編號列出整理清單。

5、依據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。

6、辦公室負責人為第一責任人，若發(fā)覺文書丟失，辦公室人員必需查明緣由，照實向主管部門報告，若未查明緣由，則由辦公室負責擔當。

7、違反以上規(guī)定者根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以懲處。

第三條

流程設(shè)計

起草文書填寫《發(fā)文簿》(需要時)張貼存檔更新名目(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀

篇3:文書文秘工作細則

文書文秘工作細則

1、文件打印要實行標準化操作，初稿統(tǒng)一用環(huán)保紙打印，重要文稿的領(lǐng)導修改稿要妥當保存，打印文檔要分類執(zhí)行統(tǒng)一版式、統(tǒng)一字號、統(tǒng)一臺頭。用印文件要有備份存檔，附用印審批，形成登記表。準時整理電腦中的電子文檔資料，合理歸檔。

2、打印、復印、掃描、傳真要執(zhí)行登記制度，對文檔的內(nèi)容、用途、頁張形成統(tǒng)計。要預(yù)備把握各種文件、證照、資質(zhì)的復印、掃描、傳真要求及技巧，體現(xiàn)專業(yè)精神。

3、文件的裝訂：常規(guī)文件采納左側(cè)二釘?shù)姆椒ㄑb訂，要求邊距適中；孔洞材料要求折頁整齊，美觀大方。對大于A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料,應(yīng)根據(jù)A4紙型的尺寸加以折疊,盡量削減折疊層次,折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外。文檔裝訂時,正文在前,底稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后；結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。有文件處理單的，應(yīng)放在最前面。