行政管理培訓(xùn)

主講：鐘信2輔助決策工作信息工作文書工作會(huì)務(wù)工作文書立卷和檔案管理工作查辦工作行政事務(wù)工作上司交辦的其他工作行政人員的日常工作3行政人員的日常工作（表一）工作具體內(nèi)容輔助決策決策是上司的責(zé)任，行政管理人員不可替代，但是在上司決策過程中，要發(fā)揮輔助作用。信息工作行政管理人員必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時(shí)整理、篩選、加工、利用和儲(chǔ)存。文書工作文書是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的經(jīng)常性工作。會(huì)務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會(huì)議，都有大量的會(huì)務(wù)工作，通常由行政部門承辦。大型會(huì)議則可設(shè)專門的會(huì)議機(jī)構(gòu)，原有的行政部門參與其中，常成為會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。公關(guān)工作這是一項(xiàng)直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對報(bào)刊上的批評、投訴、建議的處理等。4工作具體內(nèi)容檔案工作

單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。

行政事務(wù)工作包括財(cái)務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、保安管理、食堂管理、衛(wèi)生管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的其他工作這種工作帶有臨時(shí)性和偶發(fā)性，有時(shí)也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨時(shí)任務(wù)等。這也是我們的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。行政人員的日常工作（表二）一、什么是行政管理管理的種類分為很多種，大致概括為行政管理、財(cái)務(wù)管理、工程管理、戰(zhàn)略管理、人力資源管理。其中行政管理是企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)。二、行政管理的構(gòu)成各企業(yè)各有不同的行政管理，但有一些基本的系統(tǒng)框架是必不可少的，如若缺少，企業(yè)就成了殘廢。如下表所示行政管理基礎(chǔ)部分運(yùn)作部分垂直指揮組織系統(tǒng)文化系統(tǒng)橫向聯(lián)絡(luò)檢查反饋預(yù)算計(jì)劃第一節(jié)、組織系統(tǒng)一、三項(xiàng)基本原則一個(gè)上級原則責(zé)權(quán)一致原則既無重疊，又無空白的原則二、四項(xiàng)內(nèi)容機(jī)構(gòu)圖部門職務(wù)崗位圖崗位描述三、要求管理層次管理幅度部門崗位編制級別——直接下級、臨時(shí)下級指揮線指揮權(quán)利報(bào)告途徑行政隸屬關(guān)系

四、組織系統(tǒng)表的五大要求9下屬、同事、上司的“三位一體”上司同事下屬10是上級的窗口和橋梁完成目標(biāo)同時(shí)實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展和提升是上級的輔助者和補(bǔ)充者是上級的執(zhí)行者和推動(dòng)者作為下屬的四項(xiàng)職業(yè)準(zhǔn)則下屬同事上司11

下屬同事上司內(nèi)部客戶是同事是配合者是競爭者12作為上司時(shí)的六大角色業(yè)務(wù)骨干計(jì)劃者執(zhí)行者教練員團(tuán)隊(duì)領(lǐng)袖溝通者下屬上司同事不同層次人員的工作重點(diǎn)類別基層中層高層例行工作70%20%10%遵守規(guī)定對例行工作的驗(yàn)收檢查終端的符合性問題工作20%60%20%發(fā)現(xiàn)，并報(bào)告分析、查找根源，提出解決方案及需要的資源批準(zhǔn)方案提供資源創(chuàng)新工作10%20%70%在新的例行工作中創(chuàng)新方法不走樣的復(fù)制創(chuàng)新工作，并轉(zhuǎn)化為可操作的程序新的思路、方向、路線，否定自己過去，并試驗(yàn)14A（態(tài)度）德S（技能）才你是屬于什么樣的人才？辦公室管理氣派個(gè)性舒適美觀和諧便利環(huán)保健康實(shí)用、方便良好辦公環(huán)境五大標(biāo)準(zhǔn)安全環(huán)境顏色環(huán)境綠化環(huán)境設(shè)備環(huán)境光線環(huán)境空氣環(huán)境聲音環(huán)境辦公室布置的環(huán)境要求我國現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)使用的文種

我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的文件有14個(gè)：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。國家行政機(jī)關(guān)使用的公文種類有13個(gè):命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。上述文件共27個(gè)，其中9個(gè)是相同的，即：決定、意見、通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要；不同的有9個(gè)，其中屬黨的機(jī)關(guān)的有5個(gè)，即：公報(bào)、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機(jī)關(guān)有4個(gè)，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個(gè)文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。

公文的分類

按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。按其密級要求，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。

18分清寫作文類指揮性規(guī)范性報(bào)請性通知性記錄性報(bào)道性19寫作程序公文的作用20領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用行為規(guī)范作用宣傳教育作用聯(lián)系與知照作用依據(jù)與憑證作用21通知會(huì)議性通知任免通知指示性通知22

會(huì)議通知的時(shí)效性強(qiáng)，應(yīng)提前發(fā)文，估計(jì)有足夠的時(shí)間收文，以便與會(huì)人員做好準(zhǔn)備，按時(shí)到會(huì)。 會(huì)議原因要寫得簡短。會(huì)議內(nèi)容、安排、要求要寫得具體

會(huì)議性通知23通知[***（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱）關(guān)于召開***的通知]

資訊部員工：鑒于資訊部員工目前對業(yè)務(wù)還不熟練，決定星期六進(jìn)行培訓(xùn)。詳情請見下表：

其他事項(xiàng)：提供午餐與會(huì)過程中不得大聲喧嘩，不得無故遲到早退，需做好筆記特此通知！**公司資訊部（公章）

2009年3月3日

時(shí)間地點(diǎn)人員準(zhǔn)備材料24通知的依據(jù)：為什么發(fā)此通知，然后一句話作過渡語，如“現(xiàn)通知如下”，轉(zhuǎn)入主題內(nèi)容。主題內(nèi)容：具體事項(xiàng)結(jié)尾部分：一般寫執(zhí)行要求“以上事項(xiàng)望認(rèn)真執(zhí)行”。

指示性通知25

通知由于近來公司員工不太注意形象，為優(yōu)化公司形象，現(xiàn)通知如下：周一至周四，所有員工按《員工手冊》上的要求著裝，周五可穿休閑一些的服裝上班，但不得濃妝艷抹和奇裝異服。以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行！

**公司行政部（蓋公章）

2009年3月5日

1、現(xiàn)場接待禮儀以主人身份接待文明待客語言要來有迎聲、問有答聲、去有送聲。舉止端莊大方、運(yùn)用手勢。態(tài)度自然、面帶微笑、關(guān)心冷暖。禮貌待客使用問候、請求、感謝、道歉、道別語言熱情待客心細(xì)眼勤、流暢溝通、文明用語介紹集體：介紹雙方時(shí)先卑后尊介紹其中一方時(shí)先尊后卑2、介紹禮儀

介紹他人：按尊者優(yōu)先與相互原則

先介紹下級給上級

先介紹年輕的給年長的

先介紹女士給男士

先介紹來賓給主人先介紹家人給同事、朋友

先介紹未婚者給已婚者

先介紹后與會(huì)者給先與會(huì)者

自我介紹：單位（全稱）部門職務(wù)姓名（緩、頓、釋）

4、握手禮儀禁忌握手時(shí)，左手拿著東西或插在兜里不按順序，爭先恐后男士戴手套（社交場合女士可戴薄手套）戴墨鏡（有眼疾病或眼有缺陷除外）用左手或用雙手與異性握手交叉握手（與西方人握手視為十字架，不敬）拉來、推去或上下左右抖個(gè)不停長篇大論、點(diǎn)頭哈腰、過度客套只握指尖或只遞指尖手臟、濕、當(dāng)場搓揩三心二意、面無表情、目光游移或旁觀9、距離禮儀

私人距離：小于0.5米，又稱親密距離，好友、家人、夫妻、戀人、扶老攜幼

常規(guī)距離：1~1.5米，又稱交際距離，站行保持的距離

禮儀距離：1.5~3米，又稱尊重距離（避免觸碰與飛沫）

公共距離：大于3米，公共場合與外人相處的距離乘車禮儀了解尊卑次序同時(shí)尊重客人習(xí)慣

司機(jī)秘書上司來賓

秘書司機(jī)來賓B上司來賓A

上司來賓A來賓C秘書來賓B

您該坐哪個(gè)位置？辦公成本控制會(huì)議管理自身建設(shè)員工保護(hù)輔助高管公文管理通訊管理行政部門工作內(nèi)容基于以上標(biāo)準(zhǔn)，行政管理工作具有以下六大特點(diǎn)：一、綜合性強(qiáng)二、政策性強(qiáng)三、時(shí)間性強(qiáng)四、工作內(nèi)容繁雜五、聯(lián)系廣泛六、被動(dòng)性和突破性強(qiáng)4、行政部門范圍與特點(diǎn)P46-17行政工作質(zhì)量七項(xiàng)監(jiān)測指標(biāo)血壓心率失血呼吸麻醉……部門滿意度客戶滿意度員工投訴率自身流失率領(lǐng)導(dǎo)美譽(yù)度新標(biāo)準(zhǔn)新手段專業(yè)同行水平--手術(shù)中----工作中--領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)研發(fā)作業(yè)行政管理人員的素質(zhì)特點(diǎn)情商操作力思辨力感召力專注力智商類型優(yōu)秀5良好4一般3一般3領(lǐng)導(dǎo)思辨力感召力專注力操作力公關(guān)感召力操作力思辨力專注力作業(yè)操作力專注力感召力思辨力研發(fā)專注力思辨力操作力感召力沒有完美個(gè)人可塑完美團(tuán)隊(duì)行政工作主要管理對象行政主管文員、秘書行政職員工勤人員行政工作團(tuán)隊(duì)一、精簡原則二、優(yōu)化組合原則把握員工的3項(xiàng)需求薪資福利情感愉悅能力增值勞動(dòng)成本情感成本員工滿意度=收益×感知度付出×感知度文檔管理與處理文檔的歸檔原則：一、是在本企業(yè)活動(dòng)中直接形成的；二、是在當(dāng)前或一定時(shí)期內(nèi)具有依據(jù)憑證作用的；三、是對企業(yè)具有長遠(yuǎn)的歷史查考價(jià)值的。文檔的歸檔方法：1、按問題組卷2、按名稱組卷3、按時(shí)間組卷4、按地區(qū)組卷5、按收發(fā)文機(jī)關(guān)組卷6、按作者組卷7、按結(jié)構(gòu)組卷8、按工作階段組卷9、按專業(yè)組卷歸檔案卷內(nèi)的基本排列方法：一、上級機(jī)關(guān)文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件后；二、來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過程性文件在后。電話管理電話房的設(shè)備設(shè)施語音信箱開通UPS支持系統(tǒng)維修合同管理與電話公司的服務(wù)外包集團(tuán)管理系統(tǒng)（內(nèi)部通話免費(fèi)）電話鈴響三聲必接原則電話管理規(guī)范所有人員的電話點(diǎn)正確分機(jī)隨辦公桌變化更新接線員接話考核接化語言/語音質(zhì)量監(jiān)督節(jié)假日語音信箱接線員考勤安排原則管理手機(jī)購買費(fèi)用歸屬職能導(dǎo)向型職位導(dǎo)向型限制上限節(jié)約歸屬原則被盜用賠償原則遺失賠償原則三種關(guān)系與三項(xiàng)原則一、處理好服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系二、處理好保證工作與厲行節(jié)約、需要與可能的關(guān)系三、處理好企業(yè)與員工之間的關(guān)系一、合理原則：行政經(jīng)費(fèi)管理要合理安排資金、及時(shí)供應(yīng)、保證部門需要。二、節(jié)約原則：減少純消耗性支出，以降低行政管理成本。三、監(jiān)督原則：對經(jīng)費(fèi)活動(dòng)的合法性、合理性和有效性進(jìn)行監(jiān)督。行政業(yè)務(wù)