國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)等級(jí)考試教程（中級(jí)）商務(wù)部中國(guó)對(duì)外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作企業(yè)協(xié)會(huì)全國(guó)外經(jīng)貿(mào)經(jīng)理人職業(yè)資格認(rèn)證考試中心1商務(wù)與貿(mào)易相關(guān)專(zhuān)業(yè)：國(guó)際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易、國(guó)際商務(wù)、商務(wù)英語(yǔ)、工商管理等商務(wù)英語(yǔ)相關(guān)課程：國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)商務(wù)英語(yǔ)談判國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電國(guó)際貿(mào)易單證（文化、禮儀、法律、營(yíng)銷(xiāo)、物流等）2國(guó)際貿(mào)易流程3國(guó)際貿(mào)易流程4國(guó)際貿(mào)易涉及的當(dāng)事人Theexporter/seller（出口商）Theimporter/buyer（進(jìn)口商）Theinternationalbank（國(guó)際銀行）Thefreightforwarder/logisticscompany（貨運(yùn)代理商和運(yùn)輸公司）Thegovernmentregulatoryagency（政府監(jiān)管部門(mén)/海關(guān)）Theinspectionservice（檢疫檢驗(yàn)部門(mén)）Theinsurancecompany（保險(xiǎn)公司）Thechamberofcommerce（商會(huì)）Theconsularoffice（領(lǐng)事館）Theattorney（律師）5中國(guó)對(duì)外貿(mào)易的相關(guān)工作崗位WhatarethebusinessjobsinChinaForeigntrade?Namethemout.Internationalbusinesssalesperson（外銷(xiāo)員/業(yè)務(wù)員）Qualitycontroller/DocumentaryHandler（跟單員）Forwarderoragentforforwarding（貨代員）Personforapplyingforcommodityinspection（報(bào)檢員）PersonforapplyingfortheCustomsclearance（報(bào)關(guān)員）Internationalcommercialvouchingclerk/Documentsoperator（單證員）6國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電建立業(yè)務(wù)關(guān)系(establishmentofbusinessrelations)詢(xún)盤(pán)(enquiry)報(bào)盤(pán)/發(fā)票(offer)還盤(pán)(counter-offer)反還盤(pán)(re-counteroffer)訂貨和簽訂合同(orderandcontract)支付（結(jié)算）(payment)包裝(packing)投保(insurance)運(yùn)輸(shipment)索賠和仲裁(claimsandarbitraction)7國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電Letter,e-mail,fax七個(gè)主要組成部分：Letterhead（信頭）Date（日期）InsideNameandAddress（信內(nèi)地址和姓名）Salutation（稱(chēng)謂）Body（正文）ComplementaryClose（結(jié)束語(yǔ)）Signature（簽名）8國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電七個(gè)次要組成部分：TheReferenceNumber（編號(hào)）TheAttentionLine（注意項(xiàng)）Subject（主題）Enclosure（附件）InitialIndentation（首字母縮寫(xiě)）TheCopyLine(抄送)Postscript(附言)9SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)1.Letterhead（信頭）信頭是寫(xiě)信人的地址和姓名。它主要包括寫(xiě)信人的公司名稱(chēng)、街道名稱(chēng)、城市名稱(chēng)、國(guó)家名稱(chēng)、郵政編碼等，還包括寫(xiě)信人的電話號(hào)碼，傳真號(hào)碼以及電子郵件地址等信息。值得注意的是，英文地址的書(shū)寫(xiě)順序由小往大，示例如下：

Jameson&SonsLtd.34MadisonSquareMelbourneE.C.2.AustraliaTel:+61-2-70525345Fax:+61-2-7052534510SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)2.Date（日期）

每封信都必須標(biāo)明日期，包括日、月、年。日和年可用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)。日期一般有兩種寫(xiě)法。如果日期是2008年8月9日，可以寫(xiě)成：

August9,2008，日和年之間最好用逗號(hào)隔開(kāi)；還可寫(xiě)為：9August,2008。值得注意的是月必須用英文書(shū)寫(xiě)，不要出現(xiàn)以下的形式：8，9，2008；或9/8/2008，以免混淆。11SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)3.InsideNameandAddress（信內(nèi)地址和姓名）

信內(nèi)地址和姓名是指收信人的地址和姓名。收信人的地址和姓名相當(dāng)?shù)闹匾?，它包括收信人的姓名、收信人的職位或頭銜、公司名稱(chēng)、街道名稱(chēng)、城市名稱(chēng)、國(guó)家名稱(chēng)、郵政編碼等，書(shū)寫(xiě)順序也是由小往大，但是最好要在姓名前加上頭銜或稱(chēng)呼，如:Mr.GoeSmithJameson&SonsLtd.34MadisonSquareMelbourneE.C.2.Australia12SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)4.Salutation（稱(chēng)謂）

稱(chēng)謂一般位于信內(nèi)地址下面空一行處。如知道收信人的姓名或性別，如男性可稱(chēng)DearMr.GoeSmith,如女性，無(wú)論對(duì)方婚否，都可稱(chēng)之DearMs.MaryWhite。如不明確收信人的姓名或性別或人數(shù)，可稱(chēng)DearSirs,DearLadiesandGentlemen,如只知收信人為某一人，可稱(chēng)DearSirorMadam。稱(chēng)呼后用逗號(hào)或者冒號(hào)。13SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)5.Body（正文）內(nèi)容部分可書(shū)寫(xiě)在稱(chēng)謂或主題下面，可包括開(kāi)頭語(yǔ)、正文及結(jié)尾等，正文是信函的主體，是寫(xiě)信人給收信人提供詳盡的信息，表達(dá)寫(xiě)信人意愿的部分，通常一個(gè)段落表達(dá)一個(gè)意思。6.ComplementaryClose（結(jié)束語(yǔ)）結(jié)束語(yǔ)是內(nèi)容之后的客氣話，類(lèi)似于中文信函的“此致，敬禮”部分。常見(jiàn)的結(jié)束語(yǔ)有:Sincerely,Sincerelyyours,Yourstruly,Yoursfaithfully,Yours,Bestregards等。必須注意的是只有第一字母必須大寫(xiě)。結(jié)束語(yǔ)一般位于內(nèi)容下面空一行處。14SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)7.Signature（簽名）常用簽名包括四部分，即公司名稱(chēng)、寫(xiě)信人的手寫(xiě)簽名、寫(xiě)信人的打印簽名、寫(xiě)信人的職務(wù)或頭銜。如：

ABCCo.Ltd.JohnSmithJohnSmithGeneralManager15SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)

次要部分，又稱(chēng)為可選擇部分或輔助性部分。因此，寫(xiě)信人可根據(jù)自身的需要，有針對(duì)性地選擇若干個(gè)次要部分添加在信函中，目的是使該商務(wù)信函更加具體、清晰。這七個(gè)次要部分如下：1.TheReferenceNumber（編號(hào)）編號(hào)一般可位于信頭下面空一行處。形式可如下:Ourref.123Yourref.45目的是使寫(xiě)信人和收信人都快速地聯(lián)想起前幾次相關(guān)函電。16SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)2.TheAttentionLine（注意項(xiàng)）注意項(xiàng)是提醒該信函應(yīng)提交給某特定的人或該公司某部門(mén)。形式可如下:FortheattentionofMr.JoeBrownAttention:Mr.JoeBrown3.Subject（主題）主題的意義就在于使收信人一目了然明白信件的內(nèi)容，可以使主題字母全部大寫(xiě)或加下劃線，也可用以下幾個(gè)詞，如：Subject:ORDERNO12;Re::ORDERNO12;17SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)4.Enclosure（附件）附件指隨信附寄了文件或物品,可寫(xiě)為:Enclosedismyresume.;Enclosure:AResume;Enc.:AResume.如附寄多個(gè)文件，則須加上編碼,如Enclosure3;Enc.3;Encl.31.AResume2.APicture3.ALetterofReference18SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)5.InitialIndentation（首字母縮寫(xiě)）如果信函的簽名人和打印人不是同一人，有必要在信函中標(biāo)明的，通常在簽名下方直接寫(xiě)上簽名人和打印人的姓名的首字母縮寫(xiě)。如：經(jīng)理JoeBrown為簽名人，秘書(shū)AliceGreen為打印人；J.B.(salesmanager)/A.G.(typist):6.TheCopyLine(抄送)抄送欄的主要目的是使收信人明白還有其他人收到相同的文件或信函。其形式如下：

C:forcopyCc:forcartoncopy19SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)7.Postscript(附言) 如在核查信件的正文部分時(shí)發(fā)現(xiàn)有遺忘而希望表達(dá)的語(yǔ)句，可以在簽名之后加注附言。但是，為了避免混亂，現(xiàn)代函電當(dāng)中一般不提倡使用附言。其形式如下：P.S.:ThesamplewillbesenttoyouonMay11.20國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電格式LayoutsofInternationalBusinessLettersTherearethreemainlayoutsofbusinessletters:一般說(shuō)來(lái)，英文中有三種信函書(shū)寫(xiě)格式。即：縮進(jìn)式、齊頭式和綜合式。21

LayoutsofBusinessLetters

Indentedstyle（縮進(jìn)式）IndentedstyleisthetraditionalBritishpracticewiththeheadingusuallyinthemiddleandthedateontheright–handside.Thecomplimentarycloseandsignaturemaybeinthecenterorcommenceatthecenterpoint.Thefirstlineofeachparagraphshouldbeindented.縮進(jìn)式即是一種傳統(tǒng)的英式寫(xiě)信格式，它就是信頭居中，日期居右，結(jié)束語(yǔ)和簽名可居于中右，每個(gè)自然段落首行縮進(jìn)4-6個(gè)字母。22

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Indentedstyle（縮進(jìn)式）格式如下：(1)LetterHead(2)Date

(3)Insidenameandaddress(4)Salutation(5)Body

********************************************************************************************************************************************(6)ComplementaryClose(7)Signature23

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Example1：

ABCTradingCo.188NewtonPalaceNewYorkTel:Fax:May9,2013M.J.Marks,manager30ArlingtonCambridge

DearMs.Mark:ThankyouforyourinquiryinyourletterofApr.25forourT-shirts.Wearenowsendingourquotationsheetforyourselection.Wealsoencloseasampleandaresurethatyouwillbesatisfiedwiththeirfinequality.Hopetoserveyousoon.

Yourssincerely,

JohnSmithIndentedstyle（縮進(jìn)式）24

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Blockstyle（齊頭式）

Blockstyleisnowthemostpopularpracticeofdisplayingbusinesscommunications.Theletterheadisusuallyinthemiddle.Itsremarkablefeatureisthatalltypinglines,includingthoseforthedate,insidenameandaddress,salution,subject,eachparagraphandcomplimentaryclose,beginattheleft-handmargin.

齊頭式是一種現(xiàn)代最時(shí)尚的的寫(xiě)信格式。它最明顯的特征就是打印格式，即除了信頭居中外，所有部分如日期、信內(nèi)姓名和地址、稱(chēng)謂、主題、每個(gè)段落及結(jié)束語(yǔ)等都從左頂格書(shū)寫(xiě)。

25

LayoutsofBusinessLetters

Blockstyle（齊頭式）格式如下：

(1)LetterHead(2)Date

(3)Insidenameandaddress(4)Salutation(5)Body

****************************************************************************************************************************************************(6)ComplementaryClose(7)Signature26

LayoutsofBusinessLetters

Modifiedstyle（綜合式）

Modifiedstyleisthemixtureoftheabovetwostyles.Theletterheadisusuallyinthemiddle.Thefirstlineofaparagraphislinedupwiththeleftmargin,butdate,closingandsignatureareindented.

綜合式是以上兩種寫(xiě)作格式的混合體。也即是信頭居中，每個(gè)自然段落的首行都從左頂格書(shū)寫(xiě)，但日期，結(jié)束語(yǔ)和簽名等都要求縮進(jìn)書(shū)寫(xiě)。27

LayoutsofBusinessLetters

Modifiedstyle（綜合式）格式如下：(1)LetterHead(2)Date

(3)Insidenameandaddress(4)Salutation(5)Body

****************************************************************************************************************************************************

(6)ComplementaryClose

(7)Signature28

LayoutsofBusinessLetters

Example3：

ABCTradingCo.188NewtonPalaceNewYorkTel:Fax:May

9,2013M.J.Marks,manager30ArlingtonCambridge

DearMs.MarkThankyouforyourinquiryinyourletterofApr.25forourT-shirts.Wearenowsendingourquotationsheetforyourselection.Wealsoencloseasampleandaresurethatyouwillbesatisfiedwiththeirfinequality.Hopetoserveyousoon.

Yourssincerely,

JohnSmithModifiedstyle（綜合式）29

EnvelopeAddressing&EmailAddressing

Therearetwobasicrequirementsofenvelopeaddressing:accuracyandclearness.信封的寫(xiě)法Stamp

Sender’snameandaddressReceiver’snameandaddressAirmail30

EnvelopeAddressing&EmailAddressing

Therearetwobasicrequirementsofenvelopeaddressing:accuracyandclearness.信封的寫(xiě)法StampChinaNationalChemicalsImp.AndExp.Corp.318QingchunRoad,QingchunMansionHangzhou,ZhejiangChinaPresidentJohnGatesABCCo.,ltd.156MedisonStreetLondonU.K.Airmail311Correctness正確4Concreteness具體7Courtesy禮貌2Consideration體諒5Conciseness簡(jiǎn)潔3Completeness完整6Clarity清楚國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電寫(xiě)作原則7CsPrinciplesforBusinessCorrespondenceWriting32

WritingPrinciplesofBusinessLetters

◆1.Completeness（完整）ApracticalEnglishwritingisverysuccessfulandeffectivewellonlywhenifcontainsallthenecessaryinformationtothereadersandanswersallthequestionsandrequirementsputforwardbythereaders.所謂完整就是要在寫(xiě)作中盡可能包含收信人所需所有信息以及回答發(fā)信人提出各種問(wèn)題，這樣才算有效而成功的寫(xiě)作。33

WritingPrinciplesofBusinessLetters

◆2.Concreteness（具體）Abusinesslettershouldbespecific,definiteinsteadofbeingvague,generalandabstract.一封商務(wù)函電應(yīng)該具體，而不要模棱兩可、泛泛而談或者很抽象。e.g.

a).wewishtoconfirmourfaxsentyesterday.b).Weconfirmourfaxofsep.10,2006.分析：b)句比a)句要具體得多。34

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◆3.Clarity（清楚）

Itiswisetoforawritertomakehimselfunderstoodwellbyusingclearexpressionsandsimplewords.

寫(xiě)信人使用清晰的表達(dá)和簡(jiǎn)單易懂的詞匯是使他人明白自己意思的明智做法。e.g.ABmetropolitanbigcityrendergivefinalizefinishdemonstrateshow分析：B)組用詞比A)組用詞要清楚易懂得多。35

◆4.Conciseness（簡(jiǎn)潔）Aconcisecommunicationcansavetimeandcostsforbothwritersandreaders.簡(jiǎn)潔的交流方式為寫(xiě)信人和收信人節(jié)約了時(shí)間和成本。e.g.ABAtthistimenowCometoadecisiondecideForthepurposeforForthereasonsince,becauseInmostcasesusuallyAtanearlydatesoon分析：B)組表達(dá)比A)組表達(dá)要簡(jiǎn)潔得多。36

◆5.Courtesy（禮貌）Courtesyherereferstopoliteexpressionsandsentencesyourinwriting.客套是指在寫(xiě)信中使用禮貌婉轉(zhuǎn)的表達(dá)和句式。e.g.