國際商務(wù)英語等級考試教程（中級）商務(wù)部中國對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作企業(yè)協(xié)會全國外經(jīng)貿(mào)經(jīng)理人職業(yè)資格認(rèn)證考試中心1商務(wù)與貿(mào)易相關(guān)專業(yè)：國際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易、國際商務(wù)、商務(wù)英語、工商管理等商務(wù)英語相關(guān)課程：國際商務(wù)英語商務(wù)英語談判國際貿(mào)易實(shí)務(wù)國際商務(wù)英語函電國際貿(mào)易單證（文化、禮儀、法律、營銷、物流等）2國際貿(mào)易流程3國際貿(mào)易流程4國際貿(mào)易涉及的當(dāng)事人Theexporter/seller（出口商）Theimporter/buyer（進(jìn)口商）Theinternationalbank（國際銀行）Thefreightforwarder/logisticscompany（貨運(yùn)代理商和運(yùn)輸公司）Thegovernmentregulatoryagency（政府監(jiān)管部門/海關(guān)）Theinspectionservice（檢疫檢驗(yàn)部門）Theinsurancecompany（保險(xiǎn)公司）Thechamberofcommerce（商會）Theconsularoffice（領(lǐng)事館）Theattorney（律師）5中國對外貿(mào)易的相關(guān)工作崗位WhatarethebusinessjobsinChinaForeigntrade?Namethemout.Internationalbusinesssalesperson（外銷員/業(yè)務(wù)員）Qualitycontroller/DocumentaryHandler（跟單員）Forwarderoragentforforwarding（貨代員）Personforapplyingforcommodityinspection（報(bào)檢員）PersonforapplyingfortheCustomsclearance（報(bào)關(guān)員）Internationalcommercialvouchingclerk/Documentsoperator（單證員）6國際商務(wù)英語函電建立業(yè)務(wù)關(guān)系(establishmentofbusinessrelations)詢盤(enquiry)報(bào)盤/發(fā)票(offer)還盤(counter-offer)反還盤(re-counteroffer)訂貨和簽訂合同(orderandcontract)支付（結(jié)算）(payment)包裝(packing)投保(insurance)運(yùn)輸(shipment)索賠和仲裁(claimsandarbitraction)7國際商務(wù)英語函電Letter,e-mail,fax七個(gè)主要組成部分：Letterhead（信頭）Date（日期）InsideNameandAddress（信內(nèi)地址和姓名）Salutation（稱謂）Body（正文）ComplementaryClose（結(jié)束語）Signature（簽名）8國際商務(wù)英語函電七個(gè)次要組成部分：TheReferenceNumber（編號）TheAttentionLine（注意項(xiàng)）Subject（主題）Enclosure（附件）InitialIndentation（首字母縮寫）TheCopyLine(抄送)Postscript(附言)9SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)1.Letterhead（信頭）信頭是寫信人的地址和姓名。它主要包括寫信人的公司名稱、街道名稱、城市名稱、國家名稱、郵政編碼等，還包括寫信人的電話號碼，傳真號碼以及電子郵件地址等信息。值得注意的是，英文地址的書寫順序由小往大，示例如下：

Jameson&SonsLtd.34MadisonSquareMelbourneE.C.2.AustraliaTel:+61-2-70525345Fax:+61-2-7052534510SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)2.Date（日期）

每封信都必須標(biāo)明日期，包括日、月、年。日和年可用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。日期一般有兩種寫法。如果日期是2008年8月9日，可以寫成：

August9,2008，日和年之間最好用逗號隔開；還可寫為：9August,2008。值得注意的是月必須用英文書寫，不要出現(xiàn)以下的形式：8，9，2008；或9/8/2008，以免混淆。11SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)3.InsideNameandAddress（信內(nèi)地址和姓名）

信內(nèi)地址和姓名是指收信人的地址和姓名。收信人的地址和姓名相當(dāng)?shù)闹匾?，它包括收信人的姓名、收信人的職位或頭銜、公司名稱、街道名稱、城市名稱、國家名稱、郵政編碼等，書寫順序也是由小往大，但是最好要在姓名前加上頭銜或稱呼，如:Mr.GoeSmithJameson&SonsLtd.34MadisonSquareMelbourneE.C.2.Australia12SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)4.Salutation（稱謂）

稱謂一般位于信內(nèi)地址下面空一行處。如知道收信人的姓名或性別，如男性可稱DearMr.GoeSmith,如女性，無論對方婚否，都可稱之DearMs.MaryWhite。如不明確收信人的姓名或性別或人數(shù)，可稱DearSirs,DearLadiesandGentlemen,如只知收信人為某一人，可稱DearSirorMadam。稱呼后用逗號或者冒號。13SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)5.Body（正文）內(nèi)容部分可書寫在稱謂或主題下面，可包括開頭語、正文及結(jié)尾等，正文是信函的主體，是寫信人給收信人提供詳盡的信息，表達(dá)寫信人意愿的部分，通常一個(gè)段落表達(dá)一個(gè)意思。6.ComplementaryClose（結(jié)束語）結(jié)束語是內(nèi)容之后的客氣話，類似于中文信函的“此致，敬禮”部分。常見的結(jié)束語有:Sincerely,Sincerelyyours,Yourstruly,Yoursfaithfully,Yours,Bestregards等。必須注意的是只有第一字母必須大寫。結(jié)束語一般位于內(nèi)容下面空一行處。14SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)7.Signature（簽名）常用簽名包括四部分，即公司名稱、寫信人的手寫簽名、寫信人的打印簽名、寫信人的職務(wù)或頭銜。如：

ABCCo.Ltd.JohnSmithJohnSmithGeneralManager15SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)

次要部分，又稱為可選擇部分或輔助性部分。因此，寫信人可根據(jù)自身的需要，有針對性地選擇若干個(gè)次要部分添加在信函中，目的是使該商務(wù)信函更加具體、清晰。這七個(gè)次要部分如下：1.TheReferenceNumber（編號）編號一般可位于信頭下面空一行處。形式可如下:Ourref.123Yourref.45目的是使寫信人和收信人都快速地聯(lián)想起前幾次相關(guān)函電。16SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)2.TheAttentionLine（注意項(xiàng)）注意項(xiàng)是提醒該信函應(yīng)提交給某特定的人或該公司某部門。形式可如下:FortheattentionofMr.JoeBrownAttention:Mr.JoeBrown3.Subject（主題）主題的意義就在于使收信人一目了然明白信件的內(nèi)容，可以使主題字母全部大寫或加下劃線，也可用以下幾個(gè)詞，如：Subject:ORDERNO12;Re::ORDERNO12;17SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)4.Enclosure（附件）附件指隨信附寄了文件或物品,可寫為:Enclosedismyresume.;Enclosure:AResume;Enc.:AResume.如附寄多個(gè)文件，則須加上編碼,如Enclosure3;Enc.3;Encl.31.AResume2.APicture3.ALetterofReference18SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)5.InitialIndentation（首字母縮寫）如果信函的簽名人和打印人不是同一人，有必要在信函中標(biāo)明的，通常在簽名下方直接寫上簽名人和打印人的姓名的首字母縮寫。如：經(jīng)理JoeBrown為簽名人，秘書AliceGreen為打印人；J.B.(salesmanager)/A.G.(typist):6.TheCopyLine(抄送)抄送欄的主要目的是使收信人明白還有其他人收到相同的文件或信函。其形式如下：

C:forcopyCc:forcartoncopy19SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)7.Postscript(附言) 如在核查信件的正文部分時(shí)發(fā)現(xiàn)有遺忘而希望表達(dá)的語句，可以在簽名之后加注附言。但是，為了避免混亂，現(xiàn)代函電當(dāng)中一般不提倡使用附言。其形式如下：P.S.:ThesamplewillbesenttoyouonMay11.20國際商務(wù)英語函電格式LayoutsofInternationalBusinessLettersTherearethreemainlayoutsofbusinessletters:一般說來，英文中有三種信函書寫格式。即：縮進(jìn)式、齊頭式和綜合式。21

LayoutsofBusinessLetters

Indentedstyle（縮進(jìn)式）IndentedstyleisthetraditionalBritishpracticewiththeheadingusuallyinthemiddleandthedateontheright–handside.Thecomplimentarycloseandsignaturemaybeinthecenterorcommenceatthecenterpoint.Thefirstlineofeachparagraphshouldbeindented.縮進(jìn)式即是一種傳統(tǒng)的英式寫信格式，它就是信頭居中，日期居右，結(jié)束語和簽名可居于中右，每個(gè)自然段落首行縮進(jìn)4-6個(gè)字母。22

LayoutsofBusinessLetters

Indentedstyle（縮進(jìn)式）格式如下：(1)LetterHead(2)Date

(3)Insidenameandaddress(4)Salutation(5)Body

********************************************************************************************************************************************(6)ComplementaryClose(7)Signature23

LayoutsofBusinessLetters

Example1：

ABCTradingCo.188NewtonPalaceNewYorkTel:Fax:May9,2013M.J.Marks,manager30ArlingtonCambridge

DearMs.Mark:ThankyouforyourinquiryinyourletterofApr.25forourT-shirts.Wearenowsendingourquotationsheetforyourselection.Wealsoencloseasampleandaresurethatyouwillbesatisfiedwiththeirfinequality.Hopetoserveyousoon.

Yourssincerely,

JohnSmithIndentedstyle（縮進(jìn)式）24

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Blockstyle（齊頭式）

Blockstyleisnowthemostpopularpracticeofdisplayingbusinesscommunications.Theletterheadisusuallyinthemiddle.Itsremarkablefeatureisthatalltypinglines,includingthoseforthedate,insidenameandaddress,salution,subject,eachparagraphandcomplimentaryclose,beginattheleft-handmargin.

齊頭式是一種現(xiàn)代最時(shí)尚的的寫信格式。它最明顯的特征就是打印格式，即除了信頭居中外，所有部分如日期、信內(nèi)姓名和地址、稱謂、主題、每個(gè)段落及結(jié)束語等都從左頂格書寫。

25

LayoutsofBusinessLetters

Blockstyle（齊頭式）格式如下：

(1)LetterHead(2)Date

(3)Insidenameandaddress(4)Salutation(5)Body

****************************************************************************************************************************************************(6)ComplementaryClose(7)Signature26

LayoutsofBusinessLetters

Modifiedstyle（綜合式）

Modifiedstyleisthemixtureoftheabovetwostyles.Theletterheadisusuallyinthemiddle.Thefirstlineofaparagraphislinedupwiththeleftmargin,butdate,closingandsignatureareindented.

綜合式是以上兩種寫作格式的混合體。也即是信頭居中，每個(gè)自然段落的首行都從左頂格書寫，但日期，結(jié)束語和簽名等都要求縮進(jìn)書寫。27

LayoutsofBusinessLetters

Modifiedstyle（綜合式）格式如下：(1)LetterHead(2)Date

(3)Insidenameandaddress(4)Salutation(5)Body

****************************************************************************************************************************************************

(6)ComplementaryClose

(7)Signature28

LayoutsofBusinessLetters

Example3：

ABCTradingCo.188NewtonPalaceNewYorkTel:Fax:May

9,2013M.J.Marks,manager30ArlingtonCambridge

DearMs.MarkThankyouforyourinquiryinyourletterofApr.25forourT-shirts.Wearenowsendingourquotationsheetforyourselection.Wealsoencloseasampleandaresurethatyouwillbesatisfiedwiththeirfinequality.Hopetoserveyousoon.

Yourssincerely,

JohnSmithModifiedstyle（綜合式）29

EnvelopeAddressing&EmailAddressing

Therearetwobasicrequirementsofenvelopeaddressing:accuracyandclearness.信封的寫法Stamp

Sender’snameandaddressReceiver’snameandaddressAirmail30

EnvelopeAddressing&EmailAddressing

Therearetwobasicrequirementsofenvelopeaddressing:accuracyandclearness.信封的寫法StampChinaNationalChemicalsImp.AndExp.Corp.318QingchunRoad,QingchunMansionHangzhou,ZhejiangChinaPresidentJohnGatesABCCo.,ltd.156MedisonStreetLondonU.K.Airmail311Correctness正確4Concreteness具體7Courtesy禮貌2Consideration體諒5Conciseness簡潔3Completeness完整6Clarity清楚國際商務(wù)英語函電寫作原則7CsPrinciplesforBusinessCorrespondenceWriting32

WritingPrinciplesofBusinessLetters

◆1.Completeness（完整）ApracticalEnglishwritingisverysuccessfulandeffectivewellonlywhenifcontainsallthenecessaryinformationtothereadersandanswersallthequestionsandrequirementsputforwardbythereaders.所謂完整就是要在寫作中盡可能包含收信人所需所有信息以及回答發(fā)信人提出各種問題，這樣才算有效而成功的寫作。33

WritingPrinciplesofBusinessLetters

◆2.Concreteness（具體）Abusinesslettershouldbespecific,definiteinsteadofbeingvague,generalandabstract.一封商務(wù)函電應(yīng)該具體，而不要模棱兩可、泛泛而談或者很抽象。e.g.

a).wewishtoconfirmourfaxsentyesterday.b).Weconfirmourfaxofsep.10,2006.分析：b)句比a)句要具體得多。34

WritingPrinciplesofBusinessLetters

◆3.Clarity（清楚）

Itiswisetoforawritertomakehimselfunderstoodwellbyusingclearexpressionsandsimplewords.

寫信人使用清晰的表達(dá)和簡單易懂的詞匯是使他人明白自己意思的明智做法。e.g.ABmetropolitanbigcityrendergivefinalizefinishdemonstrateshow分析：B)組用詞比A)組用詞要清楚易懂得多。35

◆4.Conciseness（簡潔）Aconcisecommunicationcansavetimeandcostsforbothwritersandreaders.簡潔的交流方式為寫信人和收信人節(jié)約了時(shí)間和成本。e.g.ABAtthistimenowCometoadecisiondecideForthepurposeforForthereasonsince,becauseInmostcasesusuallyAtanearlydatesoon分析：B)組表達(dá)比A)組表達(dá)要簡潔得多。36

◆5.Courtesy（禮貌）Courtesyherereferstopoliteexpressionsandsentencesyourinwriting.客套是指在寫信中使用禮貌婉轉(zhuǎn)的表達(dá)和句式。e.g.