第九章會議文書的準(zhǔn)備【內(nèi)容提要】

會議文書工作是會務(wù)工作的重要內(nèi)容。本章主要介紹部分會議文書的寫作和辦理要求,包括會議通知、會議紀(jì)要、會議工作總結(jié)、會議簡報、請柬、邀請書等文書的寫作與辦理要求。第一節(jié)會議通知一、會議通知的含義

會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的文書，是會前會議組織者同與會者之間溝通的重要媒介。

這一過程，包含兩部分工作：一是會議召開之前，首先要規(guī)范、準(zhǔn)確地擬寫好會議通知，把會議召開的目的、時間、地點、議題等信息詳盡、準(zhǔn)確地告訴給與會者，讓與會者明白為什么開會、開什么會、什么時間在哪兒開會，以便與會者作出是否參會的決定，或做好參會前的各項準(zhǔn)備。

二是考慮以什么時間以什么方式發(fā)送這份會議通知，并確保發(fā)送到與會者手中，不延誤時間。二、會議通知擬寫

會議通知的基本內(nèi)容包括：

稱謂、會議名稱、會議時間、會議地點、出席人員范圍、會議議程、主辦與承辦單位、注意事項、發(fā)文單位署名、日期。（一）公文式會議通知1

版頭

公文式會議通知的版頭同公文版頭相同，一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、分隔線組成。2

主體

（1）標(biāo)題。一般由會議主辦者、會議事由和“通知”組成，按公文標(biāo)題的寫作和要求擬寫。比如：“中國高等教育學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會關(guān)于召開2014年學(xué)術(shù)年會的通知”。

（2）主送機關(guān)。即是會議通知的受文單位。

（3）正文。分為三個部分：一是開頭。主要交代開會的目的、意義等。二是主體。包括會議主題、議題、會議召開的時間與地點、報道時間與地點、參會的條件與要求、食宿與交通等有關(guān)情況。三是結(jié)尾。通常以“特此通知”結(jié)尾。

（4）發(fā)文機關(guān)署名、成文時間和印章。[例文]

中國高等教育學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會文件

中高秘〔2014〕1號

各團(tuán)體會員單位、各位理事、會員及有關(guān)單位：

為了貫徹黨的十八屆三中全會和十二屆全國人大二次會議精神，促進(jìn)秘書教育改革與創(chuàng)新，為全面建成小康社會培養(yǎng)更多合格的秘書人才，更規(guī)范地做好秘書工作，我會定于7月中下旬在四川成都召開2014年學(xué)術(shù)年會，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議時間：2014年7月17日至21日，17日全天報到

二、會議地點：四川師范大學(xué)培訓(xùn)樓

三、主辦單位：中國高等教育學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會

承辦單位：四川師范大學(xué)文學(xué)院

四、參會人員

1.

各團(tuán)體會員單位的代表，各位理事、會員；

2.

各大、專院校的領(lǐng)導(dǎo)，秘書專業(yè)的負(fù)責(zé)人與教師；

3.

各企事業(yè)單位的秘書長、辦公室主任、秘書、行政助理；

4.

各有關(guān)培訓(xùn)機構(gòu)的負(fù)責(zé)人、培訓(xùn)師、教師。

五、會議內(nèi)容

（一）學(xué)術(shù)交流

主題：貫徹黨的十八屆三中全會精神，促進(jìn)秘書教育改革與創(chuàng)新，為全面建成小康社會培養(yǎng)合格的秘書人才。

參考題目：

1.

關(guān)于秘書學(xué)專業(yè)課程設(shè)置改革與創(chuàng)新

2.

關(guān)于秘書學(xué)專業(yè)教學(xué)方法改革與創(chuàng)新

3.

關(guān)于秘書學(xué)專業(yè)師資隊伍建設(shè)改革與創(chuàng)新

4.

關(guān)于秘書學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)模式改革與創(chuàng)新

5.

關(guān)于深化秘書教育改革的其他自選題目

（二）舉辦師資培訓(xùn)班（具體事項另行通知）

（三）發(fā)展會員：會議期間對未入會的代表辦理入會手續(xù)。

六、會議費

1.

會議費每人×××元（會議代表70周歲以上者免交）；

2.

會議統(tǒng)一安排食宿，食宿費每人每天×××元。

七、會議要求

1.

凡參加年會的代表，請于6月20日前將人員名單報學(xué)會秘書處，以便安排住宿和接站。

2.

凡有論文的代表請自帶論文6份，并帶論文電子版，以便編輯年會?？蚣Y(jié)出版使用。

3.

凡需入會的代表，請自帶證件照2張，以便辦理會員證書。

八、聯(lián)系方式

北京電話：01066808550

聯(lián)系人：×××

四川電話：02884760531電子郵箱：×××××@163.com

聯(lián)系人：××××××××××××

××××××××××××

地址：四川省成都市錦江區(qū)靜安路5號四川師范大學(xué)（本部）

郵編：610068

九、乘車路線

（略）

中國高等教育學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會

年月日（二）書信式會議通知

書信式會議通知即以書信格式、要求擬寫的會議通知。

（1）信頭

（2）標(biāo)題

“知識經(jīng)濟與可持續(xù)發(fā)展學(xué)術(shù)研討會通知”

（3）稱謂

（4）正文

內(nèi)容主要有：開會的目的和意義、會議主題、會議議題、會議召開的時間與地點、報到時間與地點、食宿與交通等有關(guān)情況。通常以“特此通知”結(jié)尾。

（5）發(fā)文機關(guān)署名

（6）成文時間

（7）尾部（三）備忘錄式會議通知【例文

】

會議通知

各部門經(jīng)理:

茲定于××月×日上午8：30—10：30在公司六樓會議室召開周例會，匯報各部門二季度工作情況，研究銷售團(tuán)隊組建等問題,請做好準(zhǔn)備，并準(zhǔn)時出席會議。

行政部

××年××月×日（四）請柬式會議通知

請柬式會議通知要求簡潔明了，一般只把受邀人、會議內(nèi)容、具體時間和地點等要素寫清楚即可。注意措詞儒雅，語氣謙恭，格式符合規(guī)范?！纠摹?/p>

（封面）

1958—2008

紀(jì)念××大學(xué)建校五十周年大會

請柬

（主頁）

×××先生（女士）：

為慶祝我校建校五十周年，茲定于2008年9月16日上午9點，在本校學(xué)術(shù)報告廳召開“紀(jì)念××大學(xué)建校五十周年大會”。屆時敬請光臨。

此致

敬禮

××大學(xué)

2008年8月30日（五）邀請函式會議通知【例文】

2006年會議經(jīng)濟高峰會邀請函

尊敬的×××先生/女士：

您好！

由亞洲會展節(jié)事財富論壇、《21世紀(jì)經(jīng)濟報道》、《國際商報》聯(lián)合主辦，VNU媒體集團(tuán)獨家海外支持的首屆中國（國際）會議經(jīng)濟發(fā)展高峰會將于2006年8月18日至19日在上海國際會議中心隆重舉辦。這是迄今為止國內(nèi)首次舉辦的關(guān)于中國及國際會議產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟的高峰會議。

一個國際型會議的舉辦將極大提升地區(qū)或城市的知名度，促進(jìn)技術(shù)貿(mào)易交流與合作。同時，也會促進(jìn)當(dāng)?shù)芈糜螛I(yè)、酒店業(yè)、交通業(yè)等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。從這個意義來說，會議是一個市場或區(qū)域經(jīng)濟的深度測試，是一個城市與國家經(jīng)濟發(fā)展的助推器與風(fēng)向標(biāo)。相信本次論壇將成為國內(nèi)行業(yè)會議、會議行業(yè)企業(yè)、會議經(jīng)濟研究等多界廣泛合作、交流的重要資源平臺！

值此，誠摯邀請您撥冗出席本次高峰會，共同對話中國會議經(jīng)濟，打造城市會議名片效應(yīng)，推進(jìn)中國會議業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步！特此致函！

順祝

商祺！

亞洲會展節(jié)事財富論壇組委會

2006年5月8日

附：首屆中國（國際）會議經(jīng)濟發(fā)展高峰會議程

首屆中國（國際）會議經(jīng)濟發(fā)展高峰會回執(zhí)（六）公告式會議通知【例文

】關(guān)于舉辦“并購重組國際高峰論壇”的通知

經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會（以下簡稱國資委）與聯(lián)合國工業(yè)發(fā)展組織（UNIDO，以下簡稱聯(lián)合國工發(fā)組織）將于2003年11月19—20日在京共同舉辦“并購重組國際高峰論壇”。

本次論壇以并購重組——融合全球經(jīng)濟的橋梁為主題，以高水準(zhǔn)專業(yè)知識、高層次參會代表、高質(zhì)量會議成果為組織原則，緊扣世界及中國并購重組領(lǐng)域的重大問題，為中外雙方就并購重組的戰(zhàn)略、趨勢、方法、途徑、立法、監(jiān)管、制度改革等問題提供廣泛交流的平臺。

論壇將由國資委主任李榮融和聯(lián)合國工發(fā)組織總干事卡洛斯·馬加里尼奧斯擔(dān)任主席，并邀請部分近年來在并購重組領(lǐng)域較活躍的國內(nèi)外知名公司和中介機構(gòu)的董事

長或總裁、聯(lián)合國工發(fā)組織等國際組織的高級官員、我國政府部門和有關(guān)機構(gòu)的高層人士、并購重組領(lǐng)域的專家學(xué)者等約500名代表參會。屆時擬邀請國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志出席論壇的有關(guān)活動?，F(xiàn)就有關(guān)事項通知如下

一、日程安排

11月19日上午：舉行開幕式和主論壇（人民大會堂劇場）

11月19日下午：同時舉行三個分論壇（人民大會堂廣西廳、吉林廳、海南廳）

11月19日晚：歡迎晚宴（釣魚臺國賓館）

11月20日上午：同時舉行三個分論壇（人民大會堂廣西廳、吉林廳、海南廳）

11月20日下午：舉行電視論壇（中央電視臺演播廳）

二、報名辦法

報名辦法一：將填妥的參會登記表（見附件）于11月10日前傳真至國資委外事局。

聯(lián)系人：××、×××

電話：

010—

傳真：

報名辦法二：登錄論壇網(wǎng)站，在網(wǎng)上在線填寫參會登記表。

三、費用

每位參會代表需交納會議注冊費××××元人民幣（含會議資料，×次人民大會堂午餐、一次釣魚臺國賓館晚宴）。

國資委辦公廳

××××年×月×日

附件：參會登記表三、會議通知的傳遞

（一）會議通知的傳遞方式1.

書面?zhèn)鬟f

一般正式會議會議通知都要求采用書面?zhèn)鬟f。書面?zhèn)鬟f的方式有墻報、公告、信函、電子郵件、傳真、電報等。2.

口頭傳遞

口頭傳遞的方式有當(dāng)面告知、電話通知、他人轉(zhuǎn)達(dá)、微信留言等。（二）會議通知傳遞的時間

會議通知發(fā)出的時間不能太早，也不能太晚。

小型會議的正式會議通知應(yīng)在會前一周到兩周時間發(fā)出;

大中型會議有時需要發(fā)兩次通知，一次預(yù)通知，一次正式通知，預(yù)通知有些提前半年發(fā)出，正式會議通知則應(yīng)在會前四到六周發(fā)出。第二節(jié)會議紀(jì)要一、會議紀(jì)要的含義與特點

會議紀(jì)要是簡明扼要地記載和傳達(dá)會議主要精神、會議事項和決定的文書。

會議紀(jì)要的特點:

一是紀(jì)實性

二是提要性

三是邏輯性

四是格式的獨特性

五是表述主體的獨特性二、會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別

（1）會議紀(jì)要突出了會議成果，概括了會議主要精神。會議記錄則不同，它必須盡可能地記錄會議所有情況和全部議題、議程，不能錯記、漏記會議的任何情況。

（2）會議紀(jì)要是法定公文，會議記錄則是會議的原始材料；會議紀(jì)要一般要行文或在報刊、網(wǎng)絡(luò)發(fā)表，而會議記錄一般是不公開的內(nèi)部資料。

（3）會議紀(jì)要內(nèi)容具有選擇性，結(jié)構(gòu)具有完整性、邏輯性和條理性，語言要準(zhǔn)確、簡潔、平實、莊重、得體；而會議記錄則沒有這些講究，只要記清楚記全面即可。

（4）會議紀(jì)要是在會議記錄和其他會議材料基礎(chǔ)上綜合而成的，執(zhí)筆人要了解領(lǐng)導(dǎo)召開會議的意圖、會議的宗旨、要解決的主要問題以及會議的議定事項和未議定事項等，提煉出要寫的主要精神和主要內(nèi)容，然后按照輕重、主次、點面的順序?qū)懽鳌Ｈ?、會議紀(jì)要擬寫

（一）標(biāo)題

會議名稱

+

文種

如:“省委黨校、××行政學(xué)院合并協(xié)調(diào)工作會議紀(jì)要”

正標(biāo)題+

副標(biāo)題

如:“實施全面質(zhì)量管理提升產(chǎn)品競爭優(yōu)勢

——××通信設(shè)備有限公司股東大會紀(jì)要”（二）正文1.

前言2.主體

（1）摘要法

（2）分項法

（3）歸納法3.

結(jié)尾

通常是強調(diào)會議召開的意義，號召或希望大家認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議精神。

（三）標(biāo)注會議出席、請假和列席人員名單

（四）署名、成文時間與印章[例文]

省委黨校、××行政學(xué)院合并協(xié)調(diào)工作會議紀(jì)要

6月13日下午，省委副書記、組織部長、省委黨校校長×××同志在省委會議室主持召開會議，研究協(xié)調(diào)省委黨校、××行政學(xué)院合并的有關(guān)事宜。省紀(jì)委、省委組織部、省人事廳、省委黨校、××師范大學(xué)、××行政學(xué)院的負(fù)責(zé)同志參加了會議。

會議聽取并討論了省委黨校提出的《關(guān)于××行政學(xué)院并到省委黨校的實施方案》（稿）。與會同志一致表示要從全局出發(fā)，積極執(zhí)行省委關(guān)于省委黨校、廣東行政學(xué)院合并的決定。會議同意×××同志對合并工作提出的如下原則要求和部署。

一、要充分認(rèn)識兩校合并的必要性和重要性，統(tǒng)一思想認(rèn)識。省委黨校與××行政學(xué)院合并，既是當(dāng)前黨建工作的需要，也是加強黨政工作培訓(xùn)工作的需要。兩校合并有利于合理配置資源，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，集中辦學(xué)力量為我省培養(yǎng)高素質(zhì)的黨政領(lǐng)導(dǎo)干部。省委黨校、××行政學(xué)院以及有關(guān)各方一定要從大局出發(fā)，與省委保持一致，以改革精神，密切配合，共同把這項工作落實好。

二、建立精簡、統(tǒng)一、高效的領(lǐng)導(dǎo)班子和工作機構(gòu)。（略）

三、對××行政學(xué)院進(jìn)行清產(chǎn)合資。（略）

四、妥善處理好過渡期各項問題。（略）

會議強調(diào)，兩校合并過程中，省委黨校和××行政學(xué)院雙方都要嚴(yán)格執(zhí)行省機編〔2000〕3號、4號文件的各項規(guī)定，尤其不能借機分錢分物，轉(zhuǎn)移資產(chǎn)，突擊提干。一定要立足于現(xiàn)有資源，從大局出發(fā)，通力合作，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真地把這項工作做好。

中共××省委辦公廳

200×年7月11日第三節(jié)會議工作總結(jié)一、會議工作總結(jié)的含義與作用

會議工作總結(jié)是對會議進(jìn)行系統(tǒng)回顧和認(rèn)真分析，檢查實施情況，歸納經(jīng)驗教訓(xùn)，總結(jié)規(guī)律性認(rèn)識，并把它條理化、系統(tǒng)化的會議文書。二、會議工作總結(jié)擬寫

（一）標(biāo)題

單位名稱+會議名稱+文種

如：“××有限公司2013年表彰大會總結(jié)”

（二）前言

第三節(jié)會議工作總結(jié)（三）主體

1.

成績和經(jīng)驗

2.

存在的問題和教訓(xùn)（四）結(jié)尾（五）落款第四節(jié)會議簡報一、會議簡報的含義

會議簡報是反映會議有關(guān)重要內(nèi)容、籌備和進(jìn)展情況及與會者意見和建議的一種簡短的、有一定新聞性質(zhì)的會議文書。

會議簡報可以使用多種名稱，如“簡報”、“動態(tài)”、“簡訊”、“內(nèi)部參考”等。二、會議簡報的特點（一）新聞性（二）集束性（三）規(guī)范性三、會議簡報的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和擬寫

（一）報頭

（二）報體

1.

目錄

2

.標(biāo)題

（1）單標(biāo)題

如：“抓改革深化促征管質(zhì)量”

（2）雙標(biāo)題

如：“同一片藍(lán)天共一份愛

——××縣關(guān)注留守兒童大會紀(jì)要”

3.

導(dǎo)語或編者按

（1）敘述式

（2）描寫式

（3）提問式

（4）結(jié)論式4.

主體

主體是簡報的主要部分，可以只有一篇報道，也可以有多篇報道。

主體的結(jié)構(gòu)有“縱式”和“橫式”兩種?？v式按事件發(fā)生、發(fā)展的時間順序安排材料，橫式按事理分類的順序安排材料。5.

結(jié)尾

（三）報尾

報尾在簡報末頁，用間隔橫線與報體相隔。只需寫明簡報發(fā)送單位和印發(fā)份數(shù)即可?！皥蟆笔菆笊霞墕挝唬弧八汀笔撬屯壔虿幌嚯`屬單位；“發(fā)”是發(fā)往下級單位。第五節(jié)會議請柬

一、會議請柬的含義

會議請柬是為邀請有關(guān)團(tuán)體或個人參加會議而制發(fā)的一種禮儀文書。通過制發(fā)請柬，一方面表示對受邀方的尊重，另一方面也顯示出活動主辦者對活動的重視程度。二、會議請柬的結(jié)構(gòu)與寫法（一）封面

直接寫“請柬”或“請?zhí)?。（二）封?/p>

封里部分由稱謂、正文、結(jié)尾、落款、附言組成。[例文1](封面)

1986—2011紀(jì)念××電視臺建臺25周年

請柬(封里）

×××教授：

茲定于××月××日上午×?xí)r在本臺三號演播廳舉行建臺25周年臺慶紀(jì)念大會。敬請屆時光臨。

此致

敬禮！

××電視臺（公章）

2011年××月×