辦公用品管理制度第一條為保證辦公用品的有效使用和妥當(dāng)保存,特擬訂本規(guī)定.第二條目的：為使辦公更規(guī)范化、現(xiàn)代化，保證辦公用品知足各部門正常工作需要。第三條范圍:一、合用范圍:企業(yè)各部門二、公布范圍:企業(yè)各部門第四條本規(guī)定中的辦公用品包含:一、企業(yè)給職工個人配置的辦公桌椅和職工平時工作所需的辦公低值易耗品。二、企業(yè)給職工工作配置的電腦，文件柜、白板、電話等。三、企業(yè)公共的辦公用品,如傳真機、復(fù)印機、打印機、投影儀等。第五條新職工辦公桌椅的裝備：行政部須在新職工到崗以前為其配置一套桌椅及一套辦公低值易耗品,并在桌椅上貼好企業(yè)標(biāo)簽.第六條行政部保證企業(yè)有一兩套備用辦公桌椅，并保證辦公低值易耗品的實時供應(yīng)。不得造成企業(yè)職工工作的不便。第七條企業(yè)職工應(yīng)該自覺愛惜企業(yè)財富，不得在桌椅上亂刻亂畫；節(jié)儉使用辦公低值易耗品.第八條辦公用品的購買、發(fā)放1一、辦公用品的購買1、行政部負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)施、低值易耗品的購買、領(lǐng)用、保存、發(fā)放。2、企業(yè)各部門依照需求申購辦公用品，并按要求填寫《辦公用品申購單》（見附件一），將所需辦公用品申購單于每個月23—25號上報至企業(yè)行政部，3、行政部每個月27—28日將全部申購的辦公用品進(jìn)行分類匯總，達(dá)成《辦公用品申購匯總表》(見附件二),于每個月的29—30日，企業(yè)行政部依據(jù)實質(zhì)用量和庫存狀況擬訂購買計劃,經(jīng)行政部經(jīng)理審查后呈報常務(wù)副總/總裁審批。4、審批完后的《辦公用品申購匯總表》交行政部，由行政主管核價采買.5、全部申購的物件一定常常務(wù)副總/總裁審查署名后方可購買;估算以外的辦公用品須另附申請單,報常常務(wù)副總/總裁署名認(rèn)同后方可購買.6、特別用品、低值易耗品和通信設(shè)施,由各部門主管打申請報告，經(jīng)企業(yè)主管副總署名后，由行政部負(fù)責(zé)采置，而后記入備用保障卡。二、辦公用品的發(fā)放與保存1、辦公用品于每個月的4—8號發(fā)放，由各部門指定人員到辦公用品管理員處署名、填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見附件三）領(lǐng)取辦公用品，其余時間一律禁止領(lǐng)取。特別申報需經(jīng)主管副總批改后申領(lǐng)。2、行政部設(shè)專人負(fù)責(zé)各部門辦公用品的申報、審批、核價、采買、2發(fā)放、管理。辦公用品入庫依據(jù)《入庫單》檢查辦公用品的品種、數(shù)目、規(guī)格、單價能否與進(jìn)貨符合,按手續(xù)收入庫，登記入賬。辦公用品出庫依據(jù)《出庫單》填寫內(nèi)容,經(jīng)申請部門經(jīng)理及行政經(jīng)理、主管副總署名后方可出庫.3、備用管理推行“三清、兩齊、三一致"原則，即資料清、賬目清、數(shù)目清，擺放齊整、庫房齊整，帳、卡、物一致，做到日清月結(jié)。4、在日清月結(jié)的條件下,行政部于每個月底對全部票據(jù)按部門統(tǒng)計,實時轉(zhuǎn)到財務(wù)部結(jié)算.5、各部門建立耐用辦公用品檔案卡，由行政部按期檢查耐用辦公用品使用狀況，如非正常破壞或丟掉，由當(dāng)事人補償。6、行政部有權(quán)回收企業(yè)調(diào)離人員辦公用品。7、辦公用品成立財富總賬，對每件物件進(jìn)行編號，每個月進(jìn)行一次清點核查。第九條、辦公耗費品一、辦公耗費品的購買1、辦公耗費品的耗費要依據(jù)本部門的實質(zhì)需要申報,節(jié)儉使用,防止浪費.2、辦公耗費品的購買由行政部負(fù)責(zé)，各部門設(shè)專人申報與領(lǐng)取.3、行政部掌握耗費品在正常狀況下每個月的均勻耗費量以及各樣消耗品的市場價錢、耗費品的最正確采買日期。在此基礎(chǔ)上，確立采買量與采買時間，以最小采買量知足平時事務(wù)營運抵耗費品的基本要求。4、關(guān)于在特別場合使用特別辦公耗花費品,使用部門先提出版面申3請《特批辦公用品申請單》（見附件四），行政部對此進(jìn)行必需的檢查后決定能否準(zhǔn)予采買，并按采買流程進(jìn)行核價、采買。5、各部門因工作需要印制各樣票據(jù)時，不論是固有格式仍是更新格式，使用部門在提出印制申請單同時應(yīng)附上印刷票據(jù)的樣品。行政部予以核價、印制.6、行政部負(fù)責(zé)辦公用品花費的結(jié)算，并于每個月底進(jìn)行統(tǒng)計,向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出報告。二、辦公耗費品的領(lǐng)用1、行政部依照各部門的耗材申請，一致采買后發(fā)放。各部門派專人一致領(lǐng)取、發(fā)放與保存。領(lǐng)取人應(yīng)就領(lǐng)取時間、部門名稱以及物件的名稱與數(shù)目署名確認(rèn)。此外,特別辦公耗費品的申請應(yīng)填寫用途。2、局部使用或特別用途的賬薄、各樣登記票據(jù)的訂購、領(lǐng)用,一致由行政部調(diào)控。使用部門或申請者按特別用品申購程序提出申請。3、打印紙領(lǐng)用。各部門、各項目領(lǐng)用打印紙一包(含）以上,需仔細(xì)填寫?辦公用品的申請單?，注明打印紙使用用途、數(shù)目等，經(jīng)主管副總審批,報行政部存案后方可領(lǐng)用.4、禁止未經(jīng)贊同私自拿取企業(yè)辦公用品，違者按偷竊企業(yè)物件處理。第十條、文具用品一、辦公函具的分類1、耗費品：鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、紙質(zhì)筆記本、打印紙、標(biāo)簽、條子紙、信紙、橡皮擦、燕尾夾、電池等。42、管理耗費品：署名筆、熒光筆、修正液等3、管理品：剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、鋼筆、打碼機、計算機、印泥等。二、辦公函具用品使用分類1、個人使用保存的文具用品：如署名筆、橡皮擦、紙質(zhì)筆錄本等。2、部門共同使用的文具用品：如打孔機、訂書機、打碼機等。三、辦公函具用品發(fā)放1、耗費品可依據(jù)歷史記錄（如過去半年耗用均勻數(shù))、經(jīng)驗（估計耗費時間）設(shè)定領(lǐng)用基數(shù)（如署名筆每人每個月發(fā)放一支)，或隨部門及工作狀況調(diào)整發(fā)放時間。2、部分耗費品（如筆芯、電池、紙筒膠帶、修正液），自第二次發(fā)放時，以舊品替代新品。3、耗費品若有故障損失或丟失，由個人或部門自購補償.四、文具用品的管理1、行政部建立“文具用品領(lǐng)用記錄卡"，推行一致保存，在文具領(lǐng)用時做好登記并控制文具領(lǐng)用數(shù)目。2、文具由企業(yè)行政部一致采買,各部門原則上不行自行采買。如遇特別狀況一定自行采買時，應(yīng)預(yù)先征得行政部的贊同后方可采買，否則不予報銷。3、新入職職工到職時由所在部門提出文具申請單，可直接從行政前臺領(lǐng)取文具用品，人員走開時需將節(jié)余文具一并交還行政部.第十一條、辦公家具5一、家具購買家具購買各環(huán)節(jié)，行政部需以臺賬形式記錄下來.臺賬按部門分別設(shè)置，記錄各部門領(lǐng)用、借用和使用辦公家具的狀況，按期以臺賬復(fù)印件形式向各部門主管通告。二、家具配置1、供應(yīng)或配置的辦公家具，一律在醒目處貼上企業(yè)一致表記，并注明部門名稱，家具編號以及購買日期等.2、各部門主管對所配置的辦公家具負(fù)有使用和保存的責(zé)任，應(yīng)防止家具被盜，被挪用被污染以及人為損壞.3、家具使用責(zé)任者調(diào)離時，人力資源部應(yīng)盡早與行政部聯(lián)系，由行政部做出詳細(xì)安排。任何人不得私自分配或使用原有辦公家具。4、家具嚴(yán)格依照誰使用、誰保存、誰負(fù)責(zé)的原則，使用者有不行推辭的保存和保護(hù)責(zé)任，不得私自拜托別人保存家具.5、未經(jīng)過使用者贊同，任何人不得動用已經(jīng)投入使用的辦公家具。三、家具修葺與保存1、行政部每半年對企業(yè)現(xiàn)有及庫存辦公家具進(jìn)行清點匯查,將賬物查對狀況形成清點明細(xì)表，上報部門主管。2、家具損壞或污染需要進(jìn)行維修與沖洗時，使用者及各部門不得任意處理，需上報行政部，由行政部一致安排。3、經(jīng)行政部檢查確認(rèn)的沒有維修必需，由行政部向主管領(lǐng)導(dǎo)請示，做報廢辦理。4、如因個人原由，造成家具損壞、丟掉的，視其情節(jié)輕重,處以6相應(yīng)補償。第十二條、辦公設(shè)施報廢流程部門申請人填寫“設(shè)施報廢申請單”，詳盡注明設(shè)施名稱、型號、編號、數(shù)目以及報廢原由，部門經(jīng)理署名確認(rèn)。行政部接到“設(shè)施報廢申請單”，報企業(yè)成本管理副總署名確認(rèn)后，將“設(shè)施報廢申請單”及所要報廢的設(shè)施交由庫房銷賬。招采中心就報廢設(shè)施進(jìn)行招標(biāo)，確立中標(biāo)廠家及中標(biāo)價錢，中標(biāo)廠家需向招采中心交托不低于中標(biāo)金額的押金，同時招采中心開具收條和中標(biāo)通知書至中標(biāo)廠家。中標(biāo)廠家憑中標(biāo)通知書和收條至企業(yè)庫房取中標(biāo)廠家持企業(yè)主管副總署名的報廢設(shè)施收條，將對付的中標(biāo)款項付至企業(yè)財務(wù)，招采中心返還押金，至此辦公設(shè)施報廢辦理完成。第十三條、項目部辦公設(shè)施配置的說明一、電腦：項目部以下人員可裝備電腦:資料員、技術(shù)總工。使用者負(fù)責(zé)保護(hù)自己的電腦，電腦維修由企業(yè)指派專人進(jìn)行.二、打印機：一間資料室安裝一臺打印機，一致由企業(yè)行政部專人負(fù)責(zé)連結(jié)。三、傳真機:每個項目裝備一臺傳真機,由負(fù)責(zé)工程項目的項目經(jīng)理7申請并管理。四、數(shù)碼相機:為方便現(xiàn)場取證，各項目部可申報一部數(shù)碼相機。五、復(fù)印機:各項目部可申報一臺復(fù)印機，由本項目項目經(jīng)理申報,管理。六、空調(diào)、風(fēng)扇、電暖氣:項目部辦公室夏天可申報空調(diào)、風(fēng)扇，冬天無集體供暖設(shè)施的辦公室和宿舍可申報電暖氣,行政部有權(quán)依據(jù)企業(yè)現(xiàn)存設(shè)施數(shù)目在各項目部間分配，沒法知足需求時購買。七、辦公桌椅、文件柜:項目部若需增添辦公桌椅及文件柜應(yīng)說明原由，若破壞應(yīng)走相應(yīng)的報修或報廢程序。八、圖集、資料軟件：各項目部應(yīng)工作需要購買圖集、資料軟件,報技術(shù)部審批由行政部一致采買。第十四條、項目辦公設(shè)施折舊管理說明一、項目上裝備新設(shè)施的折舊方法說明:1、假如項目上裝備的是新購買辦公設(shè)施，那么第一依照此設(shè)施的原有價值和使用年限來進(jìn)行折舊換算，計算出每個月的設(shè)施折舊值在多少，而后按每個月折舊值乘以項目工期月數(shù),來計算此項目從工程開始之日到截止之日內(nèi)所產(chǎn)生的折舊花費，此項花費在所屬項目工程款中予以扣除。比如:戴爾電腦3300元÷使用年限10年＝每年折舊值330元每年折舊值330元÷12個月＝每個月折舊值27.5元8每個月折扣值27。5×（假定項目工程期）6個月＝165元（項目整個工期內(nèi)折舊花費）戴爾電腦3300元－工期內(nèi)折舊費165元＝折舊后價值3135元2、本項目結(jié)束后,項目上的辦公設(shè)施跟從項目經(jīng)理轉(zhuǎn)移到下一新項目，折舊值則從折舊后的產(chǎn)品現(xiàn)有價值來從頭依據(jù)工期計算新一輪折舊花費，而后在工程款中扣除,直到設(shè)施報廢為止。二、項目上裝備老設(shè)施的折舊方法說明：1、假如接收的不是原有項目的辦公設(shè)施或經(jīng)過維修后的辦公設(shè)施，那么第一依照設(shè)施折舊后目前價值和所剩使用年限來進(jìn)行折舊換算，計算出每個月的設(shè)施折舊值在多少，而后依舊依照每個月折舊值乘以項目工期月數(shù)來計算此項目整個工期內(nèi)所產(chǎn)生的折舊花費，此項花費在所屬項目工程款中予以扣除。比如：維修折舊后的戴爾電腦1500元÷使用年限5年＝每年折舊值元每年折舊值300元÷12個月＝每個月折舊值25元每個月折扣值25×（假定項目工程期)6個月＝150元（項目整個工期內(nèi)折舊花費）戴爾電腦1500元－工期內(nèi)折舊費150元＝折舊后價值1350元2、本項目結(jié)束后，項目上的辦公設(shè)施跟從項目經(jīng)理轉(zhuǎn)移到下一新9項目,折舊值則從折舊后的產(chǎn)品現(xiàn)有價值來從頭依據(jù)工期計算新一輪折舊花費,而后在工程款中扣除,直到設(shè)施報廢為止。第十五條、其余易耗品依據(jù)使用狀況進(jìn)行申報第十六條、文件設(shè)施復(fù)印機、傳真機由行政部設(shè)專人負(fù)責(zé)管理.第十七條清點辦公用品保存人應(yīng)針對所保存物件進(jìn)行周末清點。第十八條本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解說。第十九條本規(guī)定自公布之日起實行.此前公布的?辦公用品管理制度?至本規(guī)定公布之日起予以取消。10附件一辦公用品申請單申購部門:申購日期：年月日序號物件名稱規(guī)格/型號申購數(shù)用途備注量123456789101112131415161718192021部門負(fù)責(zé)人：有關(guān)副總：行政經(jīng)理審批:常務(wù)副總審批：為了不耽擱您正常辦公,請在每個月25日以前，填寫、審查清楚交由行政部。11附件二:辦公用品申購匯總表填表日期：年月日申請人申請部門品名單位數(shù)目單價估計部門審批使用者人金額12附件三：年月辦公用品領(lǐng)用登記表日期物件數(shù)目部門領(lǐng)用人日期物件數(shù)目部門領(lǐng)用人辦公用品保存人：領(lǐng)用經(jīng)辦人:13附件四：特批辦公用品申請單：填表日期：年月日申請人:部門：領(lǐng)用時間辦公用品名U盤（規(guī)鼠標(biāo)：鍵盤：其余：稱格）：數(shù)目：申請原由:用途：部門負(fù)責(zé)人：有關(guān)副總：常務(wù)副總:行政經(jīng)理確認(rèn)：附帶說明:1、特例辦公用品若有丟掉破壞，需在申請原由一欄寫清楚并由部門負(fù)責(zé)人署名確認(rèn)；2、U盤領(lǐng)用需寫清用途;3、破壞的物件請先交還行政部再領(lǐng)用新物件；4、如因個人原由丟掉請自行負(fù)責(zé)；5、若有辭職請將辦公用品送還，并由接手人署名確認(rèn)14辦公用品的申報和領(lǐng)用規(guī)定第一條企業(yè)各部門所需的辦公用品，按計劃由行政部一致購買，各部門按實質(zhì)需要領(lǐng)用。第二條申報一、職工如需領(lǐng)用辦公用品，各部門應(yīng)于每個月25日前將下月的辦公用品《領(lǐng)用需求單》交到行政部，行政部負(fù)責(zé)匯總各部門申請并一致進(jìn)行申報、采買。新職工入職,由自己或所屬部門管理員向行政部申領(lǐng)后，發(fā)給自己。二、全部申報的辦公用品一定按工作實質(zhì)需要提出.三、各部門若有重要事務(wù)需大量量領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)提早一周通知行政部,免得庫存良不夠，采買不實時而影響工作。四、購買平時辦公用品或報銷正常辦公花費，由行政部經(jīng)理審批，購買大宗辦公用品，一定按財務(wù)管理規(guī)定報總裁或常務(wù)副總贊同后購買。五、行政部將依據(jù)申請人的職位、工作內(nèi)容進(jìn)行審查按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。第三條領(lǐng)用一、行政部為每位職工建立《職工辦公用品領(lǐng)用卡》，登記職工個人領(lǐng)用的辦公用品,職工辭職時，按表上記錄退還所領(lǐng)用的辦公用品。二、職工每次領(lǐng)用文具時，需在《職工辦公用品領(lǐng)用卡》上署名確認(rèn)。三、行政部原則上在每個月初辦理領(lǐng)用手續(xù)，其余時間不受理辦公用品領(lǐng)用；一下狀況除外：1、職工入職需領(lǐng)用的辦公用