標(biāo)準(zhǔn)版高效會議管理講師：課程目的

一、了解會議常有的缺點和會議的種類二、掌握會前、會中、會后進行的要領(lǐng)和原則

三、培養(yǎng)主管主持高效率會議所具備的能力

01.權(quán)威統(tǒng)計02.會議的意義03.會議的五項功能04.會議的目的05.高效率會議的管理技巧06.關(guān)于會議頻率的建議07.會議的分類08.公司會議規(guī)劃舉例目錄權(quán)威統(tǒng)計據(jù)權(quán)威統(tǒng)計：一個大型企業(yè)的主管一年有60%的時間在開會（約30%參加上級部門的會議，30%參加本部門會議）；每年召開的會議約240個；每年會議成本達3500萬元！會議的成本

1、直接成本—工資、租場地,多媒體設(shè)備,差旅費,食宿費,文件復(fù)印費等)。

2.、間接成本—機器設(shè)備的折舊、因為會議而導(dǎo)致的加班

3、機會損失成本(如:不及時處理客戶投訴,不能及時解決本職工作范圍內(nèi)的突發(fā)事件而造成的損失等)。會議的意義集思廣益的渠道,很多高水準(zhǔn)創(chuàng)意,都是相互碰撞出來的顯示一個組織或部門的存在群體溝通的方式會議的意義會議的五項功能會議是指兩個或兩個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。會議的五項功能：①提供信息；②匯集信息；③解決問題；④宣傳政策；⑤培育訓(xùn)練。會議的五項功能會議的目的1．開展有效的溝通2．資訊傳達3．監(jiān)督員工的工作進展4．達成協(xié)議,解決問題5．決策和資源共享6．開發(fā)創(chuàng)意7．激勵員工士氣8．鞏固經(jīng)理人的地位會議的目的1.欠缺目標(biāo)。2.目標(biāo)不明確。3.欠缺議程。4.與會人選不當(dāng)(與會者太多或與會者太少)。5.會議時間不當(dāng)(周一早上或周五下午)。6.開會通知時間不當(dāng)(太早通知開會或太晚通知開會)。7.開會通知內(nèi)容欠周詳。影響會議效率的因素8.會議地點不當(dāng)。9.會議場地設(shè)備欠佳。10.與會者無準(zhǔn)備而來。11.未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當(dāng)。12.會議不能準(zhǔn)時開始。13.會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩。14.向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。一、會議前的原因：1.從事交誼活動。2.外界干擾。3.與會者發(fā)言離題。4.主席出難題。5.讓沒有必要留在會場的人員留在會場。6.猶豫不決。7.資料不充足，卻貿(mào)然決策。8.少數(shù)人壟斷會議。影響會議效率的因素9.與會者之間交頭接耳。10.與會者不表明真正感受或意見。11.與會者之間爭論。12.與會者與主席爭論。13.視聽器材發(fā)生故障。14.與會者欠缺熱心。15.會議超出預(yù)定時間。16.主席未能總結(jié)會議成果。

二、會議中的原因：1.欠缺會議記錄。2.不能對決議事項進行追蹤。3.不能對會議成敗得失進行檢討。4.不能及時解散已實現(xiàn)任務(wù)的臨時性委員會或工作小組。5.與會者對會議感到不滿。影響會議效率的因素三、會議后的原因：12月16日，客戶將50個樣品速遞到新華公司后，要求新華公司盡快按照樣品的形狀生產(chǎn)1000萬產(chǎn)品,并于2月26日交貨。公司接到如此大的訂單有喜有憂，喜的是這筆訂單完成交貨后可以為公司帶來800萬元的利潤。憂的是:在短短的10天內(nèi)做不出1000萬產(chǎn)品，總經(jīng)理召集各部門主管開會，要求業(yè)務(wù)、生管、制造、品管、研發(fā)、采購、工程等部門全力配合,完成生產(chǎn)任務(wù)和準(zhǔn)時交貨。請問:假如你是總經(jīng)理,你打算如何召開這次會議?練習(xí)題高效率的會議管理技巧1、會前：會前準(zhǔn)備工作

要想經(jīng)營成功的會議，必須要有周全的會前準(zhǔn)備工作。很多會議因為缺乏充分的會前準(zhǔn)備工作，才導(dǎo)致低質(zhì)量的討論過程。2、會中：議事過程

是會議的主體及核心部分，此部分在無特殊情況下應(yīng)盡量按照事先的議程安排進行，以保證會議的高效率進行。3、會后：決議追蹤

會議結(jié)束后各與會者應(yīng)執(zhí)行主席在會中所分派的工作，并作成簡報反饋給主席或在下一次會議中進行匯報。高效率的會議管理技巧開會目的是否清楚；決定與會者名單；決定由誰來擔(dān)任會議主席與會議記錄者；決定會議時間、長度與會議地點；準(zhǔn)備好會議所需輔助設(shè)備；決定哪些與會者該做簡報與何時做；暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項，并把議程事先發(fā)給與會者；分發(fā)開會通知。切記:會前準(zhǔn)備失敗了,就意味著準(zhǔn)備失敗!1、會前準(zhǔn)備清單時間:12月16日上午11點地點:公司大會議室1、（11：00）任命一位會議主席2、（11：10）為缺席致歉3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄4、（11：30）上次會議提出的事項5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜

（12：00）會間休息6、（12：15）財務(wù)事項7、（12：45）特別事宜8、（13：15）下次會議細節(jié)舉例：會議議程(1)會議人員依目的而定，盡是減少參加人數(shù)（5~12人為宜），明確會議目的。(2)事先分送議程、議題或草案，以使參加人員

有所準(zhǔn)備。(3)出席率管制及遲到之管制，代理人應(yīng)盡避免。(4)選定最適當(dāng)?shù)臅r間、日期、地點（場所）。

(5)主席預(yù)估會議可能的狀況及結(jié)果。(6)個人接觸之應(yīng)用（會前之溝通）。

(7)指定專人記錄和簽到。(8)主席報告本議案和與會人員之關(guān)系，及回應(yīng)會中應(yīng)決定的問題。2、會議前的要領(lǐng)(1)準(zhǔn)時開會，準(zhǔn)時散會。(2)遵守制度，避免離席。

(3)會議目的，人人清楚。

(4)充分參與，全員發(fā)言。

(5)發(fā)表意見，條理清楚。

(6)不推責(zé)任，不誹他人。

(7)發(fā)生爭辯，設(shè)法緩和。(8)

掌握議程，按部就班。(9)

集中主題，不談廢話。(10時間太長，中途休息。(11)集中精力，減少走動。(12)相關(guān)事項，作好記錄。(13)議題結(jié)論，復(fù)述一遍。(14)達成共議，分配工作。3、會議進行中的要領(lǐng)1、導(dǎo)言：主席開場白2、討論過程：理清問題所在并整理出頭緒，找到相應(yīng)對策并達成共識。①、找出并分析問題的原因：分別是（1）…（2）…（3）…

（主席確認以上原因各與會者都無異議，再進行下一步驟）。②、商討并列出可能的對策：分別是（1）…（2）…（3）…（主席確認以上原因都已詳細討論，再進行下一步驟）。③、比較第二步所列對策，對其進行評估，看何者最符合原議事目標(biāo)，并達成決議、確定對策（1）…（2）…（3）…3、結(jié)論：①、請會議記錄者重述已達成的決議；②、詢問與會者有無異議；③、確認工作分配完成并已記錄妥當(dāng)。4、會議參考流程1）、營造和諧的氣氛；2）、控制討論方向，使會議照議程進行；3）、正確總結(jié)各段落或議題的討論內(nèi)容；4）、引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言；5）、尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一邊倒的情況；6）、減少與議題無關(guān)的爭辯與討論；5、主席的幾大職責(zé)信號借口設(shè)伏對抗嚴(yán)重混亂6、控制會議-讀出消極信號愛講故事的發(fā)言者；如何面對“攻擊他人”的參會者；“防衛(wèi)心理強”的參會者；愛唱“反調(diào)”的參會者；游離在“會議”之外的參會者。7、控制會議-意外情況處理暴力型：暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君，但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。遷就型：遷就型就是一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型。回避型：回避型既不決斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型：協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。妥協(xié)型：妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。8、控制會議類型發(fā)言內(nèi)容要有組織適時發(fā)言一次只討論一個要點口齒清晰、陳述有力讓證據(jù)說話仔細傾聽他人討論避免不當(dāng)?shù)闹w語言9、給與會者的幾個建議1、盡快編寫會議記錄，分送與會人員及有關(guān)單位。2、記錄力求減要，設(shè)計一定的格式，項目包括：會議名稱、記錄時間、地點、主席、出席人員、報告事項、討論事項、決議事項及工作分配、負責(zé)人員、完成期限，上次會議決議執(zhí)行追蹤結(jié)果。3、會議之追蹤下次會議先提出討論或進度報告平時或定時追蹤10、會議后的進行要領(lǐng)01、重要的會議應(yīng)錄音下來，使整理會議時有據(jù)可循；02、除非有必要，定期招開的會議通常不用錄音。因花費時間錄下的詳細內(nèi)容，可能毫無用武之地；03、大多數(shù)會議都應(yīng)指定一位會議記錄者。主席最好不要兼職此工作，而最好由與會者輪流擔(dān)任；04、會議記錄者最好有一定的語言組織能力，使筆記流 暢，易于了解，同時不失真；05、會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁紙的長度；06、會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄錯誤的部分；07、將整理好的會議記錄分發(fā)給各與會者。11、給會議記錄的幾點建議關(guān)于會議頻率的建議

固定部門會議至少每月一次全體的會議建議每半年一次處理突發(fā)事件會議避免頻繁一對一的會議可以隨時舉行會議頻率建議已經(jīng)按慣例開過的會議沒有要特別討論的事項還有比開會更好的方法決策者已經(jīng)決定的事情不需要開會的情況會議分類聯(lián)絡(luò)型會議匯報型會議達成決議或解決問題型會議問答式會議教育、演講型會議會議的分類公司會議規(guī)劃舉例聯(lián)絡(luò)型會議01經(jīng)理聯(lián)絡(luò)會主管聯(lián)絡(luò)會部門內(nèi)聯(lián)絡(luò)會班長聯(lián)絡(luò)會早會匯報型會議03周會月度總結(jié)會品質(zhì)管理會教育型會議02TPM指導(dǎo)會TPM專題教育全員教育專題型教育評審型會議05質(zhì)量管理體系評審會產(chǎn)品認證會解決問題型會議04缺點改善討論會QC小組研討會新品開發(fā)研討會1、會議舉例---經(jīng)營會議

項目會議名稱主席

參加人員

時間會議議程及大綱1經(jīng)營會議總經(jīng)理經(jīng)理級以上

二次／月09/0409/2510/910/2311/0611/2012/1112/26pm14：0016：00

1．主席報告：公司動態(tài)、客訴&品質(zhì)異常、專案進度、上次會議執(zhí)行進度2．各單位報告：部門績效、異常說明、部門協(xié)調(diào)3．主席說明及指示4．討論

5．決議

6．臨時任務(wù)7．上級指導(dǎo)

8．散會項目會議名稱主席

參加人員

時間會議議程及大綱2部門會議部門負責(zé)人

1．廠部班長級以上2．間接部門：全員1．每周三Pm16:00-17:00

1．主席報告：公司&部門動態(tài)客訴&品質(zhì)異常、專項進度上次會議執(zhí)行進度2．各單位報告：單位績效、異常說明、單位協(xié)調(diào)3．主席說明及指示4．討論5．決議

6．會議工作分配7．上級指導(dǎo)

8．散會

銷售中心所有人員每周六Pm15:30-17:00

XX部門所有人員

每周一Pm09:00-10:30

2、會議舉例---部門會議項目會議名稱主席

參加人員

時間會議議程及大綱3產(chǎn)銷會議

總經(jīng)理業(yè)務(wù)，資材生產(chǎn)等部門負責(zé)人以上人員或相關(guān)人員每月12日Pm13:00-15:00

1．主席報告：產(chǎn)銷營運狀況重點方針2．業(yè)務(wù)報告：市場狀況趨勢銷貨報告、未來接單及月計劃3．生管報告：過去產(chǎn)能與負載、未來產(chǎn)能與負載4．討論

5．決議6．臨時任務(wù)7．上級指導(dǎo)

8．散會3、會議舉例---產(chǎn)銷會議

項目會議名稱主席

參加人員

時間會議議程及大綱4生產(chǎn)協(xié)調(diào)

資材負責(zé)人生管，采購物料負責(zé)人員每周三Pm15:30-16:40

1．主席報告：本周進度檢討本周下周動態(tài)資訊下周生產(chǎn)計劃2．各單位協(xié)調(diào)事項異常或其他意見進度&負載3．討論

4．決議

5．臨時任務(wù)6．上級指導(dǎo)

7．散會4、會議舉例---生產(chǎn)協(xié)調(diào)會項目會議名稱主席

參加人員

時間會議議程及大綱5品質(zhì)月會

品管負責(zé)人服務(wù)，業(yè)務(wù)制造，品管

一次／月Pm13:00-15:0009/0810/1311/0912/08

1．主席報告：本周進度檢討2．服務(wù)報告：服務(wù)案件異常說明3．製造報告：製造中異常說明4．品質(zhì)改善、討論案5．決議5、會議舉例---品管月會項目會議名稱主席

參加人員

時間會議議程及大綱6公司早會

總經(jīng)理全體人員一次／月

1．5S運動&整理整頓頒獎2．上月銷貨，生產(chǎn)入庫達成率報告3．本月銷貨，生產(chǎn)入庫目標(biāo)報告4．公司制度宣導(dǎo)或?qū)ｎ}報告

6、會議舉例---全公司早會項目會議名稱主席

參加人員

時間會議議程及大綱7部門早會

部門負責(zé)人各部門人員

二周一次Am07:50-08:00

1．部門事項或上級資訊傳達2．專題演講8班會(早會)

班、組長

單位內(nèi)人員

每周三Am07:50-08:00

1．工作教導(dǎo)2．工作教養(yǎng)3．單位內(nèi)進度檢討、資訊傳達4．應(yīng)與其他單位配合事項傳達7、會議舉例---部門早會8、X公司四月份會議規(guī)劃會議時間星期日期營銷周會品管月會……會AM10:00-11:00PM2:00-3:0012345678…三四五六日一二三會議是管理者進行有效管理的一個重要工具。切記：會議成敗的關(guān)鍵并不在于開會的那幾十分鐘，而在于會前準(zhǔn)備及會后的落實！結(jié)束語高效的會議管理培訓(xùn)Effectivemeetingmanagementtraining講述人：覓LOGO放置在此處THEMEETINGTRAINING我們的約定/OurPact學(xué)員需有以下兩個要求學(xué)員需有以下三個承諾準(zhǔn)時到教室手機放置無聲要積極參與發(fā)言要積極聽取他人發(fā)言要在自己工作上運用目錄/Contents召開會議的時機與決定Thetiminganddecisionofameeting01有效的會議管理流程Effectivemeetingmanagementprocess02會議主持管理技巧Meetingmanagementskills03召開會議的時機與決定Thetiminganddecisionofameeting這里填寫簡單的開場白，避免出現(xiàn)演示時首頁停留時間過長，而觀眾無內(nèi)容可看，可以寫一些本文概述的內(nèi)容。01整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！會議需要管理嗎？會議還需要技巧嗎？Domeetingsneedtobemanaged?

Doyouneedmoreskillsinmeetings?會議的管理與技巧Meetingmanagementandskills……激勵士氣顯示組織/部門存在解決工作問題鞏固主管地位行動方案決策狀況信息溝通我們?yōu)槭裁匆_會？Whyarewehavingameeting?理想的會議時機需要團隊整體提供信息和建議需要團隊參與解決某個問題或共同決策需要與團隊分享信息、成功、擔(dān)憂或是了解態(tài)勢需要來自于不同團隊的成員共同處理某個問題需要公開澄清某個問題、情況團隊強烈需要會面下列情況，應(yīng)召開會議一對一可以解決你沒有充足的時間準(zhǔn)備有更好的溝通信息的方法，如電子郵件，電話或備忘沒有爭議的狀況討論主題不需要大家同時共同參與團隊成員間需要分開一段時間，以消除沖突或挫敗的影響IdealmeetingtimingAtameetingNomeetings下列情況，不應(yīng)召開會議選準(zhǔn)開會的時機需要下屬為你決策提供信息需要澄清下屬應(yīng)對重要項目中的負責(zé)人們對于如何解決問題有不同意見有事需要當(dāng)眾表揚或批評給小組委派任務(wù)需要開會你需要進行一個重要的人事決定團隊成員對上次會議的結(jié)果感覺挫敗上次會議的與會者沒有按時完成工作聽取下屬匯報工作你是唯一做決策并且知道該怎么做的人ChoosetherighttimeforthemeetingNeedtomeetNomeetingsrequired不需要開會01建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多與每周一次,否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動固定的部門會議02建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。處理意外的會議03建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。小范圍會議會議的頻率FrequencyofMeetings領(lǐng)導(dǎo)者參與者推動者時間控制者專家決策制定者發(fā)現(xiàn)者問題小子會議的角色Theroleofthemeeting有效的會議管理流程Effectivemeetingmanagementprocess這里填寫簡單的開場白，避免出現(xiàn)演示時首頁停留時間過長，而觀眾無內(nèi)容可看，可以寫一些本文概述的內(nèi)容。02策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知宣布會議規(guī)則恰當(dāng)扮演角色控制議程進度推動達成決議迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀(jì)要立即行動跟進持續(xù)改進會議PLAN會前準(zhǔn)備DO會中控制REVIEW會后跟進高效會議流程Efficientmeetingprocess明確會議內(nèi)容設(shè)定流程順序召開會議的目的描述目標(biāo)與產(chǎn)出確定與會者角色羅列需討論項目尋求項目間的聯(lián)系區(qū)分信息分享與問題分析及決策制訂先易后難，先簡后繁把復(fù)雜項目分解成相對簡單可控的會前準(zhǔn)備/策劃會議議程Prepare/plantheagendabeforethemeeting會議議程主題：ST1000產(chǎn)品設(shè)計目的：決定ST1000的最終設(shè)計稿討論項目時間安排回顧設(shè)計目標(biāo)10分鐘評估建議設(shè)計20分鐘其他方案比稿30分鐘方案成本分析10分鐘目標(biāo)：選擇一種基本滿足團隊主要需求并且

可以預(yù)算內(nèi)實施的方案議程目標(biāo)期望成果利益關(guān)注點后續(xù)行動回顧期望值重復(fù)PDR策劃議程的幾點建議會前準(zhǔn)備/策劃會議議程Prepare/plantheagendabeforethemeeting目標(biāo)明確會議要達到的目標(biāo)期望成果讓與會者可提前了解對會議的觀點鼓勵與會者提出他們會議期望值，必要時調(diào)整議程利益與關(guān)注了解團隊目前的狀態(tài)形勢設(shè)法增加有效的工作方法與流程有助于理解溝通或是清除障礙提升傾聽與相互理解水平將關(guān)注點轉(zhuǎn)化為實際的行動確保會議技能的提高重復(fù)PDR后續(xù)行動在會議開始前就考慮行動方案確保大家關(guān)注行動與產(chǎn)出而不是問題強調(diào)個人行動的責(zé)任增強改善的意愿設(shè)定行動節(jié)奏重復(fù)上述步驟堅持Plan->Do->Review流程策劃議程的幾點建議agenda-planningSomeSuggestionson會前準(zhǔn)備/篩選參會人員Prepare/screenparticipantsbeforethemeeting識別潛在的參會者羅列工作與會議主題相關(guān)的人員還有誰可能會被遺忘確認參會者的角色確定會議規(guī)模使用會議角色篩選潛在與會人員預(yù)設(shè)關(guān)鍵貢獻者確定與會者名單確定名單中的關(guān)鍵貢獻者會議行政安排會前準(zhǔn)備/會議行政安排Premeetingpreparation/meetingadministrationarrangement會議地點會議室布置設(shè)備與材料準(zhǔn)備點心飲料及其他日期時間持續(xù)時間具體內(nèi)容的時間安排……時間參會人員會議角色重點貢獻者承擔(dān)責(zé)任者……人員地理位置會議室安排與預(yù)定場地環(huán)境交通安排……場所主題與目標(biāo)具體內(nèi)容與議題產(chǎn)出與結(jié)果背景資料與信息……內(nèi)容會前準(zhǔn)備/發(fā)送會議通知Prepare/sendthemeetingnoticebeforethemeeting會前準(zhǔn)備/問題的預(yù)先防范Pre-meetingpreparation/pre-preventionofquestions可能存在的障礙可能的應(yīng)對措施與會者沒有及時獲得通知與會人員沒有相應(yīng)的職權(quán)去解決問題事先沒有解決與會者的沖突盡量提前發(fā)布會議信息·預(yù)先確認與會對象·設(shè)置一個合理的會議目標(biāo)·取消會議·在會議前預(yù)先進行溝通·了解會議的目的是否一定要開會確定會議的形式安排會議的議程決定會議的時間確定會議的主持人決定會議的地點研究會場如何布置確定出席人數(shù)安排出席者座位是否準(zhǔn)備會議名牌是否安排交通工具是否安排與會者住宿是否發(fā)出了會議通知確定視聽教材確定輔助教材準(zhǔn)備會場周邊位置圖是否要求與會者準(zhǔn)備資料確定自己準(zhǔn)備的相關(guān)資料是否安排會后活動并事先通知會前準(zhǔn)備/檢核清單Prepare/checklistbeforemeeting判斷分析題會前準(zhǔn)備Themeeting課前準(zhǔn)備工作議程會議規(guī)則是與會者的行為承諾契約確定和宣布會議規(guī)則的目的是會中控制/宣布會議規(guī)則Control/announcemeetingrulesinthemiddleofthemeeting幫助團隊在會議中保持聚焦在關(guān)鍵問題上，并形成決議就團隊成員如何互動，為會議作出貢獻達成共識會后可以用于評估會議中團隊工作是否有幫助區(qū)分會議中“恰當(dāng)?shù)男袨椤迸c“不恰當(dāng)?shù)男袨椤标P(guān)閉或不攜帶手機，至少應(yīng)放置在靜音狀態(tài)按時開始結(jié)束，尤其是在中間短暫休息以后事先聲明約束性條件就如何處理爭議達成共識尊重相互之間發(fā)表觀點的權(quán)利突出重點，如果較復(fù)雜就先解釋再總結(jié)聚焦議程內(nèi)的問題，非議程內(nèi)的記錄下來，不討論應(yīng)當(dāng)開小會同時1個以上的討論對話長時間的1對1討論扔“手榴彈”，比如與會議無關(guān)的個人觀點討論臨時想到的話題，除非對會議原目標(biāo)有直接產(chǎn)出直接評論特別是批評別人提出的觀點沒有人對每個內(nèi)容進行總結(jié)并確定行動方案ShouldbeShouldnotbe不應(yīng)當(dāng)會中控制/高效會議的行為準(zhǔn)則建議Proposedcodeofconductforcontrolled/efficientmeetingsinameeting議程領(lǐng)導(dǎo)者負責(zé)整個會議，設(shè)定會議內(nèi)容與產(chǎn)出會中控制/恰當(dāng)扮演自己的角色Takecontrol/playyourroleproperlyinthemeeting確認與會者名單提供支持、信息和資源營造氛圍鼓勵創(chuàng)意作出決定需要認真充分的準(zhǔn)備、參與并影響會議為會議設(shè)定合理的較高期望值在會議中多使用“我們”而非“我”提醒團隊任務(wù)的重要性議程推動者負責(zé)控制會議的程序與進度會中控制/恰當(dāng)扮演自己的角色Takecontrol/playyourroleproperlyinthemeeting堅持實施會議的議程適當(dāng)“管理”與會者的行為確保與會者處在“安全”狀態(tài)記錄團隊的建議與決議時間控制必要時把大家?guī)Щ卣}協(xié)助歸納和澄清觀點協(xié)助達成會議成效提供反饋議程參與者負責(zé)積極的為會議貢獻“輸入”會中控制/恰當(dāng)扮演自己的角色Takecontrol/playyourroleproperlyinthemeeting事先了解會議議程與目標(biāo)了解會議背景，搜集有用的信息積極傾聽積極提供觀點與建議遵守會議議程與規(guī)則恰當(dāng)?shù)呐c會“行為”承諾并履行安排的任務(wù)議程嚴(yán)格按議程，控制進程TIPS：用好會議白板會中控制/控制議程進度Control/controltheagendainthemeeting幫助團隊討論聚焦即時記錄會議內(nèi)容與要點鼓勵參與“共有”觀點增進成就感有人遲到早退少數(shù)人支配討論堅持按時開始和結(jié)束會議規(guī)避可能的原因給某人在會議中安排一個角色會議開始時確認大家是否能夠堅持到底，否則考慮調(diào)整時間長度會后私下交流了解部分缺席的原因感謝他們的發(fā)言，然后指名其他人告訴大家給還沒有發(fā)言的人機會如果有人插嘴，請他們讓別人講完如果發(fā)言太長，可以禮貌的請他先停下來整理一下思路后再安排發(fā)言會議沒有進展提醒議程的內(nèi)容與明確的目標(biāo)提供有效信息或?qū)γ鞔_任務(wù)及程序梳理狀況確保沒有遺漏重要信息，切換到下個話題建議一個小休息會中控制/控制議程進度的技巧（一）Techniquesforcontrolling/controllingtheprogressoftheagendainmeetings(1)發(fā)生爭執(zhí)與沖突及時制止斗嘴告訴大家有激情但不能過分激動，需要控制情緒重申會議中的行為準(zhǔn)則聚焦觀點而非提出觀點者鼓勵開放心態(tài)和多角度視野防止過早的評論觀點，無奈情況請他們離開會議室無人發(fā)言重復(fù)討論議題不要急于打破安靜分析形勢，揣摩大家的想法問大家是否還需要更多的信息確認不是自己導(dǎo)致了這種情況把大家分成更小的組進行討論，鼓勵更多的參與及時將大家的觀點記錄在白板或大白紙上當(dāng)有人開始重復(fù)討論時，指出已經(jīng)存在的觀點，請他提供新的信息說話繞圈子確認離題的情況已經(jīng)發(fā)生多久，哪些人參與，現(xiàn)在情況如何感謝提出有爭議觀點的人，重申建設(shè)性爭議往往是得到最佳結(jié)果的關(guān)鍵讓團隊知道意見多樣性的優(yōu)點告訴大家可以自由發(fā)表自己的意見會中控制/控制議程進度的技巧（二）Techniquesforcontrolling/controllingtheprogressoftheagendainmeetings(2)說話離題及時提醒會議議程與目標(biāo)如果確實重要可以記錄下來，留待下次會議討論復(fù)述發(fā)言并幫助總結(jié)歸納，以確保發(fā)言的價值避免過多討論與解釋與議程無關(guān)的話題權(quán)威決策會中控制/群體決策的幾種技巧Severaltechniquesofcontrol/groupdecisionmakinginameeting投票決策討論決策共識決策議程會議評估應(yīng)當(dāng)包括會后跟進/會議評估要點Post-meetingfollowup/meetingevaluationpoints將會議的結(jié)果與起始設(shè)定的議程及目標(biāo)進行比較以評估會議的有效性檢查會議是否符合團隊程序，符合有效會議標(biāo)準(zhǔn)及時流轉(zhuǎn)會議記錄會議技巧的個別輔導(dǎo)知識分享NO.行為是否1召開前與會者拿到了具體的會議議程2目標(biāo)清晰明確3印刷品及其他輔助材料提前準(zhǔn)備并及時分發(fā)4場地安排：大小，設(shè)備，環(huán)境適宜5準(zhǔn)時開始6嚴(yán)格按議程進行7與會者非常清楚應(yīng)當(dāng)在會議中發(fā)揮自己的作用8按時結(jié)束9過程中，參與和分享良好10有清楚的總結(jié)歸納11與會者的問題與關(guān)