淺談學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策淺談學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策

學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的真實(shí)記載，客觀反映和記錄著學(xué)校開(kāi)展改革歷程，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案的收集、管理和利用方式也發(fā)生了基本性變化，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程必須面對(duì)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及其重要性

檔案數(shù)字化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)及互聯(lián)網(wǎng)為依托，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤(pán)、磁盤(pán)等載體中，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和終端等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效管理、利用和共享，為用戶(hù)提供更為便捷、生動(dòng)、豐盛及到位的檔案信息效勞。

學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)作為學(xué)?！爸腔坌@〞建設(shè)的重要組成局部，通過(guò)采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)收集、整理、編輯和利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化，不僅減少檔案管理、維護(hù)和檢索時(shí)間，大幅度提高檔案管理工作的效率，而且進(jìn)一步優(yōu)化了檔案利用的方式，為教職工和學(xué)生查閱和利用檔案提供快捷效勞，充沛體現(xiàn)了便民效勞的觀點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案利用伎倆的數(shù)字化。

2學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

為順應(yīng)社會(huì)開(kāi)展和工作需求，很多學(xué)校不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷探索和改良檔案數(shù)字化建設(shè)的方式辦法，并取得一定的功效。珠海市技師學(xué)院檔案室也使用文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)采用現(xiàn)代化管理伎倆優(yōu)化檔案工作，但在探索過(guò)程中也存在一些問(wèn)題。

〔一〕學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)投入缺乏

目前，學(xué)校對(duì)檔案室數(shù)字化建設(shè)的投入力度缺乏，根底設(shè)施設(shè)備相對(duì)落后，如密集柜為傳統(tǒng)組合鐵皮柜，沒(méi)有智能系統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)定位和監(jiān)控檔案等功能，而整套更換，需要學(xué)校的重視和資金支持。此外，雖然采用檔案管理系統(tǒng)，但只是檔案目錄管理電子化，歸檔文件依然以傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔為主，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化。

〔二〕檔案數(shù)字化建設(shè)的人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高

學(xué)校檔案工作人員普遍具有檔案學(xué)、檔案管理等相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但是對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖片處理、電子信息有效整合等數(shù)字化相關(guān)知識(shí)比擬欠缺，此外，專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流較少，工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低已成為檔案數(shù)字化建設(shè)有效推進(jìn)的阻力。

〔三〕檔案數(shù)字化建設(shè)的制度不完善

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)將信息化技術(shù)與檔案管理工作相融合，并有效提高檔案管理工作效率的工作。目前針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度未完善，不足完整的操作規(guī)范，為確保檔案數(shù)字化建設(shè)有序推進(jìn)，必須制定合乎實(shí)際情況的制度作為保障，確保檔案的收集、整理、編輯歸檔和利用工作有章可循。

3學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

針對(duì)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題，結(jié)合珠海市技師學(xué)院檔案室的實(shí)際情況，在充沛調(diào)查研究的根底上，本文將從加大投入力度、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、增強(qiáng)信息平安意識(shí)和完善相關(guān)制度四方面提出解決問(wèn)題的措施。

〔一〕加大學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)投入力度

檔案數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)設(shè)備、技術(shù)、專(zhuān)人人才等方面的資金投入，學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況，每年設(shè)立檔案數(shù)字化建設(shè)的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)提供資金保障，同時(shí)，檔案室有方案并高效地使用數(shù)字化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在選購(gòu)數(shù)字化相關(guān)設(shè)備過(guò)程中，盡量讓有限的資金發(fā)揮最大的價(jià)值。其中，數(shù)字化的辦公設(shè)備是學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的根底，學(xué)校根據(jù)檔案室現(xiàn)有的設(shè)備和規(guī)模，為檔案室配備數(shù)字化智能檔案柜，升級(jí)或配備合乎檔案電子系統(tǒng)需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀等根本設(shè)備，并定期根據(jù)開(kāi)展需要不斷升級(jí)和優(yōu)化系統(tǒng)。此外，以檔案有效管理和便捷利用為出發(fā)點(diǎn)，加大資金投入，引入先進(jìn)技術(shù)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作從收集、存檔、管理、利用全過(guò)程的數(shù)字化。

〔二〕加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)人員的培訓(xùn)

《S著檔案數(shù)字化建設(shè)的探索和研究，檔案管理工作在收集、管理和利用環(huán)節(jié)的工作方式開(kāi)展了質(zhì)的變化，這要求檔案專(zhuān)職工作人員不斷拓寬知識(shí)面，調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，除了具備檔案相關(guān)理論知識(shí)，還需要具有計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)，了解檔案電子信息資源的查詢(xún)、發(fā)布和利用等知識(shí)，具備處理數(shù)字化檔案工作技能。同時(shí)，為了適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的要求，檔案專(zhuān)職人員還需牢固樹(shù)立檔案信息意識(shí)、效勞意識(shí)，成為數(shù)字化檔案建設(shè)和信息利用的領(lǐng)航人。因此，學(xué)校需重點(diǎn)組織檔案工作人員發(fā)展數(shù)字化建設(shè)專(zhuān)題培訓(xùn)和校際間檔案數(shù)字化建設(shè)的交流會(huì)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保增強(qiáng)檔案工作人員能夠根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案文件的數(shù)字化規(guī)范和學(xué)校檔案室的實(shí)際情況，進(jìn)行數(shù)字化的檔案編目、分類(lèi)、整理和研究利用，同時(shí)能熟練使用掃描儀、圖片采集、數(shù)碼相機(jī)、音頻采集等設(shè)備，不過(guò)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

〔三〕增強(qiáng)檔案數(shù)字化過(guò)程中的信息平安意識(shí)

學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，會(huì)波及多方面的信息平安問(wèn)題。首先，學(xué)校需重視檔案信息內(nèi)容的平安。但凡波及國(guó)家平安、單位機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，必須保密，避免失密、泄密的發(fā)生。其次，必須保障網(wǎng)絡(luò)效勞器和數(shù)據(jù)庫(kù)平安。使用平安級(jí)別較高的操作系統(tǒng)，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)漏洞、補(bǔ)丁升級(jí)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期多重備份、異地備份，維護(hù)好數(shù)據(jù)庫(kù)事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶(hù)身份認(rèn)證、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限控制等平安措施，防止由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息喪失。再次，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)平安意識(shí)。在網(wǎng)絡(luò)中流轉(zhuǎn)的檔案信息存在更多的平安隱患，檔案部門(mén)要未雨綢繆，防患于未然，在信息平安防護(hù)方面，除了對(duì)已有的防護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)平安檢測(cè)、用戶(hù)身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等進(jìn)行綜合運(yùn)用之外，還要不斷跟進(jìn)了解新的平安防護(hù)技術(shù)，以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題。最后，檔案部門(mén)要不斷進(jìn)行信息的保密、平安教育，制定切實(shí)可行的信息保密制度和管理制度，提高檔案工作人員對(duì)信息的保密與平安意識(shí)。

〔四〕建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)制度

健全的制度是檔案數(shù)字化建設(shè)順利發(fā)展的重要保障，學(xué)校需根據(jù)國(guó)家檔案部門(mén)已出臺(tái)的相關(guān)規(guī)章制度，并結(jié)合學(xué)校開(kāi)展的實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的規(guī)章制度和檔案數(shù)字化的操作規(guī)范。各項(xiàng)規(guī)章制度的制定要建立在充沛調(diào)查研究的根底上，形成一套包含檔案室保密制度、電子文件歸檔管理制度、數(shù)字化查閱利用制度、檔案鑒定及銷(xiāo)毀制度、網(wǎng)絡(luò)平安管理