論民營企業(yè)檔案管理模式的有效構建論民營企業(yè)檔案管理模式的有效構建

檔案是企業(yè)重要的根底信息資源，是企業(yè)生產經營的歷史記錄。民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)在生產經營過程中形成的對企業(yè)和社會有保留價值的資料、實物、聲像等不同形式的歷史資料記錄。檔案管理是企業(yè)工作的重要內容，影響著企業(yè)的長遠開展。在民營企業(yè)中構建科學的檔案管理模式，不僅能夠標準檔案管理工作，還能夠提高企業(yè)經濟效益、構筑企業(yè)文化。在知識經濟時代，信息對于企業(yè)的重要性，已經可以與有形資產相比較，檔案資料，是與企業(yè)開展歷程相伴隨的無形資產，它作為一種證據(jù)能保障企業(yè)的合法權益，作為一種存在沉淀在企業(yè)文化的積累中發(fā)揮積極的作用?；跈n案管理的重要性，要求民營企業(yè)構建起適合的、科學的檔案管理模式，包括歸檔、保密及銷毀等方面的規(guī)章制度，只有檔案管理模式有效運行，才能實現(xiàn)檔案管理制度化科學化，提升檔案管理水平，不斷促進企業(yè)不斷開展。

一、科學的民營企業(yè)檔案管理，包括對形成的檔案收集整理、移交、歸檔保留以及價值利用，民營企業(yè)檔案管理模式的構成要素主要有下列幾點

〔一〕民營企業(yè)檔案管理制度

檔案管理制度，是民營企業(yè)檔案管理部門在發(fā)展檔案管理工作時必須嚴格遵守的規(guī)章制度，科學完整的檔案管理制度應包括：文件材料收集歸檔制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度。收集歸檔制度是指，企業(yè)在生產經營的過程中會源源不斷地形成大量的文件資料，而這些文件資料在時效期，即相應工程結束以后，應及時移交檔案部門集中統(tǒng)一保管，在建成以后，及時歸檔建設資料，并定期對經營資料進行歸檔。在文件歸檔制度中，主要強調歸檔時間、范圍和移交程序等。檔案保密制度指的是，民營企業(yè)生產經營中形成的檔案資料具有涉密性，如果泄密將會影響企業(yè)經濟效益。對于公司而言，檔案信息就是企業(yè)的生命線，因此要明確檔案資料的機密等級和保密期限，在檔案形成、歸檔、整理和利用的過程中，要注意保密，確保資料的平安。檔案保管制度，是檔案管理工作的重要內容，檔案是否保留完好，影響企業(yè)對于檔案的利用，該制度主要對檔案保管環(huán)節(jié)進行規(guī)定。檔案利用制度，就是標準使用檔案而制定的制度，要為民營企業(yè)在未來利用檔案提供依據(jù)。

〔二〕民營企業(yè)檔案管理機構

民營企業(yè)檔案管理機構，根據(jù)企業(yè)類型、規(guī)模和特點，有不同的形式，一般主要三種檔案管理機構的設置類型：獨立的檔案管理機構、隸屬于某部門的檔案管理機構、聯(lián)合的信息中心。其中，獨立的檔案管理機構是指，有條件、有根底、有自主理念與能力發(fā)展檔案管理的企業(yè)，可以建立企業(yè)檔案館，一些大規(guī)模的民營企業(yè)都已建立企業(yè)檔案館，以豐盛的館藏資源、充足的人才精英、高端的機器設備，處于檔案管理的當先地位。隸屬于某部門的檔案管理機構，民營企業(yè)將檔案管理機構設置于企業(yè)辦公室下，由辦公室統(tǒng)一領導監(jiān)管，這種設置體現(xiàn)了企業(yè)文件與檔案的統(tǒng)一，能夠促進文檔一體化。聯(lián)合的信息中心，是一種新型的信息機構，體現(xiàn)了民營企業(yè)對信息資源和信息開發(fā)的重視，其對信息資源的收集管理包括了圖書、情報和檔案等各方面。

〔三〕民營企業(yè)檔案管理方式

民營企業(yè)檔案管理工作，與企業(yè)的開展密切相關，企業(yè)檔案管理方式的選擇正確與否，關系到企業(yè)對檔案資料的利用，影響企業(yè)的效率。在早期的民營企業(yè)檔案管理工作中，企業(yè)對于檔案管理工作的重要性認識不夠，企業(yè)檔案管理的重心也主要集中于企業(yè)人事方面的文件，并且對此沒有深加工，不利于以后生產經營中進行利用。而隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)檔案管理重心有了很大轉變，更多的針對企業(yè)生產經營等核心檔案進行管理，并且在完成初步歸檔之后，也更多的將精力投入到檔案信息資源開發(fā)利用中。此外，科學技術的進步，也使檔案寄存的載體發(fā)生了改變。雖然大多數(shù)民營企業(yè)的檔案仍然是以紙質狀態(tài)來呈現(xiàn)的，但將檔案儲存于磁盤、光盤等電子產品里，這種檔案管理方式，也對企業(yè)的人員、設備和環(huán)境提出了新的要求。

本人在房地產企業(yè)工作，房地產公司檔案方面應著重保管國有土地使用證、建設用工規(guī)劃許可證、施工許可證、商品房現(xiàn)〔預〕售證明、竣工驗收意見書、商品房買賣合同、拆遷許可證、拆遷補償協(xié)議書等政府部門認可的檔案，包括從設計到報批報建，驗收，預結算，銷售，產權證辦理、售后、物業(yè)效勞等等內容。

二、民營企業(yè)檔案管理模式構建的途徑

〔一〕提高企業(yè)整體檔案意識

檔案管理工作要在民營企業(yè)開展中作出應有的奉獻，首先就必須對檔案管理工作予以充沛重視，沒有領導的重視，檔案管理工作很難發(fā)展起來。要想讓民營企業(yè)的領導重視檔案管理，就要讓企業(yè)領導看到檔案對企業(yè)開展的價值，通過具體的案例來讓企業(yè)領導感悟檔案的魅力，如某集團公司已有南寧雅客大酒店、靖西雅客大酒店，而欲新建天成國際大酒店，在這期間原有建成酒店的檔案資料就發(fā)揮了作用，能夠進行參考，為新工程的造價管理提供依據(jù)。民營企業(yè)領導對檔案管理的重視，一方面能夠提升檔案工作者的積極性，另一方面在企業(yè)內部完善檔案管理機制，明確責任。要組織專門的工作小組，定期對檔案管理工作進行檢查，對工作中的疏漏和隱患要催促管理人員及時解決，并建立相關考核機制，對檔案管理工作實施定量考核，使檔案管理工作制度化、標準化。

〔二〕加強檔案管理前端控制

從民營企業(yè)的檔案管理流程來看，多數(shù)企業(yè)的工程文件在形成檔案之前仍然是現(xiàn)行文件，并沒有得到應有的收集、歸檔。在民營企業(yè)檔案管理模式的構建中，在工程文件處理完后到檔案歸檔的這段時間內，對文件的收集與整理是企業(yè)每個員工的責任，而并不僅僅是檔案工作者的任務。每個部門、每個工程都要重視每一份文件存在的價值與意義，管理者要催促該部門及時將文件歸檔，如上述集團公司，有房地產企業(yè)、酒店、休閑文化產業(yè)、長冠貿易公司、君紫瀾園林綠化公司等，產業(yè)相對較多，各下屬企業(yè)在新工程實施以后，應及時將工程文件收集歸檔，重視文件檔案的前端控制，做好前期工作?！踩炒罅﹂_發(fā)檔案信息資源

檔案信息資源建設，是民營企業(yè)開展中占據(jù)主動性的一項重要舉措。一方面，為了應對民營企業(yè)對檔案需求的多樣化，以及提高工作效率，首先應加強信息化建設，使用先進的科學技術伎倆，如掃描儀、計算機等，將實體化的文件檔案數(shù)字化，使保留困難的紙質檔案以多媒體的方式在管理軟件中存檔，實現(xiàn)文件檔案紙質與數(shù)字形式并存的局面；另一方面，要加強推進文檔一體化的是實現(xiàn)和圖書、情報、檔案一體化的信息資源建設，在檔案管理的根底上，對檔案知識進行加工整合，實現(xiàn)資源創(chuàng)新與共享，滿足企業(yè)各方面開展的需求。

〔四〕加強檔案災備系統(tǒng)建設

在民營企業(yè)構建檔案管理模式的過程中，要特別注重防備各類不可預見的災難，其會給企業(yè)紙質檔案和數(shù)字檔案帶來損失，因此要加強檔案災備系統(tǒng)建設。對于紙質檔案的寄存要加強放水、防火等警報系統(tǒng)的建設，提高檔案庫房的環(huán)境質量；而對于電子檔案，要啟用異地實時多重備份，這樣即使電子檔案受到破壞的威脅，也可即使的恢復檔案系統(tǒng)，防止企業(yè)檔案受到消滅性的檔案損失，而完善紙質檔案與電子檔案的雙重災備系統(tǒng)，是民營企業(yè)檔案管理模式中需要著重解決的問題。

〔五〕落實檔案利用制度

民營企業(yè)的檔案管理模式中，除了要對檔案管理進行規(guī)定以外，還需要落實檔案利用制度，以解決檔案利用不積極不充沛的問題。民營企業(yè)應根據(jù)本企業(yè)的開展情況，制定出可行的檔案利用制度，明確哪些檔案可以供員工查閱，什么級別的員工有權查閱具體哪些檔案等問題。外表看民營企業(yè)檔案所有權歸企業(yè)所有，但是?檔案法》中另有規(guī)定，一些相關內容對國家和社會有保留價值，國家應注重對此局部檔案的監(jiān)管，如重點工程的檔案，有關國家領導來視察企業(yè)，省市主要領導來企業(yè)開會等，還有企業(yè)上