1/1建設工程項目檔案管理辦法建設工程項目檔案管理辦法（草案）

第一章總則

第一條為了規(guī)范福州耀隆化工集團公司（以下簡稱公司）搬遷改造建設工程項目檔案的收集、整理、歸檔工作，維護工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設、生產(chǎn)管理、工程維護和改擴建中的作用，根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）、《福建省工程建設交工技術文件規(guī)定》、《福建省建筑工程文件管理規(guī)程》、《石油化工建設工程項目交工技術文件規(guī)定》（SH/T3503—2007）、《石化建設項目施工過程技術文件規(guī)定》（SH/T3543-2007）、《石化建設工程項目監(jiān)理規(guī)范》（SH/T3903）等相關規(guī)定，結合公司具體情況，制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司搬遷改造建設工程項目資料的收集、整理及歸檔工作。

第二章歸檔責任與歸檔范圍

第三條福州耀隆化工集團公司負責收集整理歸檔工程開工前立項、審批、招投標、勘察、設計等前期文件。建設單位相關部門負責對公司搬遷改造項目資料的形成、積累、編制、整理形成的及歸檔等活動進行組織、指導和管理。

第四條項目施工階段

(一)公司搬遷改造項目實行總承包，總承包單位負責項目全部文件收集整理；由各分包單位負責其分包部分文件的收集、積累、整理，提交總承包單位匯總。項目監(jiān)理單位負責收集、積累項目監(jiān)理文件。

(二)建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。

（三）項目文件歸檔范圍、保管期限及資料提供部門見附件1。

第三章項目文件的編制

第五條交工技術文件的內(nèi)容與份數(shù)

(一)交工技術文件的內(nèi)容應包括：

(1）施工組織設計；

(2）工程開工、中間交接、交工等工程交付文件；

(3）土建、安裝工程施工質(zhì)量檢驗、檢測等質(zhì)量驗收文件；

(4）設備、材料質(zhì)量證明文件及材料的檢測、復驗報告；

(5）竣工圖。

(二)交工技術文件的份數(shù)應符合以下要求：

(1）交工技術文件的文字資料移交紙質(zhì)正本一份，副本一份；電子版二份；

(2）竣工圖移交紙質(zhì)版一式二份；電子版一份；

(3）電子版除簽章欄外，應與紙質(zhì)原件保持一致性。

（4）質(zhì)量證明文件原件是指加蓋生產(chǎn)廠檢驗專用章或質(zhì)量證明專用章的產(chǎn)品質(zhì)量證明文件或供貨商在產(chǎn)品質(zhì)量證明文件復印件上加蓋確認印章的延續(xù)性的質(zhì)量證明文件。

(三)無損檢測單位應出具三份無損檢測報告，連同膠片交被檢測工程的施工單位歸檔。

(四)各參建單位應有一份工程中間交接證書和工程交工證書的正本，工程交工證書按SH/T3503的規(guī)定簽署，匯入綜合卷。

第六條交工技術文件應按下列要求編制和整理

(一)搬遷改造項目建設工程項目的各參建單位應與工程進度同步形成、積累、編制與整理交工技術文件。

(二)建設工程項目交工技術文件編制、審核、匯編應符合下列規(guī)定：

(1）設計單位負責竣工圖的編制；

(2）施工單位負責合同范圍施工部分的交工技術文件的編制，包括檢測單位負責合同范圍內(nèi)或委托范圍內(nèi)無損檢測報告和其他檢驗試驗報告的編制；

(3）材料、設備采購單位負責合同范圍內(nèi)材料、設備質(zhì)量證明文件的匯編；

(4）由工程總承包單位審核、匯編各承包單位提交的交工技術文件；

(5）監(jiān)理單位負責交工技術文件的審核；

(三)交工技術文件編制要求：

(1）建設工程項目的各參建單位應根據(jù)《石油化工建設工程項目交工技術文件規(guī)定（SH/T3503—2007）》的要求編制各專業(yè)的交工技術文件；《石油化工建設工程項目交工技術文件規(guī)定》未涉及到的應優(yōu)先采用《石化建設項目施工過程技術文件規(guī)定》（SH/T3543-2007）表格。土建工程雖然未使用SH/T3503-2007的表格，但其交工資料的封面也要采用SH/T3503-2007規(guī)定的封面。

(2）煅燒爐、壓力容器或管道、起重機械等安裝工程的交工技術文件內(nèi)容除執(zhí)行《石油化工建設工程項目交工技術文件規(guī)定（SH/T3503—2007）》外，還應執(zhí)行福建省福州市技術監(jiān)督部門的規(guī)定。

(3）交工技術文件除產(chǎn)品技術文件和材料、設備質(zhì)量證明文件外，應用計算機編制打

印，責任人員應用符合檔案要求的書寫工具簽字確認（推薦采用黑色中性筆或簽字筆，筆芯0.5mm），且應做到字跡清晰、簽章完整，不得用圓珠筆和易褪色的墨水填寫和繪制。

(4）交工技術文件中凡為易褪色材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長期保存的文件，應在原件后附一份復印件。復印件要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔。

(5）交工技術文件的文字資料用紙規(guī)格應為A4。表格中表頭左側欄內(nèi)的字號為標準黑體五號字；表頭中部表格名稱為宋體加粗三號字；其他各欄文字為標準宋體五號字；錄入文字為五號楷體；頁邊距按下列規(guī)定設置：

豎排版的文件單頁左邊距25mm、上邊距25mm、右邊距20mm、下邊距20mm；

豎排版的文件雙頁左邊距20mm、上邊距25mm、右邊距25mm、下邊距20mm；

橫排版的文件單頁左邊距20mm、上邊距25mm、右邊距25mm、下邊距20mm；

橫排版的文件雙頁左邊距20mm、上邊距20mm、右邊距25mm、下邊距25mm。

(四)交工技術文件文字資料裝訂應符合以下要求：

(1）交工技術文件文字資料采用線繩三孔左側裝訂法裝訂，裝訂應整齊、牢固；

(2）裝訂成卷或冊的交工技術文件文字資料應配有適宜的封皮和封底，封皮和封底可以用無酸牛皮紙制作，封皮放置在交工技術文件封面的前面，封底置于文件末尾；

(3）對于交工技術文件中小于A4規(guī)格的文件（例如設備質(zhì)量證明文件），應將這些文件粘貼于A4紙上統(tǒng)一裝訂；對于大于A4規(guī)格的文件，應統(tǒng)一折疊成A4規(guī)模進行裝訂，折疊時以左、下側為準。

(五)交工技術文件編制單位及審核、匯編單位應按本辦法的要求進行分類組卷、組冊，并簽字確認、加蓋公章。

1、交工技術文件表格中各欄目的簽章說明：

(1）“建設/監(jiān)理單位”欄一般由監(jiān)理單位簽署，未委托監(jiān)理的工程項目由建設單位簽署；

(2）“建設單位”欄加蓋建設單位的公章；

(3）“監(jiān)理單位”欄加蓋監(jiān)理單位或其法定監(jiān)理分部的公章；“項目總監(jiān)”為監(jiān)理單位派駐該項目工程實施監(jiān)理的總監(jiān)理工程師；

（4）以上簽章必須完整、清析。

2、交工技術文件通用表使用說明：

(1）J101A、B“封面”為交工技術文件案卷、冊首頁。其中表頭右側的“案卷號”不填，卷、冊編號用鉛筆填寫，卷、冊編號的分母表示卷、冊總數(shù)，分子表示卷、冊序號，卷的總數(shù)包括交工技術文件文字資料。

J101A、B用作交工技術文件綜合卷、綜合冊部分封面。本工程實行總承包的工程項目，

填寫表J101B，未實行總承包的部分填寫表J101A。

(2）J102“交工技術文件總目錄”為建設工程項目的交工技術文件總目錄，編列在交工技術文件綜合卷、冊的次頁。表中“卷號”和“冊號”采用阿拉伯數(shù)字從“1”開始排列，到實際卷、冊數(shù)結束為止；“資料名稱”欄內(nèi)應填寫各卷、冊封面（J101A、B）的“單元名稱”與“卷名”、“冊名”內(nèi)容；表中“頁數(shù)”系指各卷冊的總頁數(shù)（采用三位數(shù)編碼，不足三位的在前面補0）；交工技術文件總目錄的數(shù)據(jù)不包括竣工圖，當數(shù)據(jù)結束時，應在表中最后一行數(shù)據(jù)下面的“資料名稱”欄內(nèi)填寫“以下空白”詞進行封閉。

備注：交工技術文件各卷之間單獨編號，各冊之間單獨編號，此時注意“頁數(shù)”是指各冊文件的總頁數(shù)。

(3）J103“交工技術文件目錄”為各專業(yè)工程的交工技術文件的目錄。表中“序號”采用阿拉伯數(shù)字從“1”開始排列，到實際數(shù)據(jù)結束為止；“文件編號”指各表格表頭左側的編號，如不屬于SH3503-2007中的表格并且沒有類似的編號，“文件編號”可以不填；“資料名稱”欄內(nèi)填寫“表格名稱”或“位號”與“表格名稱”；“頁次”指各條記錄的起始頁號，但是在最后一條“數(shù)據(jù)”的“頁次”填寫此條數(shù)據(jù)的起始頁至終止頁，以此封閉數(shù)據(jù)，不需要再在最后一行數(shù)據(jù)下面填寫“以下空白”詞進行封閉。

(4）J104“交工技術文件說明”由交工技術文件編制單位填寫。說明交工技術文件編制依據(jù)、文件主要內(nèi)容以及工程施工中需要特別說明的事項。表中“編制人”為施工單位各專業(yè)技術負責人；“審核人”為施工單位總工程師。

5）J105“開工報告”在工程開工前由施工單位填寫，交由總承包單位、監(jiān)理單位和建設單位審查、確認簽發(fā)，是考核合同工期的依據(jù)。

6）J106“工程中間交接證書”可作為單項工程或裝置工程的中間交接證書，也可作為單位工程的中間交接證書。本工程實行總承包的工程項目，應按照耀隆公司發(fā)布的《工程中間交接協(xié)議書》（見附表12）的要求編制，“工程中間交接證書”編入交工技術文件綜合卷。

7）J107“工程交工證書”為工程進行投料試車生產(chǎn)出合格產(chǎn)品，并經(jīng)過合同規(guī)定的性能考核期考核合格后簽署的交工證書。至此，施工承包單位完成合同規(guī)定的全部任務。

“工程接收意見”欄內(nèi)由建設單位根據(jù)設計文件規(guī)定的施工內(nèi)容和試車情況，闡明同意接收的意見；“工程質(zhì)量監(jiān)督意見”欄由工程質(zhì)量監(jiān)督站填寫，內(nèi)容為監(jiān)督單位對工程質(zhì)量的結論評語，該表編入交工技術文件綜合卷。

8）J108“交工技術文件移交證書”為承包單位在工程交工后，按合同規(guī)定日期向建設單位辦理交工技術文件移交時簽署的文件，該表編入交工技術文件綜合卷。表中移交單位空白處填寫移交單位的全稱或規(guī)范化簡稱；接收單位空白處填寫“福州耀隆化工集團公

司”；卷、冊總數(shù)不包括竣工圖。

9）J109“重大質(zhì)量事故處理報告”為承包單位在施工過程中是否發(fā)生重大質(zhì)量事故的記錄，無論是否有記錄的單位該表編入交工技術文件綜合卷。

10）J110“工程變更一覽表”包括設計變更，編入各專業(yè)交工技術文件中，表中“變更要點”欄填寫工程變更名稱及簡要內(nèi)容。設計變更放置于“工程變更一覽表”后面，要求有相關單位或部門的變更章（紅章）和相關責任人的簽名。

11）施工組織設計及批復文件等相關文件一并歸入綜合卷

12）交工技術文件其他表格參見SH/T3503-2007條文說明。

第七條竣工圖的編制

(一)竣工圖的編制應符合下列要求：

(1）竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況；

(2）竣工圖由設計單位負責編制并加蓋設計單位終版圖章，由建設單位和監(jiān)理單位負責審核和簽字認可，并對竣工圖的