崗位說明書制定流程、步驟一、準(zhǔn)備工作（依據(jù)企業(yè)情況確定，可選做或不做。）1、了解公司.因?yàn)橥瑯拥娜嗽诓煌墓緯蚨嗷蛏儆兄煌谋憩F(xiàn)。對公司的了解主要體現(xiàn)在組織架構(gòu)，業(yè)務(wù)領(lǐng)域，目前發(fā)展?fàn)顩r，管理層，企業(yè)文化等幾方面其中組織架構(gòu)能幫助你確認(rèn)職位所處的部門情況，團(tuán)隊(duì)情況及相關(guān)部門內(nèi)部協(xié)*大況；業(yè)務(wù)領(lǐng)域能幫助你確認(rèn)公司主要發(fā)展方向及行業(yè)內(nèi)公司排名等情況，目前發(fā)展?fàn)顩r可以幫助你對目前公司需要的人才取向有一個(gè)簡單的判斷，對管理層和企業(yè)文化的了解可以讓你清楚老板喜歡什么樣的人，以及什么樣的人可能更適合公司氛圍等問題。2、對公司的組織人事系統(tǒng)進(jìn)行診斷3、制定可行性的方案（包括標(biāo)準(zhǔn)表格設(shè)計(jì)等）4、宣傳、統(tǒng)一思想崗位說明書涉及到對各崗位的描述與規(guī)范，目的是使員工明確了解自己的工作責(zé)任、本崗位在企業(yè)的作用以及企業(yè)的要求，因此，在編制過程中必須得到全體員工的支持和參與?？上Ш芏嗖块T主管都像在應(yīng)付作業(yè)一樣草草完成，沒有借此機(jī)會與員工進(jìn)行充分的交流，甚至在做完崗位說明書之后，員工也不知道崗位說明書的作用，有些員工還認(rèn)為崗位說明書是對他們工作的限制，出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使崗位說明書變成可有可無的擺設(shè)此外，對任職資格的界定，會使一部分員工感到恐慌或者失望，他們就會認(rèn)為崗位說明書是人力資源部給他們設(shè)置的障礙，因此，企業(yè)在編寫崗位說明書時(shí)，宣傳顯得尤為重要，可以通過會議、內(nèi)刊、板報(bào)等展示變革的宣傳必要性；給員工宣講制定崗位說明書的意義和說明書中各項(xiàng)內(nèi)容的含義；樹立外部標(biāo)桿、危機(jī)教育，增強(qiáng)緊迫感（甚至老板在大會小會上強(qiáng)調(diào)）等形式開展。二、具體實(shí)施1、確定（原有的修訂）公司的組織架構(gòu)（自發(fā)開展往往不做此項(xiàng)）2、崗位說明書制定專題培訓(xùn)3、公司組建團(tuán)隊(duì).為使整個(gè)制定工作順利、有序進(jìn)行，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、人資部門人員及對業(yè)務(wù)、工作流程熟悉的人員組成評審小組，對整個(gè)制定過程監(jiān)督、指導(dǎo)，并對最終結(jié)果進(jìn)行審核.4、制定（原有的修訂）各部門的職能、職責(zé)在界定崗位職責(zé)時(shí)，首先應(yīng)編寫部門職責(zé)。崗位的職責(zé)應(yīng)為部門職責(zé)的分解，部門的各項(xiàng)職責(zé)應(yīng)在崗位的職責(zé)中得以體現(xiàn)，即“人人有事做，事事有人做”。部門職責(zé)是界定崗位職責(zé)的基礎(chǔ)，因此，界定崗位職責(zé)的第一步界定部門的職責(zé)界定部門職責(zé)時(shí)，可根據(jù)部門的工作任務(wù)進(jìn)行分析，規(guī)范各項(xiàng)任務(wù)的工作流程，找出部門之間交叉的工作，明確各部門的職責(zé)權(quán)限.工作流程圖可以一目了然地描述完成工作的程序，反映各崗位之間的工作銜接關(guān)系.當(dāng)出現(xiàn)職責(zé)交叉現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)具體問題具體分析，而不是簡單“一刀切”。5、根據(jù)各部門的職能、職責(zé)，確定各部門的崗位將部門職責(zé)分解到部門的各個(gè)崗位，明確各崗位之間的分工關(guān)系。這一過程也可作為企業(yè)定員定編的依據(jù).根據(jù)任務(wù)量和工作的要求，應(yīng)將部門的工作任務(wù)合理分解到具體的崗位，確定部門的崗位設(shè)置和人員安排，并明確部門內(nèi)各崗位的崗位職責(zé).特別是對于多個(gè)崗位承擔(dān)某一共同任務(wù)時(shí)，應(yīng)用規(guī)范的語言明晰地確定各崗位在此項(xiàng)工作中要承擔(dān)的責(zé)任.例如:分析、評價(jià)各個(gè)崗位有什么事情要做，看看這個(gè)崗位要做的事情在部門組織流程里有什么作用，是否有必要設(shè)置這個(gè)崗位;看看各個(gè)崗位有多大工作量一一如果工作量滿7——8小時(shí)的話，那么從工作量角度可以考慮設(shè)置，如果工作量只有4個(gè)小時(shí)以內(nèi)，就不必設(shè)置了，可以把相關(guān)職責(zé)轉(zhuǎn)移到其他適當(dāng)崗位。6、分級標(biāo)準(zhǔn)和具體的崗位名稱7、針對各崗位進(jìn)行職務(wù)分析人力資源規(guī)劃時(shí)設(shè)置各個(gè)崗位所賦予的職責(zé)列上.發(fā)出標(biāo)準(zhǔn)表格或者內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)格式。崗位部門負(fù)責(zé)人組織內(nèi)部崗位人員進(jìn)行溝通，提出書面意見并反饋職位說明領(lǐng)導(dǎo)小組.8、修訂為確保職務(wù)說明和職務(wù)規(guī)范的正確、清楚、易理解，應(yīng)交由管理者和員工檢查一遍，有助于獲得對職務(wù)分析結(jié)果的認(rèn)可和接受，并根據(jù)有關(guān)建議和意見，對崗位說明書進(jìn)行修訂。職位說明領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行檢討、分析（意見分歧則聽從雙方上級的意見）9、審批、簽發(fā)、存檔人力資源部對于部門崗位的描述與部門、人員達(dá)成一致，則修改打印標(biāo)準(zhǔn)格式。崗位說明書作為公司的管理文件，分發(fā)到對應(yīng)部門存檔及學(xué)習(xí).通常崗位說明書為一式三份，一份為用人部門負(fù)責(zé)人保管，一份為員工自己保管，一份由人力資源部備份保管。10、培訓(xùn)、考試部門負(fù)責(zé)人與崗位人員面談，讓其了解其工作職責(zé)及公司對崗位工作標(biāo)準(zhǔn)（最好是可以量化）的要求。崗位人員在明確了自己的工作職責(zé)和要求及可以量化的工作標(biāo)準(zhǔn)后進(jìn)行簽署確認(rèn)，員工復(fù)印留存學(xué)習(xí)和指導(dǎo)用，人力資源部留存原件.11、當(dāng)崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求發(fā)生改變時(shí)，按照文件增刪申請、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、簽收、舊文回收到期銷毀、文件學(xué)習(xí)、存檔的程序進(jìn)行.12、制訂維護(hù)運(yùn)行管理制度，如《崗位說明書管理制度》一般而言，崗位說明書應(yīng)至少每1?2年修改一次，根據(jù)行業(yè)的發(fā)展和職責(zé)的變化情況靈活進(jìn)行選擇。但是當(dāng)企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調(diào)整時(shí)，應(yīng)及時(shí)修訂崗位說明書.我國很多企業(yè)都注重崗位說明書的更新和發(fā)展.如聯(lián)想集團(tuán)甚至規(guī)定每半年對崗位說明書修正一次。崗位說明書的構(gòu)成一般是下面的有機(jī)組成部分構(gòu)成的：1、職位名稱。例如,拿人力資源部門的經(jīng)理來說，以下簡稱HRM。職位名稱應(yīng)該寫為經(jīng)理。2、部門名稱.HRM的部門名稱應(yīng)該寫為人力資源部.3、任職人。要寫上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方，以示有效性。4、任職時(shí)間.任職時(shí)間也就是生效時(shí)間，一般也就是與勞動(dòng)合同的時(shí)間一致。5、崗位任職條件的確定就是什么樣的人才能承擔(dān)這個(gè)崗位的任務(wù)，對學(xué)歷、工作經(jīng)歷、所需要的知識、特殊技能等等有什么要求。學(xué)歷：一般填某某學(xué)歷以上.學(xué)位要求，例如要求碩士或博士學(xué)位。技術(shù)職稱，要求有高級職稱或者中級職稱等的任職資格（或者不是要求有高級職稱）。經(jīng)驗(yàn)：要求了解相關(guān)行業(yè)。要求在本行業(yè)工作過。要求在本崗位工作多少年以上。專業(yè)知識：要求具有哪些專業(yè)的知識.一般不必寫得很詳細(xì)，只要求哪一方面或哪個(gè)專業(yè)。業(yè)務(wù)了解范圍：業(yè)務(wù)了解范圍填起來比較困難一些，也就是除了本專業(yè)，還要了解哪些相關(guān)知識.對這個(gè)崗位的業(yè)務(wù)是否熟悉，業(yè)務(wù)能力如何。如HRM的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運(yùn)作模式，熟悉國內(nèi)人力資源管理政策法規(guī)及人才市場動(dòng)態(tài)等等。6、崗位目的的明確即企業(yè)為什么要設(shè)置這個(gè)崗位,這個(gè)崗位設(shè)置以后將發(fā)揮什么樣的作用。一是崗位目的就是崗位的作用，這是崗位說明書最難寫的一個(gè)部分.二是一般寫這個(gè)崗位的必要性和所起的作用?！九e例】人力資源部的人事培訓(xùn)專員的崗位目的是:根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略，組織協(xié)調(diào)公司各個(gè)部門、子公司的員工培訓(xùn)工作,開發(fā)員工潛能，提高員工素質(zhì)，為集團(tuán)公司的經(jīng)營管理提供人力資源的保障和支持.7、上、下級關(guān)系的確定這個(gè)崗位的上級是哪個(gè)崗位，它的下級崗位又有哪些，這些崗位之間是什么關(guān)系等。在溝通關(guān)系的下面要填下級的人數(shù)：直接領(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)、間接領(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)、總數(shù)。另外，還要填寫人員的類別.人員類別指級別，是屬于經(jīng)理級、中層還是屬于一般人員.（重要提示：要提供直接主管簽字的地方，以示有效性.）8、工作溝通關(guān)系的確定在這個(gè)崗位上，需要和企業(yè)內(nèi)的哪些部門，或者上級崗位打交道;在企業(yè)之外，要和哪些政府部門，相關(guān)企業(yè)、客戶、或者社會中介機(jī)構(gòu)打交道。工作溝通關(guān)系具體分為兩部分：企業(yè)內(nèi)部溝通關(guān)系和企業(yè)外部溝通關(guān)系。一是內(nèi)部溝通：內(nèi)部溝通就是在企業(yè)內(nèi)部將與誰打交道。溝通關(guān)系不填寫下級，只填寫上級和平級，因?yàn)橄录壥潜厝灰獪贤ǖ模▽?shí)際運(yùn)行中很多企業(yè)將下級也寫上了）.主要是兩個(gè)層面:上級。這個(gè)崗位直接受哪個(gè)崗位領(lǐng)導(dǎo)。平級.平級主要是在企業(yè)里將要和哪些相關(guān)的部門、崗位打交道。一般只選擇兩個(gè)或三個(gè)左右經(jīng)常打交道的部門.二是外部溝通：在企業(yè)的外部還要跟哪些相關(guān)單位打交道。外部溝通關(guān)系一般分以下幾類：政府部門.例如企管部負(fù)責(zé)企業(yè)的注冊登記，要和工商局打交道,技術(shù)開發(fā)部可能要跟標(biāo)準(zhǔn)局、技術(shù)監(jiān)督局打交道，統(tǒng)計(jì)工作可能要和統(tǒng)計(jì)局打交道。相關(guān)企業(yè)。相關(guān)企業(yè)指上下游企業(yè)，上游指原材料*大商，而下游指運(yùn)輸、客戶等.中介機(jī)構(gòu)。例如律師事務(wù)所、會計(jì)師事務(wù)所、咨詢公司、培訓(xùn)公司等。9、崗位職責(zé)范圍的確定工作內(nèi)容和職責(zé)是說明本職務(wù)的工作任務(wù)、培訓(xùn)、指導(dǎo)、服務(wù)、計(jì)劃、溝通等方面的職能以及各種責(zé)任.這是崗位說明書重之又重的地方，所耗費(fèi)的筆墨也最多。包括了職責(zé)范圍與負(fù)責(zé)程度，衡量標(biāo)準(zhǔn)等。在本崗位工作都需要承擔(dān)什么樣的責(zé)任.如果該崗位有八項(xiàng)職責(zé)，那么具體由誰負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)到什么樣的程度，誰負(fù)主要責(zé)任，誰負(fù)部分責(zé)任.職責(zé)范圍指具體工作重要按職責(zé)重要性依次列出每項(xiàng)職責(zé)及其目的，是職責(zé)范圍的精確描述.要按照職責(zé)的重要程度來填寫，重要的放在前面，次要的放在后面.基層工作人員可能兩至五項(xiàng)，中層人員可能五至十項(xiàng)，高層人員可能十幾項(xiàng)。職責(zé)負(fù)責(zé)程度的確定指就是負(fù)什么樣的責(zé)任，是負(fù)全部責(zé)任，部分責(zé)任，還是支持責(zé)任。一是全責(zé)：在同一個(gè)級別上沒有其他同志負(fù)全部責(zé)任，只有你負(fù)責(zé)，那么這個(gè)責(zé)任叫全責(zé)?？v向有可能有兩個(gè)職位都負(fù)全責(zé)，橫向不允許有兩個(gè)崗位同時(shí)負(fù)全責(zé)。例如人力資源部經(jīng)理，員工管理、薪酬管理、培訓(xùn)、考核也都是負(fù)全責(zé)。下屬所負(fù)的全責(zé)之和應(yīng)該和上級部門經(jīng)理負(fù)的全責(zé)一致。二是部分責(zé)任：就是大家需要配合，或者責(zé)任有交叉，這時(shí)候是部分責(zé)任。例如培訓(xùn)專員負(fù)主責(zé)，但是員工管理者也要負(fù)部分責(zé)任，因?yàn)樗?fù)責(zé)篩選這些員工，哪些需要培訓(xùn)，他負(fù)部分責(zé)任。三是支持責(zé)任例如企業(yè)的生產(chǎn)管理部有部長，有負(fù)責(zé)計(jì)劃的，負(fù)責(zé)調(diào)度的，負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)的，那么負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)的同志對生產(chǎn)管理調(diào)度計(jì)劃都有支持責(zé)任，因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)資料要提供給其他幾個(gè)人看.做崗位說明書的時(shí)候，支持責(zé)任不要太多.一個(gè)人負(fù)責(zé)很多支持責(zé)任，就會造成相互之間的矛盾。（注意:在各項(xiàng)職責(zé)上要注明所耗費(fèi)時(shí)間的百分比，往往往往很多企業(yè)沒有這塊!）10、行政權(quán)限指的是在公司所擁有的財(cái)務(wù)權(quán)限和行政審批權(quán)限等。11、考核評價(jià)指明了考核的內(nèi)容和方式，以及崗位工作的完成情況?？己司褪菑臄?shù)量和質(zhì)量上來檢測職責(zé)完成情況。例如員工培訓(xùn)這個(gè)主責(zé)，就是考核執(zhí)行培訓(xùn)計(jì)劃的情況如何，是否達(dá)到員工培訓(xùn)的效果。要由員工對人力資源部組織的這次培訓(xùn)打一個(gè)評分：我很滿意，我比較滿意，我一般滿意，我不太滿意.通過這樣的方式，最后確定對負(fù)責(zé)人事培訓(xùn)專員的評價(jià)?！九e例】某科技集團(tuán)公司人力資源部人事培訓(xùn)專員，他的直接上級主管人力資源部部長。他的任職條件:學(xué)歷要求大學(xué)本科以上，經(jīng)驗(yàn)要求是三年以上大中型企業(yè)或外資企業(yè)的相關(guān)崗位工作人員。這是要求他做過三年培訓(xùn)，不是在人力資源行業(yè)做三年，而是要求他做過三年的培訓(xùn)專員，而且要求是在大中型企業(yè)或者是外資企業(yè)工作過。他的專業(yè)知識要求懂得人力資源管理、員工培訓(xùn)管理、法律行政管理;他的業(yè)務(wù)了解范圍要了解國家的有關(guān)政策法規(guī)、人力資源管理的新知識、新動(dòng)向、本公司人力資源管理的體系和職能，國際、國內(nèi)人力資源管理的新政策，新的發(fā)展趨勢對未來有很多要求，尤其是了解一些新的知識。上面針對崗位說明書的幾大部分內(nèi)容，逐一進(jìn)行了說明.為了幫助大家對崗位說明書有個(gè)直觀的了解，這里舉一個(gè)會計(jì)崗位的崗位說明書作為例子。12、能力要求與個(gè)性傾向與特征屬于個(gè)性化的東西，應(yīng)該算是職位的修正要求吧.13、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃包括職位關(guān)系與理論支持。職位關(guān)系又分為直接晉升的職位，相關(guān)轉(zhuǎn)換的職位，升遷至此的職位.理論支持是指學(xué)習(xí)和培訓(xùn)所達(dá)到的相關(guān)要求。崗位說明書制定要點(diǎn)1、責(zé)任與分工.一般崗位說明書是由一線經(jīng)理來制定的，人力資源經(jīng)理起到輔助、統(tǒng)籌的作用，主要是提供制定崗位說明書的框架格式，并提供參考性建設(shè)建議。2、先局部后整體。尤其是公司業(yè)務(wù)模塊多，部分崗位職責(zé)相近，先從人員配置較為簡單的模塊入手，試點(diǎn)成功后，推廣到其他部門。如果“空降”干部咨詢機(jī)構(gòu)則可以先從最繁瑣的開始（有一定的風(fēng)險(xiǎn)性）。3、制定程序.采取“工作日寫實(shí)法”為主的制定方法，由實(shí)際工作人員撰寫7—10個(gè)工作日的工作情況，人資部門人員協(xié)助匯總，形成初稿。交由直接上司審核，部門負(fù)責(zé)人修審，最后提交評審組修正執(zhí)行。4、密切保持同老板及用人部門的溝通。在編寫之前，HR經(jīng)理應(yīng)和相關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，認(rèn)清規(guī)范崗位職責(zé)的意義，明確崗位說明書的定位，并取得領(lǐng)導(dǎo)對職責(zé)變革的理解和支持。在崗位說明書實(shí)施過程中高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)率先樹立崗位責(zé)任意識，對各項(xiàng)工作實(shí)行歸口管理。5、循序漸進(jìn)，掌握好節(jié)奏，逐個(gè)進(jìn)行以便有更多時(shí)間來提出問題、討論問題、解決問題并提供保證并進(jìn)行有效管制.相反，如果過分激進(jìn)，太剛性，則可能導(dǎo)致阻力增強(qiáng).崗位說明書制定要求1、層次分明，條理清楚，言簡意賅職位說明和任職資格兩方面，分別從工作內(nèi)容和勝任特征加以說明。兩方面都要做到條理清晰，語言簡練，各自條數(shù)保持在5-8條為宜.職位說明部分前3條要做到將此職位重點(diǎn)的工作內(nèi)容完全闡述清楚，讓應(yīng)聘者明白工作的重點(diǎn)以及到公司主要解決的問題。之后的幾條再按照工作內(nèi)容的強(qiáng)度和時(shí)間比例做出有順序的排序，使得職位說明主次分明，清晰明確.在任職資格部分可分為硬件和軟件，硬件為勝任此工作所需具備的從業(yè)時(shí)間，經(jīng)驗(yàn)及教育背景以及語言等特殊要求，軟件更多的對性格，素質(zhì)等方面的描述.其中硬件針對職位，軟件針對文化，當(dāng)然二者都是職位的勝任要素，不可拆分。2、關(guān)鍵點(diǎn)明確所謂關(guān)鍵點(diǎn)就是此人的關(guān)鍵勝任要素，也分為硬件和軟件，根據(jù)每個(gè)公司綜合考慮自身因素后對職位的理解不同而有所區(qū)別.綜上所述，職位說明的設(shè)計(jì)并不是像我們想象的那樣簡單，也不僅僅是能寫出很“漂亮”的HR就可以取得很好的效果的.真正的做好職位說明的設(shè)計(jì)，不僅需要對己公司有很好的認(rèn)知，而且要注重同老板和用人部門的密切溝通，并且一定要報(bào)著“人職匹配”的專業(yè)視角，并適時(shí)的對職位有自己的理解和認(rèn)知，雖然說“隔行如隔山”，但優(yōu)秀的HR可以繞過山，做出高效實(shí)用的崗位說明書為企業(yè)和人才真正的起到第一座橋梁的作用。3、描述規(guī)范，用語準(zhǔn)確崗位職責(zé)的描述應(yīng)能準(zhǔn)確、清晰、真實(shí)的界定崗位承擔(dān)