第2章

數(shù)據(jù)的輸入與編輯目錄CONTENTS2.1

輸入數(shù)據(jù)2.2

計(jì)算表格中的數(shù)據(jù)2.3美化工作表2.4

提高與技巧2.1.1輸入一般數(shù)據(jù)3在Excel中普通數(shù)據(jù)類型包括：一般數(shù)字、負(fù)數(shù)、分?jǐn)?shù)、中文文本以及小數(shù)型數(shù)據(jù)等。在默認(rèn)情況下，輸入這類數(shù)據(jù)后在單元格將呈右對(duì)齊方式顯示（中文文本除外）。在單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，首先選擇單元格或雙擊單元格，然后直接輸入數(shù)據(jù)，按“Enter”鍵確認(rèn)輸入，下面將在“圖書(shū)銷量統(tǒng)計(jì)表”工作簿中輸入文本、小數(shù)、一般數(shù)據(jù)和日期等普通數(shù)據(jù)，其具體操作如下。1.在單元格中輸入一般數(shù)字2.在單元格中輸入日期2.1.1輸入一般數(shù)據(jù)43.在編輯欄中輸入文本4.在單元格中輸入小數(shù)默認(rèn)狀態(tài)下，Excel中輸入的一般數(shù)字都將呈右對(duì)齊方式顯示在單元格中。Excel單元格中可顯示的最大數(shù)字為99999999999，當(dāng)超過(guò)該值時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)以科學(xué)記數(shù)方式顯示。提示2.1.2輸入特殊字符51.單擊“符號(hào)”按鈕2.選擇特殊符號(hào)在單元格中除了可以輸入普通數(shù)據(jù)外，還可以利用插入符號(hào)功能在Excel中插入特殊字符。下面將在“圖書(shū)銷量統(tǒng)計(jì)表.xlsx”工作簿中為圖書(shū)添加推薦符號(hào)，其具體操作如下。2.1.2輸入特殊字符63.關(guān)閉對(duì)話框4.插入特殊符號(hào)2.1.3快速填充數(shù)據(jù)7一般來(lái)說(shuō)，沒(méi)有規(guī)律的數(shù)據(jù)都需要手動(dòng)輸入，但對(duì)于一些相同或有規(guī)律的數(shù)據(jù)，如員工編號(hào)、部門(mén)名稱等，則可通過(guò)填充的方式快速輸入。下面將在“圖書(shū)銷量統(tǒng)計(jì)表.xlsx”工作簿中對(duì)“序號(hào)”列快速填充數(shù)據(jù)，其具體操作如下。1.拖動(dòng)鼠標(biāo)2.填充相同數(shù)據(jù)2.1.3快速填充數(shù)據(jù)83.按填充序列的方式填充數(shù)據(jù)4.填充效果在單元格中填充編號(hào)數(shù)值時(shí)，可按住“Ctrl”鍵的同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)，將直接以“1”為單位進(jìn)行遞增填充；或在相鄰的兩個(gè)單元格中分別輸入步長(zhǎng)值和終止值，針對(duì)本例而言，可以在A2和A3單元格中分別輸入“1”和“2”，然后選擇A2:A3單元格區(qū)域，并拖動(dòng)A3單元格右下角的填充柄，便可以按照以“1”為單位的方式遞增填充。提示目錄CONTENTS2.1

輸入數(shù)據(jù)2.2

計(jì)算表格中的數(shù)據(jù)2.3美化工作表2.4

提高與技巧2.2.1輸入公式10要使用公式，首先必須掌握公式的輸入方法。在Excel中輸入公式時(shí)，可以在編輯欄或單元格中輸入公式，還可以結(jié)合鍵盤(pán)和鼠標(biāo)來(lái)輸入公式。下面將在“圖書(shū)銷量統(tǒng)計(jì)表.xlsx”工作簿的“Sheet1”工作表中輸入公式，其具體操作如下。1.輸入公式2.查看計(jì)算結(jié)果2.2.2復(fù)制公式11利用Excel編輯數(shù)據(jù)時(shí)，若要在不同的單元格中輸入多個(gè)結(jié)構(gòu)相同的公式，可對(duì)公式進(jìn)行復(fù)制或填充，這是計(jì)算同類數(shù)據(jù)的最快的方法。下面將在“圖書(shū)銷量統(tǒng)計(jì)表.xlsx”工作簿的“Sheet1”工作表中復(fù)制公式，其具體操作如下。1.復(fù)制公式2.粘貼公式2.2.2復(fù)制公式123.填充公式4.顯示計(jì)算結(jié)果2.2.3插入函數(shù)13在Excel中插入函數(shù)的方法主要有兩種：一種是通過(guò)“插入函數(shù)”對(duì)話框插入函數(shù)，另一種是通過(guò)功能面板插入函數(shù)。下面將在“圖書(shū)銷量統(tǒng)計(jì)表.xlsx”工作簿的“Sheet2”工作表中，利用“插入函數(shù)”對(duì)話框，插入SUM函數(shù)，其具體操作如下。1.單擊“插入函數(shù)”按鈕2.2.3插入函數(shù)142.選擇函數(shù)3.“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框2.2.3插入函數(shù)154.選擇引用區(qū)域5.確定引用區(qū)域2.2.3插入函數(shù)16對(duì)于一些常用函數(shù)，如求和、平均值、最大值、最小值以及計(jì)數(shù)等，通過(guò)“插入函數(shù)”對(duì)話框插入上述函數(shù)時(shí)，在打開(kāi)的“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框中會(huì)自動(dòng)顯示引用的單元格區(qū)域。如果確認(rèn)引用區(qū)域無(wú)誤后，可直接單擊“確定”按鈕；如果發(fā)現(xiàn)引用區(qū)域有誤，則可以在單元格或編輯欄中選擇錯(cuò)誤的函數(shù)部分，重新輸入正確的內(nèi)容，也可以按照收縮和展開(kāi)“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框的方式進(jìn)行更正。提示6.查看計(jì)算結(jié)果2.2.4應(yīng)用嵌套函數(shù)17嵌套函數(shù)是指某個(gè)函數(shù)或公式以函數(shù)參數(shù)的形式參與計(jì)算。在使用嵌套函數(shù)時(shí)應(yīng)該注意返回值類型需要符合外部函數(shù)的參數(shù)類型。下面將在“圖書(shū)銷量統(tǒng)計(jì)表.xlsx”工作簿的“Sheet2”工作表中，利用嵌套函數(shù)來(lái)判斷銷售人員的目標(biāo)達(dá)成情況，若盈利值大于等6000，達(dá)標(biāo)；盈利值小于等于3000，未達(dá)標(biāo)；盈利值介于3000~6000之間，基本達(dá)標(biāo)，其具體操作如下。1.輸入嵌套函數(shù)2.復(fù)制函數(shù)2.2.5常用函數(shù)介紹18Excel中函數(shù)的使用方法與前面講解的應(yīng)用方法相似。下面主要介紹一些常用函數(shù)的參數(shù)信息和注意事項(xiàng)。1.求和函數(shù)SUMSUM屬于數(shù)學(xué)與三角函數(shù)類函數(shù)，其功能是返回所有參數(shù)之和。語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：SUM(number1,number2,number3,?)。使用此函數(shù)時(shí)需注意以下幾點(diǎn)。參數(shù)的數(shù)量范圍為1~30個(gè)。若參數(shù)均為數(shù)值，則直接返回計(jì)算結(jié)果，如SUM(10,20)，將返回“30”；若參數(shù)中包含文本數(shù)字和邏輯值，則會(huì)將文本數(shù)字判斷為對(duì)應(yīng)的數(shù)值，將邏輯值TURE判斷為“1”。如SUM(10,20,TRUE)將返回“31”。若參數(shù)為引用的單元格或單元格區(qū)域的地址，則只計(jì)算單元格或單元格區(qū)域中為數(shù)字的參數(shù)，其他如空白單元格、文本、邏輯值或錯(cuò)誤值都將被忽略。2.2.5常用函數(shù)介紹192.求平均值函數(shù)AVERAGEAVERAGE屬于統(tǒng)計(jì)類函數(shù)，其功能是返回所有參數(shù)的算術(shù)平均值。語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：AVERAGE(number1,number2,number3,?)。使用此函數(shù)時(shí)需注意的地方與SUM函數(shù)完全相同。3.求最大/最小值函數(shù)MAX/MINMAX/MIN屬于統(tǒng)計(jì)類函數(shù)，其功能是返回所有參數(shù)的最大值或最小值。語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：MAX(number1,number2,number3,?)或MIN(number1,number2,number3,?)。使用此函數(shù)時(shí)需注意的地方與SUM函數(shù)完全相同。2.2.5常用函數(shù)介紹204.取整函數(shù)INTINT屬于數(shù)學(xué)與三角函數(shù)類函數(shù)，其功能是返回指定的數(shù)字取整后小于或等于它的整數(shù)。語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：INT(number)。使用此函數(shù)時(shí)需注意如下兩點(diǎn)。會(huì)返回小于或等于它的整數(shù)。如INT(2.9)將返回2；INT(-8.6)則返回-9。參數(shù)可以為單元格引用。即INT(A3)，此時(shí)便根據(jù)A3單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行取整。2.2.5常用函數(shù)介紹215.條件函數(shù)IFIF屬于邏輯類函數(shù)，將對(duì)第一參數(shù)進(jìn)行判斷，并根據(jù)判斷出的真假，返回不同的值。其語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。使用此函數(shù)時(shí)需注意如下5點(diǎn)。logical_test為第一參數(shù)，作用是IF函數(shù)判斷的參照條件。value_if_true為第二參數(shù)，表示當(dāng)IF函數(shù)判斷l(xiāng)ogical_test成立時(shí)將返回的值。value_if_false為第三參數(shù)，表示當(dāng)IF函數(shù)判斷l(xiāng)ogical_test不成立時(shí)將返回的值。第二參數(shù)可以省略，此時(shí)若應(yīng)該返回第二參數(shù)的值時(shí)，則返回“0”。第三參數(shù)可以省略，此時(shí)若應(yīng)該返回第三參數(shù)的值，則有兩種情況：一是若第三參數(shù)前面的“,”省略，則將返回TRUE；二是若“,”未省略，則將返回“0”。2.2.5常用函數(shù)介紹226.計(jì)數(shù)函數(shù)COUNTIFCOUNTIF屬于統(tǒng)計(jì)類函數(shù)，其功能是用來(lái)統(tǒng)計(jì)某個(gè)單元格區(qū)域中符合指定條件的單元格數(shù)目。語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：COUNTIF（Range，Criteria）。使用此函數(shù)時(shí)需注意以下兩點(diǎn)。Range為第一參數(shù)，表示范圍，即要計(jì)算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域。Criteria為第二參數(shù)，表示條件，即以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件表達(dá)式。目錄CONTENTS2.1

輸入數(shù)據(jù)2.2

計(jì)算表格中的數(shù)據(jù)2.3美化工作表2.4

提高與技巧2.3.1套用預(yù)設(shè)樣式24如果想在工作表中快速地創(chuàng)建出漂亮、專業(yè)的格式，又不想一步一步地進(jìn)行手動(dòng)設(shè)置，此時(shí)，可使用Excel的套用表格樣式功能，自動(dòng)套用表格樣式，提高工作效率。下面將對(duì)“圖書(shū)銷量統(tǒng)計(jì)表”工作簿中的“Sheet1”工作表套用表格格式，其具體操作如下。1.選擇表樣式2.確認(rèn)套用表樣式的區(qū)域2.3.1套用預(yù)設(shè)樣式253.套用表格樣式后的效果套用表格樣式后，工作表標(biāo)題行每一個(gè)單元格的右下角都會(huì)顯示一個(gè)篩選“下拉”按鈕，單擊該按鈕，可以對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選。也可以單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕，取消工作表的篩選狀態(tài)。注意，如果在“套用表格式”對(duì)話框中未單擊選中“表包含標(biāo)題”復(fù)選框，那么在套用表樣式后將不會(huì)在單元格右下角出現(xiàn)篩選“下拉”按鈕。提示2.3.2應(yīng)用單元格內(nèi)置樣式26單元格樣式是指一組特定的單元格樣式組合，Excel2010中內(nèi)置了多種類型的單元格樣式，通過(guò)使用這些內(nèi)置的單元格樣式，可以起到快速美化單元格的效果，從而提高工作效率。下面將對(duì)“圖書(shū)銷量統(tǒng)計(jì)表”工作簿中的“Sheet2”工作表應(yīng)用內(nèi)置的單元格樣式，其具體操作如下。1.應(yīng)用內(nèi)置的標(biāo)題樣式2.應(yīng)用內(nèi)容的主題單元格樣式2.3.3創(chuàng)建自定義樣式271.選擇“新建單元格樣式”命令2.選擇樣式類型如果內(nèi)置的單元格樣式不能滿足實(shí)際需求，此時(shí)，用戶可以創(chuàng)建自定義樣式，設(shè)置字體格式、對(duì)齊方式和邊框等。下面將在“圖書(shū)銷量統(tǒng)計(jì)表”工作簿中的“Sheet2”工作表中應(yīng)用自定義的單元格樣式，其具體操作如下。2.3.3創(chuàng)建自定義樣式283.設(shè)置數(shù)字樣式4.設(shè)置字體樣式2.3.3創(chuàng)建自定義樣式295.設(shè)置邊框樣式6.設(shè)置填充顏色2.3.3創(chuàng)建自定義樣式307.確認(rèn)設(shè)置8.應(yīng)用自定義的單元格樣式目錄CONTENTS2.1

輸入數(shù)據(jù)2.2

計(jì)算表格中的數(shù)據(jù)2.3美化工作表2.4

提高與技巧2.4.1表格內(nèi)容全部顯示321.自動(dòng)調(diào)整列寬來(lái)顯示文本內(nèi)容在使用Excel的過(guò)程中，當(dāng)在單元格中輸入較長(zhǎng)數(shù)據(jù)后，該單元格中的部分內(nèi)容默認(rèn)將被隱藏起來(lái)，只有通過(guò)編輯欄才能查看全部?jī)?nèi)容。為了方便閱讀，可以將單元格中的內(nèi)容顯示出來(lái)。2.4.1表格內(nèi)容全部顯示332.保持列寬不變的前提下顯示單元格全部?jī)?nèi)容2.4.2清除格式保留數(shù)據(jù)34如果Excel單元格內(nèi)的格式設(shè)置的較多，比如表格中有背景色、文字顏色、文字加粗和邊框等格式，想要改變樣式而進(jìn)行一項(xiàng)項(xiàng)的重新設(shè)置有點(diǎn)繁瑣。下面將介紹兩種一次性全部清除單元格格式，但保留其數(shù)據(jù)的方法。方法一：在工作表中選擇要清除格式的單元格，然后在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡的“編輯”組中單擊“清除”按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“清除格式”選項(xiàng)，如圖所示，即可將所選單元格中的格式清除，內(nèi)容不變。利用“清除”按鈕清除格式保留內(nèi)容2.4.2清除格式保留數(shù)據(jù)35方法二：在工作表中選擇要清除格式的單元格后，按“Ctrl+C”組合鍵進(jìn)行復(fù)制。在工作表中選擇復(fù)制后數(shù)據(jù)的存放位置后，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡“剪貼板”組中的“粘貼”下拉按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“粘貼數(shù)值”欄中的“值（V）”選項(xiàng)，如圖所示，即可將所選單元格中的格式全部清除，但內(nèi)容保持不變。利用粘貼數(shù)值的方式清除格式保留內(nèi)容2.4.3刪除文本中的空格36有時(shí)表格中姓名列中的文本會(huì)出現(xiàn)空格情況，而且空格的位置和數(shù)量都不確定，使“姓名”列數(shù)據(jù)不整齊、不協(xié)調(diào)。若要一個(gè)一個(gè)地進(jìn)行調(diào)整費(fèi)時(shí)費(fèi)力。怎樣才能快速刪除文本中的空格呢？1.刪除空格2.確認(rèn)替換操作2.4.4輸入身份證號(hào)碼37現(xiàn)在需要輸入身份證號(hào)碼的場(chǎng)合越來(lái)越多，如在登記重要客戶的資料時(shí)，就需要對(duì)身份證號(hào)碼進(jìn)行輸入，身份證號(hào)碼作為查找客戶的重要手段，很多人不知道怎么輸入，顯示的結(jié)果往往為科學(xué)計(jì)數(shù)，那么該