行政后勤物品管理制度總則為加強(qiáng)物資采購(gòu)管理，控制采購(gòu)成本與風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度本制度所指行政后勤物品：辦公用品、辦公耗材、廠服、鞋、帽、勞保用品、行政后勤雜項(xiàng)用品行政后勤物品申購(gòu)制度所有部門、班組需用行政后勤物品，一律在月末30日前填制《請(qǐng)購(gòu)單》，由部門經(jīng)理、副總審核后，具體權(quán)限按照本制度審批權(quán)限執(zhí)行，統(tǒng)一提報(bào)到行政部門；由行政部門統(tǒng)一平衡（月初庫(kù)存、月耗用量、供貨時(shí)間）后，統(tǒng)一提報(bào)本月行政后勤物品《月申購(gòu)單》，審核審批后方可按使用進(jìn)度分批分次購(gòu)買；行政后勤物品統(tǒng)一采購(gòu)制度購(gòu)入統(tǒng)一由行政部門統(tǒng)一購(gòu)買突發(fā)性采購(gòu)應(yīng)及時(shí)匯報(bào)經(jīng)理，并于7天內(nèi)補(bǔ)辦申購(gòu)手續(xù)。采購(gòu)部門取得申請(qǐng)單之后，應(yīng)立即與申購(gòu)部門確認(rèn)申購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求等相關(guān)內(nèi)容，再依據(jù)輕重緩急情況分解到行政采購(gòu)專員予以采購(gòu)。行政采購(gòu)專員憑簽批完整的申請(qǐng)單進(jìn)行采購(gòu)，并對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、數(shù)量、品種、規(guī)格等負(fù)責(zé)。行政采購(gòu)專員主管應(yīng)定期了解市場(chǎng)行情，并建立常用物資的固定供應(yīng)商體系。行政采購(gòu)專員應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情，做出書面詢價(jià)、價(jià)格、確認(rèn)供應(yīng)商備忘錄，影印一份交管理部經(jīng)理備案。行政采購(gòu)專員應(yīng)向供應(yīng)商索取合法、有效的發(fā)票，并應(yīng)附有銷售清單須明確寫出采購(gòu)物資品名、數(shù)量、單價(jià)等數(shù)據(jù)。采購(gòu)應(yīng)把握質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，付款方式靈活，就近就便的原則行政后勤物品驗(yàn)收制度所有行政后勤物品一律交于指定的保管員統(tǒng)一保管。行政后勤物品到貨時(shí)，必須由行政采購(gòu)專員與物品保管員核查物品數(shù)量，品牌、規(guī)格價(jià)格是否與請(qǐng)購(gòu)相符；由保管員與行政采購(gòu)專員直接在供貨商的《送貨單》簽收；對(duì)質(zhì)量控制難度大、特殊技術(shù)生產(chǎn)要求（靜電服裝、鞋帽等）、驗(yàn)收工作量大的物品驗(yàn)收，申購(gòu)部門應(yīng)派人協(xié)同保管員和行政采購(gòu)專員一同驗(yàn)收。物品入庫(kù)時(shí)，由保管員開具《天能電子入庫(kù)清單》，必須填寫物品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額，并由行政部的物品保管員與行政采購(gòu)專員在《天能電子入庫(kù)清單》上簽名；保管員驗(yàn)收完畢須在送貨單上或采購(gòu)發(fā)票背面予以簽字確認(rèn)并開具《天能電子入庫(kù)清單》。未通過(guò)驗(yàn)收合格和或?qū)徟渡曩?gòu)單》不符的物品不予開單入庫(kù)，由采購(gòu)人員辦理退貨或并客戶的《送貨單》注明并簽字退貨。查明屬行政采購(gòu)專員未嚴(yán)格把關(guān)導(dǎo)致不合格物資到廠耽誤申購(gòu)部門工作的，按工作失職追究采購(gòu)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。查明屬保管員未嚴(yán)格把關(guān)導(dǎo)致不合格品入庫(kù)，且無(wú)法退貨或耽誤申購(gòu)部門工作的，按工作失職追究保管員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。行政后勤物品領(lǐng)用制度各部門按照財(cái)務(wù)部的要求，設(shè)置專用《行政后勤物品登記簿》，行政后勤部門按部門設(shè)置《行政后勤物品領(lǐng)用登記表》。具體操作流程：需要領(lǐng)用物品時(shí)，由領(lǐng)用人按領(lǐng)用物品的類別，填寫《行政后勤物品領(lǐng)用登記簿》，由其部門主管審批簽字后，拿著《行政后勤物品領(lǐng)用登記簿》到辦公室物品保管員處，登記本部門的《行政后勤物品領(lǐng)用登記表》簽字后，行政后勤物品保管員根據(jù)《行政后勤物品領(lǐng)用登記簿》和《行政后勤物品領(lǐng)用登記表》方可給予領(lǐng)取物品。各部門領(lǐng)用物品時(shí)，原則上要采用“以舊換新”的方式操作。復(fù)印、打印紙張的管理規(guī)定所有的A4紙按包領(lǐng)用歸到各部門各自保管使用；所有打印機(jī)和復(fù)印機(jī)上不放備用紙張，需要打印或復(fù)印者，自備自放紙張使用；所有部門主管應(yīng)負(fù)責(zé)本部門A4紙正常合理使用；A3紙的使用，可以按次按需到行政物品管理員處逐次按張領(lǐng)用。行政后勤物品月報(bào)表制度保管員應(yīng)及時(shí)做好辦行政后勤物品《備查帳》的入庫(kù)、領(lǐng)用的登記工作；編制行政后勤物品《行政后勤物品進(jìn)出存月報(bào)表》（財(cái)管表3）由其主管審核后，月后2日?qǐng)?bào)送給管理部經(jīng)理；編制行政后勤物品《行政后勤物品各部門領(lǐng)用匯總月報(bào)表》（財(cái)管表4）由其主管審核后，月后2日?qǐng)?bào)送給管理部經(jīng)理；每月5日由管理部公告各部門上月行政后勤物品領(lǐng)用情況，以及各部門存在問(wèn)題和改進(jìn)管理措施提報(bào)。保管員需在每月月末對(duì)物品進(jìn)行盤點(diǎn)，對(duì)帳實(shí)差異狀況，應(yīng)及時(shí)查清原因，將造成差異原因及處理意見給管理部經(jīng)理。以上各表的真實(shí)性與正確性，由財(cái)務(wù)進(jìn)行不定期的抽查。半年末、年末由財(cái)務(wù)處組織對(duì)公司所有財(cái)產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，由保管員編制《各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)盤點(diǎn)表》，對(duì)帳實(shí)差異狀況，應(yīng)及時(shí)查清原因，將造成差異原因及處理意見提報(bào)給管理部經(jīng)理。第八條報(bào)銷與結(jié)算任何采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后的七天內(nèi)采購(gòu)員必須報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用，一時(shí)無(wú)法采購(gòu)到的物資又預(yù)借貨款的須于三天內(nèi)到財(cái)務(wù)部退還所借款項(xiàng)，限定時(shí)間內(nèi)未辦理相應(yīng)手續(xù)且未經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)者，按財(cái)務(wù)制度收取經(jīng)辦人借款總額1‰的滯納金。采購(gòu)員持已經(jīng)倉(cāng)管員簽字驗(yàn)收的發(fā)票及相應(yīng)申請(qǐng)單、物資入庫(kù)單填寫報(bào)銷憑證，并在發(fā)票背面注明供應(yīng)商的名稱、地址、電話等。報(bào)銷憑證須經(jīng)部門主管、管理部經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理逐級(jí)審批，最后到財(cái)務(wù)部門按報(bào)銷制度報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷金額負(fù)有最終審核責(zé)任，發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)立即與報(bào)銷人核對(duì)并報(bào)告管理部經(jīng)理。常用性物資一般不予現(xiàn)金采購(gòu)，須固定供應(yīng)商供貨，并且由分管部門與其洽談?dòng)欣诠矩?cái)務(wù)的結(jié)算辦法，形成協(xié)議交一份財(cái)務(wù)存檔。在公司住所地及附近區(qū)域采購(gòu)的物資，采購(gòu)員應(yīng)盡量協(xié)商由供貨商直接送貨到廠，并由其自行結(jié)算款項(xiàng)，以降低采購(gòu)成本。對(duì)于500元以上的物資采購(gòu)，采購(gòu)部門或采購(gòu)員應(yīng)盡量要求供貨商自行到公司結(jié)賬；確需現(xiàn)場(chǎng)貨款兩清的，可依公司現(xiàn)金借支程序預(yù)借相應(yīng)金額的款項(xiàng)。采購(gòu)須持現(xiàn)金交貨的，公司認(rèn)為有必要時(shí)會(huì)指定人員協(xié)同采購(gòu)員一起采購(gòu)。第九條其它采購(gòu)部門或采購(gòu)員應(yīng)接受財(cái)務(wù)部門或公司臨時(shí)稽查小組按規(guī)定組織的賬目及供應(yīng)商情況調(diào)查，并予以配合。發(fā)現(xiàn)采購(gòu)人員有違規(guī)操作行為，公司有權(quán)暫時(shí)終止其工作，直到事實(shí)清楚或另行通知為止，并審核其相關(guān)采購(gòu)賬目。經(jīng)查明確屬采購(gòu)人員蓄意違規(guī)操作，導(dǎo)致公司利益受損或者個(gè)人獲得私利者，按工作失職或職務(wù)侵占追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任、處于開除處分、并按情節(jié)嚴(yán)重性追究其刑事責(zé)任。附則本制度未盡事宜按本公司《物質(zhì)管理制度》執(zhí)行。本辦法的解釋權(quán)屬、執(zhí)行、實(shí)施屬財(cái)務(wù)部。本制度自2006年11月30日之日起施行。見附表：《部門行政后勤物品領(lǐng)用登記簿》（財(cái)管表1）《行政后勤物品物品領(lǐng)用登記表》（財(cái)管表2）《行政后勤物品進(jìn)出存月報(bào)表》（財(cái)管表3）《各部門行政后勤物品領(lǐng)用匯總月報(bào)表》（財(cái)管表4）年月行政后勤物品領(lǐng)用登記簿領(lǐng)用部門：領(lǐng)用日期品名及規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)用人簽名主管審批領(lǐng)用日期品名及規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)用人簽名主管審批合計(jì)合計(jì)年月行政后勤物品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用部門：領(lǐng)用日期品名及規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用日期品名及規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)用人簽名合計(jì)合計(jì)部門主管簽名:保管員：行政后勤物品進(jìn)出存月報(bào)表年月序列名稱及規(guī)格計(jì)量單位上月庫(kù)存本月購(gòu)置本月領(lǐng)用數(shù)月末庫(kù)存數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量單價(jià)金額合計(jì)部門主管簽名:保管員：年月行政后勤物品領(lǐng)用匯總月報(bào)表制表日期：