文件收發(fā)管理制度第一條為提高基建審計(jì)速度和辦公質(zhì)量充分發(fā)揮工程結(jié)算資料在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)審計(jì)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我基建審計(jì)的實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條，文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。條黨政分工的原則本文件（黨支部和行政）由辦公室歸口管理（二）收文的管理?xiàng)l公文的簽收.所有文件（除訂啟的外）均由收發(fā)員（文書）登記簽收、拆封（由或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外）在簽收和拆封時(shí)收發(fā)員（文書）需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因.對(duì)發(fā)來的文件要文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定一項(xiàng)不對(duì)口應(yīng)立即報(bào)告并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)第五條公文的編號(hào)保管.收發(fā)員（文書）拆封和簽收后應(yīng)附上"文件傳閱單”作分類登記編號(hào)、保管.本外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)送交收發(fā)員（文書）登記編號(hào)保管個(gè)人保存如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn).凡正式文件均需由辦公室主任（或副主任）文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員（文書）分送和承辦閱辦文件或急作應(yīng)立刻呈送（或分管）閱批后分送承辦閱辦為文件積壓誤事應(yīng)在當(dāng)天閱簽完.性質(zhì)的函、電、單據(jù)等可由辦公室直接分轉(zhuǎn)如涉及幾個(gè)會(huì)辦的文件應(yīng)同各后再分轉(zhuǎn).為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員（文書）應(yīng)在當(dāng)天或天將文件送到和承辦如關(guān)系到兩個(gè)應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲超過兩天（特殊情況例外）第七條文件的傳閱與催辦.傳閱文件應(yīng)遵守傳閱范圍和保密規(guī)定將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所也將文件轉(zhuǎn)借人閱看對(duì)尚未傳達(dá)的文件向外泄露內(nèi)容.閱讀文件應(yīng)抓緊當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員（文書）閱批文件超過兩天閱后應(yīng)簽名以示如有"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成和人員按文件所提要求和批示辦理事宜.閱文時(shí)抄錄全文任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員（文書）切忌橫傳.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任承辦接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理將文件壓放分散如需備查應(yīng)保密規(guī)定并征得辦公室同意后予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)歸檔周轉(zhuǎn).閱文范圍離、退休干部由組織學(xué)習(xí)文件或由辦公室通知到閱文（三）發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定.上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別黨支部和行政辦公室各團(tuán)體和一律自行向上、向下發(fā)送正式文件.各團(tuán)體、需要向上反映匯報(bào)情況或向下安排布置工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提文申請(qǐng)并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核黨支部、行政辦公室同意發(fā)文方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與分工歸口以黨x字、政x字發(fā)文團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn).對(duì)涉及多個(gè)分管范圍的文件須經(jīng)班子決定后批準(zhǔn)簽發(fā)其余文件均由主要批準(zhǔn)簽發(fā)第九條發(fā)文的范圍：.凡以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)均屬發(fā)文范圍.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)文件或文件精神制訂的文件；(3)公布體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免；(4)公布重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；⑹重大；3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：⑴對(duì)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、決定；(2)同兄弟重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)指示等應(yīng)按制度辦理經(jīng)分管批準(zhǔn)后由各科室書面或口頭自行通知不用發(fā)文.各科室如會(huì)議所作的決定都不應(yīng)發(fā)文不備查考可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要(四)發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定：.各科室需要發(fā)文應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室申請(qǐng)；.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后主辦科室應(yīng)以方針、政策和法令指示或工作需要草擬文件初稿；.草擬文稿從本角度情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、書寫工整嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；.文稿擬就后擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿與擬稿人并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；.辦公室應(yīng)黨支部、行政的要求和指示精神文件規(guī)定對(duì)文稿審查和修改對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿重新擬稿；.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿送分管核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量）；.對(duì)審核時(shí)修改較多有礙打印和存檔的文稿應(yīng)由擬搞重新整理寫清楚；.需經(jīng)會(huì)簽的文稿應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽會(huì)簽；.文稿審核會(huì)簽后按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政審定批準(zhǔn)簽發(fā)；.經(jīng)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員（文書）編號(hào)送打字室打?。?文件打印清樣應(yīng)由擬稿人校對(duì)校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；.文件打字后由辦公室派專人按數(shù)印刷再由收發(fā)員（文書）分發(fā)并檢查情況（五）文件的借閱和清退第十一條各工作人員因工作需要借閱文件需經(jīng)本人簽寫便條對(duì)有密級(jí)的文件須分管或辦公室主任同意后方可借閱第十二條借閱文件應(yīng)借閱登記手續(xù)就地閱看按時(shí)歸還任何人將文件帶走或全文抄錄不允許拆卷和在文件上勾劃等第十三條辦公室收發(fā)員（文書）對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦應(yīng)對(duì)事情辦妥的本文件和要求限期清退的文件收繳清退工作（為月底一小清季末一中清、年終一總清如文件丟失查明原因和責(zé)任者并如實(shí)向報(bào)告（六）文件的立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍：.凡下列文件分別由辦公室收發(fā)員（文書）歸檔：(1)機(jī)關(guān)來文包括對(duì)報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、通知、、發(fā)言和生產(chǎn)工作的計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)例會(huì)記錄；(4)支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織的代表大會(huì)所的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等；(5)有保存價(jià)值的來信來訪記錄及結(jié)果；(6)參加的會(huì)議帶回的文件、資料及本在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；(7)機(jī)關(guān)同志來檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄本向匯報(bào)的提綱和材料；(8)反映本生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及工作等的音、像攝制品；(9)日志和大事記；(10)向請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的材料.科室各團(tuán)體日常工作中的活動(dòng)資料由各科室、團(tuán)體立卷歸檔第十六條立卷要求.文件立卷應(yīng)內(nèi)容、名稱、順序分門別類地整理歸檔.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全文件、材料的完整性.要平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相的原則工作、會(huì)議的文件材料要立卷歸檔.上年度的文件材料要求在下年度7月份以前整理完(七)文件的銷毀第十七條多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件辦公室應(yīng)清理造冊(cè)并按規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任分管的監(jiān)督下銷毀公司檔案管理制度檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。歸檔制度1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。檔案保管制度1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。4、檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。檔案借閱制度1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。3、借閱檔案，必須履行登記