項(xiàng)目文檔管理制度1項(xiàng)目文檔管理制度項(xiàng)目信息：版本信息：請注意：使用前請確認(rèn)這是最新有效的版本。一、目的Objective：建立項(xiàng)目組的文檔管理制度，對項(xiàng)目中所有文檔進(jìn)行清晰有效的分類管理與控制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的有序保管與規(guī)范流動(dòng)，為項(xiàng)目文檔提供規(guī)范化的管理。二、范圍Scope：本文適用于本項(xiàng)目組、及與之有關(guān)的客戶、代理、分包商的文檔。三、內(nèi)容Content:1.文檔編號與項(xiàng)目有關(guān)的文檔，均統(tǒng)一編號。文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示表1：文檔屬性字段對照發(fā)放對象：本字段用兩位英文字母表示表2：文檔接收對象字段對照文檔日期：本字段6位數(shù)字，表明文檔的發(fā)生時(shí)間，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。順序編號：本字段4位數(shù)字，系文檔的順序編號，此編號表示同一文檔屬性、發(fā)放對象內(nèi)所有文檔的順序號。文檔密級：本字段1位數(shù)字，表明了文檔的保密級別。0級代表機(jī)密，項(xiàng)目經(jīng)理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項(xiàng)目組核心成員閱讀2級代表內(nèi)部公開，項(xiàng)目組所有成員閱讀（司機(jī)保姆等行政人員除外）3級代表公開，所有項(xiàng)目組干系人均可閱讀（包括合作方、分包商、代理商、采購供應(yīng)商）例：與業(yè)主的第一份會(huì)議紀(jì)要的編碼：MI-CL-0001-030521-12.文檔的存放項(xiàng)目文檔分別建立電子和紙面件檔案。電子檔案目錄如下，通過訪問密碼的設(shè)置控制不同密級文檔的訪問權(quán)限。表3：電子文檔目錄紙面文檔按文件的屬性、密級分類存放，并填寫《文件存放和訪問控制表》（附件一）進(jìn)行存放、借閱登記。3.文檔借閱文檔借閱流程如下:（1）借閱人查閱文檔編號清單（內(nèi)部公開），確定所需借閱文檔。（2）向文檔管理員提出借閱申請。（3）文檔管理員根據(jù)其身份確定閱讀權(quán)限。（4）判斷所借閱文檔是否在其閱讀范圍權(quán)限內(nèi)，若有權(quán)限則轉(zhuǎn)（6）。（5）若所借閱文檔超過其閱讀權(quán)限，需經(jīng)PM批準(zhǔn)。（6）文檔管理員填寫文檔借閱記錄表。（7）借閱人簽署文檔借閱記錄。（8）根據(jù)閱讀權(quán)限或臨時(shí)授權(quán)，開放文檔紙面復(fù)印件供其查看。（9）借閱文檔需在指定時(shí)間內(nèi)歸還、不得拷貝。.文檔審批分為技術(shù)審批權(quán)限（初步審批）和簽發(fā)審批權(quán)限（最終審批）兩種。（1）技術(shù)文檔各專業(yè)負(fù)責(zé)人對本專業(yè)的技術(shù)方案有技術(shù)處理及審批權(quán)限。（2）財(cái)務(wù)及對外文檔是法定的權(quán)簽人，所有財(cái)務(wù)文檔、對外文檔（與業(yè)主、分包商等的文檔）必須由項(xiàng)目經(jīng)理審批。（3）工程文檔現(xiàn)場的施工經(jīng)理、督導(dǎo)對于現(xiàn)場的設(shè)計(jì)、施工、進(jìn)度、質(zhì)量等擁有技術(shù)審批權(quán)。.文檔流向文檔流向意在明確項(xiàng)目各階段需要提交的主要文檔、文檔負(fù)責(zé)人及文檔的主要流向。詳見附表二：《文檔流向表》。四、其他本文未盡事宜，將由項(xiàng)目核心組解釋或補(bǔ)充附件。項(xiàng)目文檔管理制度7營銷中心項(xiàng)目文檔管理制度版本信息：版本號擬制/修改責(zé)任人擬制/修改日期修改內(nèi)容及理由批準(zhǔn)者一、目的建立營銷中心的文檔管理制度，對項(xiàng)目中所有文檔進(jìn)行清晰有效的分類管理與控制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的有序保管與規(guī)范流動(dòng)，為項(xiàng)目文檔提供規(guī)范化的管理，提高項(xiàng)目的成功率，有效控制項(xiàng)目成本、進(jìn)度、時(shí)間。二、范圍本文適用于營銷中心各單元、公司內(nèi)配合部門及與之有關(guān)的客戶、合資公司、渠道的文檔。三、原則（一）定義文檔包括接收、發(fā)放和內(nèi)部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會(huì)議紀(jì)要、郵遞、商務(wù)運(yùn)作階段文檔及其他內(nèi)部文檔。（二）規(guī)范.明確內(nèi)部文檔的編制和命名（1）文件名應(yīng)是文件的標(biāo)題。（2）標(biāo)題應(yīng)能直觀簡明體現(xiàn)文件的內(nèi)容。（3）每個(gè)文檔必須有一個(gè)統(tǒng)一的編號。（4）在電子文檔的命名后面加上編號。（5）文件編制應(yīng)使用對應(yīng)的統(tǒng)一文檔模板。.接收文檔控制編號所有接收文檔需有統(tǒng)一文檔控制編號，統(tǒng)一由文檔中心管理。文檔控制編號形式由項(xiàng)目管理者根據(jù)實(shí)際情況確定，建議體現(xiàn)接收日期的信息。.明確項(xiàng)目文檔的使用制度（1）在項(xiàng)目前，應(yīng)建立一套文檔的管理程序明確文檔的擬制、審核人員，文檔控制員。明確所有文檔的編號、收發(fā)登記操作，及受控等級。（2）建議接收文檔的管理程序由文檔控制員統(tǒng)一接收。加蓋或記錄接收日期（時(shí)間）。賦予文檔控制編號。記錄輸入文檔中心數(shù)據(jù)庫，保存原件。（3）明確發(fā)送文檔的管理程序加蓋或記錄發(fā)送日期（時(shí)間）。記錄輸入文檔中心受控庫，保存原件。發(fā)送后由文檔控制員統(tǒng)一記錄歸檔。（4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關(guān)規(guī)定（5）文檔借閱登記和保密規(guī)定原則上嚴(yán)禁文檔原稿進(jìn)行借閱。借閱副本應(yīng)進(jìn)行登記，加蓋副本章。副本銷毀的規(guī)定。限期返還原件的規(guī)定。（6）電子文檔的共享規(guī)定4.明確文檔的歸檔存放（1）建立紙面存儲(chǔ)和電子件存儲(chǔ)兩套相對應(yīng)的文檔管理系統(tǒng)，目錄結(jié)構(gòu)見附表一《項(xiàng)目文檔歸檔結(jié)構(gòu)》。（2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類，如售前階段、售中階段，再按標(biāo)書、合同、方案、會(huì)議紀(jì)要等分類。四、文檔提交（一）外埠部門提交部門的文檔，經(jīng)過審核后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。（二）部門內(nèi)部文檔定稿后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。（三）部門對外交流或是與項(xiàng)目單位匯報(bào)、溝通所提交的文檔，經(jīng)過溝通、匯報(bào)后整理成終稿的，由文檔負(fù)責(zé)人及時(shí)提交到文檔管理人員備案、存檔。（四）部門外埠工作人員與項(xiàng)目單位交流、溝通時(shí)準(zhǔn)備的文檔或是會(huì)議紀(jì)要定稿后提交部門領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)文檔管理人員備案、存檔。（五）備忘錄或是會(huì)議紀(jì)要以周為單位提交文檔；建設(shè)方案、PPT、規(guī)劃、設(shè)計(jì)等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規(guī)劃等文檔經(jīng)過部門與項(xiàng)目單位確認(rèn)后及時(shí)報(bào)文檔管理員備案、存檔。五、具體內(nèi)容（一）文檔編號凡項(xiàng)目有關(guān)的文檔，均統(tǒng)一編號文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發(fā)放對象：本字段用兩位英文字母表示文檔日期：本字段6位數(shù)字，表明文檔的發(fā)生時(shí)間，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。順序編號：本字段4位數(shù)字，系文檔的順序編號，此編號表示同一文檔屬性、發(fā)放對象內(nèi)所有文檔的順序號。文檔密級：本字段1位數(shù)字，表明了文檔的保密級別。0級代表機(jī)密，項(xiàng)目經(jīng)理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項(xiàng)目組核心成員閱讀2級代表內(nèi)部公開，項(xiàng)目組所有成員閱讀3級代表公開，所有項(xiàng)目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對照文檔分類簡寫文檔分類簡寫PPT指令潛在用戶分析報(bào)告發(fā)票用戶分析報(bào)告普查報(bào)告合作意向書手冊會(huì)議紀(jì)要備忘錄建設(shè)方案計(jì)劃解決方案答復(fù)項(xiàng)目制度報(bào)表合同招投標(biāo)文件表2文檔接收對象字段對照發(fā)放對象簡寫發(fā)放對象簡寫客戶項(xiàng)目組內(nèi)部合作方部門內(nèi)部合資公司渠道公司內(nèi)部供應(yīng)商（二）文檔的存放項(xiàng)目文檔分別建立電子和紙面件檔案。紙面文檔按文件的屬性、分類存放，并填寫《文件存放控制表》（附件一）進(jìn)行存放、借閱登記。電