員工檔案管理制度一、制度目的及適用范圍1.1目的為加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理工作，規(guī)范員工檔案的建立、使用、保管和銷毀，確保企業(yè)以合理、準(zhǔn)確、完整的員工檔案為依據(jù)進(jìn)行管理，在提高人力資源管理水平的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)健康、穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)員工檔案的建立、使用、保管、銷毀等工作。二、工作內(nèi)容2.1員工檔案的建立（1）入職登記表。所有入職員工需填寫(xiě)入職登記表，表格包含姓名、性別、籍貫、出生日期、身份證號(hào)碼、文化程度、聯(lián)系電話、家庭住址、入職時(shí)間等信息。（2）履歷表。新員工進(jìn)入公司后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)履歷表。履歷表應(yīng)包含該員工的教育背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、崗位評(píng)價(jià)等信息。（3）培訓(xùn)記錄。對(duì)于新員工需要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該記錄在員工檔案中。另外，公司還需按要求對(duì)員工進(jìn)行不定期的培訓(xùn)，培訓(xùn)情況也需記錄在員工檔案中。（4）考勤記錄。員工每月的考勤記錄應(yīng)當(dāng)按時(shí)歸檔。對(duì)于遲到、早退、請(qǐng)假等情況，公司也需做好記錄并通過(guò)郵件或短信通知員工。（5）醫(yī)療檔案。公司還需要建立員工的醫(yī)療檔案，記錄該員工的健康狀況、體檢結(jié)果、治療情況、藥品處方等信息，保障員工的健康。2.2員工檔案的使用（1）招聘使用。用于招聘員工時(shí)，為考核員工能力及履歷提供依據(jù)。（2）晉升調(diào)動(dòng)。用于評(píng)估員工能力，幫助公司進(jìn)行人事安排，提升員工工作能力。（3）薪資福利。用于核算員工薪資以及計(jì)算員工的社保、住房公積金等福利待遇。（4）紀(jì)律處分。用于對(duì)員工進(jìn)行管理與紀(jì)律處分。如，對(duì)于有違規(guī)行為的員工進(jìn)行紀(jì)律處罰等。2.3員工檔案的保管（1）檔案室的設(shè)置。公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案室進(jìn)行員工檔案的存儲(chǔ)和保管，保證檔案的安全性和機(jī)密性。（2）文書(shū)檔案箱。公司應(yīng)為每個(gè)員工準(zhǔn)備一份文書(shū)檔案箱，裝入員工的資料。（3）密度保護(hù)。員工檔案應(yīng)按照保護(hù)密度分為三類：一類：原件密度的檔案；二類：復(fù)印件密度的檔案；三類：微縮副本密度的檔案。不同密度的檔案應(yīng)分別進(jìn)行保存。（4）防火、防水、防蛀等合理的保存措施。要注意防火、防水、防蛀、防霉、防蟲(chóng)、防塵等合理的保存措施，確保員工檔案的安全性和完整性。（5）檔案的借出。未經(jīng)授權(quán)，不得隨意將員工檔案隨意借出，必須經(jīng)相關(guān)人士同意方可進(jìn)行借出。2.4員工檔案的銷毀（1）定期驗(yàn)收。公司每年應(yīng)定期對(duì)員工檔案進(jìn)行驗(yàn)收，將已過(guò)期或者不再需要保留的文件單位推銷毀。（2）銷毀標(biāo)記。已核銷的員工檔案須在檔案上加蓋銷毀標(biāo)記，注明銷毀日期，以便做到定期清理、重新歸檔。2.5違規(guī)處理（1）對(duì)于因任何原因?qū)T工檔案進(jìn)行刪除、度改或丟失的，要及時(shí)整理、核實(shí)并重新恢復(fù)、補(bǔ)充，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（2）對(duì)于員工自行修改、上傳或刪除檔案，要及時(shí)制止和記錄。三、檔案的流轉(zhuǎn)3.1員工檔案的調(diào)動(dòng)（1）當(dāng)員工調(diào)動(dòng)崗位或晉升時(shí)，員工檔案應(yīng)及時(shí)移交給新單位，履歷表、考勤記錄表等應(yīng)同步更改。（2）員工調(diào)離公司的員工檔案應(yīng)及時(shí)備案，確保其離職證明書(shū)能夠及時(shí)處理。3.2檔案的保密（1）員工檔案中的信息應(yīng)嚴(yán)格保密，除與員工有關(guān)的人員外，不得隨意查看或者泄露。（2）有關(guān)部門(mén)在使用員工檔案時(shí)，應(yīng)先向人事部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)申請(qǐng)審批后再進(jìn)行查閱。（3）在檔案管理過(guò)程中，人事部門(mén)應(yīng)做好檔案的管理和保密工作，對(duì)于有關(guān)機(jī)密的文件，要采取特別的措施加以保護(hù)。四、制度執(zhí)行4.1違反規(guī)定行為的處理（1）對(duì)于違反本制度的員工，人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行處理，嚴(yán)肅查處。（2）加強(qiáng)日常監(jiān)管，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)處理問(wèn)題。4.2信息交流（1）人事部門(mén)應(yīng)定期對(duì)員工檔案工作情況進(jìn)行匯報(bào)，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映工作進(jìn)度和情況，確保工作順利開(kāi)展。（2）公司應(yīng)加強(qiáng)人力資源信息化建設(shè)，提高管理效率，確保員工信息的安全性和保密性。五、制度保障公司將會(huì)制定具體實(shí)施細(xì)則，加強(qiáng)員工檔案管理工作的日