審計(jì)檔案整理中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

審計(jì)檔案，是指審計(jì)機(jī)關(guān)在審計(jì)或者專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的，以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄，是審計(jì)經(jīng)驗(yàn)、業(yè)績(jī)、責(zé)任等的積累。審計(jì)檔案對(duì)審計(jì)事業(yè)的傳承與發(fā)展具有借鑒意義，由于磁質(zhì)、光盤等有其特殊的保存方式，因此以下所說(shuō)的檔案均指紙質(zhì)資料。歸檔工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)也有許多學(xué)問(wèn)在里面，如何順利完成繁雜的歸檔工作且達(dá)到審計(jì)署6號(hào)令中關(guān)于審計(jì)檔案的質(zhì)量控制的要求，通過(guò)幾年審計(jì)項(xiàng)目的裝檔實(shí)踐，總結(jié)出一些需要注意的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題的技巧，僅供大家參考。一、查看各類資料完整性審計(jì)結(jié)束，總有大量的各種各樣的審計(jì)資料，對(duì)此，就需要明確哪些資料需要?dú)w檔以及歸檔的程序和步驟等等。排列除審計(jì)底稿類資料之外的文件，比如審計(jì)報(bào)告、送達(dá)回證、被審計(jì)單位反饋意見及會(huì)議紀(jì)要等。單就審計(jì)報(bào)告來(lái)說(shuō)，可能就有正式稿、征求意見稿、修改稿、復(fù)核稿不同的幾份，需要按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序，與之相對(duì)應(yīng)的意見、說(shuō)明等附后。第一、三單元的資料頁(yè)數(shù)一般不會(huì)太多，但是這些結(jié)論類、立項(xiàng)類的資料都是非常重要的依據(jù)，缺一不可。二、檢查審計(jì)證據(jù)資料第一、三單元確定之后，第二單元的整理工作馬上開始了，這是最艱巨也是最煩瑣的任務(wù)。一是檢查每一頁(yè)證據(jù)資料，看是否留有充分的裝訂線，可以粘貼小紙條，并保證每頁(yè)最終都為A4紙大小。檢查簽章情況，以個(gè)人名義提供的資料，一般在取得時(shí)就已經(jīng)請(qǐng)?zhí)峁┤撕炞至耍淮嬖诤罄m(xù)的問(wèn)題。以單位名義提供的，需要看是否都加蓋了提供單位的公章，如果有沒(méi)蓋章的，需要簡(jiǎn)單分析一下原因：提供單位拒絕蓋章、個(gè)別遺漏或者其他原因，視具體情況，補(bǔ)章當(dāng)然是最好的解決方式，否則，審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)注明沒(méi)有加蓋公章的原因。二是確定每個(gè)底稿后附取證記錄及取證材料的順序，避免一時(shí)疏忽把資料放錯(cuò)位置，并將冗余資料撤出。最關(guān)鍵的一步，要檢查底稿、記錄與日記的對(duì)應(yīng)關(guān)系，看內(nèi)容、日期是否一致，有無(wú)串位的情況；復(fù)核所附審計(jì)證據(jù)是否完整、是否能夠佐證審計(jì)取證記錄和工作底稿。三、審計(jì)檔案案卷質(zhì)量的基本要求是完整和精煉“完整”的要求是：（一）每一年度執(zhí)行審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃所形成的審計(jì)文件材料，均應(yīng)收集齊全。（二）每一審計(jì)項(xiàng)目所形成的文件材料，均應(yīng)收集齊全。（三）每一案卷內(nèi)重要文件的各種稿本，均應(yīng)收集齊全。“精煉”的要求是，在立卷過(guò)程中嚴(yán)格按文件材料保存價(jià)值決定取舍。應(yīng)做到：（一）按職能分類，防止審計(jì)監(jiān)督和行政管理兩類文件混合立卷和不必要的重復(fù)立卷。（二）對(duì)審計(jì)證明材料，應(yīng)以審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題的需要為標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)分經(jīng)過(guò)核實(shí)和未經(jīng)過(guò)核實(shí)、已用作依據(jù)和未用作依據(jù)，分別加以取舍；與審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題無(wú)關(guān)或未經(jīng)核實(shí)材料，均不立卷。（三）對(duì)各種審計(jì)文書的歷次修改稿，除有重要內(nèi)容的修改稿應(yīng)立卷歸檔外，一般修改稿不必歸檔。四、歸檔的主要材料凡記錄和反映審計(jì)機(jī)關(guān)在履行審計(jì)職能活動(dòng)中直接形成的文件、電報(bào)、信函、憑證、筆錄的原件及其復(fù)制件、照片、音像磁帶，以及與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的其他文件材料，均屬審計(jì)檔案的收集范圍。主要是：（一）上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)審計(jì)立項(xiàng)的指示、批示和下達(dá)的審計(jì)項(xiàng)目任務(wù)文件。（二）審計(jì)通知書。（三）審計(jì)報(bào)告（或復(fù)審意見），審計(jì)機(jī)關(guān)審定審計(jì)報(bào)告（復(fù)審意見）的會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議記錄摘要。（四）審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題的證明材料。（五）被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)報(bào)告的書面意見。（六）有關(guān)審計(jì)處理的請(qǐng)示，審計(jì)事項(xiàng)的報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示。（七）審計(jì)（含復(fù)審）結(jié)論和決定或?qū)徲?jì)意見通知書。（八）被審計(jì)單位關(guān)于執(zhí)行審計(jì)結(jié)論和決定情況的報(bào)告。（九）罰款、沒(méi)收款、扣繳款，停止撥款、貸款，凍結(jié)銀行存款，封存賬冊(cè)等文書及回執(zhí)。（十）被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)結(jié)論和決定的復(fù)審申請(qǐng)，對(duì)審計(jì)（含復(fù)審）結(jié)論和決定的申訴材料；有關(guān)人員對(duì)審計(jì)（含復(fù)審）結(jié)論和決定的申訴材料。（十一）依法作出審計(jì)結(jié)論和決定的法規(guī)目錄或摘要，上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)本項(xiàng)目問(wèn)題處理的政策界限。（十二）有關(guān)本審計(jì)項(xiàng)目的情況報(bào)告、通報(bào)。（十三）審計(jì)調(diào)查報(bào)告及其有關(guān)文件材料。（十四）各種調(diào)查取證材料。（十五）移交處理意見書。（十六）群眾來(lái)信或來(lái)訪記錄。（十七）項(xiàng)目審計(jì)計(jì)劃或?qū)徲?jì)方案，有關(guān)本項(xiàng)目計(jì)劃安排方面的意見、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)和其他有關(guān)材料。（十八）與本項(xiàng)目有關(guān)的其他材料。審計(jì)歸檔不僅僅是檔案員的職責(zé)，質(zhì)量的高低與每個(gè)參加項(xiàng)