優(yōu)秀企業(yè)（生產(chǎn)行政經(jīng)營(yíng)）管理學(xué)習(xí)資料行政文秘與公文寫作1、秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）主任和一般秘書的區(qū)別：秘書長(zhǎng)是領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任是管理，秘書是做事。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系：服務(wù)、服從、領(lǐng)會(huì)、適應(yīng)。堅(jiān)持“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想：為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各部門服務(wù)，為人民群眾（員工與客戶)服務(wù)。其中，為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是重點(diǎn)。秘書工作的過(guò)程就是秘書工作者不斷適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者輔助需求的過(guò)程。2、辦公室的地位：中樞輔助：輔助、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)；綜合辦事：綜合協(xié)調(diào)、關(guān)系全局性事務(wù)；外聯(lián)窗口：處理公關(guān)事務(wù)、代表組織形象；“不管部”：該管的一定要管，沒人管的照樣管。概而言之：樞紐。辦公室的基本職能：輔助領(lǐng)導(dǎo)：參謀輔助；辦理事務(wù)：細(xì)心、謹(jǐn)慎。辦公室無(wú)小事，事事牽涉大局。決策和輔助的4個(gè)階段：決策準(zhǔn)備階段、預(yù)案設(shè)計(jì)階段、方案優(yōu)選階段、決策實(shí)施階段3、有效溝通的關(guān)鍵要素:說(shuō)、聽、看、做。各層次溝通的測(cè)重點(diǎn)：①、高層：決策。經(jīng)營(yíng)計(jì)劃制定、重點(diǎn)項(xiàng)目、重大政策、制度體系等。②、中層：用人。如何利用人力資源執(zhí)行好、落實(shí)好公司決定、決策。③、基層：做事。如何把工作細(xì)化，帶領(lǐng)員工具體怎么做，什么時(shí)間做，做到什么程度。會(huì)務(wù)工作的原則：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、周到服務(wù)、勤儉節(jié)約、安全保密、提高效率。4、通用文書：①機(jī)關(guān)法定文書：行政機(jī)關(guān)公文（13種）、黨的機(jī)關(guān)公文（14種）、軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文（13種）；②機(jī)關(guān)事務(wù)文書：規(guī)章、制度、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、講話稿、述職報(bào)告等；③機(jī)關(guān)日常應(yīng)用文書：?jiǎn)⑹隆l據(jù)、書表等。專用文書:法律、軍事、外交、財(cái)經(jīng)等。私人文書：書信、日記、回憶錄、讀書筆記、生平簡(jiǎn)歷等行政公文共13種：①、上行文：報(bào)告、請(qǐng)示；②、平行文：通報(bào)、函；③、下行文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、議案、批復(fù)、意見、會(huì)議紀(jì)要。5、報(bào)告①涵義：適應(yīng)于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。②、種類：內(nèi)容分：綜合報(bào)告、專題報(bào)告；目的分：工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)報(bào)告。③基本結(jié)構(gòu)形式：標(biāo)題：兩種，一是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，二是事由+文種。特別注意：“申請(qǐng)”與“報(bào)告”不能混用，不能寫成“申請(qǐng)報(bào)告”；主送機(jī)關(guān)：正文前一行，只能主送一個(gè)直接上級(jí)機(jī)關(guān)。6、請(qǐng)示①涵義：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。②、種類：請(qǐng)求指示類的請(qǐng)示、請(qǐng)求批準(zhǔn)類的請(qǐng)示、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類的請(qǐng)示。③請(qǐng)示要用簡(jiǎn)短的語(yǔ)言，明確提出請(qǐng)上級(jí)指示、批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)的肯定要求。注意采用征詢、請(qǐng)求和謙和的語(yǔ)氣，使用期請(qǐng)的語(yǔ)言，通常以“以上意見妥否，請(qǐng)批示”、“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”，“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各有關(guān)單位執(zhí)行”等慣用結(jié)語(yǔ)表達(dá)行文要求。切忌使用強(qiáng)硬、強(qiáng)人所難的語(yǔ)言。④1）請(qǐng)求指示類的請(qǐng)示：工作中遇到具體問題需要解決，但是沒有相關(guān)政策依據(jù)，也無(wú)先例可以遵循，為了妥善解決問題而請(qǐng)示怎樣做。請(qǐng)求批準(zhǔn)類的請(qǐng)示：4、授權(quán)的程序：成功的管理人員一般把授權(quán)分為三個(gè)步驟：①細(xì)分責(zé)任：細(xì)分責(zé)任是重要步驟之一，責(zé)任是內(nèi)容和實(shí)質(zhì)，權(quán)力是形式和表象，授權(quán)就是為了讓下級(jí)分擔(dān)起責(zé)任。②授予權(quán)力：授予權(quán)力不是簡(jiǎn)單地放手讓下屬工作，允許下屬相機(jī)抉擇地任意行事，甚至制定制度性政策；更不能只是簡(jiǎn)單地將職權(quán)一放了事，撒手不管。③監(jiān)督檢查：權(quán)力與義務(wù)是對(duì)等的，獲得權(quán)力的同時(shí)必須承擔(dān)義務(wù)。正確的授權(quán)程序必須包括堅(jiān)持請(qǐng)示匯報(bào)制度、及時(shí)檢查監(jiān)督。指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)工作，就是對(duì)組織內(nèi)每個(gè)成員（個(gè)體）和全體成員（群體）的行為進(jìn)行引導(dǎo)和施加影響的活動(dòng)過(guò)程，其目的在于使個(gè)體和群體能夠自學(xué)自愿而有信心地為實(shí)現(xiàn)組織的既定目標(biāo)而努力。5、溝通聯(lián)絡(luò)的要求：力求表達(dá)清楚、傳遞力求準(zhǔn)確、避免過(guò)早評(píng)價(jià)、消除下級(jí)顧慮、主管人員要積極主動(dòng)進(jìn)行溝通、對(duì)情報(bào)溝通過(guò)程加以控制6、卓越績(jī)效通過(guò)綜合的組織績(jī)效管理方法，使組織和個(gè)人得到進(jìn)步和發(fā)展，提高組織的整體績(jī)效和能力，為顧客和其他相關(guān)方創(chuàng)造價(jià)值，并使組織持續(xù)獲得成功。高層領(lǐng)導(dǎo)的作用：確定和貫徹組織的價(jià)值觀、確定組織的長(zhǎng)、短期發(fā)展方向及績(jī)效目標(biāo)、組織應(yīng)當(dāng)以各種適宜的方式向全體員工、主要的供方和合作伙伴溝通組織的價(jià)值觀、發(fā)展方向和績(jī)效目標(biāo)；并采取適當(dāng)措施確保雙向溝通、高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)營(yíng)造如下的經(jīng)營(yíng)環(huán)境。7、戰(zhàn)略制定：組織應(yīng)當(dāng)確定戰(zhàn)略制定過(guò)程，確定戰(zhàn)略目標(biāo)，以提高組織的競(jìng)爭(zhēng)地位、整體績(jī)效，使組織在未來(lái)獲得更大的成功。組織應(yīng)當(dāng)識(shí)別并確定主要產(chǎn)品、服務(wù)及經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程，分析這些過(guò)程對(duì)贏利能力和組織取得成功的貢獻(xiàn)。主要價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程包括為組織的產(chǎn)品和服務(wù)、為組織的經(jīng)營(yíng)帶來(lái)最大增值的過(guò)程，對(duì)組織的經(jīng)營(yíng)成功和取得可持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)非常重要。對(duì)不同的組織，主要的價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程有所不同。首先要定量或定性地分析過(guò)程的增值能力和對(duì)組織成功的貢獻(xiàn)，然后將那些創(chuàng)造最大價(jià)值的過(guò)程識(shí)別出來(lái)，列為主要價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程。三、組織行為與人事管理1、職業(yè)發(fā)展：是組織用來(lái)幫助員工獲取目前及將來(lái)工作所需的技能、知識(shí)的一種方法。職業(yè)發(fā)展：試探期、立業(yè)期、守業(yè)期、衰退期。國(guó)家爭(zhēng)端是綜合國(guó)力爭(zhēng)端，更是“綜合國(guó)人”的爭(zhēng)端！四階段：懷才不遇，春風(fēng)得意、左右逢緣、與時(shí)俱進(jìn)。2、自我規(guī)劃七步走：（1）一步：認(rèn)清我是誰(shuí)？（2）二步：我想做什么？（3）三步：我會(huì)做什么？（4）四步：目前環(huán)境條件允許我做什么？（5）五步：我的短期與長(zhǎng)期目標(biāo)是什么？（6）六步：制定行動(dòng)計(jì)劃和成長(zhǎng)路徑；（7）七步：評(píng)估與調(diào)整。功夫熊貓的啟示：要有目標(biāo)（規(guī)劃）、盡早實(shí)踐、執(zhí)著，堅(jiān)持不放棄、樂觀積極、融入環(huán)境、勇于擔(dān)當(dāng)。溝通三原則：（1）尊重、體諒；（2）坦誠(chéng)，但要深思熟慮；（3）妥協(xié)，在體諒與勇氣間平衡。3、人力資源（HumanResource，簡(jiǎn)稱HR）指在一個(gè)國(guó)家或地區(qū)中，處于勞動(dòng)年齡、未到勞動(dòng)年齡和超過(guò)勞動(dòng)年齡但具有勞動(dòng)能力的人口之和。組織行為學(xué)（organizationalbehavior）是行為科學(xué)在管理領(lǐng)域的應(yīng)用，是綜合運(yùn)用各種與人的行為有關(guān)的知識(shí)，研究一定組織中人的心理和行為規(guī)律的科學(xué)。美國(guó)約翰·威根將組織行為學(xué)技能分為五個(gè)等級(jí)：本本型、本本與情景結(jié)合型、能力型、熟練型、專家型。4、人事矛盾一般規(guī)律：（1）事的總量與人的總量的矛盾（2）事的結(jié)構(gòu)與人的結(jié)構(gòu)的矛盾（3）崗位要求與個(gè)人素質(zhì)的矛盾；HRM基本職能：（1）獲取：招聘。（2）整合：組織設(shè)計(jì)、職務(wù)分析（3）保持與激勵(lì)：薪酬福利、職業(yè)生涯規(guī)劃（4）控制與調(diào)整：績(jī)效管理（5）開發(fā)：培訓(xùn)開發(fā)、精神文化塑造。組織行為管理模式：專制模式，運(yùn)行基礎(chǔ)是權(quán)利。監(jiān)護(hù)模式，依賴經(jīng)濟(jì)資源。支持模式，強(qiáng)調(diào)通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)幫助員工成長(zhǎng)。聯(lián)盟模式，在員工和管理者之間營(yíng)造一種伙伴關(guān)系。目標(biāo)：事得其人；人盡其才；才有其用。組織三個(gè)層次：個(gè)體——群體——組織。人的行為模式：刺激個(gè)體心理特征對(duì)刺激的個(gè)人解釋行為反應(yīng)。壓力是內(nèi)外環(huán)境中各種因素作用與有機(jī)體時(shí)所產(chǎn)生的非特異性反應(yīng)。5、能力分為：一般能力：偏認(rèn)知的能力，如智力；特殊能力：特殊活動(dòng)所需的能力，如機(jī)械、繪畫、調(diào)酒；再造能力：依樣畫葫蘆的能力，即摩模仿力；創(chuàng)造能力：創(chuàng)新、發(fā)明的能力、思維能力。智力包括：計(jì)算能力、言語(yǔ)理解能力、詞的流暢性、記憶能力、演繹推理能力、空間知覺能力和知覺速度。智商使人發(fā)現(xiàn)機(jī)會(huì)，情商使人利用機(jī)會(huì)，逆商使人不放棄機(jī)會(huì)。創(chuàng)造方法：（1）頭腦風(fēng)暴法：群眾成員在輕松、自由的環(huán)境下互相啟發(fā)，集思廣益。（2）檢查單法：把現(xiàn)有事物的要素進(jìn)行分享，然后按照新目的加以改變，用途是否增加，形狀、顏色、體積是否改變。（3）希望點(diǎn)列舉法：通過(guò)列舉某物被希望擁用的特征，找到新思路。（4）組合法：把兩項(xiàng)以上技術(shù)組合一起產(chǎn)生新產(chǎn)品。（5）卡片排列法：先把對(duì)象的要素一一記在卡片上，然后卡片混合，再根據(jù)某一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新整理。6、人性假設(shè)：經(jīng)濟(jì)人（X）：性惡論、性利論；霍桑實(shí)驗(yàn)；5大需求+2個(gè)高級(jí)需求氣質(zhì)類型：多血質(zhì)、膽汁質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)；知覺與判斷過(guò)程：刺激人的五官感覺注意編排解釋判斷決策和行動(dòng)。公式：積極性=目標(biāo)效價(jià)×達(dá)標(biāo)期望值。群體決策技術(shù)：（1）頭腦風(fēng)暴。（brainstorming），是一種激發(fā)群體成員創(chuàng)造性思維的常用方法。參與者通常5—12人，遵循以下原則：a.思想越新奇越好；b.不能批駁別人的想法；c.結(jié)合前面的觀點(diǎn)盡量加以拓展、創(chuàng)新。（2）名義群體技術(shù)。（nominalgrouptechnique），除了頭腦風(fēng)暴外還可讓大家共同選擇最佳方案，其步驟為：a.產(chǎn)生想法；b.記錄想法；c.澄清想法；d.投票選擇方案。（3）德爾菲技術(shù)。（Delphitechnique）讓有關(guān)專家組成一個(gè)群體，根據(jù)不見面的原則進(jìn)行決策的方法。其步驟如下：a.填寫問卷；b.統(tǒng)計(jì)整理；c.反饋個(gè)性；d.重復(fù)進(jìn)行直到通過(guò)。（4）辯證決策法。（dialecticdecisionmethod）是一種有效抑制群體思維的決策技術(shù)。其程序如下：a.明確需要解決的問題；b.提出兩個(gè)以上相互競(jìng)爭(zhēng)的建議，并弄清每一個(gè)建議的內(nèi)、外在假設(shè)；c.根據(jù)建議數(shù)目分組，強(qiáng)調(diào)建議相對(duì)優(yōu)、缺點(diǎn)；d.根據(jù)參與者情況進(jìn)行決策，方案可以是原有建議的一種，也可是一種折衷方案，或者產(chǎn)生了一種新的建議。工作團(tuán)隊(duì)是由數(shù)名知識(shí)與技能互補(bǔ)、彼此承諾既依賴于個(gè)體的貢獻(xiàn)，也依賴于集體的協(xié)作成果。相互作用分析（艾里克·伯恩）：（1）P-A-C。每個(gè)人都有三種不同的心態(tài)：父母：記錄在腦海中的一些早期經(jīng)驗(yàn)——從出身到5歲前所有無(wú)可懷疑或強(qiáng)迫性的外在條件。兒童：除了把事物記錄“父母”，同時(shí)還進(jìn)行著“內(nèi)在”事件的記錄——小孩對(duì)所見所聞的反應(yīng)。.成人：將刺激轉(zhuǎn)變成信息，然后根據(jù)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，分析后歸檔，對(duì)“父母”與“兒童”進(jìn)行分析。（2）相互作用：互補(bǔ)作用：（P-A-C）雙方呈平行線時(shí)，相互作用是互補(bǔ)的，可以永遠(yuǎn)的行行下去；交叉作用：當(dāng)刺激反應(yīng)在（P-A-C）圖上發(fā)生交叉時(shí)，溝通就會(huì)出現(xiàn)停頓。領(lǐng)導(dǎo)：是個(gè)體運(yùn)用非強(qiáng)近性手段影響他人自愿努力去完成群體或組織目標(biāo)的過(guò)程。領(lǐng)導(dǎo)6原則：——懂得溝通；——愿景比管控更重要；——信念比指標(biāo)更重要；——團(tuán)隊(duì)比個(gè)人更重要；——授權(quán)比命令更重要；——平等比權(quán)威更重要。權(quán)力來(lái)源：（1）高級(jí)主管：正式職位、資源、控制決策前提、網(wǎng)絡(luò)中心性（2）中層主管：任務(wù)活動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)（3）基層員工：專長(zhǎng)、辦公位置、信息和個(gè)人努力、說(shuō)服等。構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織：自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)、系統(tǒng)思考。四、基層管理能力1、如何成為受歡迎的領(lǐng)導(dǎo)：有效、充滿自信、富有責(zé)任感、坦誠(chéng)率真、原則性靈活性兼?zhèn)?、有敏銳洞察力、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、公平待人、尊重人、用人所長(zhǎng)、作風(fēng)穩(wěn)健、工作內(nèi)行、理解下屬、幫助下屬成功、善于傾聽、懂得批評(píng)藝術(shù)。2、基層管理的N種方法：身先士卒別忘指揮眾人、避免管理錯(cuò)位、做一個(gè)深謀遠(yuǎn)慮的領(lǐng)導(dǎo)者、合理的任務(wù)分工、指示必須做到具體明確、必須使口頭指示得到執(zhí)行、建立一支有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)、在內(nèi)部保持適當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)狀態(tài)、提高員工工作效率、實(shí)施正確的紀(jì)律約束、一切以工作做到位為原則、熟練掌握訓(xùn)誡下屬的方法、掌握忍讓的管理尺度、采取漸進(jìn)式的處罰方式、管理殺手锏—?dú)⒁毁影?。五、專?xiàng)材料寫作1、專項(xiàng)材料特點(diǎn)：目的很明確、格式較統(tǒng)一；表達(dá)簡(jiǎn)潔科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)；圖表明晰；邏輯性強(qiáng)全篇統(tǒng)一；政策性、技術(shù)性、專業(yè)性強(qiáng)；一般需上報(bào)審批；中間伴隨內(nèi)外評(píng)審。2、專項(xiàng)材料行文思路：認(rèn)真讀上級(jí)來(lái)文、熟讀政策文件、調(diào)查了解情況、編制材料提綱、統(tǒng)一全文格式、正式行文、反復(fù)修改、評(píng)審校正、裝訂上報(bào)3、可研報(bào)告特點(diǎn)：嚴(yán)格的論證性、分析的系統(tǒng)性、內(nèi)容的綜合性、縝密的科學(xué)性。4、可研報(bào)告作用：1）.為投資決策提供科學(xué)依據(jù)、2）.有利于政府職能部門的宏觀調(diào)控、3）.是保證資金來(lái)源的手段、4）.有效防止官僚作用，提高科學(xué)管理效益。5、標(biāo)題一般由單位名稱、可行性研究對(duì)象和文種三部分組成。正文：1）前言、2）主體、3）結(jié)尾。寫作要求：結(jié)構(gòu)緊湊行文規(guī)范、實(shí)事求是真實(shí)可靠、全面系統(tǒng)論證嚴(yán)密。6、寫作注意要點(diǎn)：把握好尺度、不違背政策和法規(guī)、與政府主管部門進(jìn)行有效溝通、資料齊全，前文統(tǒng)一、語(yǔ)言描述科學(xué)準(zhǔn)確、認(rèn)真校對(duì)和裝訂。六、項(xiàng)目管理1、項(xiàng)目：就是一種需要在限定的時(shí)間和費(fèi)用之內(nèi)完成的新任務(wù)。項(xiàng)目是整合臨時(shí)性資源完成特定任務(wù)的一種方式。項(xiàng)目管理的內(nèi)容：綜合管理、采購(gòu)管理、溝通管理、人資管理、質(zhì)量管理、時(shí)間管理、范圍管理、成本管理、風(fēng)險(xiǎn)管理。項(xiàng)目可行性研究：技術(shù)可行、經(jīng)濟(jì)可行、管理可行（關(guān)鍵）；確定項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)：部門設(shè)置、業(yè)務(wù)流程、業(yè)績(jī)考核。項(xiàng)目管理的常見組織形式：職能制組織形式、項(xiàng)目式組織形式、矩陣制組織形式3、項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理的區(qū)別：①職責(zé)不同，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的成敗負(fù)責(zé)，職能經(jīng)理對(duì)本部門負(fù)責(zé)②權(quán)限不同，項(xiàng)目經(jīng)理?yè)碛性陧?xiàng)目中機(jī)型決策的權(quán)利，無(wú)需事事上報(bào)③業(yè)績(jī)考核不同，項(xiàng)目經(jīng)理業(yè)績(jī)看是否滿足客服需求和項(xiàng)目效益，職能經(jīng)理業(yè)績(jī)看部門整體效益④工作方法不同項(xiàng)目經(jīng)理職權(quán)只在項(xiàng)目實(shí)施中有效，期限較短；職能經(jīng)理職權(quán)在部門長(zhǎng)期有效4、黃金定律：你希望別人怎么對(duì)待你，你就怎么對(duì)待別人。“己之所欲，施之于人”白金法則：以別人喜歡的方式對(duì)待別人“人之