訂單管理制度訂單管理制度11、 目的規(guī)范采購管理工作，加強采購過程控制，強化供應(yīng)商管理，確保適時、適價、適量地供應(yīng)公司生產(chǎn)所需物料。2、 適用范圍適用于公司生產(chǎn)物料的采購過程控制、對賬發(fā)票管理以及新開發(fā)廠商和合格供應(yīng)商定期或不定期的評估選擇等。3、 職責(zé)3.1采購文員：負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)，物料的催貨，異常的追蹤，訂單對賬、請款和發(fā)票的催繳以及協(xié)助進(jìn)行供應(yīng)商的評估等。3.2采購專員：負(fù)責(zé)物料價格的談判、定價，選擇合格的供應(yīng)商，物料異常的處理、追蹤及異常信息的傳遞，對賬單、請款單的初審，物料采購成本的控制分析以及合作供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)等。3.3供應(yīng)管理員：根據(jù)物料供應(yīng)商需求預(yù)測分析，為采購專員提供經(jīng)評估合格的供應(yīng)商供其選擇，供應(yīng)商的定期或不定期評估結(jié)果的制定和傳達(dá)，跟進(jìn)新物料或新供應(yīng)商的打樣情況。3.4計劃組主管：對物料采購訂單的審核，協(xié)調(diào)物料異常情況的處理和跟蹤處理結(jié)果，審核供應(yīng)商的考評和選取，完善物料采購管理。3.5生產(chǎn)部經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購對賬單和請款單的批準(zhǔn)，物料采購成本控制的審核，供應(yīng)商合作關(guān)系的協(xié)調(diào)，以及跨部門之間異常的協(xié)調(diào)。4、 采購訂單管理流程（見附件）5、 采購訂單管理內(nèi)容5.1供應(yīng)商選用規(guī)定5.1.1采購專員根據(jù)訂單要求和供應(yīng)商管理員提供的供應(yīng)商評估報告，合理選擇合作廠商并進(jìn)行價格確認(rèn)。5.1.2采購專員必需選擇經(jīng)供應(yīng)商管理評估合格的供應(yīng)商或經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理核準(zhǔn)的選用供應(yīng)商作為訂單下單的對象，未經(jīng)評估合格的供應(yīng)商暫時不做考慮（特殊物料的供應(yīng)商除外）。5.1.3合作供應(yīng)商在未經(jīng)評估合格（特殊物料除外）的情況下選用的，造成的異常損失由下單人員負(fù)責(zé)并記錄個人考評。5.1.4采購訂單的供應(yīng)商選擇和價格評定需由計劃組主管審核，生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后才能下單達(dá)給合作供應(yīng)商。未經(jīng)供應(yīng)商選用審核或批準(zhǔn)而下達(dá)的'采購訂單，其造成的責(zé)任由下單人員負(fù)責(zé)，并記錄個人考評。5.2價格管理規(guī)定5.2.1采購專員依物料規(guī)格、交期、品質(zhì)要求及其它交易條件，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，作詢價、比價、議價作業(yè)。5.2.2采購專員合理選擇供應(yīng)商之后，根據(jù)其收集的市場信息跟供應(yīng)商進(jìn)行價格談判（老供應(yīng)商的物料進(jìn)行價格確認(rèn)）并確認(rèn)物料訂價。比價作業(yè)：在詢價作業(yè)完成后需有兩家以上供應(yīng)商提供價格做比較，并考慮品質(zhì)、成本、交期等符合本公司需求的供應(yīng)商，若客戶指定要求或獨有技術(shù)等特殊案件可不作比較范圍。議價作業(yè)：合格供應(yīng)商只有獨家時則依供應(yīng)商提供之價格，比照以往采購記錄及平時收集的價格信息，由采購專員與供應(yīng)商議價。5.2.3采購文員根據(jù)采購專員和供應(yīng)商最終確認(rèn)的價格列入采購訂單，并將采購訂單交由計劃組主管審核及生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)。未經(jīng)采購價格審核和批準(zhǔn)的采購訂單不能下達(dá)給供應(yīng)商，由此造成的損失由下單人員負(fù)責(zé)。5.3下單管理規(guī)定5.3.1采購專員在接到生管員的物料采購需求之后，及時核實訂單所要求的資料文件和供應(yīng)商的工藝技術(shù)文件是否準(zhǔn)確和齊全。并由采購文員整理歸檔，作為訂單下達(dá)的資料準(zhǔn)備。采購專員對資料不全或有錯誤的訂單需及時協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)員或研發(fā)組主管進(jìn)行確認(rèn)，未經(jīng)確認(rèn)前需及時傳達(dá)信息給生管員和物控員進(jìn)行訂單調(diào)整。5.3.2采購專員根據(jù)供應(yīng)商管理員提供的供應(yīng)商綜合評估表以及備用合格新供應(yīng)商名單，合理選擇物料供應(yīng)商，并依據(jù)價格管理規(guī)定對供應(yīng)商進(jìn)行價格確認(rèn)。5.3.3采購文員根據(jù)采購專員提供的物料供應(yīng)商和確認(rèn)的價格及時編制采購訂單，并由計劃組主管審核和生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后交由采購專員蓋章并下達(dá)給供應(yīng)商。采購文員需確認(rèn)訂單是否下達(dá)到供應(yīng)商，需追蹤供應(yīng)商的訂單回傳并存檔。5.3.4未經(jīng)確認(rèn)的采購訂單不得下達(dá)給供應(yīng)商，由此而造成的損失由下單人員負(fù)責(zé)。訂單管理制度2一、 目的:為了控制物料，保證生產(chǎn)計劃的順利執(zhí)行，避免過程積壓的同時又確保生產(chǎn)線運作順暢，特制定本規(guī)定。二、 適用范圍:采購供應(yīng)、計劃物控、倉儲、生產(chǎn)車間、成品庫等單位和過程。三、 流程和操作：1、 采購下單時依照生產(chǎn)計劃在訂購單上填寫生產(chǎn)訂單號，經(jīng)科長查閱訂單,審批后落單采購，便于監(jiān)督采購單的適時、適量和適價性；2、 供應(yīng)商供貨時除附帶我司的采購單外，還必須在送貨單上注明采購單上的生產(chǎn)訂單號，每次送貨根據(jù)訂單號計劃量送完為止，對分批送貨的物料，倉管員要建立帳務(wù)，下次送貨時要進(jìn)行扣減,不同訂單相同物料根據(jù)物控需要可以一次性送貨，但必須在送貨單上注明不同物料批次（不同的訂單號）；3、 倉庫在收貨時，根據(jù)采購單、生產(chǎn)計劃單核對送貨單，無誤后方可按流程辦理入倉手續(xù)，所有進(jìn)倉物料倉管員要按訂單號標(biāo)識清楚,并在該訂單足數(shù)后在mrpii系統(tǒng)帳上注明，無計劃不允許收貨，除非物控員事先知會并得到批準(zhǔn)；4、 倉庫收貨后必須打印入倉單一式四聯(lián)，倉庫自留一聯(lián)，其余各聯(lián)分發(fā)到采購、物控和客戶，保證各單位有據(jù)可查；5、 每次車間領(lǐng)料必須在《領(lǐng)料單》上寫清訂單號，倉管員發(fā)物料時要嚴(yán)格按訂單號執(zhí)行，發(fā)完該訂單材料后（含允許的損耗率）不再進(jìn)行發(fā)料，如車間因其他原因（如來料不良、人為損壞、丟失等）要求補領(lǐng)時，必須先將不良物料辦理退倉手續(xù)（或補領(lǐng)手續(xù)）后方可補領(lǐng)；6、 車間在生產(chǎn)時要在標(biāo)識卡或轉(zhuǎn)移單上注明訂單號，總裝車間是通過條形碼來識別，成品完工進(jìn)倉時,倉管員在收貨過程中要嚴(yán)格按訂單數(shù)執(zhí)行，車間統(tǒng)計員要和倉管員同步點數(shù)（通過質(zhì)量跟蹤卡來核對數(shù)據(jù)），相互確認(rèn),避免過程疏忽造成無法出貨或影響工資核算準(zhǔn)確性；7、 車間同一用料部門不同班組（如a1班和a2班之間），在轉(zhuǎn)班交接時對專用件要相互交接物料數(shù)量和領(lǐng)用情況并簽字,避免材料丟失或毀損后相互扯皮推卸，責(zé)任到人，杜絕過程浪費造成出貨時缺料；8、 對標(biāo)準(zhǔn)件等通用材料，物控根據(jù)月生產(chǎn)計劃和供貨周期及倉庫庫容來通知采購進(jìn)貨頻率和送貨量，保證不影響生產(chǎn)又不積壓太多物料。訂單管理制度3（一） 采購訂單的明細(xì)管理采購訂單的明細(xì)管理主要是通過對采購訂單各項目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門能夠明確掌握商品訂貨的情況。當(dāng)采購單位決定采購對象后，企業(yè)通常會寄發(fā)訂購單給供應(yīng)商，以作為雙方將來交貨、驗收、付款的依據(jù)。訂購單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運輸方式、單價、付款方式等。因用途不同，訂購單可分為廠商聯(lián)（第一聯(lián)），作為供應(yīng)商交貨時間的憑證；回執(zhí)聯(lián)（第二聯(lián)），由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回給企業(yè)物料聯(lián)（第三聯(lián)），作為企業(yè)控制存量和驗收的參考；請款聯(lián)（第四聯(lián)），作為結(jié)算貨款的依據(jù)；承辦聯(lián)（第五聯(lián)），由制發(fā)訂購單的單位自存。（二） 采購訂單的跟蹤管理訂單跟蹤是采購人員的重要職責(zé)，訂單跟蹤的目的有三個：促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的商品需求、保持合理的庫存水平。在實際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會產(chǎn)生矛盾，突出地表現(xiàn)為由于各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺貨、庫存難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購人員能力的關(guān)鍵指標(biāo)。采購訂單跟蹤過程如圖所示。合同執(zhí)行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之后，要及時了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時簽返訂單合同。在采購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應(yīng)商可供選擇，獨家供應(yīng)商的情況很少。雖然每個供應(yīng)商都有分配比例，但在具體操作時可能會遇到因為各種原因的拒單現(xiàn)象，由于出現(xiàn)變化，供應(yīng)商可能要提出改變某些合同條款，包括價格、質(zhì)量、交貨日期等。如果供應(yīng)商按時返簽訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確；如果供應(yīng)商確實難以接受訂單，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。與供應(yīng)商正式簽訂的合同要及時存檔，以備后查。合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤。進(jìn)人訂單實際作業(yè)階段的第一項工作，就是要簽訂一份與供應(yīng)商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，并且應(yīng)和供應(yīng)商相互協(xié)調(diào)，建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應(yīng)注意以下事項：（1） 嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備商品的詳細(xì)過程，保證訂單正常執(zhí)行。在跟蹤過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時反饋，需要中途變更的要立即解決，不可貽誤時間。不同種類的商品，其準(zhǔn)備過程不同。總體上可分為兩類：一類是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著加工過程的周期長，變化多的特點。對于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應(yīng)商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。常駐代表應(yīng)當(dāng)深入到生產(chǎn)線各個工序、各個管理環(huán)節(jié)，幫助發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)措施，切實保證徹底解決有關(guān)問題；另一類是供應(yīng)商有存貨，不存在加工過程，周期短。對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進(jìn)行監(jiān)督檢查，或者設(shè)監(jiān)督點對關(guān)鍵工序或特殊工序進(jìn)行監(jiān)督檢查；要求供應(yīng)商自己報告生產(chǎn)條件情況、提供相應(yīng)檢驗記錄、讓大家進(jìn)行評議等辦法實行監(jiān)督控制。（2） 緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形勢。如果因市場原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應(yīng)馬上與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，必要時可幫助供應(yīng)商解決疑難問題。有時市場需求出現(xiàn)滯銷，企業(yè)經(jīng)研究決定延緩或取消本次訂單商品供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)盡快與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確定其可承受的延緩時間，或終止本次訂單操作，給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。（3） 慎重處理庫存控制。庫存水平在某種程度上體現(xiàn)了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷售正常，又要保持最低的庫存水平，也就是必須保持與正常經(jīng)營相適應(yīng)的商品庫存量。因為企業(yè)庫存過大，占用資金，增加管理費用；庫存過小，則品種不全，數(shù)量不足，容易造成脫銷。（4）控制好商品驗收環(huán)節(jié)。商品到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點，對國內(nèi)供應(yīng)商來說一般是企業(yè)倉庫，對境外交貨則是企業(yè)國際物流中轉(zhuǎn)中心。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨前會將到貨情況表傳真給訂單人員，訂單操作者應(yīng)按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開始辦理付款手續(xù)。境外的付款條件可能是預(yù)付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此訂單人員必須在交貨前把付款手續(xù)辦妥。合同執(zhí)行后訂單跟蹤。應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤。訂單執(zhí)行完畢的柔性條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，如果供應(yīng)商未收到付款，訂單人員有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會影響企業(yè)信譽。商品在使用過程中，可能會出現(xiàn)問題，偶發(fā)性的小問題可由采購：人員或現(xiàn)場督驗者聯(lián)系供應(yīng)商解決，重要的問題可由質(zhì)檢人員解決。（三）采購訂單的使用管理對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7?9份副本。而在使用計算機的條件下，將一份采購訂單分寄到每個部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，就表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。從法律上來講，發(fā)送訂單的采購部門構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的供應(yīng)商則構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。采購部門將一份訂單副本送達(dá)會計部門（例如應(yīng)付賬款），提出需求的部門接收并進(jìn)行交易。采購部門通常保留有幾份訂單的副本及相關(guān)收據(jù)，其他部門應(yīng)對采購訂單和收款收據(jù)有很高的透明度：會計部門能夠得知未來的支付條件，同時還持有一份訂單副本，以便在：貨物到達(dá)時對付款進(jìn)行核對。采購訂單應(yīng)有訂單編號以便相關(guān)部門備案。接收部門持有與商品收據(jù)相匹配的訂單副本，該部門還可以用特殊的采購訂單幫助預(yù)測進(jìn)貨的作業(yè)量。提出需求者在需要查詢一份訂單狀況時可參考的采購訂單數(shù)字。運輸部門知曉交貨要求，針對每一次交貨安排承運人或使用公司內(nèi)部運輸。訂單將在所有的部門長期有效，直到買方公司確認(rèn)貨物已收且符合數(shù)量及質(zhì)量要求為止。訂單管理制度4目的為使顧客在質(zhì)量、價格、交貨期等方面的要求得到識別和滿足，公司對顧客要求予以評審，確保有能力履行合同要求。適用范圍適用于顧客訂單的受理、評審、變更及管理。職責(zé)3.1業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)3.1.1受理訂單,與顧客接洽。3.1.2組織訂單評審及變更評審,對品名、規(guī)格、價格、付款方式進(jìn)行評審。3.1.3簽訂服裝訂貨合同。3.1.4合同（訂單）資料整理、歸檔、移交。3.2工廠部負(fù)責(zé)3.2.1數(shù)量、交貨期、工藝、質(zhì)量要求的評審。3.2.2合同及訂單變更通知單中的相關(guān)要求的執(zhí)行。3.3總經(jīng)辦文控員負(fù)責(zé)合同（訂單）資料按期接收。工作程序4.1訂單受理4.1.1業(yè)務(wù)部針對顧客發(fā)出的服裝招標(biāo)、訂購信息，依據(jù)公司的接單條件來衡量能否滿足對方的要求，如滿足即可同顧客接洽。4.1.2服裝加工類訂單，由業(yè)務(wù)部相關(guān)業(yè)務(wù)員將顧客要求,如品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期,記錄于'訂單受理記錄表'，并要求顧客提供明確的工藝要求。4.1.3自主設(shè)計的項目，由設(shè)計部門依據(jù)目標(biāo)顧客預(yù)期要求進(jìn)行設(shè)計，繪制款式圖樣,確定布、輔料及工藝技術(shù)要求，參照《樣衣制作控制程序》制作樣衣,交顧客確認(rèn)。4.2訂單評審4.2.1價格、付款方式評審。業(yè)務(wù)部相關(guān)人員依據(jù)服裝的款式及工藝要求,按《服裝報價標(biāo)準(zhǔn)》制作'報價單'，由業(yè)務(wù)主管或業(yè)務(wù)經(jīng)理審核確定后，報價給客戶。4.2.2品名、規(guī)格評審。業(yè)務(wù)部依據(jù)《生產(chǎn)能力一覽表》審核。4.2.3工藝、質(zhì)量要求評審。工廠部、工藝科、質(zhì)檢科依據(jù)《服裝產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)》審核。4.2.4數(shù)量、交貨期評審。工廠部總調(diào)度依據(jù)設(shè)備生產(chǎn)能力及生產(chǎn)計劃情況審核。4.2.5各部門應(yīng)將評審結(jié)果記錄于'訂貨受理記錄表'相應(yīng)欄目。4.2.6如有不能滿足顧客要求的項目，由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)商，達(dá)成協(xié)議。4.2.7評審?fù)ㄟ^或協(xié)議達(dá)成后，業(yè)務(wù)部按《合同管理制度》與顧客簽訂訂貨合同。4.3訂單變更若顧客對已簽訂的合同內(nèi)容提出變更，業(yè)務(wù)部應(yīng)組織相關(guān)部門對其進(jìn)行評審