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文檔簡介

活動檔案管理登記制度一、背景為了更好地規(guī)范和管理公司內(nèi)外的各類活動檔案，并便于隨時查詢和利用相關(guān)資料，制定本制度。二、范圍本制度適用于公司所有內(nèi)外部的各類活動檔案登記管理。三、登記管理流程1、檔案登記所有公司內(nèi)外部的各類活動檔案，包括但不限于活動方案、活動策劃、活動執(zhí)行方案、活動宣傳資料、現(xiàn)場照片、活動成果報告等，均需在活動結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成歸檔工作。檔案管理員對歸檔的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和一致性，將檔案登記并編號存放到活動檔案庫。2、檔案存儲活動檔案庫設(shè)置在公司內(nèi)部，通過文件夾細(xì)分出各類檔案的存儲目錄。檔案管理員將歸檔好的檔案按照各自對應(yīng)的目錄分類存放，并設(shè)置檔案編號以便于后續(xù)查找和利用。同時，需要對每份檔案進(jìn)行密封和標(biāo)識，以避免毀損、錯放或丟失。3、檔案查詢各部門可通過向檔案管理員提出申請的方式查詢所需檔案。檔案管理員在查詢前核實(shí)申請人的身份和查詢需求，確定查詢?nèi)藛T后在活動檔案庫中查找對應(yīng)的檔案。查詢?nèi)藛T在使用完檔案后需要將檔案歸還，并由檔案管理員重新密封和標(biāo)記。4、檔案利用公司可根據(jù)需要利用活動檔案進(jìn)行宣傳、展覽或研究等活動。在利用前需要提交申請并獲得管理層的批準(zhǔn)，在使用過程中需要注意保護(hù)檔案、防止毀損或遺失，并在使用完歸還檔案。四、責(zé)任及監(jiān)管1、責(zé)任（1）活動負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)活動檔案的及時歸檔，保障檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（2）檔案管理員：負(fù)責(zé)活動檔案的登記、存儲、查詢和利用管理，并保證檔案的安全和完整性。2、監(jiān)管公司行政管理部門負(fù)責(zé)對活動檔案的管理進(jìn)行全面監(jiān)督和審核，并對相關(guān)責(zé)任人員的工作進(jìn)行考核和評價。五、制度執(zhí)行本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，行政管理部門負(fù)責(zé)對制度的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和考核，并定期對制度進(jìn)行修訂、完善。六、

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