醫(yī)院檔案管理規(guī)定第一章總則第一條為了貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的精神及《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)加強(qiáng)我院檔案工作的管理，提高院檔案工作的總體水平，更好地為醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作服務(wù)，特制定本辦法。第二條檔案工作是全院各項(xiàng)工作的重要組成部分，檔案室應(yīng)健全各類(lèi)檔案的管理制度。醫(yī)院檔案工作明確由一名分管院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)抓具體工作，把檔案工作納入本單位的工作計(jì)劃和管理中，并把檔案工作作為有關(guān)人員考核職責(zé)范圍。第三條本辦法所指的檔案是指院各部門(mén)和個(gè)人在工作和活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、圖紙、聲像、照片及其他各種方式和載體的文件材料。包括：（一）文書(shū)、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會(huì)計(jì)檔案；（二）照片、錄音、錄像等音像檔案；（三）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案；（四）印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案；（五）其他檔案。第二章檔案的歸檔第四條院辦公室（檔案室）負(fù)責(zé)主管全院的檔案工作及檔案的接收、保管和利用，并對(duì)全院各部門(mén)的檔案實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各部門(mén)必須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)兼管各種檔案材料的收集、整理、歸檔工作。第五條各科室兼職檔案員，平時(shí)要嚴(yán)格按文書(shū)處理制度做好本部門(mén)文件材料的收集工作，根據(jù)文件類(lèi)目分別組卷。第六條全院收發(fā)文，由院辦兼職檔案員負(fù)責(zé)分類(lèi)、組卷、歸檔。第七條臨時(shí)科室或己撤消的科室所形成的文件材料應(yīng)于機(jī)構(gòu)撤消前，做好本科室文件材料的整理工作，及時(shí)移交院檔案室保存，任何人不得帶入其他單位或科室。第八條立卷應(yīng)以年度——問(wèn)題(或組織機(jī)構(gòu))整理歸卷，并結(jié)合文件材料保存價(jià)值，把具有相同特征、相同保管期限、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起。第九條各科室歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、計(jì)劃和總結(jié)、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。第十條同一人物、同一事件、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議、同一項(xiàng)活動(dòng)等形成的文件材料組合在一起；上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的指導(dǎo)性、依據(jù)性文件與本院貫徹、執(zhí)行該文件所形成的文件材料組合在一起；同一事件涉及到上級(jí)、下級(jí)、院外有關(guān)承辦單位的來(lái)往文件材料應(yīng)集合組合在一起。第十一條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但按教學(xué)年度形成的文件，放在當(dāng)年年末立卷；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的請(qǐng)示，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度規(guī)劃、計(jì)劃，放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷。第十二條專(zhuān)題性、成套性文件材料(如科研、基建、設(shè)備檔案文件材料)，按項(xiàng)目、階段、部件結(jié)構(gòu)等分別組卷。第十三條卷內(nèi)文件排列，即文件之間的內(nèi)在聯(lián)系及時(shí)間的先后次序進(jìn)行排列。上級(jí)指導(dǎo)性文件在前，本院貫徹執(zhí)行的文件材料在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；計(jì)劃在前，總結(jié)在后；文字材料在前，圖樣在后。第十四條組成的案卷應(yīng)避免過(guò)厚或過(guò)薄，一般不超過(guò)200頁(yè)。當(dāng)同一問(wèn)題的文件材料過(guò)多時(shí)，可分成若干卷；當(dāng)問(wèn)題單一，文件材料過(guò)少，且不便歸類(lèi)時(shí)可組成薄卷。第十五條卷內(nèi)文件材料要按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。第十六條填寫(xiě)文件卷內(nèi)目錄必須按規(guī)定格式逐一填寫(xiě)，文件題名不得隨意更改和簡(jiǎn)化；卷內(nèi)文件目錄放在案卷首頁(yè)。第十七條卷內(nèi)文件材料情況說(shuō)明，應(yīng)填在備考表內(nèi)。必須填寫(xiě)立卷人，檢查人的姓名和時(shí)間。第三章檔案的保管和利用第十八條檔案接收后，要及時(shí)根據(jù)各類(lèi)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，以便保管和利用，并做好各種檢索工具和編研工作，以便快速、準(zhǔn)確地利用。第十九條檔案的借閱應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定辦理。借閱一定要辦理借閱登記手續(xù)；外單位人員持單位介紹信并經(jīng)本院主管領(lǐng)導(dǎo)同意才能借閱，但不能出借。第二十條檔案的保管要有專(zhuān)用庫(kù)房和配備必要的設(shè)備，保證庫(kù)房溫濕度，備有防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲(chóng)等六防措施，定期檢查，確保檔案的安全。第二十一條檔案的銷(xiāo)毀必須經(jīng)專(zhuān)業(yè)鑒定后編制清冊(cè)，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)。第六章檔案人員的職責(zé)第二十二條檔案工作人員應(yīng)忠于職守、遵守紀(jì)律、嚴(yán)守機(jī)密，確認(rèn)檔案的安全，不得隨意談?wù)撋婕皺n案的內(nèi)容，不準(zhǔn)將檔案帶到公共場(chǎng)所，不得隨意銷(xiāo)毀檔案。第二十三條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不具備前述知識(shí)背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)