會計電算化傳統(tǒng)會計

1、記賬規(guī)則發(fā)生了變化

手工記賬規(guī)則規(guī)定日記賬、總賬要使用訂本賬冊,明細賬要使用活頁式賬冊,通過若干個套賬來實現(xiàn)相互牽制、相互核對。憑證、賬本記錄的錯誤之處要用劃線法和紅字更正法更正。

電算化會計形成的賬頁是打印輸出的,可裝訂成活頁式,不可能是訂本式,打印輸出的一般是日記賬、總賬和報表,明細賬涉及大量的二級科目、三級科目,打印數(shù)量大,一般用磁盤、光盤等形式輸出。帳證、賬冊核對依靠會計軟件完成,只要輸入的原始憑證是正確的,計算機可以迅速完成手工條件下的各種賬務(wù)處理功能。手工會計下的賬冊核對功能在會計電算化條件下已由計算機代替,明細賬記載的各種會計資料只需計算機查詢功能就可完成顯示或者在需要時打印出來。人們更多的是依賴電算化系統(tǒng)建立各種輔助賬,更多地反映和控制經(jīng)濟活動。

對于賬簿記錄錯誤的處理,已不再采用手工方式下的改錯法,但為了保證監(jiān)督審核,一般規(guī)定,凡是已經(jīng)審核過的數(shù)據(jù)不得更改。如果出現(xiàn)錯誤,那一定是合理性問題,采用輸入“更正憑證”的方法加以更正,類似于紅字更正法,以便留下更改的痕跡。

2、賬務(wù)處理程序發(fā)生了變化

手工會計的賬務(wù)處理程序一般有“記賬憑證賬務(wù)處理程序”、“科目匯總表賬務(wù)處理程序”、“匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序”、“多欄式日記賬賬務(wù)處理程序”等,在組織會計核算時,可根據(jù)會計業(yè)務(wù)的繁簡和管理的需要,選用其中的一種,但無論采用哪一種處理程序,其共同特點是“序時、平行登記”,即來源于記賬憑證的會計信息總是序時、等量、平行地記錄于總分類賬和明細分類賬中。這樣,一方面各有側(cè)重地反映會計信息,同時,發(fā)揮總分類賬對明細分類賬的統(tǒng)轄作用,通過二者之間的對賬發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的記賬錯誤,及時加以糾正。

但會計電算化賬務(wù)處理程序中,所考慮的是會計數(shù)據(jù)處理的目標,即獲得管理所需的各種會計信息。它的中間數(shù)據(jù)處理都可以認為是源于原始會計數(shù)據(jù)的加工處理,因此,從輸入會計憑證到輸出會計報表,一切的中間加工過程都由計算機控制,上一過程數(shù)據(jù)處理的結(jié)果又作為下一過程數(shù)據(jù)處理的來源,整個處理過程在會計軟件程序的安排下完成,具有數(shù)據(jù)處理“集中化”和“自動化”的特點。存儲于數(shù)據(jù)庫中的會計信息,可以根據(jù)需要按總賬或明細賬的格式輸出。

3、內(nèi)部控制制度發(fā)生了變化

在手工操作下,有不同的崗位責(zé)任制和內(nèi)部牽制制度,保證了手工核算下會計信息的準確性、企業(yè)資產(chǎn)的完整和安全。計算機的引入使得內(nèi)部控制制度的形式、內(nèi)容等方面都發(fā)生了一定的變化。

內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化

手工會計操作下的人員均是會計人員,由他們按不同的分工,各司其職,組織會計工作的運轉(zhuǎn)。而電算化會計中的人員,除會計專業(yè)人員外,還有系統(tǒng)管理員和操作員等,按新的分工形式完成會計工作的運作。原手工操作下的一些內(nèi)部控制措施在電算化后沒有存在的必要性了,如編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查;憑證的借貸平衡審查;余額、發(fā)生額的平衡檢查,都由計算機來完成。因此,會計電算化后的內(nèi)部控制分為以組織控制措施為主的一般控制和以計算機控制程序為主的系統(tǒng)控制。

內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化

計算機介入,給會計工作增加了新的內(nèi)容,同時也增加了新的控制措施,如計算機硬件的配置及軟件的操作,維護人員與計算機操作人員的內(nèi)部牽制,計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息的安全保護:計算機病毒防治;計算機操作管理、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護人員等的崗位職責(zé)等。傳統(tǒng)的手工會計處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容職能分離及相應(yīng)職責(zé)分工的基礎(chǔ)上。采用電算化后,由于技術(shù)和知識的高度集中,導(dǎo)致會計職責(zé)的集中,原手工操作下不宜合并的崗位,采用電算化后可以合并,會計人員大大減少,致使這些原則的重要性下降。某些會計人員可能既從事數(shù)據(jù)的輸入、處理,又負責(zé)數(shù)據(jù)的輸出、報送,他們可能在熟悉數(shù)據(jù)來源的相互關(guān)系、數(shù)據(jù)如何處理、分配及輸出的使用等方面知識的同時,也熟知內(nèi)部控制的缺陷,這就有可能使他們在未經(jīng)批準的情況下,直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行非法的刪改處理,加大了出現(xiàn)錯誤與弊端的可能性,所以,有必要增加新的可行的內(nèi)部控制措施。

內(nèi)部控制的重點也發(fā)生了變化

會計電算化后的內(nèi)部控制的重點將放在原始數(shù)據(jù)輸入計算機的控制。會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接的控制幾方面。按不同的職責(zé),劃分操作權(quán)限,設(shè)置操作密碼,杜絕未經(jīng)授權(quán)的人員操作計算機軟件。健全計算機硬件和軟件的日常維護以及在排除故障時的管理措施,保證會