辦公軟件的使用技巧

1精選課件CONTENTS01Excel使用規(guī)則、技巧及快捷鍵02ppt簡單的使用技巧03word的基礎(chǔ)知識錄目2精選課件Excel表格的應(yīng)用013精選課件最初的數(shù)據(jù)最好為一維表同列為同類信息，不要混合字段名稱唯一，且不為空一維表的特點就是第一行為字段，每一列都是此字段下的同類信息。例如：日期列都是日期，不要夾雜銷量，篩選、計算、計數(shù)等等都比較方便。字段是指第一行的名稱，唯一同一個性質(zhì)的數(shù)據(jù)放在同列，例如所有的日期都放在日期列里，字段名稱也為日期，如果再有一個日期列，可能你自己知道他們的區(qū)別，但是別人不知道，機器也不知道，機器運算時就會出錯。當然，日期也可分訂單日期、發(fā)貨日期、回款日期等多列。制作excel表格的規(guī)則4精選課件信息格式正確每個單元格最好為單一的數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)源中不要含有小計日期就用日期格式，數(shù)據(jù)就用數(shù)值格式，這個是非常好的習慣，也是規(guī)則。比如銷量列，就是單純的銷售數(shù)據(jù)，而不要帶有單位，為后期的統(tǒng)計增加不必要的麻煩。如果需要單位，可以另外備注，也可單獨列單位字段，或者直接在第一行標注單位。數(shù)據(jù)源中最好不要任何的合計數(shù)據(jù)，如果需要，再次加工就好，這樣數(shù)據(jù)源可以做為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，多次使用，按需加工成不同類型的匯總表。Addyourtext制作excel表格的規(guī)則5精選課件符號代表隱藏單元格內(nèi)容按條件設(shè)置顏色快速求和Excel表格的使用技巧為了更加的直觀，有的時候我們需要在excel中符號來表示，比如輸入1的時候，讓他顯示“√”，輸入2顯示“×”。要達到這個目的，我們可以這樣操作，選中表格要操作的區(qū)域，右擊選擇設(shè)置單元格格式選擇自定義代碼，在類型下填寫[=1]"√";[=2]"×"后，可以實現(xiàn)輸入1顯示"√"，輸入2顯示"×"選中表格要操作的區(qū)域，右擊選擇設(shè)置單元格格式選擇自定義代碼，在類型下填寫三個；；；右擊設(shè)置單元格格式，數(shù)字欄自定義格式中雙括號內(nèi)[]可以表示顏色,也可以表示條件.大于100的數(shù)字顯示字體顯示成紅色的自定義代碼為：[紅色][>100]0只需按住快捷鍵組合【Alt+=】即可實現(xiàn)快速求和6精選課件獲取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)合并單元格求和同時調(diào)整多個行高已錄入調(diào)整一列位置Excel表格的使用技巧在Excel中獲取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)→導入外部數(shù)據(jù)→新建web查詢→輸入表格所在的網(wǎng)址→選擇（點綠圖標邊的小框）→點擊導入即可例如合并單元格為D3到D5，我們在合并區(qū)域輸入=sum（D3:D5）按下enter即可拖動鼠標選中多行，然后按住Shift鍵不放，在序號列鼠標變成十字標隨意調(diào)整其中一行高度完成即可只要選中要調(diào)整的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后按住Shift鍵不放，光標放到選擇列位置后，按下鼠標左鍵不放拖動即可7精選課件快捷鍵使用

移動操作Home快速移至一行的開始Ctrl+Home快速移到工作表的開始單元格Ctrl+End快速移至工作表區(qū)域的結(jié)尾PageUp翻至前一頁PageDown翻至下一頁上、下、左、右方向鍵分別向上、向下、向左、向右移動選擇單元格Tab鍵向右移動ShiftTab鍵向左移動Ctrl+左方向箭頭移至左邊區(qū)域Ctrl+右方向箭頭移至右邊區(qū)域Ctrl+上方向箭頭移至上方區(qū)域Ctrl+下方向箭頭移至下方區(qū)域Ctrl+Backspace鍵移至活動單元格Alt+PageUp左移一屏Alt+PageDown右移一屏8精選課件選擇操作Ctrl+A全選單元格區(qū)域，若無單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。Ctrl+Shift+空格全選單元格區(qū)域，若無單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。F8擴展所選區(qū)域。即若選取一個單元格后，按方向箭會進行連續(xù)單元格選擇或者點擊某單元格后按F8鍵再點擊另一單元格可選擇兩單元格之間的區(qū)域。Shift+F8可連續(xù)選擇不相鄰的區(qū)域。Shift+Ctrl+O選擇工作表中有評論的單元格Shift+左方向鍵向左選擇區(qū)域Shift+右方向鍵向右選擇區(qū)域Shift+上方向鍵向上選擇區(qū)域Shift+下方向鍵向下選擇區(qū)域Shift+空格選擇單元格所在行9精選課件a、編輯操作F2在單元格中按F2鍵即可對該單元格進行編輯Shift+F2在單元格中按Shift+F2鍵即可對該單元格進行批注編輯F4重復上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會直接將該單元格字體加粗Ctrl+Y重復上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會直接將該單元格字體加粗Ctrl+Z撤銷操作Shift+F4在單元格區(qū)域中查找空單元格并在空單元格間移動。若工作表為空，則會彈出“Excel找不到正在搜索的數(shù)據(jù)”消息框10精選課件b、編輯操作F7快速調(diào)出“拼寫檢查”對話框并對所選單元格進行拼寫檢查Ctrl+B加粗單元格字體Ctrl+C復制單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+Insert復制單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+X剪切單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+V粘貼單元格內(nèi)容Ctrl+D實現(xiàn)下拉填充功能。即在單元格中輸入數(shù)字后選擇包含此單元格的列區(qū)域后按Ctrl+D鍵，則該列區(qū)域均填充與第一個單元格相同的數(shù)值11精選課件d、編輯操作Ctrl+R實現(xiàn)向右填充功能。即在單元格中選定一行區(qū)域后按Ctrl+R鍵，則該行區(qū)域均填充與第一個單元格相同的數(shù)值Ctrl+I使單元格字體為斜體Ctrl+U給單元格文本加下劃線Ctrl+~(`)切換是否在單元格中顯示公式Ctrl+2(@)切換單元格區(qū)域是否加粗Ctrl+3(#)切換單元格區(qū)域是否為斜體Ctrl+4($)切換單元格區(qū)域是否加下劃線12精選課件e、編輯操作Ctrl+5(%)切換單元格區(qū)域是否加刪除線Ctrl+9(()隱藏單元格區(qū)域所在行Ctrl+Shift+9(()取消隱藏行Ctrl+0())隱藏單元格區(qū)域所在列Ctrl+Shift+0())取消隱藏列Ctrl+-刪除單元格所在部分，即彈出“刪除”對話框，若選擇了整行或整列，則直接刪除而不會彈出“刪除”對話框。若選擇了一整行后按此組合鍵，則刪除該行13精選課件f、編輯操作Ctrl+Shift+~(`)設(shè)置為通用格式Ctrl+Shift+1(!)設(shè)置為數(shù)值格式Ctrl+Shift+2(@)設(shè)置為時間格式Ctrl+Shift+3(#)設(shè)置為日期格式Ctrl+Shift+4($)設(shè)置為貨幣格式Ctrl+Shift+5(%)設(shè)置為百分數(shù)格式Ctrl+Shift+6(^)設(shè)置為科學計數(shù)格式Ctrl+Shift+7(&)應(yīng)用邊框Ctrl+Shift+-取消邊框Ctrl+Shift+8(*)選擇已使用的區(qū)域Alt+=(+)自動求和Ctrl+;插入當前日期Ctrl+Shift+;插入當前時間Ctrl+Shift+’復制上面單元格的值到本單元格中Insert插入模式Delete刪除14精選課件ppt使用技巧0215精選課件a、格式刷快速復制

選中復制元素——雙擊工具欄【格式刷】——雙擊被復制元素，就可以啦

16精選課件b、圖片文字圖標快速對齊

選中需要對齊的圖文——點擊【格式】——【對齊】這樣就可以快速對齊圖文啦17精選課件C、快速更換圖片外觀

布局美觀--【圖片工具】——【格式】——【裁剪】——【裁剪為形狀】就可以更換多種樣式的圖片形狀啦

18精選課件

d、增加撤銷次數(shù)

最高次數(shù)20次，點擊【文件】——【選項】——【高級】——更改MAX值

19精選課件e、批量添加Logo

使用幻燈片母版直接點擊【視圖】——【幻燈片母版】——【插入】——【圖片】選擇需要的Logo插入PPT放置合適的位子——【關(guān)閉母版視圖】，再看PPT就會發(fā)現(xiàn)每一頁都添加了Logo

e、批量添加Logo

f、定時保存f、定時保存

擔心PPT做一半突然停電，或電腦卡機沒保存導致功虧一簣，其實不用擔心你可以，你可以點擊【文件】——【選項】——【保存】——設(shè)置保時間，這樣PPT就能自動保存啦

20精選課件格式刷快速復制

選中復制元素——雙擊工具欄【格式刷】——雙擊被復制元素，就可以啦

21精選課件格式刷快速復制

選中復制元素——雙擊工具欄【格式刷】——雙擊被復制元素，就可以啦

22精選課件04跨頁表格的標題02表格計算05選擇格式相同的文字03減少一頁01微軟雅黑字體行距Word文檔簡單技巧l23精選課件loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelit1、微軟雅黑字體行距技巧：選擇需要調(diào)整的段落并右鍵鼠標，打開“段落”面板，在“縮進與間距”欄目，找到“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對齊到網(wǎng)格”，把前面的勾取消掉，然后確定即可解決。微軟雅黑字體，行間距過大怎么辦呢？24精選課件loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelit2、表格計算技巧：“表格工具”-“布局”-“數(shù)據(jù)”-“公式”，然后就可以看到一些基礎(chǔ)的常用運算公式，雖然比不上Excel表格，但是應(yīng)付日常工作是沒問題的。Word表格計算怎么辦呢25精選課件loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelit3、減少一頁技巧：右鍵功能區(qū)，選擇“自定義功能區(qū)”，將“從下列位置選擇命令”改為“所有命令”，然后選“減少一頁”，然后隨便在選項卡下點擊新建組，把“減少一頁”功能添加進去，完成后，點擊減少一頁即可。一頁只有兩三行幾個字浪費紙張怎么辦呢？26精選課件loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelit4、跨頁表格的標題技巧：選擇你的表格，然后在“表格工具”中找到“重復標題行”，使用該功能后，如果表格出現(xiàn)跨行的或者刪減的情況，標題行會自動添加或刪除，不會出現(xiàn)錯位的問題。表格過長跨頁加標題怎么辦呢？27精選課件loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdia