采購部管理規(guī)章制度第一章總則第一節(jié)目的與依據(jù)為了落實公司的采購策略，保證采購過程公正、透明、規(guī)范，并確保企業(yè)的合法權(quán)益不受損失，制定本規(guī)章制度。本規(guī)章制度采用《中華人民共和國合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《政府采購法》、《公司內(nèi)部管理制度》等法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)定作為依據(jù)。第二節(jié)適用范圍本規(guī)章制度適用于公司采購部門全員、采購合同履約部門及其他相關(guān)配合部門。第三節(jié)定義采購：指企業(yè)為完成業(yè)務(wù)目標(biāo)，以購買貨物、服務(wù)、工程、知識產(chǎn)權(quán)、土地使用權(quán)等為目的而開展的活動。采購員：指完成公司采購業(yè)務(wù)，具備獨立采購決策權(quán)并代表采購部門與外部供應(yīng)商進行消費品的交易接口的全職員工。供應(yīng)商：指符合有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定和公司資格條件的、能夠為公司提供產(chǎn)品或服務(wù)的企業(yè)或個人。合同：指采購部門與供應(yīng)商達成協(xié)議的書面文本。第二章采購流程第一節(jié)擬定采購計劃采購部門應(yīng)當(dāng)充分研究各業(yè)務(wù)部門的采購需求，并定期制定采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審核。采購計劃應(yīng)當(dāng)確保采購目標(biāo)明確、采購項目數(shù)量、金額、時限等關(guān)鍵要素合理，遵守公司的財務(wù)預(yù)算和業(yè)務(wù)規(guī)劃。第二節(jié)確認采購需求采購部門會同業(yè)務(wù)部門負責(zé)人，制定《采購需求確認書》，明確采購物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格以及采購需求相關(guān)要求和期限等。業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審定并簽署《采購需求確認書》，并提交采購部門。第三節(jié)制定采購方案針對采購計劃和采購需求，采購部門應(yīng)當(dāng)制定合理、經(jīng)濟、適用的采購方案，包括合同簽訂形式、采購程序、資金支付方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量保證措施等要素。采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購需求對供應(yīng)商進行調(diào)查、評估和篩選，并通過詢價、競標(biāo)、洽談等方式進行采購。第四節(jié)簽訂采購合同及履約采購部門在選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的前提下，依法簽訂采購合同，明確貨物或者服務(wù)的交付時間、支付方式、總價、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任承擔(dān)等條款。采購合同的履約過程中，采購部門應(yīng)當(dāng)把控供貨商的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，并及時進行驗收和結(jié)算。第三章采購控制第一節(jié)采購合同審批制度采購部門應(yīng)當(dāng)按照公司的采購計劃和采購需求，制定采購合同審批流程，并組織審批人員進行審批。采購合同的審批程序應(yīng)當(dāng)確保審批人員的合法合規(guī)性和審批結(jié)論的正確性。第二節(jié)采購備選供應(yīng)商名錄制度采購部門應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商的庫，定期更新供應(yīng)商信息，維護供應(yīng)商評價檔案，以便及時選擇合適的供應(yīng)商。采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合格供應(yīng)商名錄優(yōu)選供應(yīng)商，并在采購合同中明確約定采購標(biāo)準(zhǔn)及合作方式，保障企業(yè)的長期利益。第三節(jié)采購合同風(fēng)險控制制度采購部門應(yīng)當(dāng)定期進行合同履約情況檢查，按照申報流程進行風(fēng)險評估，并及時對不合格供應(yīng)商采取必要的制約措施或調(diào)整采購方案。當(dāng)采購合同出現(xiàn)爭議時，公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)法律法規(guī)和合同條款，通過談判或其他方式解決問題，并及時記錄和歸檔。第四章采購檔案管理第一節(jié)采購檔案建立采購部門應(yīng)當(dāng)建立采購檔案，對公司采購活動做好全面記錄，包括采購計劃、采購清單、合同文本、費用結(jié)算表等內(nèi)容。采購部門應(yīng)當(dāng)對采購合同及履約情況進行記錄，為公司行政主管部門提供必要的數(shù)據(jù)支持。第二節(jié)采購檔案保存采購部門應(yīng)當(dāng)對采購檔案進行仔細管理，采用防火、防潮、防震、防盜等措施妥善保存，并保護檔案內(nèi)容的機密性。采購檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的期限保存，并在限期內(nèi)進行歸檔和銷毀。第五章附則第一節(jié)規(guī)定的解釋本規(guī)章制度的解釋權(quán)歸公司采購部門所有。第二節(jié)規(guī)章制度的補充規(guī)定對本規(guī)章制度的條款內(nèi)容，采購部門可以根據(jù)實