合同管理辦法1目的、定義和適用范圍1.1為規(guī)范公司運(yùn)營(yíng)行為，減少買(mǎi)賣(mài)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》和相關(guān)法律法規(guī)，公司章程和公司的規(guī)定，特制定本管理辦法。1.2本辦法所稱(chēng)合同是指公司與其它自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)益義務(wù)關(guān)系的合同或協(xié)議。勞動(dòng)合同、采購(gòu)辦公用品合同除外。本辦法適用于合同的訂立，實(shí)行，糾紛處理，合同公用章的運(yùn)用等合同行為的管理。子（分）公司參照本辦法執(zhí)行或制定相應(yīng)的合同管理制度。2職責(zé)2.1資產(chǎn)管理部是公司合同管理的職能部門(mén)，次要職責(zé)是：2.1.1制定和完善公司《合同管理辦法》，并根據(jù)本辦法審核各單位制定的相關(guān)制度。2.1.2監(jiān)督檢查公司合同的簽署、實(shí)行和管理狀況。2.1.3擔(dān)任公司授權(quán)委托書(shū)、格式合同文本的制定、頒發(fā)和管理。2.1.4參與嚴(yán)重和法律關(guān)系復(fù)雜的合同的會(huì)談和條款審定。2.1.5擔(dān)任公司合同法律糾紛處理和仲裁、訴訟等法律事務(wù)。2.2各事業(yè)部、直屬子公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)各單位）設(shè)專(zhuān)（兼）職合同管理人員，次要職責(zé)是：2003年6月28日發(fā)布 2003年7月9日實(shí)施2.2.1本單位合同訂立、實(shí)行、登記、統(tǒng)計(jì)管理等。2.2.2本單位授權(quán)委托書(shū)的懇求和管理。2.2.3與資產(chǎn)管理部的聯(lián)絡(luò)工作。3合同管理流程3.1合同訂立管理3.1.1詢(xún)報(bào)價(jià)管理各業(yè)務(wù)人員有權(quán)向潛在買(mǎi)賣(mài)對(duì)象進(jìn)行意向性的詢(xún)價(jià)和報(bào)價(jià)；但各單位可根據(jù)實(shí)踐狀況，對(duì)構(gòu)成合同要約和承諾的詢(xún)報(bào)價(jià)規(guī)定外部管理制度。3.1.2訂立前審查3.1.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)審查合同對(duì)方單位的運(yùn)營(yíng)資歷和簽約人的簽約資歷。審查事項(xiàng)可包括：對(duì)方能否為獨(dú)立法人；如為法人的分支機(jī)構(gòu)，能否具備獨(dú)立簽約的才能;能否具備相應(yīng)的特許運(yùn)營(yíng)范圍，如進(jìn)出口、廢鋼、煤炭、成品油等;對(duì)方簽約人能否為法定代表人（如合同對(duì)方為個(gè)人則能否為本人），或能否有有效授權(quán)委托證明（如法人授權(quán)委托證書(shū)、委托函、引見(jiàn)信等）。3.1.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定審查對(duì)方的履約才能和履約信譽(yù)。3.1.2.3如某一合同對(duì)方在買(mǎi)賣(mài)中有欺詐、故意隱瞞重要理想或提供虛偽狀況等違犯誠(chéng)實(shí)信譽(yù)的行為和轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、拒不償還等惡意逃避債務(wù)的行為，并給我方形成較大損失，各單位應(yīng)及時(shí)向運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)部匯報(bào)，由運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)部下發(fā)告訴將其列入禁止買(mǎi)賣(mài)的名單。在禁止期內(nèi)，各單位未經(jīng)運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)部贊同，不得與其有業(yè)務(wù)往來(lái)。3.1.3合同擬簽和簽約權(quán)限合同的擬簽和簽署必須嚴(yán)厲按照《買(mǎi)賣(mài)職責(zé)權(quán)限管理辦法》（QA01002）的規(guī)定執(zhí)行，觸及提供買(mǎi)賣(mài)對(duì)方信譽(yù)的，還應(yīng)恪守公司財(cái)務(wù)制度和各事業(yè)部相關(guān)制度的規(guī)定。3.1.4合同方式與文本3.1.4.1公司合同準(zhǔn)繩上采用資產(chǎn)管理部制定的各類(lèi)合同范本。資產(chǎn)管理部根據(jù)不同業(yè)務(wù)性質(zhì)和類(lèi)別制定相應(yīng)的合同范本。3.1.4.2各單位可根據(jù)業(yè)務(wù)需求決定對(duì)合同范本作修正、采用對(duì)方合同文本或重新擬訂合同文本。不采用公司范本合同的,各單位應(yīng)比照公司合同范本及有關(guān)法律法規(guī)對(duì)合同條款作詳細(xì)審查，所運(yùn)用的合同普通應(yīng)具有以下條款:當(dāng)事人稱(chēng)號(hào)（姓名）住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、實(shí)行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、處理爭(zhēng)議的方法、適用法律（非涉外合同除外）等條款，并注明簽約日期和地點(diǎn)。3.1.5支付方式業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)《買(mǎi)賣(mài)職責(zé)權(quán)限管理辦法》（QA01002）和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，在其權(quán)限內(nèi)有權(quán)決定采用對(duì)公司有利的合同支付方式。3.1.6合同擔(dān)保對(duì)于向買(mǎi)賣(mài)對(duì)方提供信譽(yù)性質(zhì)的支付或發(fā)貨方式，應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度的要求，采取擔(dān)保措施以防備資金風(fēng)險(xiǎn)。以抵押、質(zhì)押、第三人提供保證作為擔(dān)保的，有關(guān)擔(dān)保協(xié)議和手續(xù)應(yīng)經(jīng)資產(chǎn)管理部審核。3.1.7合同成立及失效3.1.7.1公司合同普通應(yīng)單方簽字并蓋章。涉外合同、一方為個(gè)人及3.3條款規(guī)定的特殊合同除外。3.1.7.2合同普通于成立時(shí)失效。合同成立后有法定條件（如房產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)合同，房地產(chǎn)、車(chē)輛、不動(dòng)產(chǎn)抵押合同須經(jīng)登記失效）和商定條件失效的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)予以落實(shí)。3.2合同實(shí)行管理3.2.1合同執(zhí)行責(zé)任者合同在擬簽時(shí)，由擬簽審批人確定該合同的執(zhí)行責(zé)任者。合同一經(jīng)簽署，即由合同執(zhí)行責(zé)任者對(duì)合同執(zhí)行的全過(guò)程進(jìn)行跟蹤和擔(dān)任；或可根據(jù)合同實(shí)行、收付款等不同執(zhí)行階段，分別確定各階段的執(zhí)行責(zé)任者。合同執(zhí)行責(zé)任者對(duì)合同執(zhí)行與合同條款的嚴(yán)厲相符擔(dān)任。3.2.2合同項(xiàng)目合同執(zhí)行責(zé)任者應(yīng)經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，根據(jù)各單位對(duì)統(tǒng)計(jì)或效益計(jì)算的要求（如根據(jù)某一不同銷(xiāo)售對(duì)象、不同產(chǎn)品類(lèi)別），在采購(gòu)合同和相應(yīng)的物流、銷(xiāo)售及其它合同之間確立婚配關(guān)系，這些絕對(duì)應(yīng)的采購(gòu)、銷(xiāo)售、物流及其它合同稱(chēng)為合同項(xiàng)目。一旦某個(gè)（些）采購(gòu)（銷(xiāo)售）合同先予訂立，合同項(xiàng)目即確立，之后發(fā)生的其絕對(duì)應(yīng)的合同均應(yīng)歸入該合同項(xiàng)目。3.2.3合同收發(fā)貨管理3.2.3.1凡在貿(mào)易過(guò)程中發(fā)生貨物一切權(quán)轉(zhuǎn)移的,必須獲得客戶(hù)的收貨證明或代辦單位的發(fā)貨證明,未獲得該證明，合同不得結(jié)案。3.2.3.2合同執(zhí)行責(zé)任者應(yīng)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)輸單位實(shí)施有效的管理，確保按時(shí)、精確發(fā)貨；對(duì)方自行提貨時(shí)，對(duì)方必須出示提貨單（或提貨委托授權(quán)）等提貨憑證；發(fā)貨終了后，合同執(zhí)行責(zé)任者應(yīng)保存對(duì)方簽收憑證及提貨單證或要求倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)輸單位保存并確保其可追溯性。3.2.4合同變更3.2.4.1合同變更指合同簽署后在執(zhí)行過(guò)程中,合同各方對(duì)合同中任一條款或某些條款提出的變更,或整個(gè)合同的轉(zhuǎn)讓、解除。3.2.4.2合同一旦發(fā)生變更，合同執(zhí)行責(zé)任者應(yīng)辦理合同變更審批。對(duì)于合同的本質(zhì)性變更，應(yīng)報(bào)原合同擬簽審批人進(jìn)行變更審批，如變更后的金額超過(guò)原合同擬簽審批人的權(quán)限，應(yīng)根據(jù)《買(mǎi)賣(mài)職責(zé)權(quán)限管理辦法》（QA01002）報(bào)有權(quán)審批人審批。對(duì)于合同的非本質(zhì)性變更，各單位可自行制定該項(xiàng)審批的授權(quán)準(zhǔn)繩并報(bào)資產(chǎn)管理部備案。3.2.4.3合同變更結(jié)果單方應(yīng)以書(shū)面方式確認(rèn)。3.2.4.4合同變更時(shí)，原合同有擔(dān)保條款或從擔(dān)保協(xié)議的，應(yīng)事前征得擔(dān)保人書(shū)面贊同。3.2.4.5公司將債務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的，應(yīng)書(shū)面告訴債務(wù)人，告訴應(yīng)要求對(duì)方簽收或以?huà)焯?hào)信方式發(fā)出；公司將債務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的，應(yīng)征得債務(wù)人書(shū)面贊同。3.2.5合同執(zhí)行差異3.2.5.1合同執(zhí)行差異是指合同執(zhí)行符合合同條款規(guī)定，但表面上或?qū)嵺`上存在的誤差。包括實(shí)踐商品稱(chēng)號(hào)與合同商品稱(chēng)號(hào)表述不分歧、商品運(yùn)輸途中發(fā)生的盈虧。3.2.5.2實(shí)踐商品稱(chēng)號(hào)與合同商品稱(chēng)號(hào)表述不分歧時(shí),經(jīng)合同執(zhí)行責(zé)任者判別符合合同規(guī)定,應(yīng)以實(shí)踐品名入庫(kù)。3.2.5.3對(duì)商品運(yùn)輸途中發(fā)生的盈虧，各單位應(yīng)規(guī)定相關(guān)商品的自然盈虧范圍。實(shí)踐盈虧在自然盈虧范圍之內(nèi)的，業(yè)務(wù)執(zhí)行責(zé)任者有權(quán)按照實(shí)踐數(shù)量告訴財(cái)務(wù)人員進(jìn)行帳務(wù)處理；實(shí)踐盈虧超出自然盈虧范圍的，應(yīng)按照異議處理程序執(zhí)行。3.2.6合同收付款3.2.6.1合同執(zhí)行責(zé)任者應(yīng)根據(jù)合同條款的規(guī)定跟蹤收款和付款的執(zhí)行，并應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)結(jié)算制度的要求向財(cái)務(wù)人員移交有關(guān)單據(jù)。3.2.6.2合同各方對(duì)收付款數(shù)額有爭(zhēng)議的，應(yīng)及時(shí)協(xié)商、對(duì)帳處理。各方應(yīng)以書(shū)面方式確認(rèn)對(duì)帳結(jié)果，并留意以下事項(xiàng)：欠款金額如何構(gòu)成應(yīng)表述清楚（如貨款、利息、違約金等）、包含“單方經(jīng)仔細(xì)對(duì)帳，對(duì)此結(jié)果予以確認(rèn)”的文字、要求對(duì)方簽字或蓋章、注明簽署日期。3.2.6.3合同執(zhí)行責(zé)任者對(duì)未發(fā)出的應(yīng)收款應(yīng)擔(dān)任進(jìn)行催討。在訴訟時(shí)效到期前6個(gè)月時(shí)，應(yīng)以單方對(duì)帳并書(shū)面確認(rèn)，或以?huà)焯?hào)信發(fā)出催款函等方式中綴訴訟時(shí)效；同時(shí)根據(jù)其財(cái)務(wù)狀況，及時(shí)采取仲裁、訴訟等法律手腕。3.2.7業(yè)務(wù)調(diào)整和交接3.2.7.1如在合同執(zhí)行過(guò)程中,發(fā)生部門(mén)間業(yè)務(wù)職責(zé)調(diào)整，該合同所屬的業(yè)務(wù)范圍屬于另一部門(mén)時(shí)，該合同準(zhǔn)繩上交由新部門(mén)繼續(xù)執(zhí)行該合同。如有特殊狀況,則根據(jù)有關(guān)具體決定執(zhí)行。3.2.7.2如合同執(zhí)行責(zé)任者調(diào)離原工作部門(mén)，該合同由原部門(mén)繼續(xù)執(zhí)行，并由擬簽審批人確定新的合同執(zhí)行責(zé)任者。3.2.7.3原合同執(zhí)行責(zé)任者應(yīng)將合同材料殘缺移交給新合同執(zhí)行責(zé)任者。3.2.8合同異議及糾紛3.2.8.1合同執(zhí)行責(zé)任者有權(quán)與對(duì)方協(xié)商處理合同異議和理賠索賠，并根據(jù)《買(mǎi)賣(mài)職責(zé)權(quán)限管理辦法》（QA01002）規(guī)定的異議處理權(quán)限，經(jīng)有權(quán)審批人贊同后實(shí)施。3.2.8.2如合同異議經(jīng)協(xié)商無(wú)法處理，或發(fā)生其它合同糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提交資產(chǎn)管理部一致協(xié)調(diào)處理。3.3特殊合同的訂立和實(shí)行管理本辦法所稱(chēng)的特殊合同指公司不存在買(mǎi)賣(mài)風(fēng)險(xiǎn)或風(fēng)險(xiǎn)極小的合同，此類(lèi)合同應(yīng)同時(shí)具備以下條件：權(quán)益義務(wù)明晰；錢(qián)貨及時(shí)結(jié)清或買(mǎi)賣(mài)金額較小。此類(lèi)合同的訂立審查、合同方式與文本、合同成立及失效條件、合同變更可以不完全按照本辦法的相關(guān)規(guī)定，而采用較為簡(jiǎn)便的方式操作，但應(yīng)保證合同的合法有效和可追溯性。各單位可以自行制定此類(lèi)合同的界定及操作細(xì)則，但此類(lèi)規(guī)定應(yīng)事前經(jīng)資產(chǎn)管理部審核贊同。3.4合同結(jié)案管理3.4.1符合下述條件,合同可以結(jié)案:各方均執(zhí)行終了合同項(xiàng)下的權(quán)益和義務(wù);與該合同有關(guān)的款項(xiàng)均已完全支付;各方對(duì)合同執(zhí)行沒(méi)有其它未決事項(xiàng)和爭(zhēng)議。經(jīng)合同執(zhí)行責(zé)任者和運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)，合同可以結(jié)案。3.4.2如合同未完全滿(mǎn)足3.4.1的規(guī)定，但經(jīng)一級(jí)業(yè)務(wù)單元擔(dān)任人贊同以為有必要結(jié)案,并經(jīng)運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)部確認(rèn)贊同的，合同可以強(qiáng)迫結(jié)案。并可根據(jù)財(cái)務(wù)制度進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理。3.4.3合同結(jié)案后,又發(fā)生該合同項(xiàng)下不可預(yù)見(jiàn)的費(fèi)用時(shí),經(jīng)一級(jí)業(yè)務(wù)單元擔(dān)任人贊同,業(yè)務(wù)部門(mén)向運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)部提出懇求,經(jīng)同意后該合同可以恢復(fù)至未結(jié)案形態(tài)。3.4.4合同結(jié)案后,合同執(zhí)行責(zé)任者應(yīng)按規(guī)定整理并妥善、殘缺保留合同材料，包括訂單、審批材料、合同、內(nèi)外部流轉(zhuǎn)單據(jù)、付款憑證、往來(lái)傳真信函、合同修正變更記錄等。3.4.5各單位應(yīng)對(duì)客戶(hù)建立客戶(hù)檔案,保存該客戶(hù)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、帳號(hào)、買(mǎi)賣(mài)記錄等信息。3.5合同公用章管理3.5.1公司合同公用章的新增、補(bǔ)辦、發(fā)放懇求根據(jù)《法人授權(quán)委托管理辦法》（QA01005）的規(guī)定辦理。3.5.2合同公用章保管人員對(duì)要求蓋章的合同須作程序?qū)彶?，包括能否?jīng)過(guò)符合買(mǎi)賣(mài)職責(zé)權(quán)限的擬簽程序、擬簽報(bào)告與合同內(nèi)容能否相符，合同內(nèi)容能否殘缺等。3.6合同檢查3.6.1資產(chǎn)管理部有權(quán)對(duì)各單位的任何合同進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)成績(jī)責(zé)成該單位進(jìn)行整改。3.6.2合同檢查的具體內(nèi)容包括：合同條款能否完備；合同行為能否符合法律及公司規(guī)定；合同統(tǒng)計(jì)歸檔等管理工作。4合同違規(guī)處置4.1合同違規(guī)包括4.1.1違犯《買(mǎi)賣(mài)