檔案工作管理制度一、制度目的為了規(guī)范檔案工作流程，確保檔案的完整性、可靠性與可用性，保護(hù)和管理公司歷史遺留問題檔案以及現(xiàn)有電子文檔資產(chǎn)，提高辦公效率，制定本檔案工作管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門檔案管理行為。三、制度要求3.1檔案的管理全面、規(guī)范地進(jìn)行檔案整理、登記、存儲、利用、管理、保管和鑒定。采用信息化技術(shù)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子化辦公，有效提高管理效率。定期對保管的檔案資料進(jìn)行檢查和整理，更新相應(yīng)目錄，并適時(shí)提醒檔案歸還和差異化對比數(shù)據(jù)；增加庫房環(huán)境保持干燥通風(fēng)，有效防止文檔損壞。按照國家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理檔案的鑒定、審批、歸檔、保管、借閱、銷毀等手續(xù)。對于公司重要檔案資料，應(yīng)備份數(shù)份，存放在不同的場所以增加安全性。相關(guān)檔案劃轉(zhuǎn)等行為需要評估風(fēng)險(xiǎn)，完善審批流程。對于已經(jīng)萎縮或失控的檔案資料進(jìn)行及時(shí)處置。對于丟失或損壞檔案應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，并采取補(bǔ)救措施，盡快恢復(fù)。3.2檔案借閱符合借閱條件的人員可在規(guī)定的檔案室內(nèi)借閱所需檔案材料，應(yīng)憑借有效證件（已注冊檔案借閱證者）或身份證明出借記錄。職員申請借閱電子文檔時(shí)，應(yīng)有經(jīng)理審核或開立文件申請單方可在公司內(nèi)部使用。檔案借閱時(shí)間一般不超過15天。如有實(shí)際需要，需提前申請延期，并經(jīng)審批同意。借閱者對所借檔案材料應(yīng)妥善保管，確保檔案材料不遺失、不翻閱、不涂寫、不修改、不復(fù)制或外借。任何人不得將所借檔案材料外借、私自攜出，或因私響應(yīng)或向他人透露所借檔案的內(nèi)容。正式出借之前應(yīng)有檔案審核出借表進(jìn)行審批，并記錄檔案借還情況，借閱人應(yīng)按期歸還。3.3老化電子文檔的處理定期進(jìn)行電子文檔歸檔備份工作，并進(jìn)行驗(yàn)證與恢復(fù)測試，確保備份的完整和可用性。根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建立電子文檔防篡改子系統(tǒng)，對重要文件采取加密或簽字保護(hù)，確保文檔的完整性。對于老化電子文檔，應(yīng)制定具體的處理方案，包括：修復(fù)、遷移、脫機(jī)儲存、數(shù)字化加工等措施。將有價(jià)值的資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，保證其存檔的可讀性、可用性、持久性、便攜性和可安全審計(jì)性等特性。面對電子文檔不同的存儲介質(zhì)，應(yīng)采取有效的存儲方案尋求較為理想的儲存方式。例如利用網(wǎng)絡(luò)云硬盤等方式存儲電子文檔。進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類、文號、級別、時(shí)間、作者、關(guān)鍵字、主題等元數(shù)據(jù)標(biāo)簽的歸類整合和流程標(biāo)記，以類文件庫的形式提供企業(yè)全面的信息查詢服務(wù)，做到信息全網(wǎng)化、數(shù)字化和智能化。四、責(zé)任制度公司應(yīng)設(shè)立主要負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)為檔案管理工作提供保障和支持，并對公司檔案管理工作負(fù)責(zé)，監(jiān)督實(shí)施檔案管理工作制度。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的管理、控制和維護(hù)等工作，確保檔案管理制度的貫徹實(shí)施。檔案管理部門應(yīng)對本制度的執(zhí)行效果進(jìn)行監(jiān)督，定期進(jìn)行檔案的清理，分級分類并按期進(jìn)行檢查。檔案保管人應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地保管、整理、登記、鑒定檔案材料，并嚴(yán)守檔案保密工作。借閱者（使用者）對所借檔案材料負(fù)有保管傳承責(zé)任，對所借檔案材料進(jìn)行誤用、濫用、損毀等責(zé)任