HR的春天里知識旗艦店第第頁文件管理制度一、目的、意義為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本制度。

二、適用范圍本制度適用公司全體員工。三、主管部門辦公室四、具體條款4.1文件管理內(nèi)容主要包括：上級主管單位函、電、來文，合作單位函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

4.2公文的簽收

1)公司所有文件（除領導親啟的外）均由行政專員登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，行政專員需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2)對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

4.3公文的編號保管

1)行政專員拆封和簽收后應及時附上“來文處理卡”，作分類登記編號、保管。

2)本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交行政專員進行登記編號保管，不得個人保存，如工作需要借閱的可復印或借用。

4.4公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1)凡正式文件均需由辦公室主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，行政專員分送領導閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

2)一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。3)為加速文件運轉(zhuǎn)，行政專員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

4.5文件的傳閱與催辦

1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2)閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交行政專員，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關(guān)事宜。

3）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4）各位閱辦人在文件閱完后，應交行政專員，不要橫傳。

5）辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。

4.6發(fā)文的規(guī)定

1)公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可按公司規(guī)定發(fā)文。3)影響較大，涉及多個部門的文件，須經(jīng)總經(jīng)理批準簽發(fā)。4.7發(fā)文的范圍

1)凡是以辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、通知、決議、請示、報告、會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2)辦公室下發(fā)文件主要用于：

A、公布公司規(guī)章制度；

B、轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；

C、公布公司體制機構(gòu)變動或人事任免事項；

D、公布公司重大管理、活動、生活福利等工作的決定；

E、發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

F、其他有關(guān)重大事項。

3)日常工作中，有關(guān)圖紙、方案、審批工作、安排部署、傳達領導指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

4)各部門會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》等形式保存或傳遞。4.8發(fā)文程序與要求

1)各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；

2)辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應以工作實際需要草擬文件初稿；

3)因公司工作需要發(fā)文，由辦公室在領導授意下草擬文件初稿；4)草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、用鋼筆或中性筆書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

5)文稿擬就后，擬搞人應填附《文件簽發(fā)審批表》，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、標定日期和密級；

6)辦公室主管應根據(jù)公司規(guī)定和實際情況，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位或擬稿人重新擬稿；

7)經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送行政副總核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；

8)對審核時修改較多、有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

9)需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

10)文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定送領導審定批準簽發(fā)；

11)經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室行政專員統(tǒng)一編號打??；

12)文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

13)文件打印完畢后，再由行政專員分發(fā)并檢查落實情況。4.9文件的借閱和清退1)各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，按照《檔案管理規(guī)定》中的有關(guān)要求辦理手續(xù)后方可。

2)行政專員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的文件限期清退，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。4.10文件的歸檔范圍

1)凡下列文件統(tǒng)一由行政專員負責歸檔：

A、上級主管單位來文；

B、辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和公司的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

C、公司例會、高層例會以及公司其他重要會議記錄和會議紀要；

D、參加各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等；

E、反映公司先進人物事跡及領導工作等的音、像、報刊等物品；

F、公司大事記。

2)各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。

4.11立卷要求

1)文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔；

2)立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；。

3)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔；

4)上年度形成的文件材料，要求在下年度3月底以前整理完；5)每個項目結(jié)束后，銷售經(jīng)理負責在一周內(nèi)完成項目總結(jié)報告，兩周內(nèi)將該項目全案資料整理移交辦公室。辦公室主管負責在一周內(nèi)立卷歸檔。4.12文件的銷毀1