辦公文檔的快速操作和處理技巧1辦公文檔的快速操作和處理技巧1本章主要內(nèi)容辦公中文檔處理的基本流程簡單的文檔處理圖文混排的文檔處理2本章主要內(nèi)容辦公中文檔處理的基本流程2第一節(jié)、辦公中的文檔處理的基本流程文檔錄入：注意錄入時的技巧。文本編輯：熟練使用編輯時一些常用快捷鍵。格式排版：字體和段落的格式排版。頁面設(shè)置：設(shè)置紙型、頁邊距等。打印預(yù)覽：單頁、多頁。打印輸出：“打印”對話框的使用。3第一節(jié)、辦公中的文檔處理的基本流程文檔錄入：注意錄入時的技巧第二節(jié)、簡單的文檔處理在工作和學(xué)習(xí)中，經(jīng)常要用計算機處理一些基本的文檔，如公文、海報、招聘啟示、合同等。本節(jié)以制作一份通知來了解簡單文檔處理的過程。實例效果如圖所示。4第二節(jié)、簡單的文檔處理在工作和學(xué)習(xí)中，經(jīng)常要用計算機處理一些55操作步驟（1）新建一個Word文檔并保存通知文本的錄入與編輯設(shè)置輸入法錄入通知的文本內(nèi)容特殊符號的錄入通知內(nèi)容的編輯6操作步驟（1）新建一個Word文檔并保存6設(shè)置通知的字體和段落格式設(shè)置字體格式設(shè)置段落格式使用“格式刷”按鈕通知中的編號設(shè)置選擇“格式”／“項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，在其中進行設(shè)置。操作步驟（2）7設(shè)置通知的字體和段落格式操作步驟（2）7主要知識點（1）自動保存文檔在“選項”對話框中的“保存”選項卡中設(shè)置。在“自動保存時間間隔”處打“√”并設(shè)置自動保存的具體間隔時間，最后確定即可。文檔保護在“選項”對話框中的“安全性”選項卡設(shè)置。在“打開文件時的密碼”和“修改文件時的密碼”后面的文本框中分別輸入密碼字符，單擊“確定”按鈕后再次輸入密碼進行確認(rèn)即可。這兩個密碼可以是相同的，也可以是不同的。8主要知識點（1）自動保存文檔8主要知識點（2）文本的基本編輯選擇文本修改文本復(fù)制、移動、刪除撤消和恢復(fù)自動更正在“自動更正”對話框里進行設(shè)置。可以添加自動更正項。拼寫和語法Word聯(lián)機校對的功能。9主要知識點（2）文本的基本編輯9主要知識點（3）查找和替換查找文本替換文本：都在“查找和替換”文本框里進行設(shè)置。項目符號和編號在文檔中，相同級別的段落有時需加一些符號或者編號。項目符號主要用于羅列項目，各個項目之間沒有先后順序。而一般在各個項目有一定的先后順序時使用“編號”。適當(dāng)?shù)厥褂庙椖糠柣蚓幪柨梢栽黾游募目勺x性。在“項目符號和編號”對話框中進行設(shè)置，如圖所示。10主要知識點（3）查找和替換10

“項目符號和編號”對話框11

“項目符號和編號”對話框11主要知識點（4）根據(jù)模板創(chuàng)建公文現(xiàn)代辦公中，撰寫公文可以說是最為基本的工作之一。公文都有統(tǒng)一的規(guī)定格式。但是如果我們直接去編輯會比較繁瑣，Word提供了一系列的模板可以幫助我們來制作公文。選擇“文件”/“新建”命令，在打開的任務(wù)窗格里選擇“根據(jù)本機模板”，在打開的“新建”對話框里選擇“報告”選項卡，單擊“公文向?qū)А眻D標(biāo)。在該提示向?qū)е?，多次單擊“下一步”按鈕進行制作。結(jié)果如圖所示。12主要知識點（4）根據(jù)模板創(chuàng)建公文121313主要知識點（5）使用制表位標(biāo)尺法：在標(biāo)尺最左端的制表符符合要求時，在標(biāo)尺上單擊就可以設(shè)置一個制作符了。菜單法選擇“格式”/“制表位”命令，在“制表位”對話框中進行制作符的設(shè)置。每次設(shè)置完畢后單擊“設(shè)置”按鈕，最后確定即可。14主要知識點（5）使用制表位14主要知識點（6）頁面設(shè)置選擇“文件”／“頁面設(shè)置”命令，在打開“頁面設(shè)置”對話框中對四個選項卡進行一一設(shè)置。打印預(yù)覽單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，進入打印預(yù)覽頁面進行設(shè)置。打印輸出打印一份，直接單擊“打印”按鈕，打印多份，在“打印”對話框中設(shè)置。15主要知識點（6）頁面設(shè)置15第三節(jié)、圖文混排的文檔制作Word還有一個強大的功能是圖文混排?？梢栽谖臋n中插入圖形、圖片、藝術(shù)字、文本框、頁面邊框等，還可以為文檔分欄排版，真正做到“圖文并茂”。本節(jié)實例為一篇“荷塘月色”散文的圖文混排。實例效果如圖所示。16第三節(jié)、圖文混排的文檔制作Word還有一個強大的功能是圖文1717操作步驟（1）錄入文檔并進行基本排版設(shè)置首字下沉選擇“格式”/“首字下沉”命令，在打開“首字下沉”對話框設(shè)置下沉的行數(shù)和下沉文字的格式。設(shè)置邊框和底紋為段落設(shè)置邊框和底紋插入橫線設(shè)置頁面邊框18操作步驟（1）錄入文檔并進行基本排版18操作步驟（2）為段落分欄選中需要分欄的文本，選擇“格式”/“分欄”命令，在打開“分欄”對話框設(shè)置欄數(shù)和分隔線，最后單擊“確定”按鈕即可。插入圖片和藝術(shù)字插入背景圖片。選擇“插入”/“圖片”/“來自文件”命令，在打開“插入圖片”對話框中選擇需要插入的圖片。將圖片的格式中的版式設(shè)置“襯于文字下方”。插入藝術(shù)字。19操作步驟（2）為段落分欄19操作步驟（3）插入豎排文本框選擇“插入”/“文本框”/“豎排”命令，拖動鼠標(biāo)，畫一個文本框，設(shè)置文本框的線條、填充格式，輸入文本等。設(shè)置頁眉頁腳選擇“視圖”/“頁眉和頁腳”命令，進入頁眉和頁腳的編輯狀態(tài)，同時打開“頁眉和頁腳”工具欄。使用工具欄上的按鈕對頁眉和頁腳進行設(shè)置。20操作步驟（3）插入豎排文本框20主要知識點（1）圖片在文檔中插入圖片：兩個來源：剪貼畫和來自文件。調(diào)整圖片的格式：在“圖片”工具欄中設(shè)置或在“設(shè)置圖片格式”對話框中設(shè)置。設(shè)置藝術(shù)字的屬性利用“藝術(shù)字”工具欄或“藝術(shù)字格式”對話框中設(shè)置。21主要知識點（1）圖片21主要知識點（2）圖形繪制圖形選擇“視圖”/“工具欄”/“繪圖”命令，打開“繪圖”工具欄，選擇任一種圖形，拖畫即可。為圖形添加文字選中圖形，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“添加文字”命令，直接在圖形中輸入文字即可。修改圖形的疊放次序選中對象，在快捷菜單中設(shè)置“疊放次序”即可。22主要知識點（2）圖形22主要知識點（3）組合圖形對象選擇多個對象，在快捷菜單中選擇“組合”即可。制作流程圖（六步）繪制圖框輸入文字圖框的分布繪制線條輸入分支文字組合圖形23主要知識點（3）組合圖形對象23主要知識點（4）分欄設(shè)置分欄：選中分欄的內(nèi)容，在“分欄”對話框中設(shè)置。刪除分欄調(diào)整欄寬強制分欄：插入“分欄符”。頁眉頁腳的設(shè)置使用“頁眉和頁腳”工具欄進行