版本號(hào)/修訂狀態(tài)：A/0～PAGE25～記錄管理程序JZLY/QEOMS-ZD06-20121目的對(duì)與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行有關(guān)記錄的填寫、標(biāo)識(shí)、收集、保護(hù)、檢索、歸檔、貯存、保存期限和處置進(jìn)行控制，以提供工程質(zhì)量、過程符合要求及管理體系運(yùn)行有效性的證據(jù)，同時(shí)為可追溯性和采取糾正、預(yù)防措施及持續(xù)改進(jìn)管理體系提供信息。2范圍適用于公司與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的所有記錄的填寫、標(biāo)識(shí)、收集、保護(hù)、檢索、歸檔、貯存、保存期限和處置的控制。3術(shù)語(yǔ)和定義采用公司《質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》中的術(shù)語(yǔ)和定義。4職責(zé)和權(quán)限4.1管理者代表a)負(fù)責(zé)組織編制和審批質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系記錄。b)負(fù)責(zé)有關(guān)記錄格式更改的批準(zhǔn)。4.2副總經(jīng)理、總工程師負(fù)責(zé)審核與分管業(yè)務(wù)工作有關(guān)的記錄格式的更改。4.3綜合部a)負(fù)責(zé)記錄在規(guī)定保存期內(nèi)的收集、編目、保護(hù)、檢索、儲(chǔ)存和歸檔的控制。b)負(fù)責(zé)記錄保存期滿后的處置控制。4.4各部門、工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本單位記錄的填寫、收集和歸檔管理；確保記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰和完整。5控制要求5.1記錄識(shí)別5.1.1記錄包括工程施工和服務(wù)質(zhì)量記錄、管理體系運(yùn)行記錄、環(huán)境和職業(yè)健康安全運(yùn)行控制、監(jiān)測(cè)記錄等，包括來(lái)自供方和相關(guān)方的記錄。5.1.2記錄形式包括紙張、電子文檔、照片和實(shí)物等形式。5.2記錄編號(hào)5.2.1管理體系記錄編號(hào)按照下述方法執(zhí)行。JZLY/JL-XXX-XX本條款記錄序號(hào)管理手冊(cè)條款號(hào)公司/記錄代號(hào)5.2.2工程施工和工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄采用相應(yīng)法規(guī)或規(guī)范規(guī)定的標(biāo)識(shí)或編號(hào)。5.3記錄編制5.3.1工程項(xiàng)目部在工程開工前，依據(jù)公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系記錄清單，結(jié)合工程要求，由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人組織編制項(xiàng)目“質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系記錄清單”。5.3.2各部門編制本部門的“質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系記錄清單”。5.3.3記錄采用鋼筆或簽字筆并按規(guī)定表格填寫，要求字跡清晰，內(nèi)容完整、真實(shí)、正確、可追溯。5.3.4記錄發(fā)生筆誤或其他原因需進(jìn)行更改時(shí),在原有記錄處劃一橫線，在旁處填寫新的記錄，并加蓋更改人的印章或簽字。5.3.5記錄采用電子文檔形式時(shí)，需要?dú)w檔保存的記錄均應(yīng)有紙張記錄。5.4記錄標(biāo)識(shí)5.4.1記錄采用表格形式(如特殊情況不能采用表格，可采用其它形式)，其名稱明確規(guī)定其用途。5.4.2記錄編號(hào)方法進(jìn)行，對(duì)同一記錄采用再次編號(hào)的方法進(jìn)行唯一性標(biāo)識(shí)。5.5記錄收集、保護(hù)、貯存和歸檔5.5.1各部門收集本部門管理體系活動(dòng)中產(chǎn)生的記錄，并對(duì)其進(jìn)行編目、保護(hù)、貯存和歸檔。5.5.2工程項(xiàng)目部在施工和服務(wù)過程中形成的有關(guān)記錄，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，與工程部辦理交接手續(xù)，經(jīng)公司總工程師審核批準(zhǔn)后歸檔。5.5.35.5.4記錄歸檔時(shí)5.6記錄的檢索5.6.1記錄應(yīng)易于檢索。當(dāng)有要求時(shí)，顧客在合同規(guī)定的期限內(nèi)可以查閱相關(guān)記錄，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.6.2內(nèi)部審核或第二、三方審核時(shí)，記錄保管人提供相關(guān)記錄，作為管理體系及過程、工程項(xiàng)目和服務(wù)符合要求的證據(jù)。5.7記錄的保存期限和處置綜合部建立《質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系記錄清單》，包括各類記錄格式，規(guī)定各類記錄的主管部門和保存期限，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后實(shí)施控