項目溝通要點全總結(jié)一、高效溝通常使用的主要人際關(guān)系技巧這一組最佳技巧可能是最重要的，因為它們會影響你所有項目溝通的質(zhì)量，不管是正式的溝通還是項目團隊和項目干系人之間的日常人際溝通。下面列出高效的溝通者常用的主要人際關(guān)系技巧。帶著目的去聽。態(tài)度謙虛。想好再回應(yīng)。從別人的角度看。不主觀臆斷。對別人感興趣。想辦法弄明白他們做什么，為什么這么做以及他們正經(jīng)歷什么困難。在回應(yīng)之前先確認自己了解了。對他們付出的時間和做出的貢獻表示感謝。通過提問來確認并加深你的理解?？偨Y(jié)對方說過的話。讓人們覺得你在聽。注重建立各方關(guān)系?？刂坪媚愕那榫w。不要覺得別人的消極回應(yīng)就是在針對你，大多數(shù)情況下都不是。如果可以，盡量避免打斷別人的話。確認別人理解了你的意思。避免在措辭和語調(diào)上流露出你對其他團體的評判、愧疚或者做錯的事。二、綜合項目溝通管理的最佳方法為了更好地提升你的溝通能力，我們來學習一下高效項目溝通者常用的最佳方法。我們會了解綜合溝通管理、狀態(tài)報告、主持會議、人際關(guān)系技巧以及常見溝通媒介的最佳用途。首先，我們來學習綜合項目溝通管理的最佳方法。1.指定主力隊員為了保證項目溝通的質(zhì)量和一貫性，一定要指定具體的團隊成員來負責正式的項目溝通。在大多數(shù)項目中，你（項目經(jīng)理）會扮演溝通的主要角色。不過，在大型項目中，你可能要將某些溝通事項或者與目標項目干系人溝通的任務(wù)委派給其他人來做。這可能包括同公司的相關(guān)部門密切合作，比如人力資源部、市場部和/或公司通信部等。利用強項盡管你總是要用到很多種溝通方式和媒介，還是要利用好你具備的溝通強項，這些其他的方法只是用來支撐這些強項。進行項目干系人分析溝通計劃中包含了項目干系人分析。這項分析應(yīng)弄清楚每個項目干系人的需求和動機。此外，根據(jù)這些評估來確認，要采用哪種類型的項目溝通才能恰當?shù)刂С置總€項目干系人以及管理他們的期望。2.使用推拉策略高效的項目溝通者會使用推（傳送）和拉（提供）這兩種溝通方法。隨著中央項目儲存庫的出現(xiàn)，拉的方法越來越受歡迎。盡管這種方法在處理項目干系人隨時需要的信息時非常好使，但是重要的、緊急的項目溝通最好不要依靠它。遇到重要的、緊急的項目溝通時，一定要直接發(fā)送（推）給目標項目干系人。此外，如果你在使用團隊協(xié)作技術(shù)（比如sharepoint），就可以同時使用推和拉的方法。可以讓項目干系人訂閱相關(guān)提醒，以便在某項產(chǎn)品更新的時候自動通知他們（推）。提醒的消息包含了一個鏈接，項目干系人可以通過鏈接來訪問目標產(chǎn)品（拉）。3.讓事情簡單一些要想在項目干系人那里拿高分，就要讓他們很容易就理解你發(fā)給他們的東西（提供概要）或者讓他們做的事情（提供背景和目標）。不要讓他們?nèi)フ胰魏螙|西（包括溝通的參考事項）。你的項目干系人整天為很多任務(wù)和重要事項忙得團團轉(zhuǎn)，困惑和不確定會令他們不痛快。如果你能努力去讓他們迅速理解你發(fā)過去的東西或者你讓他們?nèi)プ龅氖虑?，他們一定會心存感激，這樣也會提升你在整個項目中的價值。保持信息流通許多高效的項目溝通者都推薦一種簡單卻有效的方法，就是一定要讓對的人獲得對的信息，這樣便于他們扮演好自己的角色。在很多組織里，各個團體之間的信息流通不是很好。高效的項目經(jīng)理就會找出信息流通不順暢的地方，扮演促進信息流通的角色。認真對待溝通決策在做溝通決策時，要考慮各方關(guān)系、信息內(nèi)容以及可用媒介?？偟膩碚f，不同的溝通方法適合不同的情況，高效的溝通者都會做出明智的選擇。確保技術(shù)可用、加強用戶培訓一定要保證用于具體溝通的技術(shù)能正常起作用，還要保證相關(guān)的項目干系人知道如何正確使用這些技術(shù)。三、高效項目溝通的7項有效原則我們來看看大多數(shù)高效的項目溝通者都會用到的7項關(guān)鍵原則。（1）計劃好溝通像對待項目管理的其他方面一樣，你要計劃好項目溝通過程。計劃溝通的目的在于確保參與進來的所有項目干系人能在需要的時候獲取所需信息來履行他們的責任。影響溝通計劃和項目溝通要求的主要因素有以下這些。項目發(fā)起方的組織結(jié)構(gòu)。項目干系人分析的結(jié)果。報告關(guān)系。項目涉及的職能領(lǐng)域。參與項目的人數(shù)。項目干系人所在的地方。每位項目干系人的信息需求。項目團隊成員的經(jīng)驗級別。技術(shù)可得性。信息需求的緊急性和需要的頻率。想要的項目溝通形式。項目的預期時長。項目在組織層面的風險級別。對終端消費者的預期變更影響。組織文化。所需的外部溝通級別。采購合同。法律顧問提出的限制。給項目確定了具體的溝通要求后，一定要完成以下兩件事情。在項目溝通管理計劃中記錄這些信息。確保將所有正式的項目溝通（以及實現(xiàn)溝通要完成的工作）都包含在wbs和項目進度計劃中。（2）記住基本方法最有效的3種溝通方法也是最簡單的。為什么這些方法會有效呢？因為它們能起作用，但是很多人卻沒有這么做，因此對比是非常明顯的。優(yōu)先處理：項目溝通不要走捷徑；尊重項目干系人。展現(xiàn)風度：講禮貌，將欣賞和感激表現(xiàn)出來。言出必行：如果你說了要做什么事情，就要去做。（3）溝通的5個C在計劃或執(zhí)行項目溝通的時候，要牢記5個C.體貼（consideration）：設(shè)身處地的想到對方，尊重對方的習慣，多為對方考慮。清楚（clear）：說明主題；圍繞主題；幫助接收者理解信息；恰當?shù)厥褂眯g(shù)語。簡潔（concise）：抓住重點；不讓信息漫無邊際。禮貌（courteous）：講禮貌，注意語調(diào)。一貫（consistent）：使用恰當?shù)恼Z調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息；所有信息要素都應(yīng)傳達一樣的信息。（4）保證理解如果想進行有效的溝通，就要擁有這樣的理念。主要包括以下幾個方面。投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。采用有效的聆聽技巧，確保自己清楚地理解了別人要傳達的意思。采用最適合聽眾的溝通媒介。要懂得變通。調(diào)整溝通的內(nèi)容來最大限度地滿足每個目標聽眾（項目團隊、客戶、高級管理層以及/或人事管理層）的信息需求。要重視。注意反饋信息。如果所做的事情沒有效果，要樂意去調(diào)整。不要假設(shè)別人明白了，要不斷地講清楚、提問題、確認。在所有溝通中要注重從他人的角度來看問題。（5）建立各方關(guān)系高效的溝通者都知道，人與人之間的橋梁是建立在信任、親善和人際關(guān)系的基礎(chǔ)之上的。要樂于花時間去同關(guān)鍵的項目干系人建立一對一的關(guān)系，特別是在項目早期的時候。此外，注重關(guān)系有助于建立開放、誠信的環(huán)境，更有利于處理項目難題。（6）富有前瞻性。這是另一個關(guān)鍵理念和方法原理。妨礙項目溝通的因素有出人意料、令人懷疑和不確定性。通過溝通計劃讓目標聽眾了解，保持前后一致。預見額外的信息需求。永遠不要讓項目干系人心生疑惑或者先找你。（7）有人就有“政治”。另一種說法就是“別太天真”。高效的溝通者都理解和