創(chuàng)建省級(jí)公共文化服務(wù)體系示范區(qū)軟件工作講解界首市文化館——王海濤2019年3月文化館（站）檔案的管理和整理創(chuàng)建省級(jí)公共文化服務(wù)體系示范區(qū)軟件工作講解文化館（站）檔案的一、檔案管理

檔案管理工作的意義：是文化館（站）全面建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展的最基礎(chǔ)性的、不容缺失的重要工作內(nèi)容。同時(shí)也是體現(xiàn)工作業(yè)績(jī)、保存工作成果以及全國(guó)文化館（站）評(píng)估定級(jí)的重要依據(jù)。

因此,文化館（站）長(zhǎng)要高度重視檔案工作，同時(shí)工作人員也要樹立強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)，從管理人員到工作人員，從每項(xiàng)工作、每個(gè)活動(dòng)、每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)細(xì)節(jié)做起，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理建設(shè)。檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件（一）檔案收存的范圍（按照部門職能我們可以把它分成行政、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)四大類）1、行政檔案（又可以分成六類）①上級(jí)下發(fā)的各類文件（省、阜陽(yáng)、界首、鄉(xiāng)鎮(zhèn)）②本單位發(fā)出的的各類文件（舉辦活動(dòng)、比賽等、針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化站管理、聯(lián)合其他部門發(fā)文等）③文化館（站）建設(shè)規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、函復(fù)、文稿等④各種會(huì)議通知、會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要、講話文稿等⑤出具的或蓋章的證明、信函、報(bào)表等⑥各類統(tǒng)計(jì)資料（一）檔案收存的范圍（按照部門職能我們可以把它分成行政、人事2、人事檔案（可以分成八大類）①在編人員的檔案材料②招聘人員的相關(guān)資料③工作人員的登記表、花名冊(cè)及相關(guān)資料④工作人員聘用合同、工資待遇審批表及相關(guān)說(shuō)明資料⑤臨時(shí)工作人員相關(guān)資料、協(xié)議、待遇及工作發(fā)放登記表等⑥工作人員政治身份、職務(wù)、級(jí)別、崗位、待遇變化的相關(guān)資料⑦工作人員年度績(jī)效考評(píng)及各類獎(jiǎng)懲相關(guān)材料⑧工作人員參與培訓(xùn)及繼續(xù)教育等其它信息資料2、人事檔案（可以分成八大類）3、財(cái)務(wù)檔案（可以分成7類）①日常支出的財(cái)務(wù)憑證、賬目、審批手續(xù)及報(bào)表②年度預(yù)算、中期預(yù)算調(diào)整、決算及審批資料③專項(xiàng)收、支的立項(xiàng)計(jì)劃、執(zhí)行情況及審批資料④文化項(xiàng)目的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況跟蹤監(jiān)管的相關(guān)資料⑤固定資產(chǎn)購(gòu)置、使用、核銷的相關(guān)資料⑥年度、季度及專項(xiàng)財(cái)務(wù)分析報(bào)告⑦審計(jì)部門、紀(jì)檢部門出具的年度財(cái)務(wù)審核報(bào)告等資料檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件4、業(yè)務(wù)檔案（這也是我們檔案整理工作的重點(diǎn)，細(xì)化一下，可以分成20大類）（1）文化館（站）各類工作制度檔案（2）年度工作總結(jié)及工作計(jì)劃?rùn)n案（含月小結(jié)計(jì)劃、民生工程月報(bào)表、年報(bào)表等）（3）免費(fèi)開放工作檔案（主要講陣地活動(dòng)：圖書室、棋牌室、電子閱覽室、多功能廳等檔案）（4）各類文化活動(dòng)檔案（大型群眾性、節(jié)慶、文體、品牌、特色、農(nóng)村、館際文化交流等）（5）大中小型展演展示、展覽展出文化活動(dòng)檔案（6）下基層開展文化輔導(dǎo)工作檔案（每年80/15次）（7）文化館（站）工作人員、文化輔導(dǎo)員、文化志愿者、文藝團(tuán)隊(duì)5個(gè)/2、文藝創(chuàng)作等文化人才隊(duì)伍檔案（匯總表、花名冊(cè)、登記表、開展活動(dòng)）（8）公益性藝術(shù)培訓(xùn)、講座(30/12期)活動(dòng)檔案（9）非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)工作檔案（10）館（站）文藝團(tuán)隊(duì)下基層演出活動(dòng)檔案（70/50次）4、業(yè)務(wù)檔案（這也是我們檔案整理工作的重點(diǎn)，細(xì)化一下，可以分（11）參加全國(guó)、省、阜陽(yáng)市等上級(jí)組織文化活動(dòng)檔案（12）與其他部門配合開展的系列文化活動(dòng)檔案（文明創(chuàng)建、經(jīng)典誦讀、環(huán)境整治、核心價(jià)值觀等）（13）文藝戲劇作品創(chuàng)作檔案（原件、報(bào)紙、刊物）（14）宣傳櫥窗或者宣傳圖版檔案（12期）（15）文化館（站）工作信息宣傳檔案（文字、圖片、刊登媒體，最后年/月統(tǒng)計(jì)表）（16）各類獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)及文件檔案（17）文化創(chuàng)意及創(chuàng)新工作檔案（18）安全生產(chǎn)、黨建等其他工作檔案（19）群眾滿意度調(diào)查工作檔案（每年一次、90%）（20）其他有價(jià)值的檔案（館辦刊物、文化藝術(shù)志、論文集、作品集等）檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件

（二）檔案管理體制：文化館檔案實(shí)行部門負(fù)責(zé)、統(tǒng)一歸檔的管理模式。1、建立檔案室（文化站可以合并在辦公室）。2、配備設(shè)施設(shè)備。如:檔案柜、檔案盒、復(fù)印機(jī)、彩色打印機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、裝訂設(shè)備等。3、明確至少一名工作人員為專職檔案管理員，負(fù)責(zé)館（站）檔案管理和整理歸檔工作。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集。如:我館明確王曉晴為檔案室主任，辦公室負(fù)責(zé)文書檔案收集，社文股負(fù)責(zé)公共文化和文藝創(chuàng)作的檔案收集，非遺中心負(fù)責(zé)非遺保護(hù)檔案收集等。做到每次工作或活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行收集整理，交于檔案室由專職檔案管理員進(jìn)行登記造冊(cè)、找差補(bǔ)缺、梳理歸檔。（二）檔案管理體制：（三）立卷和歸檔（四注意三必須）1、各業(yè)務(wù)部門辦理完畢的文件、資料經(jīng)過(guò)挑選，注意及時(shí)分項(xiàng)、集中交給檔案室進(jìn)行歸檔。2、一般文件資料應(yīng)分類按時(shí)間（年度、上下半年）編號(hào)立卷。注意每月初對(duì)上月檔案進(jìn)行整理、歸檔，每年底進(jìn)行再次梳理、歸檔、封存。3、人事檔案分綜合與個(gè)人二類建檔。注意綜合檔案年初立卷、年終歸檔。個(gè)人檔案隨時(shí)立卷并歸檔。4、各類群眾文化活動(dòng)注意一般在立項(xiàng)時(shí)建檔，項(xiàng)目完成后成卷并及時(shí)歸檔。檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件5、檔案必須具有真實(shí)性。所有資料原則上應(yīng)為原始資料。6、檔案必須具有完整性。每個(gè)案卷力求資料齊全。每個(gè)環(huán)節(jié)、流程都要收集資料，做到檔案的完整。7、檔案必須具有價(jià)值性。一般性日常工作不予立卷。立卷要避免雜亂無(wú)章，做到分類、分項(xiàng)、條目清晰；要避免重復(fù)立卷，同一事件只立一個(gè)卷目；要準(zhǔn)確分類，不同類型的資料，不能混合立卷。檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件（四）檔案保管和使用1、檔案室要設(shè)置防潮、防蛀、防火的檔案柜，安置消防器材，確保檔案安全。（檔案室一般設(shè)在二樓以上）2、檔案室負(fù)責(zé)人要對(duì)檔案卷宗分類編號(hào)、登記、造冊(cè)，并對(duì)案卷進(jìn)行分類存放，做到分類清晰、放置有序，便于查閱。3、檔案管理員要加強(qiáng)責(zé)任心，切實(shí)按要求管理好檔案，切實(shí)做到不損壞、不丟失、不錯(cuò)漏任何案卷，做到檔案完整。4、檔案借閱要遵守《檔案室管理借閱制度》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出，并記錄，及時(shí)收回，以免遺失、損壞。檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件二、檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立卷宗等，組成有序檔案管理體系的過(guò)程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件

（一）檔案整理的基本步驟可以分成收集、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝柜七個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行。

（二）檔案整理的方法1、收集。對(duì)歸檔材料的接收要做到（五收）一是處理完畢的文件材料要隨時(shí)收；二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收三是本單位發(fā)文，在蓋章時(shí)要當(dāng)時(shí)收；四是各項(xiàng)工作、活動(dòng)完成任務(wù)后要及時(shí)收；五是在立卷歸檔過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件2、裝訂（1）檔案的修整。將不同規(guī)格的A3、A4紙張進(jìn)行修整一致。（2）檔案的裝訂。采用文件袋或者文件夾進(jìn)行裝訂。較厚的檔案可分開按冊(cè)裝訂或者線裝。3、分類。即依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的管理模式。分類一般按照“年度、類別、保管期限”三級(jí)分類。

檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件4、排列（1）盒內(nèi)歸檔資料排列。在同一保管期限下，按“流程結(jié)合時(shí)間”進(jìn)行排列。運(yùn)用電腦和軟件輔助歸檔的，可采用隨辦隨歸，按辦理時(shí)間先后順序排列。（2）檔案盒上架排列。按分類方案設(shè)置的順序上架排列，按年度—類別—保管期限上架排列。注意排列順序?yàn)閺纳系较?，從左到右。做到一目了然，便于查找。檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件5、編號(hào)（1）檔號(hào)的編制。由年度號(hào)—類別—保管期限—件號(hào)組成。在編制檔號(hào)時(shí)，注意以下五點(diǎn)：①年度號(hào)是指歸檔文件形成的年度。②類別號(hào)用文字和數(shù)字混合編制。例如：《2015年度——群眾文化活動(dòng)——30年——1》③保管期限按照永久、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件(2)頁(yè)碼的編制：在檔案整理完成后，要對(duì)檔案整理進(jìn)行頁(yè)碼編制，一般在每頁(yè)資料的右下角進(jìn)行編寫。6、編目即編制歸檔文件目錄（一式兩份：一份放入檔案盒，一份作為檢索工具單獨(dú)放置）。歸檔文件目錄的項(xiàng)目：題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。不同類別的歸檔文件目錄要制作目錄封面，便于區(qū)分、查找。檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件7、裝柜（1）裝盒：按（檔案封皮—?dú)w檔目錄—?dú)w檔資料—備注說(shuō)明）順序存放。一盒裝不下，可裝第二盒，以此類推，標(biāo)注好數(shù)字并排放在一起。（2）入柜在同一年度、同一類別、同一保管期限下，按發(fā)生時(shí)間先后順序排列，進(jìn)行入柜。檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件案例一：文化活動(dòng)檔案的整理1、活動(dòng)文件：

案例一：文化活動(dòng)檔案的整理1、活動(dòng)文件：2.主持詞：檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件3、節(jié)目單：3、節(jié)目單：4.策劃（宣傳）方案：檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件5.活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算：檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件6.致辭：檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件9.活動(dòng)圖片：檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件10.活動(dòng)總結(jié)：檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件

11.信息報(bào)道：檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件12.媒體關(guān)注（報(bào)紙、網(wǎng)站、雜志等媒體）：檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件14.制作封皮：檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件15.編制目錄：

檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件16.裝訂成卷、編制入柜：檔案的裝訂-阜陽(yáng)文化館課件案例二：文化培訓(xùn)活動(dòng)檔案整理

1.通知文件：案例二：文化培訓(xùn)活動(dòng)檔案整理

1.通知文件：2.課程安排：2.課程安排：3.領(lǐng)導(dǎo)講話：3.領(lǐng)導(dǎo)講話：4.參訓(xùn)名單：4.參訓(xùn)名單：5.培訓(xùn)教材：5.培訓(xùn)教材：6.活動(dòng)圖片：6.活動(dòng)圖片：7.活動(dòng)總結(jié)：7.活動(dòng)總結(jié)：8.活動(dòng)信息：8.活動(dòng)信息：9.媒體關(guān)注：9.媒體關(guān)注：10.制作封面：10.制作封面：11.目錄編制：11.目錄編制：12.