管理學(xué)院辦公用品管理制度為使辦公用品管理規(guī)范化、科學(xué)化，學(xué)院制訂本制度，規(guī)范領(lǐng)用程序，具體如下：辦公用品的種類根據(jù)目前使用情況，主要包括：A類：電腦耗材：墨盒系列、硒鼓系列、刻錄光盤（VCD和DVD）、打印機(jī)色帶、傳真機(jī)碳帶、打印機(jī)碳粉、優(yōu)盤、無(wú)線幻燈演示器。B類：桌面用品：訂書機(jī)、起訂器、打孔器、計(jì)算器、美工刀/剪刀、筆筒、白鋼夾、長(zhǎng)尾夾、釘書針、回形針、固體膠、膠水、漿糊、轉(zhuǎn)筆刀、透明膠、雙面膠、直尺、橡皮擦、標(biāo)簽紙、告示貼。C類：書寫工具：白板筆、中性筆、圓珠筆、熒光筆、鉛筆。D類：紙制用品：70G打印紙（內(nèi)部用），80G（對(duì)外的宣傳、報(bào)告用）打印紙、傳真紙、彩噴紙、筆記本、信封E類：文件管理：抽桿夾、2寸A4兩孔文件夾、掛快勞、資料套。F類：辦公家具：桌臺(tái)及周邊、椅類、柜類為規(guī)范和統(tǒng)一，文具的使用類別暫以以上提及的清單為準(zhǔn)，尤其是文件管理的文具使用，不允許使用規(guī)范范圍以外的文具。但以上清單并未完善，若確有使用需要而未提供的文具，請(qǐng)聯(lián)系黃欽，由其登記后購(gòu)買。若有長(zhǎng)期常用的，將增加至以上清單。辦公用品的領(lǐng)用。各部門在預(yù)算范圍內(nèi)經(jīng)主管批準(zhǔn)后自由領(lǐng)用，辦公用品的經(jīng)費(fèi)預(yù)算暫按部門人數(shù)5元/人/月計(jì)算，一年以12月計(jì)算；各部門必須本著節(jié)約、愛(ài)護(hù)的原則使用各類辦公用品；部門盡量不儲(chǔ)存大量的文具存貨；凡是部門主管簽字的領(lǐng)用單，均被視為在部門預(yù)算內(nèi)的使用；各部門必須自行做好使用計(jì)劃，并做好內(nèi)部管理；在預(yù)算范圍內(nèi)的使用無(wú)需學(xué)院辦公室審單，但管理人員會(huì)根據(jù)領(lǐng)用記錄計(jì)算費(fèi)用，并在領(lǐng)用經(jīng)費(fèi)已經(jīng)達(dá)到總預(yù)算的90%時(shí)進(jìn)行提醒；領(lǐng)用經(jīng)費(fèi)不得超過(guò)總預(yù)算，在達(dá)到總預(yù)算的時(shí)候，暫時(shí)凍結(jié)，不得領(lǐng)用；需要超預(yù)算領(lǐng)用的，必須提交申請(qǐng)報(bào)告，并說(shuō)明理由，經(jīng)主管及主管院長(zhǎng)簽字同意后，提交學(xué)院辦公室王婧處理。墨盒系列、硒鼓系列、打印機(jī)色帶、傳真機(jī)碳帶等，自第二次領(lǐng)取時(shí)，必須以舊品替換新品。辦公物品領(lǐng)用時(shí)如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)提出，維修或者以舊換新，如遺失或人為損壞的，應(yīng)由個(gè)人或部門賠償。有些物品不一定時(shí)有庫(kù)存。各部門請(qǐng)根據(jù)需要情況提前做好申請(qǐng)計(jì)劃，文具超市不受理任何緊急申請(qǐng)，購(gòu)買文具的時(shí)間按至少五個(gè)工作日計(jì)算。領(lǐng)用時(shí)，必須持《辦公物品領(lǐng)用單》領(lǐng)取。領(lǐng)取后，物品領(lǐng)用單交回各系教務(wù)員保存，并作為管理的依據(jù)。領(lǐng)用時(shí)間：辦公時(shí)間。辦公用品的管理負(fù)責(zé)部門：學(xué)院辦公室人員分工：總負(fù)責(zé)人：黃欽主要工作：對(duì)辦公用品實(shí)施總的管理與協(xié)調(diào)；采購(gòu)辦公用品，并報(bào)銷費(fèi)用；對(duì)所有采購(gòu)的辦公用品做好多方詢價(jià)和商家的信息登記，并進(jìn)行比較；建立日常使用較多和使用量較大物品的廣州及周邊地區(qū)批發(fā)市場(chǎng)的信息庫(kù)；受理各部門辦公用品的超計(jì)劃申請(qǐng)；匯總各部門的使用申請(qǐng)，提交購(gòu)買意見(jiàn)及申請(qǐng)。入庫(kù)人員：黃欽主要工作：協(xié)助采購(gòu)辦公用品；清點(diǎn)并檢驗(yàn)所有購(gòu)買回來(lái)的辦公用品；對(duì)辦公用品進(jìn)行分類記錄、編碼、標(biāo)價(jià)、上架；盤點(diǎn)每周、每月各部門文具領(lǐng)用的數(shù)據(jù)，上報(bào)部門主管，并做好各部門預(yù)算的使用情況；審批在預(yù)算范圍內(nèi)各部門的使用申請(qǐng)；接受各部門的領(lǐng)用咨詢及協(xié)調(diào)各類問(wèn)題。向總負(fù)責(zé)人及時(shí)反饋不能解決或難以判斷的各種問(wèn)題；接受各部門不在列表中的文具需求登記；監(jiān)督并指導(dǎo)發(fā)放人員的工作。發(fā)放人員：黃啟泰主要工作：根據(jù)入庫(kù)人員簽字的批單，發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用登記；庫(kù)存辦公用品的清潔和保養(yǎng)工作。辦公用品的采購(gòu)采購(gòu)原則。節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支；匯總學(xué)院各部門的使用要求和計(jì)劃，實(shí)施統(tǒng)一、分批購(gòu)買；多方詢價(jià)、多方比較后方可實(shí)施采購(gòu)；對(duì)于日常使用量大的消耗品，經(jīng)多方比較后，選擇一至兩家固定的商家，爭(zhēng)取商家送貨；有引導(dǎo)性的購(gòu)買，購(gòu)買的文具必須實(shí)用、并保證使用的科學(xué)性；詢問(wèn)開(kāi)發(fā)票和不開(kāi)發(fā)票的價(jià)格，以便判斷是否需要發(fā)票。采購(gòu)流程。根據(jù)各部門的使用申請(qǐng)，進(jìn)行分析和匯總，并提出科學(xué)、實(shí)用的方案；（注，要提出可行性方案，必須先多方詢價(jià)，熟悉各類用品的市場(chǎng)行情，并對(duì)物品有過(guò)認(rèn)真的使用分析，確實(shí)有必要購(gòu)買，并且實(shí)用和科學(xué)）將方案提交主管院長(zhǎng)審批；審批后，現(xiàn)場(chǎng)多方詢價(jià)、多方比較后實(shí)施采購(gòu)。報(bào)銷。制作報(bào)銷單。根據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定制作，并簽名。入庫(kù)人員必須在“備注”一欄寫明意見(jiàn)：“此批商品已經(jīng)驗(yàn)收無(wú)誤”，并簽名。方可遞交財(cái)務(wù)，然后才按照財(cái)務(wù)程序報(bào)銷。辦公用品的入庫(kù)驗(yàn)貨。根據(jù)主管院長(zhǎng)審批的方案進(jìn)行驗(yàn)貨，主要核對(duì)名稱、規(guī)格、單價(jià)、金額、質(zhì)量等；清點(diǎn)，確保數(shù)量無(wú)誤后，簽字驗(yàn)收。分類記錄、編碼將驗(yàn)收合格的物品，根據(jù)辦公用品的類別進(jìn)行分類，并做好登記，編碼；編碼采取簡(jiǎn)單明了的方式：類別+序號(hào)（即首次購(gòu)買的先后順序）如：透明膠：B005。附則本制度的解釋權(quán)在學(xué)