-1-集團(tuán)公司制度文件管理辦法第一章總則第一條為進(jìn)一步提升*（集團(tuán)）有限公司（以下簡稱集團(tuán)公司）內(nèi)控管理水平，健全完善制度體系建設(shè)，推進(jìn)集團(tuán)公司制度文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，確保集團(tuán)公司管理文件受控，特制定本辦法。第二條本辦法適用于集團(tuán)公司各部室及相關(guān)職能單位（以下簡稱職能部門）編制下發(fā)的所有制度文件，以及經(jīng)職能部門確認(rèn)的集團(tuán)公司需遵照執(zhí)行的外來制度文件的管理工作。第三條名詞解釋管理文件：包括兩個文件來源級別，即外來文件（上級文件轉(zhuǎn)化）和內(nèi)部文件。其中，內(nèi)部文件又包括集團(tuán)級文件和部室級文件。外來文件：指集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)的，以及由各職能部門確定的與其管理職責(zé)密切相關(guān)的法律、法規(guī)、政府及行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)政策性要求文件等。內(nèi)部文件：指集團(tuán)公司各職能部門依據(jù)其職能及主要工作職責(zé)制定的長期有效（兩年及兩年以上）的文件。內(nèi)部文件主要分為四個層級，即一級核心、二級核心、重要文件和一般文件。一級核心文件：指與集團(tuán)公司治理結(jié)構(gòu)建設(shè)、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策制定相關(guān)的制度文件。二級核心文件：指綜合性的、全局性的涉及集團(tuán)公司重大經(jīng)營管理事項(xiàng)，重點(diǎn)在人力資源管理、財(cái)務(wù)控制、設(shè)備物資管理、產(chǎn)業(yè)投資、業(yè)務(wù)控制、環(huán)境治理等與三重一大決策事項(xiàng)緊密聯(lián)系的相關(guān)管理制度文件。重要文件：指集團(tuán)公司經(jīng)營管理工作及相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)流程實(shí)施要求方面的管理制度文件。一般文件：指對集團(tuán)公司日常管理活動進(jìn)行規(guī)范管理的制度文件。第二章職責(zé)分工第四條各職能部門負(fù)責(zé)本系統(tǒng)外來文件的整理、評審、更新工作；負(fù)責(zé)本系統(tǒng)內(nèi)部文件的起草、修訂、廢止工作；負(fù)責(zé)組織確定制度文件的所屬層級；組織有關(guān)部門對文件內(nèi)容的合規(guī)性、管理要求的適宜性以及與其他文件存在的關(guān)聯(lián)性等進(jìn)行評審，提出履行集團(tuán)公司文件審定程序的建議；負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)制定的內(nèi)部文件進(jìn)行解釋說明、開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及對后續(xù)實(shí)施情況開展考核。第五條法律事務(wù)部負(fù)責(zé)對內(nèi)部文件的合法合規(guī)性進(jìn)行專業(yè)審查,并出具審查意見。第六條集團(tuán)公司辦公室依據(jù)《天津港集團(tuán)公司公文處理工作細(xì)則》等有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)文件的發(fā)文復(fù)核、公文考核，包括對文件發(fā)文格式、規(guī)格、流轉(zhuǎn)程序等進(jìn)行審定；辦公室負(fù)責(zé)制度文件的歸檔管理及相關(guān)考核工作。第七條黨委辦公室是集團(tuán)公司黨群部門管理類文件的歸口主管部門，企業(yè)發(fā)展部是集團(tuán)公司行政部門管理類文件的歸口主管部門。主管部門負(fù)責(zé)將外來文件、內(nèi)部文件納入集團(tuán)公司制度體系進(jìn)行歸口管理；負(fù)責(zé)組織制度文件的定期評審工作；負(fù)責(zé)對各職能單位制度文件的管理情況從內(nèi)控評價(jià)的角度提出評審考核意見，并將考核結(jié)果報(bào)送集團(tuán)公司人力部。第三章文件管理與控制第八條集團(tuán)公司黨辦、企發(fā)部以年度為單位對制度文件進(jìn)行管理，于年初組織各職能部室對本系統(tǒng)內(nèi)部文件進(jìn)行評審，評審主要從兩個方面進(jìn)行：一是對既存文件，主要評審文件內(nèi)容的合法合規(guī)性、管理要求的適宜適用性以及文件適用者的執(zhí)行考核情況等；二是結(jié)合各職能部門管理職責(zé)調(diào)整及授權(quán)變更等情況，對本系統(tǒng)既存文件是否有缺失進(jìn)行評審。通過評審，形成集團(tuán)公司本年度整體文件修訂計(jì)劃，包括修訂、廢止及新增等計(jì)劃情況，并明確具體完成時間。第九條集團(tuán)公司制度文件修訂計(jì)劃經(jīng)匯總審議通過后進(jìn)行下發(fā)，黨辦、企發(fā)部以季度為單位對文件修訂計(jì)劃的實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤督辦考評。第十條集團(tuán)公司各職能部門在年初評審本系統(tǒng)內(nèi)部文件的同時，必須同時對本系統(tǒng)所適用的外來文件進(jìn)行核查更新，形成本部門外來文件清單，并將文件清單同時報(bào)送黨辦、企發(fā)部進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理。第十一條對于集團(tuán)公司現(xiàn)行有效的內(nèi)部制度文件，各職能單位要做好對每一項(xiàng)文件的編號、標(biāo)識、檢索表單、文件清單的管理。（一）文件編號以部室為單位，按照文件發(fā)布生效時間排序，文件編號數(shù)字由三位數(shù)構(gòu)成，并在前邊加上部室代號。文件修訂或廢止后，其編號不變，且文件編號與集團(tuán)公司發(fā)文編號無關(guān)系。XXXXXXVXXXXXXXVX修改碼：用阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2、3表示版本號：用大寫英文字母A、B、C表示制度順序號：按編制順序用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示部室代碼：用部室名稱首字母的簡寫表示（二）文件標(biāo)識管理主要依據(jù)對文件的劃分層級，按照“一級核心”（用“★★”進(jìn)行標(biāo)識）、“二級核心”（用“★”進(jìn)行標(biāo)識）、“重要”（用“●”進(jìn)行標(biāo)識）、“一般”（用“○”進(jìn)行標(biāo)識）四類進(jìn)行劃分，各職能單位應(yīng)依據(jù)其管理事項(xiàng)和主要職責(zé)，經(jīng)與黨辦、企發(fā)部溝通后，確定每項(xiàng)文件的級別并用相應(yīng)標(biāo)識標(biāo)注。（三）為了便于文件的檢索、查閱和評審，使集團(tuán)管控體系與制度文件體系進(jìn)一步對接，各職能單位要依據(jù)每一項(xiàng)制度文件的實(shí)際情況，填寫天津港集團(tuán)公司內(nèi)部文件表單，當(dāng)文件發(fā)生變更時，要同步做好對相應(yīng)表單的調(diào)整更新工作。（四）集團(tuán)公司黨辦、企發(fā)部需以年度為單位，在全集團(tuán)范圍內(nèi)對制度文件清單進(jìn)行公示，各職能單位需依據(jù)年內(nèi)文件的變更情況，及時更新調(diào)整本系統(tǒng)文件清單，并報(bào)送至集團(tuán)公司黨辦、企發(fā)部，以便匯總留存。第四章文件的新增、修訂和廢止第十二條根據(jù)職能定位和職責(zé)變化，各職能單位需要新增或修訂文件時，為規(guī)范文件內(nèi)容，便于文件閱讀和后期評審，新建或修訂制度原則上文件內(nèi)容中要采用標(biāo)準(zhǔn)撰寫模板，內(nèi)容涵蓋目的、適用范圍、名詞解釋（必要時）、制度要求、附則（流程圖、相關(guān)文件、有效期限）、以及對文件要求的執(zhí)行情況實(shí)施檢查等。第十三條對于新增、修訂的制度文件，文稿起草后，需由擬稿部門組織相關(guān)職能部門對文件內(nèi)容進(jìn)行評審（根據(jù)文件性質(zhì)可采取會議研討或書面反饋意見等不同評審方式），以確保文件合法、合規(guī)，以及與其他相關(guān)文件之間的統(tǒng)一適用。第十四條對于新增文件，擬稿部門組織開展對文件評審時，需會同相關(guān)部門確定該制度文件的級別；對于重新修訂的文件，原則上修訂后的文件級別與修訂前級別保持一致。第十五條對于新增或修定后的文件，集團(tuán)公司法律事務(wù)部需出具法律審核意見，意見主要依據(jù)文件的級別而定。第十六條文件起草、評審、征詢法律事務(wù)部意見后，由集團(tuán)公司兩辦對文件發(fā)文格式進(jìn)行統(tǒng)一審核，并依據(jù)不同級別履行發(fā)文審議程序。第十七條對于集團(tuán)公司一級核心文件應(yīng)依次提交集團(tuán)公司黨委會、董事會研究審議；二級核心文件應(yīng)提交集團(tuán)公司董事會審議；重要級文件應(yīng)提交集團(tuán)公司總裁辦公會審議，以上級別文件經(jīng)集體決策會議審議通過后，由集團(tuán)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽署下發(fā)。一般級別文件由部門主要負(fù)責(zé)人審定后簽署下發(fā)。凡直接涉及職工切身利益的重要及以上級別規(guī)章制度文件，如有需要須經(jīng)職工代表大會討論通過后，提交相應(yīng)決策主體審定下發(fā)。集團(tuán)公司黨群類制度文件不具體劃分文件層級，主要依據(jù)集團(tuán)公司三重一大決策事項(xiàng)清單要求和各部室職責(zé)權(quán)限，由相應(yīng)決策主體審議通過后下發(fā)。第十八條對于非修訂而直接廢止的文件，各職能單位原則上應(yīng)依據(jù)該文件的級別，組織各相關(guān)單位開展評審工作（根據(jù)文件性質(zhì)可采取會議研討或書面反饋意見等不同評審方式），主要從該制度文件的內(nèi)容與其他文件之間的聯(lián)系、廢止該文件對其他文件所產(chǎn)生的影響角度進(jìn)行評審，評審?fù)ㄟ^最終決定廢止的文件，需依據(jù)文件級別，履行不同審議程序完成廢止工作，即對于集團(tuán)公司一級核心文件應(yīng)依次提交集團(tuán)公司董事會、總裁辦公會研究審定通過后，由董事長簽發(fā)廢止；二級核心文件應(yīng)提交集團(tuán)公司總裁辦公會審定后，由總裁簽發(fā)廢止；重要級文件應(yīng)提交集團(tuán)公司分管副總裁審定后廢止；一般級別文件由部門主要負(fù)責(zé)人審定后廢止。凡直接涉及職工切身利益的重要及以上級別規(guī)章制度文件，需經(jīng)職工代表大會討論通過后，提交相應(yīng)決策主體審定后廢止。第五章文件查閱和信息化管理第十九條集團(tuán)公司管理制度文件清單將定期在集團(tuán)公司范圍內(nèi)公布，使用人可根據(jù)需要向文件發(fā)布部門申請查閱具體文件內(nèi)容。所有文件均為集團(tuán)公司內(nèi)部使用資料，任何人不得以個人名義私自對外提供。第二十條為提高文件管理效能，加強(qiáng)對制度文件的信息化管理，集團(tuán)公司對通過OA發(fā)布的制度文件將進(jìn)行模塊化管理，不同級別的文件將設(shè)定管理查閱權(quán)限，進(jìn)一步提高內(nèi)控管理效率。第二十一條結(jié)合集團(tuán)公司內(nèi)控管理體系建設(shè)，為便于未來文件評審和內(nèi)控評價(jià)，通過開發(fā)信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)保障文件與文件之間的關(guān)聯(lián)統(tǒng)一、文件與流程之間的有效銜接。第六章文件管理考核與評價(jià)第二十二條各職能單位對本系統(tǒng)制度文件依據(jù)此辦法的管理情況，將由集團(tuán)公司黨辦、辦公室、企發(fā)部以年度為單位開展內(nèi)控評價(jià)工作，主要核查其發(fā)文流程、文件標(biāo)識的管理情況等，并形成評價(jià)報(bào)告。第二十三條各職能單位對本系統(tǒng)制度文件的管理情況，即由黨辦、企發(fā)部出具的評價(jià)報(bào)告將與各單位年度重點(diǎn)工作完成情況一同報(bào)送集團(tuán)公司人力部進(jìn)行考核，納入機(jī)關(guān)部室建設(shè)指標(biāo)考核體系。第七章附則第二十四條公司的制度及制度管理體系建設(shè)檔案屬于公司內(nèi)部資料，未經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)同意嚴(yán)禁向外提供。否則，按照《員工獎懲條例》的處罰規(guī)定進(jìn)行懲處。第二十五條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施，解釋權(quán)歸集團(tuán)公司辦公室。附件：1.制度文件修編廢止管理流程2.制度編寫推薦模板3.內(nèi)部制度文件表單4.內(nèi)外部制度文件清單5.制度文件變更流程評審檢查表 附件1制度文件修編廢止管理流程

附件2制度編寫推薦模板集團(tuán)公司XXXXXXX管理辦法（范本）第一章總則第一條目的 第二條適用范圍 第三條名詞解釋（適用時） 第二章具體內(nèi)容第四條.………………第五條……….………第六條……….………第三章具體內(nèi)容（根據(jù)文件性質(zhì)可設(shè)多個章節(jié)）第七條.………………第八條……….………第九條……….………第x章附則第n+1條流程描述（適用時）（如有流程圖，附正文后）…………第n+2條相關(guān)文件 第n+3條本文件有效期限5年（適用時） 第n+4條本文件自發(fā)布之日起實(shí)施，解釋權(quán)歸集團(tuán)公司XXX部

附件3集團(tuán)公司內(nèi)部文件表單表單編號：文件名稱編制單位首次編制編制時間編制人修訂編制文件編號適用范圍適用集團(tuán)公司本部（）適用下屬公司（）適用集團(tuán)公司及下屬公司（）復(fù)審時間頁碼廢止時間文件屬性政策解讀類（）管理要求類（）一級核心文件（）二級核心文件（）重要文件（）一般文件（）操作流程有操作流程□無操作流程□流程編號：附件4集團(tuán)公司文件清單年度：序號部室名稱發(fā)布時間文件編號文件名稱文件類型（內(nèi)、外）文件級別適用范圍16-15-附件5集團(tuán)公司制度文件檢查評審表制度檢查制度評審制度名稱檢查人評審人起草部門檢查時間評審時間發(fā)布時間檢查方式評審方式檢