信息技術(shù)在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的應(yīng)用

一、會(huì)計(jì)系統(tǒng)與自動(dòng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)之間的差異(一)系統(tǒng)的主要功能人工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的創(chuàng)建包括建立學(xué)科、創(chuàng)建完整的賬目、登錄完成等。會(huì)計(jì)自動(dòng)化系統(tǒng)的初始配置相對(duì)復(fù)雜，存在一些困難。其內(nèi)容主要包括系統(tǒng)安裝、會(huì)計(jì)賬簿、網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限、管理員和權(quán)限、軟件執(zhí)行環(huán)境的定義、學(xué)科的等級(jí)和長度、學(xué)科及其代碼的建立、對(duì)詳細(xì)學(xué)科的輸入、輸入和配置證書類型、自動(dòng)充電日志類型、設(shè)置自動(dòng)充電日志、設(shè)置報(bào)告名、格式、對(duì)數(shù)據(jù)來源公式的定義等。(二)總賬與明細(xì)賬的數(shù)據(jù)來源在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)登賬時(shí),總賬由一名人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證或科目匯總表或匯總記賬憑證進(jìn)行登錄,明細(xì)賬由另外人員根據(jù)原始憑證或記賬憑證進(jìn)行平行登錄,月末校驗(yàn)兩者是否相等。由于兩人在登錄時(shí)有可能發(fā)生錯(cuò)誤,因此平行登賬可以檢查錯(cuò)誤。但是在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,總賬與明細(xì)賬的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記賬憑證,計(jì)算機(jī)按照登錄總賬和明細(xì)賬的程序命令,將數(shù)據(jù)從記賬憑證數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)移到總賬數(shù)據(jù)庫和明細(xì)賬數(shù)據(jù)庫,而計(jì)算機(jī)的內(nèi)部運(yùn)算不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運(yùn)算錯(cuò)誤,所以在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中總賬金額恒等于明細(xì)賬金額。因此,平行登賬的校驗(yàn)功能在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中已失去了其原先的作用。(三)細(xì)化科目設(shè)置在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,由于手工核算的限制,將賬戶分設(shè)為總賬和明細(xì)賬,明細(xì)賬大多僅設(shè)到三級(jí)賬戶,此外,再開設(shè)輔助賬戶以滿足管理核算上的需要;科目的設(shè)置和使用一般都僅為中文科目。而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)可以處理各種復(fù)雜的工作,科目的級(jí)數(shù)和位長設(shè)置因不同的軟件而異,有的軟件將科目的級(jí)數(shù)可設(shè)置到6級(jí)以上,完全滿足了明細(xì)核算方面的需要;科目的設(shè)置上除設(shè)置中文科目外,仍應(yīng)設(shè)置與中文科目一一對(duì)應(yīng)的科目代碼,使用科目時(shí),計(jì)算機(jī)只要求用戶輸入某一科目代碼,而不要求輸入該中文科目,但在顯示打印時(shí),一般都將中文科目和與之對(duì)應(yīng)的科目代碼同時(shí)顯示。(四)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理形式的不同,采用不同的核算形式,常用的賬務(wù)處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等,對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用了分散收集、處理、重復(fù)登記的操作方法,通過多人員、多環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部牽制和相互核對(duì),目的是為了簡化核算的手續(xù),以減少舞弊和差錯(cuò)。而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,一般要根據(jù)文件的設(shè)置來確定,常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式,在一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,通常只采用其中一種核算形式,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。(五)根據(jù)憑證信息的重新登錄,容易設(shè)置生存函數(shù)在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,通常僅對(duì)現(xiàn)金和存款設(shè)置日記賬,目的是為了序時(shí)記錄貨幣資金的發(fā)生情況,做到與貨幣資金日清月結(jié)、錢賬兩清。憑證信息是分散的,不便于查詢,明細(xì)賬僅是為了方便查詢憑證而設(shè)置的,根據(jù)憑證信息按科目重新登錄在明細(xì)賬上,耗時(shí)且易錯(cuò)。而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,雖然任何科目都可有日記賬和明細(xì)賬,但所有日記賬和明細(xì)賬上的數(shù)據(jù)均來源于記賬憑證,由于采用了計(jì)算機(jī)這一高效能的工具,在賬務(wù)軟件中對(duì)記賬憑證提供了多種查詢條件,如日期、憑證號(hào)、科目代碼、摘要、單位名稱、單據(jù)號(hào)、錄入員、審核員、借方金額、貸方金額、收入數(shù)量、余額等等,查詢的方法可分為確定查詢、自由查詢、組合查詢和模糊查詢四種,可查詢到企業(yè)的所有業(yè)務(wù)信息,由此看來,明細(xì)賬在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中意義已不再重要,根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定,明細(xì)賬可以一年輸出一次,僅是為了存檔的需要。(六)規(guī)范各類報(bào)表關(guān)系報(bào)表是企業(yè)核算中一項(xiàng)重要的事項(xiàng),在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,報(bào)表的編制是最復(fù)雜的一項(xiàng)工作,報(bào)表編制人應(yīng)了解各種報(bào)表的結(jié)構(gòu),報(bào)表中各個(gè)數(shù)據(jù)的來源渠道,如是發(fā)生額還是余額,通過何種運(yùn)算關(guān)系取得等;若數(shù)據(jù)來自其他報(bào)表某項(xiàng)目的,應(yīng)懂得其各種運(yùn)算關(guān)系;同時(shí)還應(yīng)明確各種報(bào)表之間的勾稽關(guān)系及數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系,這樣才能開始編制報(bào)表。而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,各種報(bào)表的注冊、結(jié)構(gòu)描述、格式定義、數(shù)據(jù)的取數(shù)公式定義、報(bào)表的審核公式定義、報(bào)表的打印參數(shù)設(shè)置等工作,則作為報(bào)表子系統(tǒng)初始化設(shè)置的內(nèi)容,在正式編制報(bào)表前可預(yù)先設(shè)置好,以后在月末編制報(bào)表時(shí),操作員只需在鍵盤上輕按報(bào)表子系統(tǒng)提供的報(bào)表生成命令鍵,系統(tǒng)即自動(dòng)根據(jù)數(shù)據(jù)的取數(shù)公式取得數(shù)據(jù),在短則幾秒,長則十幾分鐘的時(shí)間內(nèi)快速生成報(bào)表,并且能自動(dòng)較驗(yàn)報(bào)表數(shù)據(jù)的各種內(nèi)在關(guān)系,此外,還能使不同賬套、或上下級(jí)之間的同名報(bào)表即時(shí)合并。二、工會(huì)計(jì)系統(tǒng)比較通過上述比較可以看出,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)之間有著許多共同之處,也存在許多明顯的差異。這些差異,使得我們在建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)過程中,應(yīng)注意做好以下工作。(一)系統(tǒng)初始設(shè)置當(dāng)評(píng)價(jià)一個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的優(yōu)劣,可根據(jù)系統(tǒng)處理的最終結(jié)果,即賬簿數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)是否精確無誤、過程控制是否有效來判斷。當(dāng)軟件本身的程序及控制正?？煽康那闆r下,數(shù)據(jù)輸出結(jié)果的正確與否則直接與系統(tǒng)的初始化設(shè)置有關(guān),為此,在系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí),應(yīng)根據(jù)本企業(yè)核算的需要,正確設(shè)置科目的級(jí)數(shù)和位長,建立標(biāo)準(zhǔn)的科目代碼體系;認(rèn)真整理和錄入明細(xì)科目的年初余額和本年累計(jì)發(fā)生額;慎重設(shè)置操作員的姓名、用戶代碼和口令,根據(jù)工作的分工和內(nèi)部控制的要求,合理開放每位操作員的權(quán)限;正確設(shè)置企業(yè)的憑證類型、記賬方法、核銷方法、外匯匯率的記賬方法、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄、非法對(duì)應(yīng)科目和各種外部設(shè)備類型等參數(shù)。(二)科目劃分的精細(xì)科目代碼是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中最重要的一種代碼,處于核心地位,系統(tǒng)內(nèi)部涉及科目的處理幾乎都以科目代碼為依據(jù),系統(tǒng)的運(yùn)行都是根據(jù)科目代碼而進(jìn)行的,為此,合理設(shè)置科目及代碼是至關(guān)重要的。由于計(jì)算機(jī)處理的高速度和準(zhǔn)確性,我們可以將科目劃分到足夠精細(xì),特別應(yīng)根據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)取數(shù)的需要,應(yīng)將科目的級(jí)數(shù)和位長設(shè)置得恰如其分,以獲得更加詳細(xì)的核算資料。但應(yīng)避免將科目代碼的級(jí)數(shù)和位長設(shè)置得過多過長,這既不利于記憶和使用,又浪費(fèi)存儲(chǔ)空間,應(yīng)根據(jù)整個(gè)科目體系來確定。例如,如果只是個(gè)別科目需要?jiǎng)澐值募?jí)數(shù)較多,不妨采用別的方法來解決,而不是為照顧個(gè)別科目而將整個(gè)科目體系的級(jí)數(shù)增加;如果同級(jí)科目的明細(xì)較多,則可以通過適當(dāng)增加級(jí)數(shù)來解決。系統(tǒng)運(yùn)行后,科目的修改或刪除是一項(xiàng)非常困難的工作,因此,應(yīng)該在初始化時(shí)周密考慮,把科目代碼設(shè)置完整,一般不要在年度中間進(jìn)行修改。(三)判斷真實(shí)憑證是否存在錯(cuò)誤在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,因?yàn)榻?jīng)審核過的記賬憑證是總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助賬和報(bào)表數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源,如果發(fā)現(xiàn)賬簿或報(bào)表數(shù)據(jù)有差錯(cuò),則可判斷必定是記賬憑證存在錯(cuò)誤。修改錯(cuò)誤憑證有如下三種情況:一是憑證未審核時(shí)發(fā)現(xiàn)有誤,則可由憑證編制員直接修改;二是憑證已審核后發(fā)現(xiàn)有誤,則應(yīng)先由審核員取消審核標(biāo)記,由編制員修改后,再經(jīng)審核員進(jìn)行審核;三是登賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤,則再不能修改該憑證,應(yīng)由編制員先編制一張紅字憑證沖銷錯(cuò)誤憑證,再編制一張正確的憑證,將紅字憑證和正確的憑證經(jīng)由審核員審核后,進(jìn)行登賬,即可達(dá)到更正錯(cuò)誤憑證和賬簿數(shù)據(jù)的目的。(四)求取數(shù)公式的報(bào)表報(bào)表子系統(tǒng)的初始設(shè)置是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中最復(fù)雜的工作。在商品化的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,目前大都采用通用報(bào)表程序,即系統(tǒng)提供一種接口,由用戶自己定義報(bào)表的名稱、表線的類型、空表格式、數(shù)據(jù)來源公式等,這樣,當(dāng)報(bào)表格式或數(shù)據(jù)來源改變時(shí),只需修改原先的定義,而不必修改系統(tǒng)內(nèi)部的程序,從而適應(yīng)了各種不同用戶的要求。初始設(shè)置時(shí),要求設(shè)置人員充分理解報(bào)表的編制原理及公式表達(dá)式的設(shè)置規(guī)則。特別是取數(shù)公式,