檔案館網(wǎng)站建設(shè)必須重視規(guī)劃

隨著社會信息化和互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，不到十年的時(shí)間，檔案網(wǎng)站在國內(nèi)完成了從萌芽期到成長期的發(fā)展。2000年，國內(nèi)可訪問的檔案網(wǎng)站有近50個(gè)。①2004年已發(fā)展到336個(gè)，其中各級綜合性檔案局、館所有277個(gè)，占%；高校系統(tǒng)所有47個(gè)，占%；城建檔案館、房地產(chǎn)檔案館、地質(zhì)檔案館等專門檔案館所有10個(gè)，占%；檔案專業(yè)學(xué)術(shù)性刊物所有2個(gè)，占%。②從當(dāng)前檔案網(wǎng)站發(fā)展態(tài)勢看，大量縣級、區(qū)級檔案館開始積極謀劃檔案網(wǎng)站建設(shè)，許多規(guī)模性企業(yè)也已開始把檔案網(wǎng)站建設(shè)列入中長期發(fā)展規(guī)劃，作為降低企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行成本、提高效率的重要手段之一。我國檔案網(wǎng)站建設(shè)已經(jīng)處于進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，成長潛力之大不可估量。然而，從中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院召開的全國檔案網(wǎng)站研討會的情況來看，大多數(shù)檔案館建設(shè)網(wǎng)站過程中，跟風(fēng)的多、有具體發(fā)展規(guī)劃的少，由于缺少規(guī)劃產(chǎn)生的種種弊端已開始顯現(xiàn)，諸如，網(wǎng)站建設(shè)導(dǎo)向不明確、重要信息不完整、重點(diǎn)不突出，網(wǎng)站功能沒有得到顯現(xiàn)；首頁有效信息量小，用戶真正關(guān)心的信息資源在首頁沒有體現(xiàn)、部分內(nèi)容陳舊、缺乏時(shí)效性；菜單欄目設(shè)置不合理，欄目過于簡單、欄目名稱意義不明確、使用戶難以發(fā)現(xiàn)需要的信息；不重視網(wǎng)頁字體和美工，不能吸引用戶的眼球；網(wǎng)站建設(shè)資金不足，等等。雖然這都是一些具體的實(shí)踐性問題，但它卻暴露出大多數(shù)檔案館在建設(shè)網(wǎng)站時(shí)，缺乏一個(gè)重要的環(huán)節(jié)──規(guī)劃。這種形勢下，如不對規(guī)劃工作予以充分重視，對于促進(jìn)檔案網(wǎng)站建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展將會產(chǎn)生十分不利的影響。

一、何為檔案網(wǎng)站建設(shè)規(guī)劃

究竟何為檔案網(wǎng)站的規(guī)劃？規(guī)劃，即計(jì)劃、謀劃，是對將來要做之事的設(shè)想和決定。檔案網(wǎng)站建設(shè)規(guī)劃既有宏觀管理層次的規(guī)劃，也有微觀層次的規(guī)劃。宏觀層次的規(guī)劃是指國家檔案館或省級館從全國或全省檔案網(wǎng)站建設(shè)事業(yè)的整體出發(fā)而進(jìn)行的戰(zhàn)略規(guī)劃。微觀層次的規(guī)劃是指各個(gè)檔案館主體根據(jù)國家法律、法規(guī)、方針、政策的規(guī)定，結(jié)合社會發(fā)展情況和檔案工作實(shí)際條件，針對自身發(fā)展現(xiàn)狀而確定檔案網(wǎng)站構(gòu)建和動作的目標(biāo)、方向、任務(wù)等的一項(xiàng)工作，是從目標(biāo)到實(shí)際動作過程的全盤謀略與策劃，屬于檔案網(wǎng)站高層次管理的范疇；其實(shí)質(zhì)就是檔案機(jī)構(gòu)針對形式而制定的網(wǎng)站發(fā)展戰(zhàn)略，具體包括檔案網(wǎng)站各方需求調(diào)查、建設(shè)網(wǎng)站的目的及功能定位、網(wǎng)站技術(shù)解決方案、網(wǎng)站內(nèi)容規(guī)劃、網(wǎng)站建設(shè)費(fèi)用、網(wǎng)站維護(hù)及網(wǎng)站推廣等各個(gè)方面。遼寧省檔案網(wǎng)站建設(shè)取得的成績表明，前期規(guī)劃得力，建設(shè)過程中就少走許多彎路，網(wǎng)站建設(shè)自然做得相對較好。③

本文僅從微觀層次談一談對檔案網(wǎng)站建設(shè)規(guī)劃的一些認(rèn)識，以期拋磚引玉。

二、檔案網(wǎng)站建設(shè)規(guī)劃的重要性

首先，檔案網(wǎng)站的建設(shè)、運(yùn)營和發(fā)展，具有很強(qiáng)的路徑依賴性，也就是說，一旦規(guī)劃好了，容易朝著良性的方向發(fā)展；一旦走錯，就容易誤入歧途，深陷其中而不能自拔。根據(jù)人大檔案學(xué)院所做的我國省級檔案網(wǎng)站測評項(xiàng)目的結(jié)果，我們發(fā)現(xiàn)，檔案網(wǎng)站建設(shè)的好壞與各省經(jīng)濟(jì)水平的高低并不具有絕對的正相關(guān)或負(fù)相關(guān)關(guān)系，在同一經(jīng)濟(jì)社會條件下的兩個(gè)地區(qū)，可能在最初的投入資金和人力都差不多，但是由于一個(gè)網(wǎng)站規(guī)劃好，一個(gè)在最初規(guī)劃時(shí)比較隨意，經(jīng)過兩三年的發(fā)展，現(xiàn)在已經(jīng)產(chǎn)生了很大的差異。這是因?yàn)闄n案網(wǎng)站系統(tǒng)本身具有很強(qiáng)的鎖定效應(yīng)，原因就出自軟件和操作系統(tǒng)具有很大的鎖定效應(yīng)。一旦你用了一個(gè)操作系統(tǒng)、某個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫、某種開發(fā)語言，再想更換別的系統(tǒng)和工具，就非常困難。

其次，檔案網(wǎng)站規(guī)劃的水平?jīng)Q定了網(wǎng)站的建設(shè)和發(fā)展水平；低水平的規(guī)劃就注定限制了網(wǎng)站發(fā)展的潛力，高水平的網(wǎng)站規(guī)劃，就為網(wǎng)站的發(fā)展提供了無限的發(fā)展空間；這是由于“規(guī)劃決定結(jié)構(gòu)，結(jié)構(gòu)決定功能”所決定的。北京市檔案局在建站初期，確立了“整合資源、體現(xiàn)職能、提供服務(wù)、接受監(jiān)督”的建站宗旨和理念，并依此進(jìn)行規(guī)劃，事實(shí)表明，這一高水平的規(guī)劃，為北京市檔案局網(wǎng)站提供了良性的發(fā)展空間，使其各項(xiàng)功能在與同類省級檔案網(wǎng)站相比中均比較靠前。④

再次，良好的、適度超前的檔案網(wǎng)站規(guī)劃將對整個(gè)檔案網(wǎng)站建設(shè)起到龍頭作用，有助于檔案網(wǎng)站建設(shè)有序、健康地開展。通過規(guī)劃，確定檔案網(wǎng)站的發(fā)展的重點(diǎn)和方向，可以理順內(nèi)部系統(tǒng)建設(shè)與外網(wǎng)建設(shè)、本網(wǎng)站與其他檔案網(wǎng)站、本網(wǎng)站與同級政務(wù)網(wǎng)站間的關(guān)系，做好彼此之間的銜接。如果規(guī)劃不好，檔案網(wǎng)站建設(shè)的各項(xiàng)工作極易脫節(jié)，形成頭發(fā)胡子一把抓的混亂局面，最終將影響檔案信息化事業(yè)的推進(jìn)。

三、檔案網(wǎng)站建設(shè)規(guī)劃的基本原則

1、按資源建設(shè)優(yōu)先原則，打造資源型網(wǎng)站。

檔案網(wǎng)站功能很多，諸如信息服務(wù)功能、宣傳功能、教育功能、網(wǎng)上辦公功能、交互功能等等，這么多的功能并非同等重要，我們要分清何謂檔案網(wǎng)站的主功能，何謂檔案網(wǎng)站的輔功能。誠然，檔案網(wǎng)站的功能越完備越好，我們也不排除有利用者出于好奇、休閑的目的來瀏覽檔案網(wǎng)站，但對大部分利用者來講，瀏覽檔案網(wǎng)站的最主要目的是希望網(wǎng)站可以提供各種類型的文件和檔案信息供他們進(jìn)行查詢利用。我們必須分清主次，在檔案網(wǎng)站的建設(shè)規(guī)劃中堅(jiān)持資源建設(shè)優(yōu)先的原則，努力豐富檔案網(wǎng)站的信息資源。在選擇入網(wǎng)檔案信息時(shí)，要先從檔案目錄入手、同時(shí)考慮密級與社會利用熱點(diǎn)，分輕重緩急，建立不同類型的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為利用者提供高效、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。打造資源型網(wǎng)站，這是檔案網(wǎng)站在未來得以生存，抓住用戶的最核心、最關(guān)鍵所在。

2、按促進(jìn)業(yè)務(wù)拓展原則，為檔案工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供發(fā)展條件。

現(xiàn)代信息技術(shù)以其強(qiáng)大的信息收集、處理、傳遞及服務(wù)功能而具有越來越大的吸引力，檔案網(wǎng)站依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和其他信息技術(shù)發(fā)展起來。但我們不能只用信息技術(shù)的殼建立一個(gè)檔案網(wǎng)站，更要利用信息技術(shù)的精髓使檔案網(wǎng)站真正具備促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)拓展的功能。因此，檔案網(wǎng)站在規(guī)劃時(shí)期應(yīng)堅(jiān)持促進(jìn)業(yè)務(wù)拓展的原則，認(rèn)真分析檔案工作的各項(xiàng)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的優(yōu)勢所在，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，規(guī)劃各傳統(tǒng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在網(wǎng)絡(luò)平臺上的實(shí)施和重構(gòu)設(shè)想，在內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)上為檔案信息收集、整理、自動化編目、建立各種類型數(shù)據(jù)庫、檔案信息編研、自動化統(tǒng)計(jì)分析等各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)一步發(fā)展提供平臺，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)在網(wǎng)絡(luò)平臺下實(shí)現(xiàn)無縫銜接，提高業(yè)務(wù)工作效率。良性的檔案網(wǎng)站規(guī)劃更能促進(jìn)檔案服務(wù)業(yè)務(wù)的拓展，利用網(wǎng)絡(luò)平臺開展豐富多彩的服務(wù)項(xiàng)目，體現(xiàn)出虛擬網(wǎng)站異時(shí)空、多媒體服務(wù)的強(qiáng)大優(yōu)勢。

3、按有利于技術(shù)發(fā)展原則，建立完善的檔案網(wǎng)站技術(shù)研發(fā)與實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)體系。

網(wǎng)站建設(shè)的好壞很大程度上取決于信息技術(shù)的應(yīng)用，使用了何種類型的操作系統(tǒng)、服務(wù)器、開發(fā)語言，決定著檔案網(wǎng)站是否符合國際規(guī)范、能否支持大批量用戶同時(shí)訪問、能否支持多語言國際化訪問、能否支持不間斷服務(wù)以及能否提供友好的瀏覽方式。因此，在檔案網(wǎng)站規(guī)劃時(shí)期，就要按有利于技術(shù)發(fā)展的原則，首先了解目前可用的網(wǎng)站開發(fā)技術(shù)，進(jìn)而根據(jù)實(shí)際情況挑選適宜的技術(shù)，在條件允許的前提下盡量采用能用的國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)，同時(shí)力求實(shí)施動態(tài)的標(biāo)準(zhǔn)化戰(zhàn)略，對新技術(shù)的應(yīng)用留有發(fā)展空間，建立完善的檔案網(wǎng)站技術(shù)研發(fā)與實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)體系。

4、按面向用戶的原則，進(jìn)行宏觀欄目規(guī)劃和微觀業(yè)務(wù)管理。

檔案網(wǎng)站的主功能是為用戶提供檔案信息服務(wù)，用戶是檔案網(wǎng)站得以生存的根本，沒有了用戶檔案網(wǎng)站也就沒有了存在的必要性。檔案網(wǎng)站如何吸引用戶，留住用戶？這就需要在網(wǎng)站建設(shè)規(guī)劃時(shí)，堅(jiān)持面向用戶的原則，對各功能欄目的設(shè)置、網(wǎng)頁字體美工的設(shè)計(jì)、菜單及檢索途徑的構(gòu)思等，均以滿足用戶的需求、便于用戶使用為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃。遵循“以用戶為中心，有求必應(yīng)，有問必答，主動服務(wù)”的原則，推出咨詢服務(wù)、在線提問、在線預(yù)約、即時(shí)交流等各種形式的服務(wù)；在規(guī)劃時(shí)解決好能用平臺和面向用戶平臺之間的接口，整合檔案信息資源，使之能夠通過具體的檔案網(wǎng)站向用戶提供各種優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，形成以用戶為導(dǎo)向的服務(wù)平臺。

5、按利益均衡原則，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站建設(shè)相關(guān)權(quán)益的保護(hù)。

檔案資源整合利用和檔案網(wǎng)站服務(wù)的社會化必然涉及國家安全、檔案主體、用戶等方方面面的權(quán)益，在倡導(dǎo)人權(quán)保護(hù)的今天，檔案網(wǎng)站的建設(shè)如何保證各方權(quán)利主體的利益，既維護(hù)國家權(quán)益，又能使其與公眾的知情權(quán)、個(gè)人隱私權(quán)、檔案主體的著作權(quán)保護(hù)等進(jìn)行協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)利益的均衡，是構(gòu)建檔案網(wǎng)站的關(guān)鍵。因此，在檔案網(wǎng)站建設(shè)規(guī)劃的時(shí)期，我們要堅(jiān)持利益均衡的原則，認(rèn)真研究、借鑒國內(nèi)外信息網(wǎng)站權(quán)益保護(hù)的經(jīng)驗(yàn)，制定與相關(guān)信息法規(guī)相協(xié)調(diào)的檔案網(wǎng)站信息規(guī)章制度，通過法律、行政管理和社會化監(jiān)督作保證，協(xié)調(diào)各利益主體之間的利益，以此創(chuàng)造檔案網(wǎng)站發(fā)展的良好社會環(huán)境及條件。

檔案網(wǎng)站規(guī)劃是一個(gè)十分重要的課題。規(guī)劃好了，檔案網(wǎng)站就會健康、良性地發(fā)展；規(guī)劃不力，甚或毫無規(guī)劃、盲目建設(shè)，就極易給檔案網(wǎng)站建設(shè)帶來不良后果，造成人力、物力、財(cái)力的重大浪費(fèi)。我們需要摒棄浮躁，認(rèn)真思考和研究，抓住我國新一輪檔案網(wǎng)站發(fā)展的契機(jī)，從戰(zhàn)略的角度規(guī)劃好檔案網(wǎng)站建設(shè)，推動檔案信息化事業(yè)的良性發(fā)展。

注釋：

①張照余：《檔案網(wǎng)站的規(guī)范》，《廣西檔案》2001年第6期。

②潘元旭：《中國內(nèi)地檔案網(wǎng)站調(diào)查研究》，《科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)》2005年第6期。

③中國檔案網(wǎng)站建設(shè)研討會：遼寧省檔案館副館長許桂清發(fā)言。

④中國檔案網(wǎng)站建設(shè)研討會：《北京市檔案局館報(bào)