高效會議管理職業(yè)化團隊建設(shè)教材〔一〕講師：張寶1版本：1.0學(xué)習(xí)公約請關(guān)閉或調(diào)為震動請把心帶來請帶空杯來,裝點水回去請充分討論和學(xué)習(xí)一、為什么要對會議進行管理二、會議的目的和種類三、會議的三個階段/七個步驟四、會議失敗的原因五、如何開成功的會議六、成功會議的角色扮演七、會議控制與沖突處理八、會議記錄與會后跟進課程大綱34據(jù)統(tǒng)計，在英國每天大約有400萬小時被用于召開團隊會議，在美國平均每天要舉行1100次團隊會議?哈佛商業(yè)評論?通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個主管每天用于正式會議的時間到達3.5小時，非正式會議大約1小時希望開啟各項管理會議例會機制的同時能有效組織會議5一、為什么要對會議進行管理PDCA精神是發(fā)現(xiàn)、改善各種管理困難。循環(huán)理論存在于所有領(lǐng)域，大至企業(yè)策略管理、環(huán)保污染管理，小到部門的工程管理、教育培訓(xùn)、自我管理等。它被人們持續(xù)地、正式或非正式地、有意識無意識地使用于自己所做的每件事和每個活動會議管理自然也運用著PDCA的思想，并且會議也是其他管理事件PDCA循環(huán)中的一個環(huán)節(jié)局部。運用PDCA的思想標準每個管理動作6會議管理中的PDCA循環(huán)運用7會議中的PDCA循環(huán)運用PDCA會議籌劃會議日程確定會議時間地點會議邀請會前場地和設(shè)備布置和確認參會問題討論會議決策、方案制定工作安排會議紀要問題解決跟進工作匯報方案執(zhí)行工作標準化會議本錢=時間本錢+間接本錢+效率損失本錢時間本錢=參會人員單位小時工資*用時*人數(shù)*3直接本錢=會議設(shè)施租用折舊+差旅費+文件費效率損失=不能及時接聽客戶+所管理區(qū)域發(fā)生突發(fā)事件不能及時處理管理開展規(guī)律：由簡到繁再到簡8會議本錢的計算9二、會議的目的和種類開展有效溝通監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾目的達成協(xié)調(diào)、解決問題10達成協(xié)議與解決問題點名問題或困難所做權(quán)衡問題的輕重緩急尋找解決辦法評議解決辦法確定行動綱領(lǐng)按人數(shù)分類團體會議小組會議一對一會議按開會方式分類面對面會議電話會議視頻會議按開會目的分類固定例會當眾表彰批評會議臨時處理突發(fā)事件會議人事會議培訓(xùn)會議說明會議11會議種類12會議頻率13三、會議的三個階段/七個過程召開計劃階段落實計劃開始擴展回收達成共識結(jié)束檢查反饋落實14會議方案階段會議六個要點會議目標會議參與者會議方式會議時間地點會議日程安排會議所需的資料和物料開始守時、破冰擴展擴展技巧：圖文并茂、頭腦風(fēng)暴、圖解分支、區(qū)域分析、SWOT分析回收回收技巧：投票表決、壓力排序達成共識結(jié)束會議15會議召開階段16會議失敗原因主持人的技能會議的地點會議準備工作17會議的三種致命傷會前會中會后18會議失敗的原因目標欠缺目標不明確議程欠缺與會人選不當，太多太少會議時間不當時間通知不到會議通知內(nèi)容不周祥會議地點不當會議場地設(shè)備不足不能準時開始與會者未作準備未明確議題和時間時間安排不當會議太多與會者厭倦會議太少議題太多19會議之前導(dǎo)致失敗的原因受外界影響與會者發(fā)言離題沒必要人員留會場決策猶豫不決資料準備不充分卻貿(mào)然決策少數(shù)人論斷發(fā)言與會者之間爭論與會者精力不集中視聽器材故障與會者不表明自己的真實意見與會者沒有熱情與會者與主持人爭論會議超出預(yù)訂市時間主席未能總結(jié)會議成果20會議中導(dǎo)致失敗的原因沒有記錄會議要點不能對討論事項做最終決定不能對對會議成敗得失進行總結(jié)不能解散已完成任務(wù)的臨時委員會或工作小組與會者對會議感到不滿沒有跟蹤落實會議決定21會議后導(dǎo)致失敗的原因高效會議的八大特征只在必要時才開會事先已經(jīng)籌劃好擬定和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經(jīng)驗才能和必要的人作出了評論和總結(jié)記錄所有決定和負責(zé)人及完成時間22五、如何開成功會議不守時不負責(zé)不決策不投入不執(zhí)行23防止會議的五“不〞現(xiàn)象項目原因具體表現(xiàn)1時間即將午餐的時間，每個人饑腸轆轆無心開會2地點會議設(shè)在經(jīng)理辦公室，時常被打斷3開會對象選擇該來的不來，可不該來的都來了4主持人的技能缺乏影響力，說服力，被與會者牽著鼻子走無法實現(xiàn)會議意圖5與會者的技能發(fā)言混亂，既不知如何表意，也不足如何引退6會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓沒有成效7開會的原因目的和結(jié)果會議進行中發(fā)行皆不明確，使會議毫無意義、宣告失敗24會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項目原因具體表現(xiàn)1時間會議一般安排在周二到周四上午或下午2：30后，避免周一到周五2地點會議室盡量安排在一個封閉會議室內(nèi)，且最后圍著圓桌進行3開會對象選擇事先必須提前通知出席會議的人，且分為參加者、旁聽者和可選擇者4主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)當主持人5與會者的技能與會者具備傾聽能力和頭腦風(fēng)暴等技術(shù)6會議的準備工作一定要提前準備7開會的原因目的和結(jié)果在開會之前要知會相關(guān)人員25預(yù)防會議效率不高的管理如果已經(jīng)按照慣例改為餐會了沒有特別的事情討論你是唯一可以且知道決策的人會議成本太大還有比開會更好的方法26如何判斷沒有必要開會五個如果如果必須把信息同時傳到很多人給工作小組委派任務(wù)需動和說明聽取部門匯報要讓更多的人參與決策以集思廣益有事需當眾表揚批評27如何判斷必須開會的五個如果你心里想的100%嘴上說的80%別人聽的60%別人聽懂的40%28溝通漏斗最后別人執(zhí)行20%開始歡迎會議流程議程具體時間規(guī)則制度議程分享話題及目標交換信息產(chǎn)生想法/做決定/確認行動總結(jié)結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤會議記錄跟蹤計劃29會議標準流程30如何建立信任會議為什么往往主持人話最多會中80%在開會，15%在沉默。5%在搶發(fā)言，如何有效的分配發(fā)言時間如何保證會議議程主持人發(fā)言較多的原因?qū)ψh題較熟地位高，聲音大承擔(dān)較多的行政責(zé)任建議盡量保證每個人的發(fā)言機會均等盡量形成一種互動的會議氛圍31成功會議決策成功的主持人主持人秩序維護人時間控制人安排會議記錄員32六、成功會議的角色扮演要營造和諧的氣氛負責(zé)會議照常進行負責(zé)總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言人去解釋幫助參會者理清思路避免意見一邊倒減少和會議無關(guān)的爭論要保持中立的態(tài)度33主持人的責(zé)任展示探尋評論建立測試理解情況總結(jié)排除引進提出建議34主持人會議中說話技巧35參會者的守那么與責(zé)任會前充分準備會中全情投入，奉獻自己的創(chuàng)意和意見以解決問題為己任保持開發(fā)的心態(tài)，摒棄部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不做人身攻擊防止出現(xiàn)肢體沖突會后總結(jié)36七、會議控制與沖突少數(shù)人沖突怎么辦？會議中出現(xiàn)沖突怎么辦？37意外和沖突處理蟬鯊魚驢兔子螃蟹38遭遇“蟬〞蟬的病癥：講故事〔討論的和主題沒有關(guān)系〕講了很久才進入主題講的太模糊，沒有具體實例拒絕傾聽他人的主要觀點主持人對策：采用非語言性暗示探尋、總結(jié)、測試其理解程度善于提醒關(guān)于程序及時間的限制帶入別人發(fā)言39遭遇“鯊魚〞鯊魚病癥：有攻擊別人的傾向總是給予消極的否認的意見主持人對策：理解對方的想法和情緒重審會議中什么意見都可以提，但正面的建議更收歡送采用非語言方式打斷40遭遇驢“驢〞的病癥：過于敏感防衛(wèi)性很強不能站在別人的立場看問題主持人對策：突出他的奉獻重復(fù)問題短暫沉默41遭遇兔子“兔子〞的病癥：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或意見主持人對策：肯定他的奉獻重申現(xiàn)在的程序，如不奏效，那么馬上按照他的方法實施42遭遇“螃蟹〞螃蟹的病癥：開會還在做別的工作或事情私自進入小團體討論時常接、打瞌睡其他，筆敲桌子、背對發(fā)言人主持人對策：對開小會的情況，示意發(fā)言人暫停，讓會議突然停下來，讓大家警覺打瞌睡，就休息5分鐘并加快會議進程保持短暫沉默不要回避對立，意見分歧是正常現(xiàn)象不要因為工作上的分歧而演化成人際關(guān)系或情緒方面的對立利用會議中間的休息來調(diào)整一下氣氛可以參考第三方意見可以把焦點問題寫在黑板上 ，客觀比較一下多提供一些相關(guān)有說服力的數(shù)據(jù)43出現(xiàn)分歧時的處理原那么聽完陳述后就沒有詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄指出雙方都有錯建議舉行其他主持人會議44主持人會議調(diào)停失敗的原因45成功會議決策會議共識四種群體決策權(quán)威決策共識決策少數(shù)服從多數(shù)無異議決策四種團隊決策頭腦風(fēng)暴德爾菲法換位思考決策46處理沖突的五種類型決策不決策不合作合作暴力型遷就型回避型協(xié)作型妥協(xié)型47八、會議記錄與會后跟進會議記錄者功能記錄與維持議程所設(shè)計的程序觀察和預(yù)防協(xié)助主持人做好總結(jié)與歸納作參會者的會后跟進作為主持人的會后跟進自我評價怎樣提高低次會議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣48會后跟進拿到會議記錄后要細讀分析不同的參會者考慮自己任務(wù)的完成方法會議是一項新任務(wù)的開始49參會者會后跟進的內(nèi)容序號內(nèi)容1請大家填寫會議評估表2針對意見作出改進措施3詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事4制定跟進計劃，負責(zé)跟進5如有需要找高層協(xié)助6如計劃進行順利，取消下次會議7會議之后檢討得失50主持人會后的跟進51主持人會后自我評定問卷序號內(nèi)容1在開會中有沒人誤解我的意思2我有沒有在別人談話時跳到其他話題3有沒有在會議前讓與會這了解會議內(nèi)容4面對別人說話是不是很緊張5是否遇到只有主持人說話沒有人參與6談話結(jié)束后是否確認別人明白你的意思7