會(huì)議管理藝術(shù)

寧波人事局

商務(wù)部研究院中國(guó)會(huì)展經(jīng)濟(jì)研究中心副主任中德合作重慶海鈉會(huì)展研所所長(zhǎng)重慶工學(xué)院教授清華大學(xué)會(huì)展管理專業(yè)參謀應(yīng)麗君

2004-11-21

一、開會(huì)的重要性二、成功會(huì)議管理三、會(huì)議組織與管理藝術(shù)

一、開會(huì)的重要性

1.會(huì)議業(yè)概述2.會(huì)議的涵義

會(huì)議業(yè)概述理論觀點(diǎn)之一：會(huì)議經(jīng)濟(jì)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的階段性產(chǎn)物

每年全世界舉辦的參加國(guó)超過4個(gè)、參會(huì)外賓人數(shù)超過50人的各種國(guó)際會(huì)議有40萬個(gè)以上，全世界國(guó)際會(huì)議的消費(fèi)總額到達(dá)７０多億美元。間接經(jīng)濟(jì)效益：1：9歐美會(huì)議市場(chǎng)份額從８０％下降到家６０％；亞洲市場(chǎng)正快速的開展趨勢(shì)：會(huì)期變短，平均4天，與會(huì)人數(shù)減少

中國(guó)十年內(nèi)將成為世界會(huì)議領(lǐng)頭羊1998年34位2004年18位上海成為世界會(huì)議業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)

每?jī)商炀陀幸粋€(gè)國(guó)際性會(huì)議召開，４０％的居民能用英語和老外交流，半數(shù)市民有時(shí)機(jī)接受大學(xué)教育，每天有１３萬旅客從天上“飛〞來，每年入境游客要占本地人口數(shù)量的４０％，平均每位居民一天能賺上１２美元。－－－國(guó)際會(huì)議協(xié)會(huì)ICCA

浙江東南部會(huì)議戰(zhàn)略子生態(tài)

上海寧波臺(tái)州溫州南京杭州蘇州義烏

滬寧杭會(huì)議戰(zhàn)略生態(tài)群

圖

資料來源CEI2003年3月

會(huì)議業(yè)

指為會(huì)議業(yè)直接提供物質(zhì)、文化、信息、人力、智力、管理等效勞和支撐的部門和行業(yè)的總稱。會(huì)議業(yè)所包括的部門和行業(yè)涉及到第一產(chǎn)業(yè)、第二產(chǎn)業(yè)和第三產(chǎn)業(yè)的眾多部門和行業(yè)。

會(huì)議行業(yè)國(guó)家會(huì)議經(jīng)濟(jì)會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈

會(huì)議場(chǎng)館

與會(huì)者會(huì)議企業(yè)

三大效益會(huì)議效勞

城市會(huì)議經(jīng)濟(jì)定位5要素

?城市經(jīng)濟(jì)?城市會(huì)議經(jīng)濟(jì)水平?場(chǎng)館?城市會(huì)議行業(yè)現(xiàn)狀?相關(guān)產(chǎn)業(yè)成熟度

城市會(huì)議業(yè)發(fā)展機(jī)制環(huán)境吸引力效益

組織基礎(chǔ)政策、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、基礎(chǔ)設(shè)施會(huì)議知名度、主題、與會(huì)者等經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益、環(huán)境效益會(huì)議管理機(jī)構(gòu)會(huì)議行業(yè)協(xié)會(huì)場(chǎng)館、專業(yè)公司和人才、配套服務(wù)設(shè)施等

我國(guó)會(huì)議市場(chǎng)供需矛盾與新的市場(chǎng)開展趨勢(shì)壟斷利潤(rùn)走向平均利潤(rùn)，市場(chǎng)秩序逐漸走向標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議市場(chǎng)進(jìn)入由數(shù)量級(jí)增長(zhǎng)向質(zhì)量型結(jié)構(gòu)性調(diào)整階段的前期提高會(huì)議效勞能力成為會(huì)議企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的法寶，優(yōu)質(zhì)效勞是企業(yè)生存的根基

什么是會(huì)議

漢字“會(huì)〞：合、聚合、會(huì)合。?書·禹貢?：“會(huì)于渭訥〞。會(huì)見、會(huì)客。謝惠連?雪賦?：“怨年歲之易暮，傷后會(huì)之無因〞時(shí)機(jī)、際會(huì)。?后漢書·周章傳論?：“將從反常之事，必將非常之會(huì)〞為一定目的而成立的團(tuán)體、組織集會(huì)。

現(xiàn)代會(huì)議的含義：指圍繞一定主題、在一定時(shí)間和地點(diǎn)由特定的人群聚會(huì)而形成的各種類型會(huì)議，如國(guó)際會(huì)議、研討會(huì)、論壇、年會(huì)等。

會(huì)議的特點(diǎn)

群體活動(dòng)規(guī)定地點(diǎn)

主題明確

時(shí)間限制

交流信息為目的

會(huì)議類型①

Convention:會(huì)議②

Congress：大型會(huì)議③

Conference：專業(yè)會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議④

Meeting：大會(huì)、集會(huì)、聚會(huì)、研討會(huì)⑤

Group:小組會(huì)議、培訓(xùn)班大型會(huì)議〔Congress〕一．大型會(huì)議：①大會(huì)；專業(yè)人員代表大會(huì)②〔美國(guó)等國(guó)〕國(guó)會(huì)、議會(huì)；國(guó)會(huì)〔或議會(huì)〕會(huì)議〔期〕③聚會(huì)、會(huì)議

舉辦條件：1、

多數(shù)在不定的地點(diǎn)、在一定的時(shí)間內(nèi)舉辦的人數(shù)較多的聚會(huì)。2、

題目限定在一定的范疇之內(nèi)3、

每次舉辦的含有多種的交流方式。⑴導(dǎo)入式的講演⑵采取開放式的交流溝通形式4、

大型會(huì)議的規(guī)模大、組織復(fù)雜、籌備期長(zhǎng)、組織工作的水平較高。5、

場(chǎng)館要求高6、

對(duì)技術(shù)和人員的效勞要求極高7、

參與者為企業(yè)公差或個(gè)人自愿國(guó)際會(huì)議：Internationalcongress1、定義：至少四個(gè)國(guó)家參加的大型的會(huì)議稱為國(guó)際會(huì)議。德國(guó)對(duì)“國(guó)際會(huì)議〞按以下三個(gè)標(biāo)志來加以界定：在德國(guó)的國(guó)際組織的成員舉辦的國(guó)內(nèi)或國(guó)際組織共同舉辦的德國(guó)國(guó)內(nèi)與國(guó)際機(jī)構(gòu)共同在德國(guó)以外舉辦的2、國(guó)際會(huì)議的根本標(biāo)準(zhǔn)：參會(huì)者會(huì)期由不同的專業(yè)效勞構(gòu)成籌備時(shí)間備注：綜合性的、較長(zhǎng)的準(zhǔn)備期是對(duì)舉辦會(huì)議活動(dòng)方案的必須條件中、小型會(huì)議

舉辦特點(diǎn)：

中、小的規(guī)模舉辦期較短題目選擇有限目標(biāo)確實(shí)定和題目確實(shí)定與大型會(huì)議大同小異通常只舉辦一次方案和準(zhǔn)備時(shí)間要求不多“中、小型會(huì)議〞,以國(guó)內(nèi)與會(huì)者居多組織工作和場(chǎng)館的要求不高

交流對(duì)話的方式簡(jiǎn)單

中小型會(huì)議的根本標(biāo)準(zhǔn)：參加者

會(huì)期會(huì)議效勞的內(nèi)容不復(fù)雜方案周期

會(huì)議舉辦的根本條件較好的根底設(shè)施國(guó)際性的場(chǎng)館四通八達(dá)的公路網(wǎng)絡(luò)酒店等接待能力酒店綜合信息旅游資源豐富城市環(huán)境優(yōu)美第三產(chǎn)業(yè)興旺定票系統(tǒng)先進(jìn)

波紋效應(yīng)－開會(huì)的重要性

－－信息就是權(quán)利

精神領(lǐng)袖價(jià)值

理念價(jià)值.

體驗(yàn)價(jià)值

第三方認(rèn)證價(jià)值信息傳播價(jià)值

二、成功會(huì)議管理

－－需要有效的組織技巧

導(dǎo)致會(huì)議舉辦效果不佳的六大誤區(qū)主題不明或者多個(gè)主題過程控制松散缺乏權(quán)威主持人會(huì)議主導(dǎo)者誤導(dǎo)群體沖動(dòng)決策與會(huì)者角色模糊

會(huì)議產(chǎn)品通過會(huì)議舉辦活動(dòng)由會(huì)議組織機(jī)構(gòu)開發(fā)的一種產(chǎn)品，是由會(huì)議組織、與會(huì)者、會(huì)議場(chǎng)所、會(huì)議效勞4個(gè)根本要素構(gòu)成的效勞，具有主題性、無形性、生產(chǎn)與消費(fèi)同步性、易逝性和體驗(yàn)性等五大特點(diǎn)。

主題性會(huì)議以主題為產(chǎn)品設(shè)計(jì)的前提。無形性

區(qū)別于工業(yè)產(chǎn)品有形性特征，會(huì)議產(chǎn)品因一個(gè)主題概念而存在，因提供會(huì)議效勞而產(chǎn)生效益，其效勞主體是由人的行為構(gòu)成。時(shí)間性會(huì)展效勞產(chǎn)品不可能用倉(cāng)儲(chǔ)的杠杠來調(diào)節(jié)市場(chǎng)，效勞產(chǎn)品一旦被出售或者消費(fèi)，其價(jià)值就永遠(yuǎn)消逝，因此具有很強(qiáng)的時(shí)間性。

體驗(yàn)性舉辦活動(dòng)的效勞于消費(fèi)同時(shí)進(jìn)行。效勞質(zhì)量很大一局部取決于效勞者和消費(fèi)者接觸的一剎那MomentofTruth(真像時(shí)刻)。波動(dòng)性效勞質(zhì)量因?yàn)樾谔峁┱吆拖M(fèi)者雙方的個(gè)人因素發(fā)生變化波動(dòng)。

會(huì)議效勞產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)過程

——產(chǎn)品開發(fā)〔價(jià)值設(shè)計(jì)〕——產(chǎn)品生產(chǎn)〔組織效勞〕——產(chǎn)品銷售〔會(huì)議營(yíng)銷效勞〕——現(xiàn)場(chǎng)效勞〔會(huì)議消費(fèi)效勞〕——績(jī)效評(píng)估〔效勞評(píng)估〕

會(huì)議成功的兩大定律會(huì)議產(chǎn)品設(shè)計(jì)定律“六一律〞――主題、類型、場(chǎng)所、時(shí)間、人物、價(jià)格會(huì)議舉辦定律“三一律〞――時(shí)間、地點(diǎn)、人物

判斷會(huì)議是否成功的2種方法會(huì)議組織效果：預(yù)期目的是否實(shí)現(xiàn)了比方：解決了什么問題？做出了什么決策？方案或者決策有無創(chuàng)新？會(huì)議過程控制效果：會(huì)議管理能力與水平的表達(dá)比方：?jiǎn)栴}是如何解決的？決策是如何做出的？人們對(duì)會(huì)議的感覺如何？大家是否時(shí)機(jī)均等地參與會(huì)議還是某個(gè)別人操縱會(huì)議？開會(huì)愉快嗎？與會(huì)者得到鼓勵(lì)了嗎？會(huì)議上是集思廣益還是一言堂？

我們需要什么?各類提議：篩選篩選標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議詳細(xì)的目標(biāo)起草方案大綱環(huán)境研究競(jìng)爭(zhēng)問題先例或類似案例

信息收集日期費(fèi)用與稅收?qǐng)龅厝藛T系統(tǒng)地詳盡方案財(cái)政方案預(yù)算收費(fèi)收入贊助者投資現(xiàn)金流轉(zhuǎn)操作性方案操作來源團(tuán)隊(duì)，人員場(chǎng)地，場(chǎng)館物流設(shè)備進(jìn)度表衛(wèi)生防預(yù)，平安和保安市場(chǎng)方案市場(chǎng)調(diào)研促銷與公關(guān)市場(chǎng)進(jìn)度表反響：討論方案組織與準(zhǔn)備會(huì)議開展準(zhǔn)備活動(dòng)，確定時(shí)間下限會(huì)議執(zhí)行操作，控制與活動(dòng)會(huì)后工作閉會(huì)，評(píng)估，反響與記錄，獎(jiǎng)勵(lì)目標(biāo)會(huì)議準(zhǔn)備流程圖

會(huì)議類型一覽表

１．為資訊分享

ａ．員工會(huì)議

ｂ．緊急會(huì)議

ｃ．常設(shè)委員會(huì)

ｄ．專題討論會(huì)

ｅ．教學(xué)式會(huì)議

2.為達(dá)成決議與解決問題

ａ．集思廣益式會(huì)議

ｂ．單一問題討論會(huì)議

ｃ．電子郵件會(huì)議

ｄ．書寫議事會(huì)議

ｅ．最正確決議斟酌會(huì)議

3．為激發(fā)創(chuàng)意

ａ．各抒己見會(huì)議

ｂ．旁觀者清會(huì)議

4．為資訊分享

ａ．貼布告式會(huì)議

ｂ．排樹狀圖會(huì)議

ｃ．集思廣益狀況排除會(huì)議

5．為混合不同議事法之好處

ａ．３Ｍ公司布告法

ｂ．集思廣益座談會(huì)

ｃ．“旁觀者清〞兼與參謀討論會(huì)·

固定費(fèi)用項(xiàng)場(chǎng)地設(shè)施費(fèi)·

講演者酬金，旅費(fèi)和餐費(fèi)·

市場(chǎng)開拓費(fèi)〔宣傳手冊(cè)，郵寄廣告，新聞稿，廣告，記者招待會(huì)〕·

辦公費(fèi)〔，等〕·

視聽費(fèi)·

租用費(fèi)〔如家具，設(shè)備與燈光〕·

展覽費(fèi)·

人員勞務(wù)費(fèi)—全體效勞人員·

路標(biāo)，鮮花和其他用來制造氣氛的工程·

運(yùn)輸費(fèi)·

保險(xiǎn)費(fèi)·

審計(jì)費(fèi)·

非固定費(fèi)用項(xiàng)·

餐飲·

住宿·

娛樂·

會(huì)議裝備〔如文件夾，徽章等〕文件費(fèi)〔如材料郵寄，注冊(cè)〕三、會(huì)議組織與管理藝術(shù)主持人主管人員與會(huì)者記錄人

主持人

角色定位：會(huì)議效勞者任務(wù)：是引導(dǎo)與會(huì)者把注意力集中在主題上角色原那么：靈活性、適應(yīng)與會(huì)者需要角色根本素質(zhì)：個(gè)性經(jīng)驗(yàn)環(huán)境營(yíng)造技巧把握與會(huì)者特點(diǎn)把控會(huì)議討論的能力協(xié)調(diào)性對(duì)議題較熟念負(fù)擔(dān)較多行政與社會(huì)責(zé)任社會(huì)地位較高具有領(lǐng)導(dǎo)力聲音洪亮主持人應(yīng)該做什么和不應(yīng)該做什么？三大本職工作如何讓與會(huì)者把注意力集中到同一個(gè)問題和過程上來如何保護(hù)與會(huì)者不受到攻擊并保證每個(gè)人都能夠參與如何保持中立和建立信任四個(gè)關(guān)鍵工作對(duì)開會(huì)方法和議程提出建議鼓勵(lì)與引導(dǎo)參與幫助與會(huì)者尋找雙贏方案協(xié)調(diào)會(huì)議前后的有關(guān)工作

9種技巧清楚闡述自己的角色會(huì)議開始前讓大家對(duì)討論的問題和程序取得一致不提出自己的意見，也不評(píng)論他人意見不答復(fù)有關(guān)會(huì)議內(nèi)容的問題態(tài)度積極――鼓勵(lì)大家暢所欲言不要講話太多始終不偏不移支持記錄人工作不怕出錯(cuò)幫助教育大家

成功會(huì)議籌劃15問1.圍繞什么主題開會(huì)？2.會(huì)議規(guī)模多大？與會(huì)人員多少？讓誰參加？3.與會(huì)者由哪些局部構(gòu)成？4.開一個(gè)什么類型的會(huì)議？5.要讓與會(huì)者采取何種方式和程度介入？6.會(huì)議在哪兒開？7.會(huì)議室如何布置？8.每個(gè)人在會(huì)議中的任務(wù)和職責(zé)是什么？9.誰有權(quán)最后決策？10.會(huì)議上采用什么方法進(jìn)行討論和決策？11.會(huì)議開多長(zhǎng)時(shí)間？12.是否列出議程表？13.有必要做會(huì)議陳述？14.以什么方式記錄？15.如何決定任務(wù)、期限和任務(wù)？<成功會(huì)議組織錦囊1>

常用發(fā)言時(shí)間的分配

＜成功會(huì)議組織錦囊2＞

良好的發(fā)言時(shí)間分配圖

＜成功會(huì)議組織錦囊3＞

“日式無異議決議通過法〞

１

理清問題與議事目標(biāo)２．

咨詢所有關(guān)系人意見；篩選出較好的意見３．

比較所篩選出的意見＜成功會(huì)