工程文件管理制度1目的和范圍1.1規(guī)范本工程施工期間工程文件的管理，是保證參建各方信息交流渠道暢通；使工程建設(shè)活動(dòng)協(xié)調(diào)、有序、連續(xù)進(jìn)行的必要措施。1.2本制度將為實(shí)現(xiàn)工程檔案的形成與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步創(chuàng)造條件，從而保證工程結(jié)束時(shí)工程檔案能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)順利移交。1.3本制度適用于本工程所有參建單位產(chǎn)生的工程文件。1.4本制度服從于建設(shè)單位已有的類似管理制度或規(guī)定。2職責(zé)2.1各參建單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)直接領(lǐng)導(dǎo)本單位的工程文件管理工作，應(yīng)設(shè)立專職管理崗位，并根據(jù)本制度制定相應(yīng)的內(nèi)部管理制度。2.2項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各承包商執(zhí)行本制度的情況，不符合本制度的工程文件應(yīng)不準(zhǔn)其傳遞，并令其改正。2.3為了使各參建單位的工程檔案形成與工程建設(shè)實(shí)施同步進(jìn)行，建設(shè)單位應(yīng)盡早向各參建單位下達(dá)在建工程文件整編、組卷、移交的具體要求。3管理要求3.1文件的產(chǎn)生3.1.1施工期間參建各方需要發(fā)出工程文件時(shí)，必須遵守項(xiàng)目監(jiān)理部頒發(fā)的在建工程各項(xiàng)現(xiàn)場(chǎng)管理制度的規(guī)定，要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批、簽認(rèn)、蓋章過程；要使用規(guī)定的表式。3.1.23.1.33.1.4表格類文件使用的規(guī)定表式必須印制或打印，不能復(fù)印。表中各欄的內(nèi)容盡可能使用計(jì)算機(jī)打印，手工填寫時(shí)字跡必須工整。表中沒有內(nèi)容的空白欄3.1.5需要簽字的文件應(yīng)使用黑色或藍(lán)黑色簽字筆，必須簽日期；日期應(yīng)包括年、月、日；年份必須是四位數(shù)。3.1.6文件打印時(shí)要注意擺正版心。橫排版心與打印紙的邊距為：25mm（上）、17mm（下）、15mm（左和右）；豎排版心與打印紙的邊距為：25mm（上）、20mm3.1.73.2文件的標(biāo)識(shí)3.2.1各參建單位都應(yīng)建立自己的工程文件編號(hào)系統(tǒng)，其中接收文件或內(nèi)部文件的編號(hào)方法由本單位確定；發(fā)出的正式工程文件則必須統(tǒng)一采用本制度下面規(guī)定的編號(hào)方法。3.2.2文件編號(hào)統(tǒng)一規(guī)定放在文件的右上角。沒有標(biāo)注編號(hào)的文件，接收單位可以按非正式文件對(duì)待。3.2.3此規(guī)定本工程各參建單位在發(fā)出工程文件時(shí)統(tǒng)一采用四段代碼制文件編號(hào)方法，其結(jié)構(gòu)形式為：□□□□—★★△▲▲—

—○○○○各段代碼的屬性如下：□□□□：發(fā)文單位代字。由四位漢語拼音字母組成，例如“SDDJ”代表山東電建二公司；“HBDJ”代表湖北電建二公司等等。各參建單位的代字由項(xiàng)目監(jiān)理部與參建單位協(xié)商確定，必要時(shí)可增加或減少字母?jìng)€(gè)數(shù)。★★：機(jī)組編號(hào)。由兩個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字，從“00”至“99”。1號(hào)機(jī)組為“01”，2號(hào)機(jī)組為“02”，余可類推。公共系統(tǒng)或與機(jī)組無關(guān)的區(qū)域或其它工程事務(wù)文件，這兩位機(jī)組編號(hào)統(tǒng)一使用“00”。△：專業(yè)標(biāo)志。此規(guī)定：·0或者1為土建（含水工結(jié)構(gòu)）專業(yè)標(biāo)志。·L為鍋爐專業(yè)（含輸煤、除灰）標(biāo)志?！為汽機(jī)專業(yè)標(biāo)志。·D為電氣專業(yè)標(biāo)志。·K為熱控專業(yè)標(biāo)志。·S為水處理及制氫裝置專業(yè)標(biāo)志?！為管道安裝專業(yè)標(biāo)志?！為焊接專業(yè)標(biāo)志?！為加工配置專業(yè)標(biāo)志?！為其它類或綜合類文件標(biāo)志。這里需要特別指出的是：只有土建專業(yè)的單位工程編號(hào)需要占用三個(gè)代碼位，而其最高位（最左一位）只能為“0”或者“1”。因此將“0”或者“1”定位土建專業(yè)的專業(yè)標(biāo)志是合適的?！簡挝还こ叹幪?hào)，為兩位阿拉伯?dāng)?shù)字。必須使用本單位編制并經(jīng)項(xiàng)目監(jiān)理部審查、建設(shè)單位批準(zhǔn)的施工質(zhì)量檢驗(yàn)項(xiàng)目劃分表中的單位工程編號(hào)（土建專業(yè)的單位工程編號(hào)將專業(yè)標(biāo)志位連起來使用）。不涉及某一個(gè)單位工程，或者涉及不止一個(gè)單位工程時(shí)，這兩位單位工程編號(hào)標(biāo)注為“00”。

：文件類型代字，由三位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。根據(jù)本工程所發(fā)布的各項(xiàng)制度要求使用的文件表式，由項(xiàng)目監(jiān)理部統(tǒng)一制定。施工單位使用的文件類型代字使用001至099；項(xiàng)目監(jiān)理部使用的文件類型代字使用101至199；建設(shè)單位部使用的文件類型代字使用201至299。下表是本工程使用的文件類型代字，在工程進(jìn)展中，這個(gè)表中的內(nèi)容可能增加（接續(xù)），也可能調(diào)整，屆時(shí)由項(xiàng)目監(jiān)理部統(tǒng)一發(fā)布，各參建單位可以提出修改意見，但不可自行變動(dòng)。代字所代表的文件類型001施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表002施工質(zhì)量檢驗(yàn)項(xiàng)目劃分報(bào)審表003施工方案報(bào)審表004作業(yè)指導(dǎo)書報(bào)審表005工程開工報(bào)審表006工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)單007隱蔽工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)單008工程變更申請(qǐng)單009特殊工種、作業(yè)人員資質(zhì)呈報(bào)表010主要施工機(jī)具、計(jì)量器具、檢測(cè)儀表檢驗(yàn)呈報(bào)表011主要施工機(jī)械檢驗(yàn)呈報(bào)表012設(shè)計(jì)變更通知單013施工圖紙審查意見回復(fù)單014工程聯(lián)系單015監(jiān)理通知單回復(fù)單016停工申請(qǐng)表017工程復(fù)工申請(qǐng)表018設(shè)備開箱申請(qǐng)表019設(shè)備缺陷通知單020設(shè)備處理方案報(bào)審表021設(shè)備缺陷處理報(bào)驗(yàn)單022緊急放行申請(qǐng)表023工程材料和構(gòu)配件供貨商資質(zhì)報(bào)審表024工程材料和構(gòu)配件報(bào)審表025工程控制網(wǎng)測(cè)量報(bào)驗(yàn)單026單位工程施工測(cè)量報(bào)審表027試驗(yàn)室資質(zhì)驗(yàn)證單028試驗(yàn)設(shè)備監(jiān)督檢查表029費(fèi)用索賠申請(qǐng)表030分包商資格報(bào)審表031施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表032月施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表033調(diào)整施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表034變更峻工工期申報(bào)表035設(shè)計(jì)文件交付計(jì)劃報(bào)審表036施工中間交付驗(yàn)收交接表037安裝交付調(diào)試中間驗(yàn)收交接表038工程款支付申請(qǐng)表039施工用電申請(qǐng)表040停電申請(qǐng)表041施工用水申請(qǐng)表042臨時(shí)斷水申請(qǐng)表043臨時(shí)斷（封）路申請(qǐng)表044工程質(zhì)量事故報(bào)告單045工程質(zhì)量事故處理方案報(bào)審表046工程質(zhì)量事故處理結(jié)果報(bào)驗(yàn)表047新設(shè)備分部試運(yùn)申請(qǐng)單……………………101監(jiān)理大綱102監(jiān)理規(guī)劃103監(jiān)理實(shí)施細(xì)則104施工圖會(huì)檢紀(jì)要105工程暫停令106監(jiān)理工程師通知單107監(jiān)理工作聯(lián)系單108監(jiān)理主持的工程協(xié)調(diào)例會(huì)會(huì)議紀(jì)要109監(jiān)理主持的質(zhì)量例會(huì)會(huì)議紀(jì)要109監(jiān)理主持的專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要110監(jiān)理主持的安全會(huì)議紀(jì)要111安全例會(huì)紀(jì)要112監(jiān)理月報(bào)113質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等專題報(bào)告114監(jiān)理工作總結(jié)115質(zhì)量缺陷與事故處理文件116旁站監(jiān)理記錄117監(jiān)理平行檢驗(yàn)記錄118監(jiān)理巡視記錄119監(jiān)理周報(bào)120監(jiān)理日志121監(jiān)理大事記……………………○○○○：同類文件的流水號(hào)，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，從“0001”開始。3.2.3文件編號(hào)舉例：例一：編號(hào)：SDDJ-01001-007-0003意義：山東電建二公司（SDDJ），1號(hào)機(jī)組，土建專業(yè)001號(hào)單位工程（主廠房地下結(jié)構(gòu)），第3份隱蔽工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)單。例二：編號(hào)：SDDJ-00014-001-0001意義：山東電建二公司（SDDJ），公共建筑，土建專業(yè)014號(hào)單位工程（煙囪），第1份施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表。例三：編號(hào)：AHDJ-02L意義：安徽電建二公司（AHDJ），2號(hào)機(jī)組，鍋爐專業(yè)07號(hào)單位工程（脫硫設(shè)備安裝），第24份工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)單。例四：編號(hào)：AHDJ-02K03-009-0004意義：安徽電建二公司（AHDJ），2號(hào)機(jī)組，熱控專業(yè)03號(hào)單位工程（汽輪發(fā)電機(jī)組熱控安裝），第4份特殊工種、作業(yè)人員資質(zhì)呈報(bào)表。例五：編號(hào)：GXPC-00101-024-0004意義：廣西電建公司（GXPC），公共區(qū)域，土建專業(yè)101號(hào)單位工程（廠區(qū)道路），第4份工程材料和構(gòu)配件報(bào)審表。例六：編號(hào)：HNEJ-00Z00-014-0012意義：河南二建（HNEJ），其它工程事務(wù)，工程聯(lián)系單，第12份。注1：例中的施工單位和代字都是假設(shè)的。注2：例三和例四中的單位工程編號(hào)和名稱出自《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)價(jià)規(guī)程》（DL/T5210.2～8—2009）3.2.4施工單位提出的各層次施工項(xiàng)目質(zhì)量檢驗(yàn)和評(píng)定文件所附帶（作為附件）的驗(yàn)收記錄表格上方，都應(yīng)標(biāo)注工程項(xiàng)目編號(hào)，該編號(hào)必須與本單位編制并且經(jīng)過監(jiān)理單位和建設(shè)單位審核批準(zhǔn)的施工質(zhì)量檢驗(yàn)項(xiàng)目劃分表中的項(xiàng)目編號(hào)一致。3.3文件的傳遞3.3.1各參建單位均應(yīng)有專職資料員，傳遞文件是資料員的崗位職責(zé)之一，一個(gè)單位只能有一個(gè)工程文件出入口。3.3.2資料員在接收文件時(shí)，要檢查文件的格式、標(biāo)識(shí)和打印質(zhì)量是否符合本制度的要求，不符合要求的可拒絕接收，3.3.3各單位的資料員都應(yīng)建立收、發(fā)文登記簿，收文單位的資料員應(yīng)在發(fā)文單位的登記簿上簽字，并且必須同時(shí)簽注收文的日期和時(shí)間。3.3.4發(fā)文單位發(fā)出文件的份數(shù)，除應(yīng)考慮每個(gè)接收單位都需要留存至少一份之外，還應(yīng)考慮在工程結(jié)束時(shí)需要?dú)w檔、移交的份數(shù)。3.3.5文件的接收單位如果需要文件的電子版，發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)無條件予以提供。3.4文件的處理3.4.1收文單位應(yīng)及時(shí)處理收到的工程文件，杜絕文件在內(nèi)部傳遞時(shí)長時(shí)間滯留在個(gè)別人手中的現(xiàn)象。3.4.2在處理收到的工程文件時(shí)，必須使用碳素墨水書寫工具簽署意見，不許涂抹或使用小刀刮改。所簽署的意見要簡單明了，要有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。3.4.3需要回復(fù)或?qū)徟奈募绻谝?guī)定的時(shí)限內(nèi)沒有反饋信息，發(fā)文單位有權(quán)按照自己的想法處理有關(guān)事務(wù)，如果因此造成損失，則應(yīng)由延誤文件處理時(shí)間的責(zé)任單位或責(zé)任人負(fù)全部責(zé)任。3.4.4各單位的資料員，應(yīng)每日檢查發(fā)出文件的回復(fù)情況和收到文件的內(nèi)部傳遞情況，對(duì)可能延誤規(guī)定時(shí)限的文件，應(yīng)及時(shí)催促、提醒有關(guān)單位或人員。因文件處理延誤造成損失時(shí)，資料員應(yīng)負(fù)有責(zé)任。3.5文件的存儲(chǔ)3.5.1參建各單位都應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)工程文件的保管，建立借閱制度，不要讓工程文件滯留在個(gè)人手中。3.5.2工程文件應(yīng)當(dāng)按科學(xué)的分類方法有序存放，要做到既可滿足工程項(xiàng)目實(shí)施過程中查閱、求證的需要，又方便工程文件的組卷、歸檔和移交。3.5.3各施工單位發(fā)出工程文件的電子版應(yīng)當(dāng)在指定的微機(jī)中建立與紙介質(zhì)文件分類方法相對(duì)應(yīng)的文件夾分類存放，要建立定期備份和磁介質(zhì)機(jī)外保存的制度。3.5.4要采取有效的措施確保紙介質(zhì)工程文件的安全保管，避免水、火、霉、蝕。3.5.5發(fā)文底稿應(yīng)妥善保管，電子版應(yīng)定期備份。3.6文件的作廢與更新3.6.1文件需作廢時(shí)，應(yīng)以書面形式通知有關(guān)單位，資料員應(yīng)在作廢文件上加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)。作廢的文件在工程竣工之前不得銷毀或丟棄，應(yīng)另行放置，防止誤用。3.6.2文件需要更新時(shí)，應(yīng)在新文件中說明作廢文件的名稱及編號(hào)；作廢的文件應(yīng)按上一條的規(guī)定予以處理。3.7文件的歸檔3.7.1工程檔案的質(zhì)量是工程竣工驗(yàn)收項(xiàng)目之一，為了使在建工程結(jié)束時(shí)能夠及時(shí)、順利地通過竣工驗(yàn)收，并為工程評(píng)優(yōu)創(chuàng)造條件，各參建單位應(yīng)在工程建設(shè)實(shí)施的同時(shí)，同步進(jìn)行工程檔案的整編組卷工作。3.7.2工程文件的組卷、編目應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001和《火電企業(yè)檔案分類表6～9類》的要求。3.7.3項(xiàng)目監(jiān)理部除負(fù)責(zé)自身工程文件的組卷、歸檔工作以外，還應(yīng)督促、檢查承包商的整編、組卷工作，并對(duì)各承包商準(zhǔn)備移交的案卷進(jìn)行審查，合格的案卷才能準(zhǔn)許移交建設(shè)單位。3.7.4在紙介質(zhì)的工