文件和檔案管理制度一、檔案管理方式與組織公司檔案以集中管理為主，采取集中與分散管理相結(jié)合的方式。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，相關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案，以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。各部門要落實(shí)專人具體抓好自行管理部分的檔案管理工作。二、歸檔檔案范圍（一）政府機(jī)關(guān)、上級(jí)部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、建議、提示、命令、條例、規(guī)定、通知等等資料。（二）公司對(duì)外的正式發(fā)文、與有關(guān)單位來往的文書、公司的請(qǐng)示及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)等。（三）內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)等。（四）與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等法律文書。（五）主管任命書等資料，以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。（六）公司的歷史沿革、大事記及反映主要活動(dòng)的簡報(bào)、照片、錄音、錄像等資料。（七）公司內(nèi)部的各項(xiàng)管理制度。（八）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等等。（九）反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告與總結(jié)。（十）其他反映經(jīng)營管理業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有查考價(jià)值的文件資料。三、相關(guān)檔案管理責(zé)任目標(biāo)（一）文書檔案、人事管理檔案：由綜合管理部負(fù)責(zé)抓好機(jī)關(guān)文書、合同等檔案的歸檔管理；業(yè)務(wù)檔案資料由相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)管理。在各部門直接收到與本公司有關(guān)的重要文件后，一般情況下交由綜合管理部登記，并實(shí)行統(tǒng)一保管和歸檔，相關(guān)部門只留存復(fù)印件。（二）財(cái)務(wù)檔案：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)具體抓好財(cái)務(wù)單據(jù)、賬簿等資料的定期歸檔。（三）合同檔案：各部門要強(qiáng)化合同文書檔案管理意識(shí)、法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，請(qǐng)司法部門及律師幫助審核，使合同的簽訂置于法律框架之內(nèi)，確保合同簽訂的嚴(yán)肅性。各相關(guān)部門將合同檔案報(bào)送綜管部存檔的同時(shí)，要繼續(xù)認(rèn)真抓好合同期限、合同執(zhí)行效果等情況跟蹤落實(shí)，并及時(shí)與綜管部聯(lián)系或向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告合同執(zhí)行有關(guān)情況，提出相關(guān)的意見和建議，確保合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、存檔等環(huán)節(jié)的部門“全程負(fù)責(zé)制”落到實(shí)處。（四）保衛(wèi)檔案：由安全生產(chǎn)部負(fù)責(zé)抓好基建項(xiàng)目、安全生產(chǎn)等相關(guān)檔案管理工作。（五）運(yùn)輸業(yè)務(wù)檔案：由安全生產(chǎn)部負(fù)責(zé)抓好安全運(yùn)送情況等資料檔案的管理。（六）審計(jì)檔案：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)抓好年度離任審計(jì)等文件資料的整理歸檔。四、檔案歸整（一）歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批或無原件的重要文件不能歸檔的，可保存復(fù)印件。（二）以正式文件發(fā)出的文件、函件或請(qǐng)示，有關(guān)部門在收到主管部門的批復(fù)文件后，要及時(shí)送交綜管部進(jìn)行登記歸檔，確保文件申請(qǐng)與批復(fù)的連貫性，避免出現(xiàn)只有請(qǐng)示沒有批復(fù)的檔案文稿。（三）檔案管理員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及主要工作任務(wù)，按照“案卷類目”放入文件卷夾內(nèi)分類保管，并填寫《文檔歸檔登記表》，方便查閱。五、檔案保管與借閱（一）檔案屬于公司辦公機(jī)密資料，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。（二）借閱檔案材料，須經(jīng)檔案負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借，過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并由檔案管理人員做好詳細(xì)登記。（三）調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印，不得拆卸、