精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔第十六章檔案管理16.1目的為認(rèn)真做好公司檔案管理工作，規(guī)范管理程序，明確管理職責(zé)，界定工作界面，提高工作效率,促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地為公司安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理和科技進(jìn)步服務(wù)。16.2檔案管理職責(zé)16.2.1綜合管理部檔案室管理職責(zé)(1)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī),制訂本企業(yè)檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況,規(guī)劃本企業(yè)檔案工作;(2)負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計企業(yè)各類檔案及有關(guān)資料,并對各參建單位建設(shè)項目檔案工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；(3)負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，做好檔案信息資源管理利用;(4)負(fù)責(zé)申請上級檔案管理部門對項目進(jìn)行檔案專項驗收工作;(5)組織、參加公司重點建設(shè)項目檔案的專項驗收;(6)貫徹執(zhí)行國家檔案管理關(guān)于“三納入”“四參加”的規(guī)定，并進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;（“三納入”使之檔案工作納入到企業(yè)工作計劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制?！八膮⒓印笔侵笝n案部門或檔案人員參加產(chǎn)品定型會、科研課題鑒定會、設(shè)備開箱驗收會、基建工程驗收會。）(7)參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動;(8)培訓(xùn)企業(yè)專（兼）職檔案工作人員;(9)做好檔案的查閱管理工作。16.2.2設(shè)計管理部職責(zé)負(fù)責(zé)項目建設(shè)過程中的設(shè)計檔案歸口工作。（1）負(fù)責(zé)驗收項目竣工文件（含項目交工技術(shù)文件、設(shè)備隨機(jī)文件、項目竣工圖和監(jiān)理文件），收集、整理項目前期文件、項目竣工驗收文件等建設(shè)項目全過程檔案資料工作；（2）負(fù)責(zé)項目前期的設(shè)計文件管理工作；（3）項目開工前，負(fù)責(zé)對指揮部各部門、總承包單位、施工單位和監(jiān)理單位的相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，明確歸檔要求；（4）項目建設(shè)過程中，隨時到總承包單位、施工單位和監(jiān)理單位檢查交工技術(shù)文件、設(shè)備隨機(jī)文件、竣工圖、監(jiān)理文件和項目管理文件的收集、編制情況。（5）工程項目交接后，指導(dǎo)、檢查、驗收交工技術(shù)文件、設(shè)備隨機(jī)文件、竣工圖、監(jiān)理文件和項目管理文件。16.2.3公司其他部門職責(zé)負(fù)責(zé)與其相關(guān)的項目檔案資料的驗收，整編后向檔案室移交。16.2.4監(jiān)理單位監(jiān)理單位對交工技術(shù)文件的形成、收集、組卷有組織、審核的責(zé)任，應(yīng)及時對交工技術(shù)文件進(jìn)行檢查、審核、簽證、蓋章，組織承包單位完成交工技術(shù)文件的組卷工作。16.2.5承包單位承包單位按照工程承包合同、設(shè)計文件、施工圖等規(guī)定的內(nèi)容和要求，完成承擔(dān)的全部建筑安裝工程，經(jīng)工程交接后，在三個月內(nèi)將裝訂成冊的竣工文件正本、副本送項目指揮部項目組審核。項目組在收到竣工文件后一個月內(nèi)組織監(jiān)理單位、工程質(zhì)量監(jiān)督站對其完成審核、簽章確認(rèn)工作，經(jīng)公司檔案室驗收合格后歸檔。16.3檔案管理界面序序號建設(shè)項目檔案管理內(nèi)容集團(tuán)公司公司檔案室、綜合部、財務(wù)部、生產(chǎn)技術(shù)部、設(shè)計管理部、工程計劃部、工程管理部、審計部、采購部、執(zhí)行部門設(shè)計管理部財務(wù)部承包/總承包單位監(jiān)理單位公司檔案室1項目前期文件歸檔收集前期文件，整理移交歸檔收集前期文件，整理移交歸檔檢查、驗收前期文件并存檔2項目竣工文件歸檔指導(dǎo)、檢查承包/總承包單位編制項目竣工文件見公司檔案室及指揮部驗交辦確認(rèn)簽章后辦理支付資料保證金、付合同最后一筆款項編制項目竣工文件并移交歸檔組織、審核承包/總承包單位編制項目竣工文件并簽章確認(rèn)；編制監(jiān)理文件并移交歸檔指導(dǎo)、檢查、驗收并存檔3項目竣工驗收文件歸檔組織集團(tuán)公司重大建設(shè)項目檔案專項驗收；參加集團(tuán)公司重大建設(shè)項目竣工驗收完成消防、環(huán)境保護(hù)、安全設(shè)施、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、檔案及竣工決算審計等專項驗收；完成采購總結(jié)、引進(jìn)工作總結(jié)、生產(chǎn)準(zhǔn)備及試運考核總結(jié)組織項目竣工驗收工作，收集完整的全套竣工驗收文件，整理移交歸檔完成相關(guān)單項總結(jié)完成監(jiān)理總結(jié)接收竣工驗收報告（專項驗收）、單項總結(jié)、竣工驗收鑒定書等文件材料并存檔16.4檔案管理流程16.4.1前期文件歸檔流程16.4.1.1前期文件歸檔流程編號業(yè)務(wù)活動操作崗位/部門業(yè)務(wù)表單描述1工程開工前在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過程中形成文件集團(tuán)公司、國家和地方政府相關(guān)部門、勘察、設(shè)計單位等相關(guān)崗位2收集整理并移交歸檔指揮部相關(guān)部門相關(guān)崗位3檢查驗收并存檔設(shè)計管理部工程驗交崗檔案資料移交清冊16.4.1.2前期文件歸檔流程步驟施工單位、工程總承包單位完成施工文件及竣工圖的編制、整理后，應(yīng)將其提交監(jiān)理單位、項目組、各職能部門驗交辦依次審核，審核單位要對案卷的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審核，在“交工技術(shù)文件審核匯簽表”中簽字確認(rèn)，并加蓋本人名章及單位公章，驗收合格后由各職能部門填寫資料移交清單，報分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，至少交兩套資料到檔案室歸檔，使用部門需要時，可向檔案室借閱或復(fù)制。16.4.1.3前期文件歸檔移交清單檔案材料移交清冊交接性質(zhì)移交部門：負(fù)責(zé)人：年月日經(jīng)辦人：年月日接收部門：負(fù)責(zé)人：年月日經(jīng)辦人：年月日監(jiān)督部門：負(fù)責(zé)人：年月日經(jīng)辦人：年月日檔案材料移交清單種類：第頁共頁序號編號檔案（材料）名稱形成日期數(shù)量備注件（冊）頁（張）移交部門：（公章）分管領(lǐng)導(dǎo)：接收部門：（公章）分管領(lǐng)導(dǎo)：移交時間：年月日移交人：接收人：16.4.2竣工文件歸檔流程16.4.2.2竣工驗收文件歸檔流程步驟編號業(yè)務(wù)活動操作崗位編號業(yè)務(wù)活動操作崗位/部門業(yè)務(wù)表單描述01組織編制交工技術(shù)文件、竣工圖等竣工文件，工程交接后三個月內(nèi)移交歸檔承包商相關(guān)崗位02組織、審核交工技術(shù)文件的形成、收集和組卷工作，并及時對竣工文件編制進(jìn)行檢查、審核、簽證、蓋章監(jiān)理單位專業(yè)監(jiān)理工程師03簽審項目竣工文件（含項目交工技術(shù)文件、設(shè)備隨機(jī)文件、項目竣工圖和監(jiān)理文件）并整理項目管理文件移交歸檔工程管理部05指導(dǎo)、檢查、驗收并存檔公司檔案室工程交工資料移交目錄16.4.2.1竣工文件歸檔業(yè)務(wù)表單竣工文件歸檔業(yè)務(wù)表單項目名稱：單項工程名稱：單項工程編號：序號文件編號序號文件編號工程名稱竣工資料竣工圖頁數(shù)套冊套冊合計移交單位（公章）：接收單位（公章）：移交人：接收人：移交日期：接收日期：竣工文件歸檔業(yè)務(wù)表單16.4.3竣工驗收文件歸檔流程

16.4.3.2竣工驗收文件歸檔流程步驟編號業(yè)務(wù)活動操作崗位/部門業(yè)務(wù)表單描述01組織專項驗收工作HSE、公司檔案室、財務(wù)部、審計部02完成消防、環(huán)境保護(hù)、安全設(shè)施、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、檔案及竣工決算審計等專項驗收HSE、公司檔案室、財務(wù)部、審計部專項驗收報告03組織編制單項總結(jié)工程管理部、工程計劃部、設(shè)計管理部工程驗交崗位04完成勘察設(shè)計、采購、引進(jìn)工作、施工、工程總承包、監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備及試運考核總結(jié)勘察設(shè)計單位、采購部、設(shè)計管理部、承包商、監(jiān)理單位、工程管理部、生產(chǎn)技術(shù)部、設(shè)計管理部相關(guān)崗位單項總結(jié)05組織編寫竣工驗收報告竣工驗收委員會竣工驗收報告06收集全套竣工驗收文件，整理并移交歸檔綜合管理部工程驗交崗位07檢查、驗收并存檔公司檔案室檔案收集崗建設(shè)項目歸檔文件移交清單16.4.4檔案查閱制度及流程16.4.4.1檔案查閱制度（1）查閱方式分為借閱和借出，本公司員工，因工作需要均可憑有效證件在指定檔案查閱地點,登記查閱業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料，每人每次最多可查閱二卷或一套（特別情況例外）；查閱業(yè)務(wù)范圍以外的檔案，按專業(yè)的不同性質(zhì)，需辦理查閱手續(xù)，經(jīng)專業(yè)檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。如需借出，須經(jīng)綜合管理部檔案分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)后方可給予借出復(fù)印件,原件任何時候不予借出檔案室。若查閱屬知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)范圍內(nèi)的各類檔案，需經(jīng)總經(jīng)理或檔案分管領(lǐng)導(dǎo)簽批；（2）借閱級檔案資料，須由本人提出書面申請，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合管理部檔案分管負(fù)責(zé)人簽字后報總經(jīng)理簽批后方可借閱；（3）借閱檔案只限借閱者本人使用，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、代借、不準(zhǔn)涂改、撕頁、不準(zhǔn)帶回家或公共場所；（4）借閱者應(yīng)按時歸還，借期最長不得超過十五天。確因工作需要過期不能歸還時，必須帶所借檔案資料辦理續(xù)借手續(xù)；逾期不還又不辦理續(xù)借手續(xù)者，每超過一天罰款50-100元，將通知財務(wù)部扣除相應(yīng)工資督促歸還。通知其單位領(lǐng)導(dǎo)并取消其借閱資格；（5）外單位查閱一般檔案資料，憑單位介紹信，經(jīng)接待單位負(fù)責(zé)人簽字同意，填寫有關(guān)登記表。經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，只許查閱介紹信中所述范圍內(nèi)的檔案資料，限在室內(nèi)指定地點查閱，如需借出使用，須經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意，方可借出。屬公司檔案和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)范圍內(nèi)的檔案一律不準(zhǔn)查閱。（6）借閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，保持檔案資料的完整清潔，不得隨意在資料上劃線、圈點、涂改、拆卷、剪貼，對于損壞檔案、丟失檔案、涂改勾劃檔案者，將按原價的1—5倍賠償。要責(zé)成本人寫出書面材料，根據(jù)情節(jié)輕重并依法追究其責(zé)任。（7）借閱者在查閱保密資料時，必須簽訂保密協(xié)議，并嚴(yán)格履行保密規(guī)定。丟失資料的，應(yīng)交納技術(shù)轉(zhuǎn)讓費、工本費等全部費用。對造成失密的將按公司《保密制度》的規(guī)定進(jìn)行處理。（8）借閱檔案資料，一般不準(zhǔn)復(fù)制，因工作需要對檔案內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制時，必須詳細(xì)填寫檔案復(fù)印登記表，并按需要復(fù)制相應(yīng)的份數(shù)。必須經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)；檔案管理人員對摘錄、復(fù)制的內(nèi)容認(rèn)真核對后，出具證明，方能生效。帶有密級和比較重要的檔案資料不準(zhǔn)復(fù)制。外單位來我廠索取檔案資料時，應(yīng)持單位介紹信，按規(guī)定收取工本費。知識產(chǎn)權(quán)范圍之內(nèi)的圖紙資料提供時，須與我廠簽訂技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議后，可按技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同規(guī)定提供。（9）歸還檔案時，要按檔案資料的順序排好，由檔案人員當(dāng)面清點，并按要求填寫利用效果。借閱人員調(diào)出或調(diào)離原單位、出國、離退休時，必須將各類檔案資料如數(shù)歸還檔案室，并按規(guī)定辦理注銷手續(xù)。（10）員工調(diào)離本公司，在調(diào)離通知單上應(yīng)有檔案室簽字，方能辦理離公司手續(xù)。16.4.4.2檔案查閱流程序號借閱人查閱方式審批部門本專業(yè)部門負(fù)責(zé)人非本專業(yè)部門負(fù)責(zé)人檔案室負(fù)責(zé)人總經(jīng)理/檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)檔案室管理員1本專業(yè)借閱→→→→登記借閱借出→→審批→登記借出2非本專業(yè)借閱→審批→→登記借閱借出→審批審批→登記借出3外單位借閱→→審批審批登記借閱說明：1.只允許借出復(fù)印件；2.秘級文件須經(jīng)總經(jīng)/檔案分管理領(lǐng)導(dǎo)審批。16.4.4.3檔案借閱申請單檔案借閱申請單借閱時間：編號：借閱人部室電話號碼跨專業(yè)借閱是□否□限制借閱是□否□借閱期限歸還時間檔案號檔案名稱份數(shù)/頁數(shù)正/副本庫存份數(shù)備注用途：檔案室經(jīng)辦人：審批意見部門負(fù)責(zé)人資料所在部室負(fù)責(zé)人檔案室負(fù)責(zé)人檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)主管領(lǐng)導(dǎo)說明：本申請單一式兩份，一份申請人持有，一份檔案室留存。16.4.4.4檔案查閱登記表檔案查閱登記表序號查閱時間部門查閱人查閱內(nèi)容檔案號/文件編號歸還時間檔案室經(jīng)辦人備注16.4.5檔案驗收流程16.4.5.1檔案驗收流程圖編號業(yè)務(wù)活動操作崗位/部門相關(guān)表格描述1編制檔案驗收申請報告，并填報《建設(shè)項目檔案驗收申請表》公司檔案室建設(shè)項目檔案驗收申請表檔案管理崗位2進(jìn)行建設(shè)項目檔案專項驗收，分初步驗收和竣工驗收兩個階段進(jìn)行，重點在初步驗收階段。公司檔案驗收組3組織檔案驗收。組織驗收的建設(shè)項目，需將驗收結(jié)果報集團(tuán)公司備案。公司檔案驗收組檔案驗收報告4組織整改檔案驗收中提出的問題。凡國家重點建設(shè)項目填報《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記表》。公司檔案室檔案管理崗位16.4.5.2檔案驗收申請表重大建設(shè)項目檔案驗收申請表項目名稱審批（核準(zhǔn)）機(jī)關(guān)立項日期投資規(guī)模建設(shè)單位建設(shè)單位（法人）設(shè)計單位主要施工單位主要監(jiān)理單位計劃檔案驗收日期計劃竣工驗收日期聯(lián)系人聯(lián)系電話地址/郵編電子信箱申請單位自檢意見（單位蓋章）年月日驗收組織單位意見（單位蓋章）年月日16.4.6設(shè)備隨機(jī)資料管理流程采購部在確認(rèn)設(shè)備到貨時間后，應(yīng)組織相應(yīng)的安裝單位、監(jiān)理公司、工程管理部（或業(yè)務(wù)部室）、檔案室、供貨商，根據(jù)到貨具體情況依據(jù)驗收方案進(jìn)行外觀檢驗和數(shù)量驗收。根據(jù)合同認(rèn)真清點驗收隨機(jī)資料，由上述參加各單位共同會簽后，采購部填寫檔案資料交接登記表移交檔案室存檔。設(shè)備隨機(jī)資料發(fā)放清單序號設(shè)備名稱生產(chǎn)廠家資料內(nèi)容份數(shù)領(lǐng)用單位領(lǐng)用人領(lǐng)用日期備注123456789101112131517181920212216.5檔案管理規(guī)定（附件）第一章總則第一條為認(rèn)真做好公司建設(shè)類項目檔案管理工作，保證工程竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，順利通過上級檔案管理驗收，結(jié)合公司檔案管理的實際情況，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于公司所有建設(shè)工程項目。第三條項目文件歸檔的依據(jù)SH/T3904—2005《石油化工建設(shè)工程項目竣工驗收規(guī)定》SH3503-2007《石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》DA/T28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔及檔案整理規(guī)范》GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》第四條項目各部門、工程建設(shè)承包商、供貨商、監(jiān)理單位及參與公司項目建設(shè)的其他單位或個人都應(yīng)遵守本規(guī)定。本規(guī)定所稱建設(shè)類項目檔案是指公司所有項目建設(shè)從立項審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理到竣工驗收全過程中直接形成的具有保存價值的圖紙、圖表、照片、錄像、錄音、光盤、實物等各種載體的文件資料。（一）項目前期文件是工程開工以前在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。包括：環(huán)境影響評價文件及其批準(zhǔn)文件、項目設(shè)立安全評價報告、職業(yè)病危害預(yù)評價報告及其報批文件、可行性研究報告及批準(zhǔn)文件、工藝設(shè)計包、總體設(shè)計、初步設(shè)計及報批文件、施工圖設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)文件、評標(biāo)記錄報告、中標(biāo)通知書、工程承包合同、協(xié)議等。（二）項目竣工文件是項目竣工時形成的反映施工（指建筑、安裝）過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、項目竣工圖和項目監(jiān)理文件組成。1.項目施工文件是項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。2.項目竣工圖是項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。3.項目監(jiān)理文件是監(jiān)理單位對項目工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全和建設(shè)資金使用等進(jìn)行控制的文件。（三）項目竣工驗收文件是項目竣工后試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件?？⒐を炇瘴募墙ㄔO(shè)項目的全面總結(jié)，包括竣工驗收報告、單項總結(jié)（勘察設(shè)計總結(jié)、采購總結(jié)、引進(jìn)工作總結(jié)、施工總結(jié)、工程總承包總結(jié)、監(jiān)理總結(jié)、生產(chǎn)準(zhǔn)備及試運考核）、各專項驗收文件和竣工驗收鑒定書。第五條建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目歷程的真實記錄，是生產(chǎn)、管理、維護(hù)和改建的真實依據(jù)和不可再生資源。第二章建設(shè)項目檔案管理職責(zé)第六條公司檔案管理職責(zé)（一）遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和股份公司檔案管理規(guī)定，建立健全項目檔案管理工作各項規(guī)定。（二）負(fù)責(zé)建設(shè)項目從立項審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、竣工驗收全過程中，直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄像、錄音、光盤、實物等各種載體的文件資料的收集、整理、審查和歸檔工作，并對施工、監(jiān)理資料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、驗收。（三）負(fù)責(zé)對建設(shè)項目檔案工作的統(tǒng)一管理，督促各部門、項目組及時按規(guī)定移交歸檔資料，對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。（四）與各部門、項目組密切配合，參加建設(shè)項目施工交底會、工程質(zhì)量和進(jìn)度檢查、工程重大設(shè)備到貨開箱驗收、工程竣工驗收。（五）負(fù)責(zé)建立檔案工作流程，對建設(shè)項目檔案資料實行跟蹤管理、動態(tài)管理，進(jìn)行開工項目檔案管理登記。（六）負(fù)責(zé)組織各部門、項目組等方面人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求進(jìn)行全面自檢，參加上級部門組織的項目檔案驗收工作。（七）負(fù)責(zé)組織對各部門、各項目組相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。第七條各部門、項目組文件及檔案管理職責(zé)（一）負(fù)責(zé)本部門涉及文件、資料接收、分發(fā)、存檔、管理等工作（二）在下達(dá)項目計劃任務(wù)書、簽訂合同、協(xié)議的同時，應(yīng)明確建設(shè)項目文件歸檔范圍及要求，并及時通知檔案管理人員。（三）檢查建設(shè)項目施工進(jìn)度和質(zhì)量的同時，對該項目施工單位交工技術(shù)文件的編制、整理、審定工作進(jìn)行檢查。（四）負(fù)責(zé)對承包商、監(jiān)理單位等項目竣工文件進(jìn)行檢查、審核，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并組織歸檔前的整理及歸檔工作，按檔案管理要求向檔案室歸檔。（五）建設(shè)項目工程竣工驗收之前，應(yīng)及時通知檔案室申請檔案專項驗收。（六）安排專人定期向檔案室進(jìn)行資料歸檔。第三章建設(shè)項目檔案管理第八條為保障檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，檔案資料必須實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的原則。檔案室全面負(fù)責(zé)所有與建設(shè)項目有關(guān)的檔案資料的管理工作。第九條職能部門、項目組各派一名人員負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料的收集、整理，并按要求在文件形成后每月25日向公司檔案室移交，并做好移交清單。（見附表1-1、2）第十條項目建設(shè)前期文件歸檔一覽表（見附表2）,若合同另有規(guī)定時，按照合同執(zhí)行。第十一條設(shè)計管理部檔案管理要與各部門、項目組溝通，及時了解項目進(jìn)展情況，做好資料的登記備案。第十二條實行工程總承包的建設(shè)項目，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項目全部文件的收集、整理，并提交工程總承包單位匯總，由建設(shè)單位分別向幾家承包單位發(fā)包的，由各承建單位負(fù)責(zé)收集、整理其承包項目的所有文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理項目監(jiān)理文件。第十三條建設(shè)項目歸檔程序（一）施工單位、工程總承包單位完成施工文件及竣工圖的編制、整理后，應(yīng)將其提交監(jiān)理單位、工程管理部驗交辦依次審核，審核單位要對案卷的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審核，在“交工技術(shù)文件審核匯簽表”中簽字確認(rèn)，并加蓋本人名章及單位公章，向公司檔案室歸檔。（二）對于無監(jiān)理的建設(shè)項目，施工單位完成施工文件及竣工圖的編制、整理后，應(yīng)將其提交工程管理部進(jìn)行審核，工程管理部要對案卷的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審核，在“交工技術(shù)文件審核匯簽表”中簽字確認(rèn)，同時在監(jiān)理單位欄中說明情況，并簽字確認(rèn)。（三）監(jiān)理單位完成監(jiān)理文件的編制、整理后，應(yīng)將其提交工程管理部，由工程管理部對監(jiān)理文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審核，并在案卷封面“監(jiān)理文件”上簽名確認(rèn)，監(jiān)理單位按公司檔案管理要求向神達(dá)昊達(dá)公司檔案室歸檔。第十四條建設(shè)項目文件的歸檔時間要求（一）項目前期文件在前期階段結(jié)束時歸檔。（二）基礎(chǔ)設(shè)計文件、詳細(xì)設(shè)計文件、設(shè)計審查會議紀(jì)要等隨時歸檔。（三）項目管理文件由各部門、項目組收集、整理，定期向公司檔案室移交。（四）總承包（施工）單位按照工程承包合同規(guī)定的內(nèi)容、要求及設(shè)計文件、施工圖等，完成承擔(dān)的全部建筑安裝工程，在工程交接后三個月內(nèi)將裝訂成冊的交工技術(shù)文件正本、副本提交給監(jiān)理單位、指揮部項目組、質(zhì)量監(jiān)督站、設(shè)計管理部、工程管理部驗交公司檔案室對其完成審核、簽章確認(rèn)工作。（五）交工技術(shù)文件的份數(shù)為紙質(zhì)版一般不少于三份，紙質(zhì)版文件正本必須保證全部資料是原件，正本和一份副本交建設(shè)單位，另一份副本由設(shè)計、施工、采購等承包單位自行保存，各參建單位應(yīng)有一份工程中間交接證書、工程交接證書正本，副本中隨機(jī)資料及合格證部分可以采用復(fù)印件，其他部分仍應(yīng)為原件，不得復(fù)印。（六）監(jiān)理文件應(yīng)與承包商施工文件同期歸檔。（七）工程項目建設(shè)中形成的電子文件應(yīng)由文件形成部門適時刻錄成光盤保存、歸檔，電子文件的編號、整理、歸檔與紙質(zhì)文件對應(yīng)一致。第十五條建設(shè)項目的移交要求（一）組卷單位向檔案部門移交歸檔案卷時，交工技術(shù)文件、竣工圖、監(jiān)理文件需填寫“工程建設(shè)項目竣工驗收資料移交清單”（附表3-1、2、3），一式四份；公司各部門、各項目組需填寫“檔案材料移交清冊”（附表1），一式兩份，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并履行相關(guān)的簽字手續(xù)，經(jīng)交接雙方核對無誤后簽字，作為移交憑證各執(zhí)一份保存，同時提交電子版移交目錄。（二）凡應(yīng)歸檔的竣工文件，在歸檔前，必須先按“交工技術(shù)文件審核匯簽表”的要求，經(jīng)各有關(guān)單位對竣工文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行全面審核簽認(rèn)后，方可歸檔，否則檔案管理部門不予接收。第十六條建設(shè)項目竣工檔案管理應(yīng)當(dāng)納入合同管理和項目管理中，實現(xiàn)合同、項目過程控制管理。（一）項目在簽訂設(shè)計、施工及監(jiān)理合同（協(xié)議）時，應(yīng)當(dāng)設(shè)專門條款，根據(jù)建設(shè)項目文件歸檔范圍，明確工程建設(shè)承包商、供貨商、監(jiān)理單位及參與本項目建設(shè)的其它單位應(yīng)提交項目檔案（包括電子文件）的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、費用、時間、質(zhì)量要求及違約責(zé)任，以及對提交文件的整理、歸檔責(zé)任。合同（協(xié)議）會簽單必須有檔案部門對這一條款的簽署意見。（二）在合同（協(xié)議）中明確竣工檔案保證金，保證金或費用預(yù)留條款必須經(jīng)公司檔案室審核，簽訂合同（協(xié)議）的各部門及項目組負(fù)責(zé)實施。（三）每一合同付最后一筆款項時，必須到公司檔案室簽署意見。檔案室根據(jù)合同（協(xié)議）對工程建設(shè)承包商、供貨商、監(jiān)理單位及參與本項目建設(shè)的其它單位提交的檔案資料檢查、驗收，合格后，簽署同意付款的意見，財務(wù)部門才能履行付款手續(xù)。第十七條建設(shè)項目檔案驗收依據(jù)神達(dá)昊達(dá)建設(shè)項目檔案驗收規(guī)定進(jìn)行。第十八條凡未按規(guī)定要求時間交付交工技術(shù)文件，由工程管理部下發(fā)“神達(dá)昊達(dá)建設(shè)項目檔案催交通知單”（附表4），并且施工單位在接到通知單后，仍沒有按照規(guī)定時間交付交工技術(shù)文件的，或交付交工技術(shù)文件內(nèi)容與工程施工實際不符而造成損失的，應(yīng)由編制單位及相關(guān)人員承擔(dān)主要責(zé)任，審核單位及有關(guān)人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第四章建設(shè)項目檔案歸檔要求第十九條建設(shè)項目歸檔文件的基本要求：（一）歸檔的工程技術(shù)文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。（二）完整：是指能夠記錄和反映建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、設(shè)備安裝、調(diào)度、試生產(chǎn)及驗收的全過程。（三）準(zhǔn)確：是指真實記錄和準(zhǔn)確反映建設(shè)過程和竣工時的實際情況，圖物相符、數(shù)據(jù)可靠、簽署完備。（四）系統(tǒng)：是指按照文件形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理。（五）規(guī)范：是指歸檔文件的編制質(zhì)量、整理、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷編目、裝訂等符合要求。第二十條建設(shè)項目歸檔文件的編制要求（一）建設(shè)項目歸檔文件的質(zhì)量要求：1．字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽認(rèn)手續(xù)完備?？⒐の募腥粜栌袌?zhí)業(yè)資格的人員（如監(jiān)理工程師、巖土工程師、建筑師、結(jié)構(gòu)師、建造師、造價師、試驗員、檢測人員、調(diào)試人員等）簽名時，應(yīng)本人簽字后再加蓋執(zhí)業(yè)資格章；其他人員應(yīng)本人簽字。2．不得使用易褪色的書寫材料（如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制；凡為易褪色材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。加蓋印章應(yīng)使用紅色快干印油，以防止印油對資料的滲透污損。3．復(fù)印、打印文件的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定的質(zhì)量要求。打印文件必須使用激光打印，并使用原裝正版墨盒。不得使用再生墨盒及噴墨打印機(jī)、針式打印機(jī)打印。4．凡應(yīng)歸檔的管理及竣工文件原則上歸檔原件，否則需加蓋證明其真實性的印章和簽字。5．文字材料一般按A4（297mm×210mm）幅面編制。（二）施工文件的編制要求1．按照施工管理部門確定的具體內(nèi)容、格式、編制要求等進(jìn)行編制。2．編制標(biāo)準(zhǔn)參照國家和化工行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（三）竣工圖的編制要求1．竣工圖是項目竣工文件的重要組成部分，工程總承包（施工）單位在項目竣工時必須編制竣工圖，應(yīng)使用最終版施工圖編制。（1）竣工圖必須用全新的施工圖制作，不得有污損、殘破。（2）竣工圖應(yīng)包括所有的施工圖，其中也包括目錄中“重復(fù)利用”部分列出的國家、行業(yè)部委及設(shè)計單位的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖，“重復(fù)利用”圖必須與相關(guān)竣工圖一同組卷。（3）竣工圖按專業(yè)編制，并配有詳細(xì)編制說明和目錄。（4）竣工圖要做到與設(shè)計變更、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”。（5）凡按施工圖施工沒有變更的，可加蓋“竣工圖章”，作為竣工圖。（6）凡施工中有部分變更的施工圖，可在原圖上用繪圖墨汁或碳素墨水進(jìn)行修改，修改部位加蓋“竣工圖核定章”，全圖修改后加蓋“竣工圖章”。（7）凡結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置改變，以及其它重大改變及圖面變更面積超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖，并加蓋“竣工圖章”。2.竣工圖的更改方法（1）文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。（2）利用施工圖更改，應(yīng)在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、編號和條款號?！翱⒐D核定章”樣式（尺寸40mmX15mm）:3.竣工圖章的使用（1）所有竣工圖必須加蓋竣工[1]圖章，竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅色印泥蓋印，加蓋在藍(lán)圖右下角設(shè)計圖簽的上方或周圍不壓蓋圖形文字的地方；竣工圖章并應(yīng)由施工單位、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，應(yīng)經(jīng)監(jiān)理單位審核，總監(jiān)理工程師簽字認(rèn)可。（2）竣工圖章尺寸應(yīng)符合規(guī)定要求，采用不易褪色的紅色快干印油加蓋在每頁圖紙標(biāo)題欄附近空白處。“竣工圖章”樣式（尺寸80mmX60mm）（四）監(jiān)理文件的編制要求1．監(jiān)理文件包括：監(jiān)理工作依據(jù)性文件；監(jiān)理工作文件。2．監(jiān)理文件應(yīng)按項目——專業(yè)——文種——時間組卷。如監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則等依據(jù)性文件組成一卷，監(jiān)理簡報、監(jiān)理備忘錄、監(jiān)理例會紀(jì)要、監(jiān)理旁站記錄、開（停、復(fù)）工令、進(jìn)度款支付等應(yīng)分別組卷。如項目小文件少，可以將上述文件組成一卷，但應(yīng)分類排列。3．監(jiān)理單位應(yīng)設(shè)立統(tǒng)一的發(fā)文規(guī)范，每一個文種的文件要有統(tǒng)一的編號，歸檔的文件編號應(yīng)當(dāng)連續(xù)完整。4．監(jiān)理文件內(nèi)封面格式采用(附表5-1)，然后為卷內(nèi)目錄（附表5-2）、正式內(nèi)容，最后為備考表。5．監(jiān)理文件的編頁方法與交工技術(shù)文件相同：即內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表都不編頁，僅有監(jiān)理文件的正文才編頁。第二十一條建設(shè)項目歸檔文件的整理要求（一）組卷原則、方法及排列順序要求：1．組卷要遵循施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷規(guī)范合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。2．施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)文件一般文字材料在前，圖紙在后。3．施工文件按照已劃分的單位工程為基本單元進(jìn)行組卷，若形成的文件較多，可按子單位工程、文件類型（文種）等分別組成若干案卷。施工綜合管理文件可按單項工程組卷。4．監(jiān)理文件按單項工程并結(jié)合專業(yè)、文種組卷。5．各部門及項目組形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、施工文件、生產(chǎn)試運行文件及竣工驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按階段、裝置或者單位工程整理?？辈?、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按裝置和專業(yè)整理。商務(wù)、采購合同及合同管理文件按年度、合同號進(jìn)行整理；會計檔案的整理、組卷執(zhí)行財政部、國家檔案局1998年8月21日發(fā)布的《會計檔案管理辦法》。設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護(hù)中形成的文件、工程事故處理文件由承包商整理。6.案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；批復(fù)在前，請示在后；結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后；發(fā)文在前，轉(zhuǎn)發(fā)件在后；通知在前，補(bǔ)充通知在后。（二）案卷編目要求1．卷內(nèi)文件頁號的編寫（1）卷內(nèi)文件排列后，凡有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號，要逐頁用HB鉛筆從1開始標(biāo)注頁號。（2）頁號編寫位置：單面書寫文件在其右下角（距右20mm,距下15mm）；雙面書寫文件，正面在其右下角（距右20mm,距下15mm）；，背面在左下角（距左20mm,距下15mm）；圖紙的頁號編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方。（3）成套或印刷成冊的文件，已有頁號并連續(xù)、不中斷的不必重新編寫頁號；沒有頁號的文件，從首頁“1”開始編起；若文件前面有頁號、后面沒有頁號的，后面的頁號可從前面頁號的最后一位起接著連續(xù)編寫（總頁號=已有頁號+連續(xù)編頁號）。（4）各卷之間不連續(xù)編寫頁號，各卷頁號應(yīng)從“1”開始編起。（5）案卷的外封面、內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄（原有目錄除外）及卷內(nèi)備考表不編寫頁號。2.案卷外封面的編制（1）案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項目名稱、代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號和名稱等；項目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項、設(shè)計（包括代號）相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。案卷題名全長不得超過45個漢字。例：單項工程名稱+單位工程名稱+專業(yè)名稱（2）立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項目負(fù)責(zé)部門。施工文件、竣工圖的立卷單位一般填寫施工單位；監(jiān)理文件的立卷單位填寫監(jiān)理單位。立卷單位要求填寫單位全稱（以公章為準(zhǔn)）。（3）起止日期，文字卷、圖紙卷填寫該單位工程的開、竣工日期；結(jié)算資料卷填寫結(jié)算資料首頁上的編制日期。格式如：文字卷填寫2010.07.10～2010.09.21（4）保管期限，應(yīng)由建設(shè)單位檔案管理部門依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限，當(dāng)卷內(nèi)文件保管期限不同時，以該卷文件保管期限最高的那份文件期限為準(zhǔn)，填寫該卷的保管期限。（5）案卷外封面宜采用宋體書寫。3．案卷內(nèi)封面的編制（1）施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件組卷必須有案卷內(nèi)封面，案卷內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。（2）在交工技術(shù)文件內(nèi)封面右上角，加蓋“正本”或“副本”印章，均采用紅色印泥加蓋。（3）內(nèi)封面填寫說明a）“項目名稱”應(yīng)以批準(zhǔn)的項目初步設(shè)計文件中的項目名稱為準(zhǔn)。b）單項（位）工程名稱的填寫，按照計劃部或監(jiān)理單位、項目組和承包商共同確定的單項工程、單位工程及編號填寫。c）竣工結(jié)算資料案卷中，無需使用“案卷內(nèi)封面”。4．卷內(nèi)目錄的編制項目前期文件、監(jiān)理文件、項目竣工驗收文件的“卷內(nèi)目錄”采用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）規(guī)定的格式（見附表7），排列在卷內(nèi)文件之前。（1）序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號。（2）文件編號，應(yīng)填寫文件文號、編號或圖紙的圖號，或設(shè)備位號、項目代號。（3）責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者。文字卷填寫文件的編制單位或主要責(zé)任者；圖紙卷填寫竣工圖的編制單位。（4）文件題名，應(yīng)填寫文件材料標(biāo)題全稱，或擬寫文件題名。（5）日期，應(yīng)填寫文件形成日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2008.02.18，填寫在題名占用的最后一行內(nèi)。（6）頁號，應(yīng)填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號，每卷內(nèi)最后一份文件填寫首尾頁上標(biāo)注的頁號即起止頁號，起止頁號之間用“～”聯(lián)結(jié)。頁號填寫在題名占用的最后一行內(nèi)。（7）備注（需要時填寫）。（8）成套或印刷成冊的文件，已有目錄的不必重新編寫卷內(nèi)目錄，若該文件目錄中未標(biāo)注頁號的必須標(biāo)注頁號。（9）交工技術(shù)文件目錄(見附表5-3)。（10）竣工圖可利用原設(shè)計圖紙目錄代替卷內(nèi)目錄，但必須在原設(shè)計圖紙目錄中的備注欄內(nèi)標(biāo)注頁號。（11）竣工圖分卷裝訂的，第二卷的卷內(nèi)目錄采用（附表5-1）。5．卷內(nèi)備考表的編制（1）卷內(nèi)備考表要注明案卷內(nèi)文件的總頁數(shù)，并注明文字材料、圖紙、照片及其它的數(shù)量，同時說明文字材料變更過程，排列在卷內(nèi)文件之后(附表5-4“備考表”)。（2）“立卷人”應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名，日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。（3）“審核人”由編制單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人簽名，日期填寫審核的日期。（4）檔案室，由公司檔案室審核人簽名，日期填寫案卷審核日期。（三）案卷裝訂要求1．施工文件、竣工圖及監(jiān)理文件采用整卷裝訂形式，即卷內(nèi)所有文件裝訂在一起。外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式?；A(chǔ)設(shè)計文件和詳細(xì)設(shè)計文件全部采用打孔成冊，不能散裝或打捆交付。2．案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物，裝訂前應(yīng)修補(bǔ)或裱糊破損文件。3．橫向表格文件裝訂時，其表頭靠左裝訂邊。4．文字材料按A4（297mm×210mm）折疊裝訂，其案卷厚度不超過20mm；圖紙折疊是先將圖框線以上、下、右各留5mm，并在圖紙左邊留有25mm的裝訂邊，其余裁掉，按A4幅面采用先橫后豎“手風(fēng)琴”式折疊法，圖簽標(biāo)題欄露在外面，如果裝訂成卷的左右邊不平衡時，應(yīng)在裝訂線的一側(cè)加硬紙條襯平，其案卷厚度不得超過25mm。5．案卷裝訂時，幅面規(guī)格小于A4或者大于等于B5時（指整卷），遵循案卷下邊齊、右邊齊的裝訂原則，不夠尺寸裝訂的，應(yīng)予粘貼。6．凡裝訂的施工文件和監(jiān)理文件案卷應(yīng)按外封面——內(nèi)封面——卷內(nèi)目錄——文字材料頁——圖紙頁——卷內(nèi)備考表的順序排列。其方式參照圖書出版裝訂法，用白線繩按三孔一線的方法裝訂起來。7．裝訂好的案卷應(yīng)做到牢固、整齊、美觀，卷內(nèi)無錯頁、倒頁、壓字，不妨礙閱讀，便于保管和利用。8．成套或印刷成冊的文件，自成一卷的，可保持原來的排列順序及裝訂形式。第二十二條凡應(yīng)歸檔的建設(shè)項目文件原則上歸檔原件。（一）因特殊原因歸檔原件確有困難，可以歸檔復(fù)印件，但內(nèi)容必須清楚，并由提供文件材料的單位對復(fù)印件（例如合格證、質(zhì)量證明書、檢驗報告等）加蓋文件確認(rèn)章，同時還必須得到項目組及檔案部門的認(rèn)可。（二）若為硬物合格證即金屬或塑料合格證等的可用復(fù)印件，同時在復(fù)印件上注明“此合格證為金屬合格證或塑料合格證”，然后將金屬或塑料合格證等用鐵絲串在一起，按單項工程、單位工程歸檔。（三）傳真件為熱敏紙的，應(yīng)由接收部門復(fù)印一份放在后面一同歸檔。復(fù)印件上由接收單位簽署意見，并簽字和加蓋部門公章方可作為原件。（四）設(shè)計變更通知單采用計算機(jī)編制打印，相關(guān)人員簽署齊全的可視為原件。（五）現(xiàn)場發(fā)放的變更通知單或工程聯(lián)絡(luò)單，復(fù)印后再經(jīng)有關(guān)人員簽署齊全并加蓋紅章的，可視同為原件。（六）傳真或復(fù)印的圖紙不可以作為竣工圖保存。（七）計算機(jī)打印的白圖，凡按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行簽署的，可以作為竣工圖保存。第二十三條聲像文件的整理應(yīng)按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-95）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）及公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1．歸檔單位對歸檔的聲像材料進(jìn)行編輯整理，內(nèi)容完整。2．重要事件的照片應(yīng)反映事件的全貌和過程，可從全景、主要人物、合影、成果實物、不同階段的現(xiàn)場等多個場景選取。3．存儲在感光材料和磁性材料上的聲像材料經(jīng)過數(shù)字化處理后歸檔。4．歸檔的數(shù)碼照片拍攝精度要求在300萬像素以上，存儲格式為JPEG或TIFF。5．音頻文件的存儲格式為WAV或MP3。視頻文件的存儲格式為MPEG，壓縮格式采用MPEG-2。6．歸檔單位在歸檔前應(yīng)對歸檔的聲像材料進(jìn)行檢驗，保證載體清潔、耐久和內(nèi)容真實、可讀。第二十四條長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。電子文件的歸檔管理應(yīng)按照《電子文件歸檔及管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）及公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。當(dāng)交工文件以只讀光盤形式提供時，必須提供一份經(jīng)責(zé)任人員簽字確認(rèn)的紙質(zhì)版原件，份數(shù)應(yīng)為光盤版和紙質(zhì)版各二份，并確保光盤內(nèi)容與原件一致。第五章附則第二十五條本規(guī)定由設(shè)計管理部、檔案室負(fù)責(zé)解釋。未盡事宜以國家和化工行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二十六條本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。附表1-1檔案材料移交清冊交接性質(zhì)移交部門：負(fù)責(zé)人：年月日經(jīng)辦人：年月日接收部門：負(fù)責(zé)人：年月日經(jīng)辦人：年月日監(jiān)督部門：負(fù)責(zé)人：年月日經(jīng)辦人：年月日附表1-2檔案材料移交清單種類：第頁共頁序號編號檔案（材料）名稱形成日期數(shù)量備注件（冊）頁（張）移交部門：（公章）分管領(lǐng)導(dǎo)：接收部門：（公章）分管領(lǐng)導(dǎo)：移交時間：年月日移交人：接收人：附件2神達(dá)昊達(dá)項目建設(shè)文件歸檔一覽表序號歸檔范圍歸檔單位保管期限歸檔時間1立項文件1.1項目建議書及其報批文件生產(chǎn)技術(shù)部永久1.2項目選址意見書及其報批文件1.3可行性研究報告及其評估、報批文件1.4項目評估(包括借貸承諾評估)、論證文件1.5環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告，環(huán)境影響報告書和批復(fù)生產(chǎn)技術(shù)部1.6設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書及其報批文件設(shè)計管理部2設(shè)計基礎(chǔ)文件2.1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告，地質(zhì)圖，勘察記錄，化驗、試驗報告，重要土、巖樣及說明勘察單位工程計劃部永久2.2地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄2.3水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料設(shè)計管理部3設(shè)計文件3.1總體規(guī)劃設(shè)計設(shè)計單位設(shè)計管理部永久3.2方案設(shè)計3.3初步設(shè)計及其報批文件3.4技術(shù)設(shè)計3.5施工圖設(shè)計長期3.6技術(shù)秘密材料、專利文件永久3.7工程設(shè)計計算書長期3.8關(guān)鍵技術(shù)試驗生產(chǎn)技術(shù)部永久3.9設(shè)計評價、鑒定及審批4項目管理文件4.1建設(shè)前原始地形、地貌的狀況圖、照片工程計劃部長期同上4.2開工手續(xù)4.3計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件4.3.1有關(guān)投資、進(jìn)度、物資、工程量的建議計劃、實施計劃和調(diào)整計劃工程計劃部配合：采購部設(shè)計管理部4.3.2概算、預(yù)算管理、差價文件4.3.3合同變更、索賠等涉及法律事務(wù)的文件合同管理部門、法務(wù)4.3.4規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、方案規(guī)定等文件生產(chǎn)技術(shù)部4.3.5招標(biāo)文件審查采購部技術(shù)設(shè)計審查資料生產(chǎn)技術(shù)部技術(shù)協(xié)議設(shè)計管理部4.3.6投資控制文件工程計劃部進(jìn)度控制文件質(zhì)量控制文件工程管理部安全管理文件HSE合同管理文件合同管理部門

序號歸檔范圍歸檔單位保管期限歸檔時間4.4招標(biāo)投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議4.4.1招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件。采購部長期同上4.4.2投標(biāo)書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標(biāo)澄清文件、修正文件。永久4.4.3開標(biāo)議程、開標(biāo)大會簽字表、報價表、評標(biāo)紀(jì)律、評標(biāo)人員簽字表、評標(biāo)記錄、報告。長期4.4.4中標(biāo)通知書。4.4.5合同談判紀(jì)要、合同審批文件、合同書、合同變更文件。永久4.5專項申請、批復(fù)文件4.5.1環(huán)境保護(hù)、勞動安全、衛(wèi)生、消防、人防等文件HSE永久規(guī)劃文件生產(chǎn)技術(shù)部5施工文件（按單位工程組卷）5.1建筑施工文件長期同上5.1.1開工報告（過程工程計劃部）工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要施工單位工程管理部5.1.2施工組織設(shè)計、方案及報批文件、施工計劃、施工技術(shù)及安全措施文件，施工工藝文件5.1.3原材料及構(gòu)建出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗單5.1.4建筑材料試驗報告5.1.5設(shè)計變更通知、工程更改洽商單、材料代用核定審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄等永久5.1.7土（巖）試驗報告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖、樁基工程紀(jì)錄、地基驗槽記錄5.1.8施工日記、大事記5.1.9隱蔽工程驗收記錄5.1.10各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故處理報告5.1.11工程質(zhì)量檢查、評定5.1.12技術(shù)總結(jié)、施工與決算5.1.13交工驗收記錄證明5.1.14竣工報告、竣工驗收報告5.1.15竣工圖5.1.16聲像資料長期

序號歸檔范圍歸檔單位保管期限歸檔時間5.2設(shè)備及管線安裝施工資料施工單位工程管理部長期同上5.2.1開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要5.2.2施工組織設(shè)計、方案及其報批文件、施工計劃、技術(shù)措施文件5.2.3原材料及構(gòu)建出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗單5.2.4建筑材料試驗報告5.2.5設(shè)計變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄等永久5.2.6焊接試驗記錄、報告，施工檢驗、探傷記錄5.2.7隱蔽工程檢查檢驗記錄5.2.8強(qiáng)度、密閉性試驗報告長期5.2.9設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)調(diào)試記錄5.2.10施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查評定，事故處理報告5.2.11系統(tǒng)調(diào)試、試驗紀(jì)錄5.2.12管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄短期5.2.13管線標(biāo)高、位置、坡度等測量記錄長期5.2.14中間交接驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定永久5.2.15竣工報告、竣工驗收報告、施工與決算5.2.16竣工圖5.3電氣、儀表安裝施工資料5.3.1開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要長期5.3.2施工組織設(shè)計、方案及其報批文件、施工計劃、技術(shù)措施文件短期5.3.3原材料及構(gòu)建出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗單長期5.3.4建筑材料試驗報告

序號歸檔范圍歸檔單位保管期限歸檔時間5.3.5設(shè)計變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄等永久同上5.3.6系統(tǒng)調(diào)試、整定記錄長期5.3.7絕緣、接地電阻等性能測試、校核記錄5.3.8材料、設(shè)備明細(xì)表及檢驗記錄，施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定，事故處理報告永久5.3.9操作、聯(lián)動試驗短期5.3.10電氣裝置交接記錄5.3.11中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定長期5.3.12竣工報告、竣工驗收報告5.3.13竣工圖6監(jiān)理文件6.1施工監(jiān)理文件、資料6.1.1監(jiān)理單位工程管理部長期6.1.2施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核，設(shè)備材料報審6.1.36.1.46.1.5設(shè)計變更、材料、零部件、設(shè)備代用審批6.1.6監(jiān)理通知、協(xié)調(diào)會審紀(jì)要，監(jiān)理工程師指令、指示、來往函件6.1.7工程材料監(jiān)理檢查、附件、試驗記錄、報告序號歸檔范圍歸檔單位保管期限歸檔時間7設(shè)備、器材檢驗及試驗采購部長期7.1工藝設(shè)備文件7.2產(chǎn)品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄7.3設(shè)備、材料采購、招投標(biāo)文件、合同、出廠質(zhì)量合格證明7.6設(shè)備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單，備品備件單7.7設(shè)備圖紙、使用說明書、零部件目錄7.8設(shè)備測繪、驗收記錄及索賠文件工程管理部7.9設(shè)備安裝調(diào)試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定8生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件生產(chǎn)技術(shù)部短期8.1技術(shù)準(zhǔn)備計劃8.2工藝說明、規(guī)程、路線、試驗8.3試生產(chǎn)管理、技術(shù)責(zé)任制8.4設(shè)備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護(hù)記錄工程管理部長期8.5開停車方案短期8.6試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報告8.7安全操作規(guī)程、事故分析報告HSE8.8運行記錄8.9技術(shù)培訓(xùn)材料8.10產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙8.119財務(wù)管理（財務(wù)部負(fù)責(zé)）9.1財務(wù)部短期裝置投后三個月內(nèi)9.2永久9.3主要材料消耗、器材管理短期9.4交付使用的固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊永久10竣工驗收資料10.1項目竣工驗收報告工程計劃部永久同下序號歸檔范圍歸檔單位保管期限歸檔時間10.2工程設(shè)計總結(jié)設(shè)計管理部永久10.3工程施工總結(jié)設(shè)計管理部（EPC）/工程管理部10.4工程監(jiān)理總結(jié)工程計劃部10.5項目質(zhì)量評審文件工程管理部10.6工程現(xiàn)場聲像文件工程管理部10.7工程審計文件、材料、決算報告審計部10.8環(huán)境保護(hù)、勞動安全衛(wèi)生、消防、人防HSE規(guī)劃生產(chǎn)技術(shù)部檔案等驗收審批文件綜合管理部10.9竣工驗收會議文件、驗收證書及驗收委員會名冊、簽字、驗收備案文件綜合管理部10.10項目評優(yōu)褒獎申報材料、批準(zhǔn)文件及證書附表3-1工程建設(shè)項目竣工驗收資料移交清單編號：共頁第頁監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人(簽章)：驗收辦負(fù)責(zé)人(簽章)：施工單位負(fù)責(zé)人(簽章)：建設(shè)單位負(fù)責(zé)人(簽章)：移交人(簽章)：接收人(簽章)：年月日

附表3-2工程建設(shè)項目竣工驗收資料移交清單共頁第頁序號單位工程名稱資料名稱備注開竣工時間驗收資料質(zhì)量認(rèn)證施工資料隨機(jī)資料竣工圖開工竣工份數(shù)頁數(shù)份數(shù)頁數(shù)套數(shù)冊數(shù)頁數(shù)說明書合格證隨機(jī)圖紙其他套數(shù)張數(shù)移交單位：（公章）分管領(lǐng)導(dǎo)：接收單位：（公章）分管領(lǐng)導(dǎo)：移交時間：年月日移交人：接收人：附表3-3工程建設(shè)項目竣工驗收資料移交清單共4頁第4頁序號卷名及卷號冊號冊名套數(shù)頁數(shù)/套卷內(nèi)目錄序號（1～N）備注施工單位（公章）：負(fù)責(zé)人：移交人年月日監(jiān)理單位（公章）：負(fù)責(zé)人：檢查人年月日驗收專業(yè)組：負(fù)責(zé)人：檢查人年月日相關(guān)專業(yè)組：負(fù)責(zé)人：檢查人年月日驗收辦（公章）：負(fù)責(zé)人：檢查人年月日接收部門（公章）：負(fù)責(zé)人：接收人年月日附表4歸檔單位（部門）：單位負(fù)責(zé)人：專兼職檔案員：按照檔案歸檔計劃的要求，您單位（部門）所產(chǎn)生下列檔案材料未能在規(guī)定時間歸檔移交。請你們對其整理，務(wù)必在5日內(nèi)向檔案部門移交。

謝謝合作！

單位（蓋章）

年月日

應(yīng)歸檔文件材料清單（檔案部門填寫）歸檔單位（部門）意見：

通知單接收人：

年月日神達(dá)昊達(dá)建設(shè)項目檔案催交通知單附表5-1（項目名稱）監(jiān)理文件單項工程：單位工程：建設(shè)單位：建設(shè)單位組卷單位項目管理部門（公章）（公章）審核人：編制人：項目負(fù)責(zé)人：項目負(fù)責(zé)人：年月日年月日第卷第冊附表5-2卷內(nèi)目錄序號文件編號責(zé)任人文件題名日期頁次備注附表5-3（項目名稱）交工技術(shù)文件目錄（項目名稱）交工技術(shù)文件目錄單項工程名稱：單項工程編號：單位工程名稱單位工程編號序號交工技術(shù)交工技術(shù)文件名稱頁次文件編號附件5-4備考表本案卷共有文件材料頁，其中：文字資料張圖紙張照片張其他張說明：立卷人：年月日檢查人：年月日精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔ERP—企業(yè)資源計劃培訓(xùn)教材引言 4一、什么是ERP？ 4二、ERP發(fā)展的幾個階段： 4三、企業(yè)為什么要用ERP 51.企業(yè)的外部競爭環(huán)境: 52.企業(yè)的內(nèi)部管理需要: 6第一章ERP基礎(chǔ)知識 8一、與ERP有關(guān)的主要管理概念 81.供需鏈： 82.增值鏈： 83.JIT（準(zhǔn)時生產(chǎn)制）： 94.精益生產(chǎn)（LeanProdction）： 95.敏捷制造（AgileManufacturing）： 96.約束理論（TheoryofConstraints）： 107.BPR（企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組）： 108.資源： 10二、ERP的管理思想 101.供需鏈管理與精益生產(chǎn)： 102.供需鏈管理與敏捷制造： 113.供需鏈管理和約束理論（TOC）： 114.供需鏈管理與全面質(zhì)量管理（TQC）： 115.供需鏈管理與準(zhǔn)時制生產(chǎn)（JIT）： 12三、ERP的基本原理 12第二章ERP主要管理內(nèi)容概述 13一、計劃與控制管理： 131.企業(yè)特征與計劃方法 142.MRPⅡ系統(tǒng)的時間概念 153.MRPⅡ的計劃層次 174.經(jīng)營規(guī)劃 185.銷售與運作規(guī)劃 206.主生產(chǎn)計劃 207.物料需求計劃： 248.生產(chǎn)作業(yè)控制（productionactivitycontrol，簡稱PAC） 269.重復(fù)式生產(chǎn)形式 2610.分銷資源計劃（distributionresourceplanning，簡稱DRP） 27二、市場信息與產(chǎn)品開發(fā)管理（PDM） 30三、物料管理 311.庫存管理 322.采購管理 37四、市場預(yù)測和銷售管理 391.市場預(yù)測： 392.時間序列分析預(yù)測法： 403.銷售管理 41五、質(zhì)量管理 421.質(zhì)量目標(biāo)管理： 432.供應(yīng)商的質(zhì)量控制： 433.客戶需求方的質(zhì)量控制： 444.企業(yè)內(nèi)部過程的質(zhì)量控制： 44六、成本管理 441.財務(wù)會計與成本會計： 452.標(biāo)準(zhǔn)成本體系： 453.成本中心與利潤中心： 454.成本構(gòu)成： 465.產(chǎn)品成本計算： 466.成本類型： 477.成本差異分析： 47七、人力資源管理 48第二章ERP的主要作用和運用效果 49一、ERP的主要作用： 491.決策管理方面來講： 492.從采購管理方面來講： 503.從庫存管理方面來看： 514.從銷售管理方面來看： 525.從生產(chǎn)管理方面來看： 536.從成本管理方面來看： 537.從設(shè)備管理方面來看： 548.從質(zhì)量管理方面來看： 559.從電子商務(wù)方面來看： 5510.從人力資源管理方面來看： 5611.從信息與產(chǎn)品開發(fā)管理方面來看： 5712.從財務(wù)管理方面來看： 57二、ERP應(yīng)用效果及效益： 591.國外著名企業(yè)采用ERP后的效益 592.國內(nèi)企業(yè)采用ERP的效益: 603.據(jù)統(tǒng)計資料表明，實施ERP系統(tǒng)后的效益綜合起來有以下幾點: 61第三章ERP系統(tǒng)的實施 63一、ERP實施的指導(dǎo)思想： 63二、ERP實施的方法 64三、ERP系統(tǒng)的實施步驟： 67四、ERP服務(wù)內(nèi)容： 68五、企業(yè)實施ERP成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)： 68引言一、什么是ERP？ERP（EnterpriseResourcePlanning）是企業(yè)資源計劃的英文縮寫。它將企業(yè)的整體資源進(jìn)行科學(xué)的整合與優(yōu)化配置，是當(dāng)前最先進(jìn)的、也是最為科學(xué)的基于計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的企業(yè)計劃、控制、執(zhí)行管理系統(tǒng)。它實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)外部資源的信息共享，使企業(yè)的更多資源（包括人、才、物、產(chǎn)、供、銷、時間、客戶及信息等等資源）得到了充分地利用。它實現(xiàn)了信息技術(shù)和管理技術(shù)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，使企業(yè)的科學(xué)決策性、計劃準(zhǔn)確性和作業(yè)有效性得到有機(jī)統(tǒng)一。它實現(xiàn)了繼承過去和拓展未來的管理平臺，使企業(yè)的競爭能力和綜合實力得到了全面地增強(qiáng)?？偠灾?，ERP為當(dāng)今企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益獲取、企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)的成長壯大提供了最好和最有效的管理手段。二、ERP發(fā)展的幾個階段：1.作為一種庫存定貨計劃—MRP（MaterialRequirementsPlanning），即物料需求計劃階段；或稱基本MRP階段。2.作為一種生產(chǎn)計劃與控制系統(tǒng)—閉環(huán)MRP階段（close–loopMRP）。3.作為一種制造資源計劃系統(tǒng)—MRPⅡ階段，它包括了銷售、制造和財務(wù)三大部分，物流、資金流、信息流集成是MRPⅡ的主要思想。4.作為企業(yè)制造資源規(guī)劃—ERP是以上幾個階段的一個質(zhì)變階段，它對傳統(tǒng)的MRPⅡ系統(tǒng)來講是一場革命。它包括了企業(yè)所有資源，是企業(yè)在管理上一個更全面的深化和變革。ERP著眼于供需鏈，極大地擴(kuò)展了管理信息集成的范圍。ERP運用了計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的最新成就，極大地擴(kuò)大了管理功能。ERP融合了先進(jìn)管理技術(shù)，極大地豐富了企業(yè)管理內(nèi)容和思想。三、企業(yè)為什么要用ERP從企業(yè)的外部競爭環(huán)境和內(nèi)部管理兩個方面來看，企業(yè)要用ERP來解決存在的問題。1.企業(yè)的外部競爭環(huán)境:是信息的時代。在這個時代里，企業(yè)將面臨下列一些環(huán)境競爭的挑戰(zhàn)：1）信息爆炸：信息爆炸概念在20世紀(jì)80年代就常常見諸于國外報刊雜志。由于當(dāng)時互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，對社會和企業(yè)的沖擊不象今天感覺這樣強(qiáng)烈。今天互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，信息爆炸的沖擊已成為一個事實，信息及信息技術(shù)對未來社會的影響、尤其對企業(yè)的影響無論怎樣估計都不過分。2）競爭對手的競爭實力進(jìn)一步增加：一方面原材料價格變化、產(chǎn)品需求變化快、市場難以預(yù)測等不利因素的影響，增大了企業(yè)經(jīng)營的難度。另一方面又要求企業(yè)滿足客戶對產(chǎn)品的短交貨期，高質(zhì)量，低價格和完善的售后服務(wù)的需求。3）技術(shù)進(jìn)步的速度加快：新技術(shù)、新產(chǎn)品的不斷涌現(xiàn)，一方面使企業(yè)受到空前未有的壓力，另一方面也使每個企業(yè)員工受到巨大的挑戰(zhàn)，企業(yè)員工必須不斷地學(xué)習(xí)，否則他們將面臨由于掌握的技能過時而遭淘汰的壓力。4）高新技術(shù)的使用范圍越來越廣：全球高速信息網(wǎng)使所有的信息都極易獲得，而更敏捷的教育體系將越來越多的人能在越來越少的時間內(nèi)掌握新技術(shù)。面對一個機(jī)遇，可以參與競爭的企業(yè)越來越多，從而大大加劇了國際競爭的激烈性。5）全球化、WTO：所謂全球化，可用三句話來概括，就是全球貿(mào)易、全球采購和全球制造。WTO的準(zhǔn)入，實際上為我們創(chuàng)造了非常好的生存空間和發(fā)展機(jī)會。6）產(chǎn)品的研發(fā)難度越來越大，費用越來越高。7）可持續(xù)發(fā)展的要求：環(huán)境的破壞，資源的浪費，已為人類的生存帶來了極大的挑戰(zhàn)。企業(yè)如何面對制造資源的日益短缺并獲取經(jīng)濟(jì)效益，是企業(yè)制定戰(zhàn)略時必須考慮的問題。8）用戶的要求越來越苛刻?？蛻舻男枨笤絹碓絺€性化，小批量、短交貨期、高質(zhì)量、低價格和售后服務(wù)好是大趨勢。2.企業(yè)的內(nèi)部管理需要:在全球競爭激烈的大市場中，企業(yè)要想生存和發(fā)展，首先必須加強(qiáng)內(nèi)部管理。然而傳統(tǒng)的管理手段和零散的計算機(jī)管理系統(tǒng)顯然不能滿足這一要求。企業(yè)所面臨的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境發(fā)生了很大變化，而這些變化沒有先進(jìn)的管理手段和工具，幫助企業(yè)改善和提高管理，則必然出現(xiàn)下列一些問題：1）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)由于沒有一個能提供快速、準(zhǔn)確和全面的信息來源渠道和沒有一個能提供預(yù)測、分析和處理信息的專家管理系統(tǒng)，常常導(dǎo)致在決策過程中的猶豫不決、遲緩和失誤，以致于喪失了許多寶貴的機(jī)會。2）企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營狀態(tài)發(fā)生了很大變化，產(chǎn)品的單一性向多樣性轉(zhuǎn)化、小規(guī)模向大規(guī)模轉(zhuǎn)化、很多問題需要及時處理的時候，由于各部門、各環(huán)節(jié)沒有一個對信息全面、快速的傳送和反饋的管理系統(tǒng)，以致于問題不能根本解決、矛盾不能及時處理、生產(chǎn)發(fā)生混亂、客戶需求不能滿足等等。3）生產(chǎn)上所需要的原材料不能準(zhǔn)時供應(yīng)或供應(yīng)不足。由于采購、庫存與生產(chǎn)配合不夠密切，客戶需求的多變，生產(chǎn)計劃不得不跟著變動，加工時只能用緊急訂貨來應(yīng)急，采購人員壓力較大，原材料供應(yīng)不夠及時，導(dǎo)致生產(chǎn)線停工待料等等。4）零部件生產(chǎn)不配套、積壓嚴(yán)重。由于生產(chǎn)計劃安排困難，生產(chǎn)進(jìn)度不均衡，生產(chǎn)的零部件不配套，生產(chǎn)線上用的已購零部件可能要轉(zhuǎn)給其它產(chǎn)品去使用。這樣，將會使產(chǎn)品與產(chǎn)品之間、產(chǎn)品批號之間產(chǎn)生錯綜復(fù)雜的關(guān)系，甚至原來待用的零部件都會成為呆滯物料，產(chǎn)生零部件的積壓。5）產(chǎn)品生產(chǎn)周期過長，勞動生產(chǎn)率下降。生產(chǎn)上所需的零部件的不配套，將會引起生產(chǎn)活動紊亂，生產(chǎn)周期長。6）資金積壓嚴(yán)重，周轉(zhuǎn)期長。為了保證生產(chǎn)的不停產(chǎn)及應(yīng)付緊急訂貨，往往會以加大庫存的方法來應(yīng)付，這樣的話，在制品積壓增多，庫存資金占用嚴(yán)重，資金周轉(zhuǎn)天數(shù)增加。7）市場和客戶需求多變和快速，使企業(yè)的經(jīng)營和計劃系統(tǒng)難以適應(yīng)。生產(chǎn)與采購部門希望有一個長期穩(wěn)定的生產(chǎn)計劃，以確保長期的人力和物料供應(yīng)，確保物料供應(yīng)的優(yōu)秀外協(xié)廠家，以提高生產(chǎn)效率。然而，在競爭市場中，客戶需求多變是必然的和正常的，為了滿足客戶多變的需求，必然會引起生產(chǎn)計劃的多變、人力多變、物料供應(yīng)多變、企業(yè)的經(jīng)營和計劃難以適應(yīng)。8）質(zhì)量管理中對待處理品、代用品及不合格品往往涉及的部門較多，因此導(dǎo)致了審批環(huán)節(jié)較多，審批時間過長，影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動。9）由于市場需求多樣化，導(dǎo)致企業(yè)的產(chǎn)品種類繁多，不通用的零部件比比皆是，給庫存管理、采購管理、生產(chǎn)管理、新產(chǎn)品開發(fā)管理帶來了極大的麻煩。10）由于不能及時了解客戶的信用狀況，企業(yè)的資金狀況不能有效規(guī)劃，及時地控制超信用額度發(fā)貨，應(yīng)收款超時收回。企業(yè)所面臨的這些需要解決的棘手問題，是普遍存在的。企業(yè)是一個有機(jī)的整體，企業(yè)中的各個部門的工作是彼此聯(lián)系、相互影響的，都是不可忽視的環(huán)節(jié)。不論哪個環(huán)節(jié)失誤都會引起一連串的麻煩和問題。如果把企業(yè)這些環(huán)環(huán)相扣，互有影響的工作都按照一定的規(guī)律、方法和手段管理好，對企業(yè)所有資源進(jìn)行科學(xué)的調(diào)配和計劃，并得到充分地利用，以上所出現(xiàn)的問題就能夠得到有效的控制和解決。從上述的分析來看，一個最突出的問題是，在即將進(jìn)入WTO的今天，企業(yè)的生存和發(fā)展面臨著空前的機(jī)遇和極大的挑戰(zhàn)。要想獲得更大的生存和發(fā)展空間，企業(yè)就必須用新的思維、新的觀念、新的方式來應(yīng)對外部競爭和內(nèi)部管理兩大挑戰(zhàn)。特別是要充分的認(rèn)識到：企業(yè)資源充分地利用就是為企業(yè)創(chuàng)造最大的財富。第一章ERP基礎(chǔ)知識一、與ERP有關(guān)的主要管理概念1.供需鏈：供需鏈?zhǔn)菄@核心企業(yè)，通過對信息流、物流、資金流的控制，從采購原材料開始，制成中間品以及最終產(chǎn)品，最后由銷售網(wǎng)絡(luò)把產(chǎn)品送到消費者手中的將供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)和最終用戶等連成一個整體的功能網(wǎng)絡(luò)鏈序列。不同公司的供需鏈可能因其經(jīng)營性質(zhì)而有所差異，鏈中的企業(yè)是相互依賴又相互制約的，鏈上的任何一個變動，都將影響整個供需關(guān)系。2.增值鏈：增值鏈?zhǔn)且环N概念模型，把產(chǎn)品開發(fā)、供應(yīng)、生產(chǎn)、營銷、市場服務(wù)支持等一系列的環(huán)節(jié)看成一個整體，使企業(yè)從系統(tǒng)的觀點出發(fā)，思考產(chǎn)品的增值過程。一方面要根據(jù)客戶的需求不斷增加產(chǎn)品的技術(shù)含量和附加值，另一方面同時要不斷消除客戶所不愿意支付的一切勞動與浪費，使投入市場的產(chǎn)品，同競爭對手相比，能為客戶帶來真正的效益和滿意的價值，使客戶認(rèn)可的價值大大超過總成本，為企業(yè)帶來應(yīng)有的利潤。同競爭對手相比，為客戶帶來更高的價值，是企業(yè)的重要經(jīng)營戰(zhàn)略。這里強(qiáng)調(diào)的總成本，是因為增值作業(yè)和無效作業(yè)經(jīng)常是有關(guān)聯(lián)的，而且往往無效作業(yè)超過了一個允許的范圍。下游出現(xiàn)無效作業(yè)，可能要向上游方向追溯才能找出原因。要從供需鏈管理的理念出發(fā)，分析各個合作伙伴的價值鏈，進(jìn)行優(yōu)化和協(xié)調(diào)，實現(xiàn)合作與競爭。3.JIT（準(zhǔn)時生產(chǎn)制）：JIT是日本豐田汽車公司發(fā)明的一種生產(chǎn)方式。按照這種生產(chǎn)方式，生產(chǎn)過程中的商品運動時間與供應(yīng)商的交貨時間經(jīng)過仔細(xì)安排，在作業(yè)過程中的每一步，下一批（通常批量很?。┒紩≡谇耙慌鷦偨Y(jié)束時間到達(dá)，因此才稱之為“準(zhǔn)時”。這樣就不存在等候加工的空閑，也沒有等待加工的空閑人員和設(shè)備。4.精益生產(chǎn)（LeanProdction）：精益生產(chǎn)是JIT的延續(xù)。這一新的生產(chǎn)方式強(qiáng)調(diào)的是質(zhì)量、柔性、縮短時間和協(xié)同工作。這一方式導(dǎo)致了組織結(jié)構(gòu)的扁平狀，管理層次較少。精益生產(chǎn)可以使用比大量生產(chǎn)系統(tǒng)較少的資源（較少的作業(yè)空間、庫存和人員，生產(chǎn)出同樣多的產(chǎn)品），它集中了大量生產(chǎn)（高產(chǎn)量、低成本）和手工藝生產(chǎn)（品種多和柔性）的優(yōu)點。精益生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量要優(yōu)于大量生產(chǎn)的產(chǎn)品。5.敏捷制造（AgileManufacturing）：敏捷制造是一種以速度和柔性為重點的生產(chǎn)方式。企業(yè)對需求量、產(chǎn)品構(gòu)成和產(chǎn)品設(shè)計變化的快速適應(yīng)能力已成為主要的競爭戰(zhàn)略。它的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是信息的快速收集與及時處理。所謂敏捷制造，美國把它確定為制造企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。敏捷制造的基本思想是市場發(fā)展變化的速度太快了，企業(yè)必須提高敏捷性，否則在就難以生存。6.約束理論（TheoryofConstraints）：TOC是在優(yōu)化技術(shù)OPT的基礎(chǔ)發(fā)展起來的，它是一種能力管理和現(xiàn)場作業(yè)管理的哲理，把重點放在瓶頸工序上，保證瓶頸工序不發(fā)生停工待料，提高瓶頸工作中心的利用率，從而得到最大的有效產(chǎn)出。約束是多方面的，有市場、物料、能力、工作流程、資金、體制、員工行為等。其中，市場、物料和能力是主要約束。7.BPR（企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組）：BPR就是“從根本上的重新考慮并重新設(shè)計業(yè)務(wù)流程，以實現(xiàn)在關(guān)鍵的業(yè)績上，如成本、質(zhì)量、服務(wù)和響應(yīng)速度，取得突破性的進(jìn)展”。其目的是簡化流程，降低無效勞動，提高企業(yè)應(yīng)變能力。8.資源：資源就是涵蓋了所有與企業(yè)供需鏈相關(guān)的資金、物質(zhì)、技術(shù)、人力、管理、供貨方、客戶等等的信息數(shù)據(jù)。二、ERP的管理思想要全面了解ERP的管理思想，首先從供需鏈管理與其它相關(guān)管理思想的關(guān)系入手，因為供需鏈?zhǔn)荅RP的核心思想。1.供需鏈管理與精益生產(chǎn)：為了保持和擴(kuò)大市場份額，企業(yè)必須能夠直接同消費者溝通信息，掌握市場和消費者的動態(tài)，建立穩(wěn)定的銷售渠道和客戶關(guān)系，并以此作為市場開拓、產(chǎn)品開發(fā)、品種增加、和不斷改進(jìn)的主要依據(jù)。為了保證產(chǎn)品的質(zhì)量和技術(shù)含量，必須有能提供優(yōu)質(zhì)原材料和高性能配套件的供應(yīng)商。企業(yè)同其銷售代理、客戶和供應(yīng)商的關(guān)系，已不再是簡單的業(yè)務(wù)往來，而是利益休戚相關(guān)的合作伙伴關(guān)系，這是現(xiàn)代管理觀念的重大轉(zhuǎn)變。這種伙伴關(guān)系組成了一個企業(yè)的供需鏈，是“精益生產(chǎn)”的核心思想。2.供需鏈管理與敏捷制造：當(dāng)遇到有特定市場和產(chǎn)品的所謂“個性化需求”時，企業(yè)自身的資源不能滿足這類新產(chǎn)品開發(fā)的要求時，企業(yè)會組織一個由特定的供應(yīng)和銷售渠道組成的短期或一次性的供需鏈，形成“動態(tài)聯(lián)盟”（或稱“虛擬工廠”），把供應(yīng)和協(xié)作單位（包括產(chǎn)品研究開發(fā)）看成是虛擬企業(yè)的組成部分，運用“同步工程”，用最短的時間將新產(chǎn)品打入市場。這是“敏捷制造”的核心思想。3.供需鏈管理和約束理論（TOC）：在供需鏈上，必然會有一些制約因素影響各種信息流的暢通，這些制約因素可以是物料供應(yīng)、各類能力資源、市場、運輸、甚至是管理和機(jī)制的制約。為了達(dá)到企業(yè)的整體目標(biāo)，必須消除這些制約因素的約束，從而要用到約束理論（TheoryofConstrain）。要看到，供需鏈的“強(qiáng)度”是由眾多鏈環(huán)中最薄弱的一環(huán)決定的，找出薄弱環(huán)節(jié)并加強(qiáng)之，就等于加強(qiáng)了整個供需鏈的競爭力。它的著眼點，不僅僅是企業(yè)內(nèi)部，而是面向供需鏈尋求解決方案。如此周而復(fù)始，不斷進(jìn)步。這是約束理論在供需鏈管理中的應(yīng)用。4.供需鏈管理與全面質(zhì)量管理（TQC）：全面質(zhì)量管理是面向客戶的質(zhì)量管理，質(zhì)量不是一次性的“驗收”，而是持續(xù)不斷改進(jìn)。今天的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)會隨著客戶期望值的提高而過時。全面質(zhì)量管理的觀念是：下道工序是上道工序的客戶，“客戶滿意”是質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量是生產(chǎn)出來的，要在物流過程中控制質(zhì)量，在供需鏈的每一個環(huán)節(jié)：從產(chǎn)品開發(fā)、供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售、運輸?shù)绞酆蠓?wù)全面控制質(zhì)量，爭取實現(xiàn)最大的客戶滿意度。5.供需鏈管理與準(zhǔn)時制生產(chǎn)（JIT）：JIT的哲理是任何企業(yè)都必須遵守的。供需鏈管理同樣要遵守準(zhǔn)時制生產(chǎn)的哲理，從一個企業(yè)的范圍擴(kuò)大到整個供需鏈上的各個環(huán)節(jié)，都要杜絕一切無效作業(yè)與浪費，控制庫存和成本，縮短生產(chǎn)周期。JIT同TQM是密不可分的，不實現(xiàn)TQM就談不到JIT。對供需鏈上各種“流”的不斷優(yōu)化，就是體現(xiàn)JIT另一個重要的哲理：“進(jìn)取不懈”。市場競爭是無止境的，改革也沒有口號。綜上所述，ERP思想的核心是供需鏈管理，同時，還要體現(xiàn)精益生產(chǎn)、敏捷制造的精神。而且，實現(xiàn)ERP必然要結(jié)合全面質(zhì)量管理（TQM）以保證質(zhì)量和客戶滿意度；結(jié)合準(zhǔn)時制生產(chǎn)（JIT）以消除一切無效勞動與浪費，降低庫存和縮短交貨期；它還要根據(jù)約束理論（TOC）的原理和方法來定義供需鏈上的瓶頸環(huán)節(jié)，消除制約因素來擴(kuò)大企業(yè)供需鏈的有效產(chǎn)出。三、ERP的基本原理ERP的基本原理就是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一個緊密連接的供需鏈，其中包括供應(yīng)商、制造工廠，分銷網(wǎng)絡(luò)和客戶。并以極力提高客戶滿意度為目標(biāo)不斷進(jìn)行優(yōu)化“供需鏈管理”，使企業(yè)整體資源的利用最大化，使企業(yè)滿足市場需求最大化，使企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益最大化。供需鏈管理需要將先進(jìn)的管理思想融合進(jìn)來，如第一章第二節(jié)ERP的管理思想所介紹的那樣，才能使企業(yè)的所有資源得到科學(xué)計劃和配置。供需鏈管理需要一系列支持因素。諸如知識、人才、技術(shù)、產(chǎn)品開發(fā)、工藝、質(zhì)量、資本運作、服務(wù)、信息以及各種資源等等。這些因素，歸結(jié)起來，就是知識管理、人力資源管理、全面質(zhì)量管理、資本運營管理和電子商務(wù)等等。這是ERP在MRPⅡ的基礎(chǔ)上與MRPⅡ不同的主要方面。第二章ERP主要管理內(nèi)容