國家標準《文件管理》部分解讀

經過三年的國際標準化研究和論證，第一個關于文件管理的國際標準于2001年9月15日宣布。該標準編號為ISO15489，由國際標準化組織的信息與文獻技術委員會（ISO/TC46）下設的檔案/文件管理分委員會（SC11）起草。該標準草案的初稿于1997年發(fā)布，定稿于2000年5月發(fā)布。經所有成員團體對該標準定稿及其技術報告的投票表決，該標準于2001年9月作為國際標準正式發(fā)布。該標準由兩部分組成：通用原則ISO15489-1和技術報告ISO/TR15489-2。ISO15489-1是對文件最優(yōu)化管理的原則和要求的描述，可以為所有國家所接受；ISO/TR15489-2則是文件管理原則的應用指南，它列出了符合該標準的可供選擇的最優(yōu)化文件管理程序和管理方法，各個國家和機構可以根據(jù)實際情況有針對性地選用。標準物質的主要內容通用原則ISO15489-1由11個部分構成，其內容簡要介紹如下：1規(guī)范文件管理該標準適用于任何公共機構或私人機構或個人在進行活動過程中形成或收到的所有格式和/或載體的文件的管理。標準為機構確定文件的管理職責、管理方針、管理程序、管理系統(tǒng)和管理流程提供指導；支持質量管理框架，提供符合ISO9000和ISO14000的文件管理指導；為文件系統(tǒng)的設計和實施提供指導。2iso15499-ss1cISO15489同已有的標準保持了高度的一致性，如ISO9000系列質量管理標準以及ISO14000系列環(huán)境管理標準。同時ISO15489還引用了下列標準中的一些條款：ISO5127，信息與文獻———詞匯；ISO9001，質量管理體系———要求；ISO14001，環(huán)境管理體系———使用說明。3第二聲術語的范圍該部分對一些常用術語進行了定義，大致包括21條術語，所列出的術語不是很詳盡。因為不同國家對同一術語的定義及解釋存在較大差異，而且很難達成一致，為了能為世界上的100多個國家所接受，該標準收錄了那些被大多數(shù)國家認可的術語。4信息價值和價值該部分著重介紹了機構內文件管理的內容及其對機構的重要意義。強調了文件對機構的重要證據(jù)價值和信息價值。文件對機構的意義可以從行政管理、財務活動、業(yè)務活動、法律活動和社會活動等對文件的需求體現(xiàn)出來，根據(jù)ISO15489的要求制定的文件管理規(guī)劃可以在以下一些方面顯示出優(yōu)勢：提供服務、制定政策、管理決策、訴訟支持和風險管理以及維護機構的記憶。5國家和地方法規(guī)規(guī)章制度環(huán)境體系不僅包括與機構及其業(yè)務有關的國家法律、條例和規(guī)章，國際條例和規(guī)則、行業(yè)準則、國家或地方標準及機構內部規(guī)定；而且還包括與文件、檔案、利用、隱私、證據(jù)、電子商務、數(shù)據(jù)保護和信息相關的法律和法規(guī)。文件管理應保證文件的捕獲和保管能有足夠的證據(jù)證明機構的活動遵守了有關規(guī)章制度的要求并實現(xiàn)了其承諾。6關于責任分工及承諾方針制定的目標是形成并保存真實、可靠和可用的文件，以便在整個文件保管期限內能對業(yè)務職能和活動提供支持。方針的貫徹實施涉及機構上下各層次各類人員的文件管理職責分工及承諾。文件管理職責應該由機構內所有員工分擔，而不僅僅由文件管理人員負責，各類人員均有各自的文件管理職責和任務。7文件管理規(guī)劃這部分是該標準中很重要的一部分，主要規(guī)定了文件管理規(guī)劃的內容以及文件管理對文件特點的要求。解釋了文件的真實性、可靠性、完整性和可利用性含義并闡明了它們對文件管理的要求。8系統(tǒng)設計方案的確定文件系統(tǒng)應該具備五個方面的特點：可靠性、完整性、一致性、全面性和系統(tǒng)性。文件系統(tǒng)的建立實施涉及對文件事務的記錄、物理存儲載體及其保護、分布式管理、轉移和遷移、存取、檢索和利用、保管和處置等文件管理業(yè)務。文件系統(tǒng)設計與實施的方法，總共有8個步驟：初步調查，業(yè)務活動分析，確定文件要求，對現(xiàn)存系統(tǒng)進行評估，確定符合文件要求的戰(zhàn)略，設計文件系統(tǒng)，實施文件系統(tǒng)，檢查運行情況。技術報告中提供了進一步的詳盡的實施步驟。9文件的整體要求⑴確定文件捕獲范圍：判斷哪些記錄應該進入到文件系統(tǒng)。⑵確定文件的保管期限。⑶文件捕獲：將文件捕獲到文件系統(tǒng)中的目的是為了確定形成文件的業(yè)務背景，并與其他文件建立聯(lián)系。捕獲文件的方法如下：分類和標引、對文件進行實體或邏輯上的整理、登記、元數(shù)據(jù)控制。⑷登記：登記的主要目的是為了證明文件已經形成并進入到文件系統(tǒng)中，登記的另一主要益處是便于檢索。⑸分類：對業(yè)務活動中形成的文件進行分類，同時也包括分類體系的制定，進行詞匯控制、標引、數(shù)字及代碼的配置。⑹存儲和保管：應該確保文件在保管期限內的可利用、可靠、真實，在文件的整個生命周期中都存在維護、保管和存儲的問題。⑺利用：由于文件中可能含有個人、商業(yè)或業(yè)務方面的敏感信息，因此機構應該對利用權限和利用條件做出正式規(guī)定。在一些情況下，利用時不允許公開元數(shù)據(jù)或關于文件的信息。同時還規(guī)定要保證加密文件在需要或授權情況下是可以閱讀的。⑻跟蹤：跟蹤既包括行動跟蹤也包括存放跟蹤。行動跟蹤是對業(yè)務的執(zhí)行時間加以限制并監(jiān)控行動的過程。存放跟蹤是為了確保在需要時，能夠查到所需文件。⑼處置：對文件的處置是指在日常業(yè)務活動中從操作系統(tǒng)中刪除文件的工作，只有在下列條件下，才能實施處置行為：不再需要文件或需要文件作為證據(jù)的工作已完成，法律訴訟已結束。⑽對文件管理過程的記錄：文件管理的立法、標準、方針制定及決策過程都應記錄下來，作為文件管理的依據(jù)，便于實施、評估，審核和測試有關管理方法和要求。10對熱壓進行承諾監(jiān)控為了確保文件系統(tǒng)的程序和運行過程符合機構的方針和要求，達到預期效果，要定期對文件系統(tǒng)進行承諾監(jiān)控。要根據(jù)文件管理的不同環(huán)節(jié)的預期效果定期對文件程序運行的有效性進行審核。11標準的技術報告部分為通用原則的實施提供指導和方法，有待進一步優(yōu)化遵循本國際標準的機構應該建立培訓規(guī)劃，基礎標準中沒有詳細涉及培訓內容，技術報告對培訓進行了詳盡的闡述。標準的技術報告部分為通用原則的實施提供了應用指導和具體方法，它的篇幅幾乎相當于通用原則的兩倍。在制定具體的文件管理規(guī)劃時，要考慮國家標準、國家法律以及其他一些相關因素。技術報告主要是配合通用原則而制定的，因此在基本條款的編寫上與通用原則相同，只是沒有引用標準和術語及定義兩部分。文件管理責任及要求1．該標準為文件的管理提供了一種最優(yōu)化管理的模式和文件管理的行業(yè)規(guī)范。體現(xiàn)在三個方面：管理的結果是提供真實、可靠、完整和可用的文件；文件的管理過程是高效率和高效益；管理的服務是保證文件系統(tǒng)的可靠性、完整性、一致性、全面性和系統(tǒng)性，使用戶滿意。2．該標準中文件管理的工作環(huán)境是文件的形成機構而非檔案館或檔案行政機關。3．該標準中文件管理的主要針對對象是電子文件，雖然標準旨在適用于一切文件。4．該標準中文件管理過程的控制應用了文件連續(xù)體管理思想、以用戶為核心的服務戰(zhàn)略、全面質量管理、知識管理、文件管理規(guī)劃、檔案化管理、全程控制、前端控制、文件管理承諾、文件管理合同制、文件管理外包制等最優(yōu)化管理理念與方法。5．該標準中文件管理的責任者不僅包括文件管理人員而且還包括機構的業(yè)務管理人員、信息管理人員、技術管理人員以及其他形成和保管文件及信息的一切人員。文件管理責任的分工與實施采用了供應鏈、工作流程與跨職能部門團隊合作和伙伴參與等先進的管理方式。6．該標準強調文件管理的用戶滿意在于文件服務對機構的職能、活動和事務的需求滿足，為業(yè)務提供證據(jù)和信息，支持機構的法律、規(guī)章制度執(zhí)行與承諾，滿足業(yè)務要求和責任要求及減少機構風險。7．該標準中元數(shù)據(jù)的概念有了更為準確的解釋，元數(shù)據(jù)是描述文件的背景、內容、結構及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。新的元數(shù)據(jù)定義及管理要求有力地維護了文件真實性、可靠性、完整性和可用性。8．該標準支持ISO9000系列標準和法律規(guī)章制度環(huán)境，同信息與文獻的國際標準兼容。其突出貢獻是使文件的管理過程及控制方法系統(tǒng)化、制度化、規(guī)范化與常規(guī)化，使文件管理過程始終處于受控狀態(tài)。9．該標準強調文件管理是機構管理、規(guī)劃及業(yè)務活動的有機組成，文件管理對機構的可持續(xù)發(fā)展具有不可忽略重要