企業(yè)員工人力資源檔案的建立與應(yīng)用探討賈亞洲，張江珊2（1.蘭州大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院，甘肅蘭州730000；2.揚(yáng)州大學(xué)社會(huì)發(fā)展學(xué)院，江蘇揚(yáng)州225009）一、人事檔案與企業(yè)員工人力資源檔案人事檔案是指我國(guó)各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中起來的以備日后查考的文件材料。依據(jù)人們社會(huì)分工的不同，人事檔案可分為干部檔案、工人檔案、軍人檔案以及學(xué)生檔案等種類，其主要內(nèi)容包括履歷、鑒定、考核、工資、職務(wù)、職稱、學(xué)位等情況的真實(shí)記錄。與人事檔案相比較，企業(yè)員工人力資源檔案有兩個(gè)比較顯著的特點(diǎn)：首先，企業(yè)員工人力資源檔案的機(jī)密性不如人事檔案強(qiáng)。企業(yè)人力資源檔案除了對(duì)企業(yè)外部保密以外，企業(yè)人力資源部門、各相關(guān)管理人員以及員工本人都可以自由查閱自己的人力資源檔案，以使企業(yè)和員工本人對(duì)員工的個(gè)人素質(zhì)、培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰等情況都有一個(gè)系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)和了解，服務(wù)于企業(yè)的人力資源工作。其次，不強(qiáng)調(diào)原始記錄性，這是企業(yè)員工人力資源檔案與人事檔案的一個(gè)重要區(qū)別。當(dāng)然，這里并不是從概念上否認(rèn)檔案的原始記錄性。不強(qiáng)調(diào)原始記錄性，并非沒有原始記錄，而是指只要被企業(yè)核實(shí)是反應(yīng)員工真實(shí)情況的相關(guān)材料，即使不是原始記錄，如傳真、復(fù)印件等，也可被歸入員工人力資源檔案，服務(wù)于企業(yè)的人力資源開發(fā)和利用。因之，我們可在此基礎(chǔ)上界定出企業(yè)員工人力資源檔案的定義，即企業(yè)人力資源部門主要以員工個(gè)人為單位收集的，員工從進(jìn)入企業(yè)前的面試一直到他離開這個(gè)企業(yè)的整個(gè)過程中所形成的，與企業(yè)人力資源工作有關(guān)并對(duì)員工的人力資源開發(fā)與利用有一定作用的文件材料。二、企業(yè)員工人力資源檔案的主要內(nèi)容1.員工的測(cè)試與甄選材料?，F(xiàn)代企業(yè)招聘員工一般都要經(jīng)過層層篩選，采用多種方法對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行考核。一旦一個(gè)應(yīng)聘人員被企業(yè)錄用，企業(yè)面試考核小組對(duì)應(yīng)聘人員儀容儀表、應(yīng)變能力、表達(dá)能力、判斷分析能力以及其它考核項(xiàng)目的評(píng)語(yǔ)、鑒定等材料，在經(jīng)人力資源部門整理以后，應(yīng)該歸入企業(yè)員工人力資源檔案。如果企業(yè)對(duì)應(yīng)聘者有筆試考核，筆試成績(jī)與試卷等資料也應(yīng)歸檔保存。2.員工基本情況檔案。這里主要是指有關(guān)員工的受教育狀況、專業(yè)知識(shí)、能力特長(zhǎng)、政治面貌、身體狀況、業(yè)余愛好、家庭情況等基本資料。有些資料企業(yè)可能無(wú)法保存原件，如員工的學(xué)位學(xué)歷證書、黨團(tuán)資料、職業(yè)技能資格證書等，但是企業(yè)人力資源部門在核實(shí)這些資料以后，必須對(duì)每個(gè)員工建立起相應(yīng)的基本情況檔案。3.員工培訓(xùn)檔案。員工培訓(xùn)檔案至少應(yīng)該包括以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是以員工本人為主擬定、經(jīng)員工本人上級(jí)認(rèn)可、并交企業(yè)人力資源部門備案的員工個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃；二是由企業(yè)人力資源部門根據(jù)員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展、人才需求以及員工培訓(xùn)規(guī)劃而制定的員工培訓(xùn)和使用資料。檔案中不僅應(yīng)包括員工本人的工作經(jīng)歷，還要包括本人參加各種培訓(xùn)活動(dòng)的詳細(xì)記錄，如：何時(shí)、在何地參加過何種培訓(xùn)；本人學(xué)習(xí)的收獲、體會(huì)及對(duì)其的考核評(píng)語(yǔ)；本人當(dāng)時(shí)的工作崗位和要求；本人近期和今后發(fā)展目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的具體計(jì)劃和措施(如要求參加本企業(yè)或外單位舉辦的培訓(xùn)班，或者希望到大學(xué)深造)等。4.員工績(jī)效檔案。員工績(jī)效是指經(jīng)過企業(yè)評(píng)價(jià)的員工工作行為、方式及其結(jié)果。員工績(jī)效全面反映了企業(yè)對(duì)員工的認(rèn)可程度，或者說是員工的表現(xiàn)被企業(yè)認(rèn)可的程度，績(jī)效評(píng)價(jià)材料不能僅僅用于當(dāng)期的獎(jiǎng)勵(lì)、表?yè)P(yáng)、晉升或者獎(jiǎng)金發(fā)放，過后就棄置不顧，而必須作為重要的人力資源檔案保存下來。員工績(jī)效檔案主要包括績(jī)效考核表，員工的自我鑒定和上級(jí)鑒定，考核面談情況記錄，員工受到的表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)以及處分情況等材料。三、企業(yè)員工人力資源檔案的應(yīng)用完善的企業(yè)員工人力資源檔案將為企業(yè)各項(xiàng)人力資源工作提供一個(gè)友好的基礎(chǔ)信息平臺(tái)。具體來說，員工人力資源檔案主要有以下幾個(gè)方面的作用。1.分析企業(yè)現(xiàn)有人力資源的整體優(yōu)勢(shì)與不足。全面、翔實(shí)的員工人力資源檔案可以使企業(yè)對(duì)內(nèi)部人力資源狀況有一個(gè)比較準(zhǔn)確的分析和判斷，從而提高企業(yè)人力資源需求預(yù)測(cè)和戰(zhàn)略規(guī)劃的科學(xué)化與規(guī)范化程度。企業(yè)許多其它計(jì)劃的制定也必須依賴對(duì)內(nèi)部人力資源狀況的準(zhǔn)確判斷，企業(yè)的新產(chǎn)品開發(fā)、市場(chǎng)拓展、培訓(xùn)等計(jì)劃之所以失敗，往往也不是因?yàn)閳?zhí)行過程存在問題，而是由于計(jì)劃的制定沒有考慮到與企業(yè)當(dāng)時(shí)的人力資源狀況保持吻合。2.分析企業(yè)員工個(gè)體的優(yōu)勢(shì)與不足。通過對(duì)員工人力資源檔案中個(gè)人基本情況、績(jī)效和培訓(xùn)情況的分析，可以清楚了解每一個(gè)員工的長(zhǎng)處和短處，對(duì)于企業(yè)的人職匹配、員工晉升、企業(yè)人事的調(diào)整與任免具有重要參考作用，有助于最大限度的發(fā)揮人力資源的效用，促進(jìn)企業(yè)人力資源的內(nèi)部合理配置。3.幫助員工制定個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。員工人力資源檔案記載了員工在企業(yè)的成長(zhǎng)軌跡，記載了員工取得的成績(jī)，也記載了他的失敗以及他失敗的原因，這些資料可以幫助人力資源部門全面分析員工的思想、文化、心理和業(yè)務(wù)素質(zhì)，分析員工的職業(yè)發(fā)展?jié)摿?，幫助員工制定科學(xué)、合理的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，使員工能夠在企業(yè)最大程度的發(fā)揮自己的工作潛力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和員工自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。4.有利于對(duì)員工進(jìn)行個(gè)性化的激勵(lì)和管理。以人為本是現(xiàn)代社會(huì)的核心理念，而對(duì)員工進(jìn)行個(gè)性化的激勵(lì)與管理是企業(yè)貫徹這一理念的一個(gè)重要方法和手段。通過員工基本情況檔案，企業(yè)可以針對(duì)每一員工的發(fā)展層次、現(xiàn)實(shí)需要、個(gè)人偏好以及家庭困難等情況，采取不同的激勵(lì)與管理方法，從而最大限度的滿足員工的需要。企業(yè)由于對(duì)員工的充分了解，也減少了在激勵(lì)上由于信息不對(duì)稱造成的成本損失。一些企業(yè)采取的行之有效的個(gè)性化“情感激勵(lì)”和管理方法，如員工生日祝賀、贍養(yǎng)老人補(bǔ)貼、托兒福利等，是必須建立在充分了解員工個(gè)人基本情況基礎(chǔ)之上的，而員工人力資源檔案的建立與完善可以幫助企業(yè)很好的實(shí)現(xiàn)這一目的。參考文獻(xiàn)：【1】關(guān)付生.企業(yè)人力資源檔案的建立及其作用【J】.市場(chǎng)研究，1999（08）：22-23.【2】尚玉青.加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理【J】.冶金叢刊，1999，（02）：43-44.【3】柳小玲，鄭連榮.企業(yè)人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)【J】.華北電業(yè)，2002，（04）：28.【4】靳淑明.企業(yè)人事檔案管理與人力資源開發(fā)【J】.中國(guó)檔案，2003，（05）：86【5】陸偉鋒，田紅敏.人事檔案管理與人力資源開發(fā)芻議【J】.企業(yè)經(jīng)濟(jì)，2003，（05）：185-186.【6】李瑩，李虹，隋文萍.人事檔案與人力資源開發(fā)【J】.山東農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2003，（02）：93.StudyonEstablishmentandApplicationofEmployee'sHumanResourceArchivesJIAYa-zhou1，ZHANGJiang-shan2(1.SchoolofEconomics，LanzhouUniversity,Lanzhou730000,China；2.Sch