YDQM程序文件文件編號YDQM-CX-4.2.3編制日期2013.02.20文件控制程序版本/修改碼A/0頁碼第3頁共6頁天津市遠徳汽車貿易有限公司1目的 對本公司質量管理體系所要求的所有文件予以控制，確保各相關部門使用文件為有效版本。2范圍適用于與質量管理體系有關的所有文件，包括外來文件。3職責3.1總經理對所有質量管理體系文件的充分性和適宜性負責；3.2管理者代表負責組織體系文件的編制和修訂工作，負責組織相關文件的評審及檢查工作；3.3管理部負責質量管理體系文件的歸口管理，包括外來文件的管理；3.4各部門負責本部門文件的日常管理，并確保使用適用文件的有效版本。4工作程序文件控制流程圖：附后。4.1文件的分類本公司的質量管理體系包括或涉及以下類別的文件：4.1.1公司內部編制的文件包括：第一層次：包含質量方針和質量目標的《質量管理手冊》；第二層次：程序文件（ISO9001:2008標準所要求的程序文件，以及公司為確保各過程的有效策劃、運行和控制而編制的程序文件）；第三層次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理規(guī)定等；技術性文件：如檢驗規(guī)程、操作規(guī)程、技術標準、作業(yè)指導書等。第四層次：各種記錄格式。記錄格式編制及修改按本程序進行控制，一般隨相關文件一同審批。記錄格式填寫后形成的記錄，依據(jù)《記錄控制程序》進行管理。4.1.2本公司相關的外來文件，主要包括：有關法律法規(guī);相關國家、地方及行業(yè)標準；上汽-大眾各類管理及技術文件；其它適用的外來文件。各類適用的外來文件雖不屬本公司編制，但本公司各部門均應對其進行有效控制，并遵照執(zhí)行。4.1.3文件的形式主要是書面和電子版兩種，本公司應對各種媒體形式的文件進行有效控制。4.2文件的編制和審批4.2.1文件編制和審批的權限本公司的質量方針、質量目標由總經理主持制定并批準發(fā)布；《質量管理手冊》由管理者代表組織管理部等相關部門共同編寫，管理者代表審核，經總經理批準后發(fā)布；程序文件由各相關職能部門編寫，經管理者代表審核，總經理批準后發(fā)布；支持性文件由職能部門編寫，部門負責人審核，總經理批準。記錄格式隨相關文件一同審批。記錄表格的使用和管理，執(zhí)行《記錄控制程序》。4.2.2負責文件審批的人員，應對文件的符合性、充分性、適宜性以及文件間的協(xié)調性負責，審批時填寫《文件審批表》，以作為審批的證據(jù)。文件審批時，同時確定文件的發(fā)放范圍。（在各個文件封面上審批簽字也可。）4.3文件的編號規(guī)則4.3.1《質量管理手冊》、程序文件、與質量管理體系有關的相關文件編號、質量記錄編號執(zhí)行《文件編號原則》。4.3.2外來文件編號按下述規(guī)定：外來文件采用原文件號；屬國家標準等外來文件用原編號。4.4文件的版本及修訂狀態(tài)4.4.1版本號的管理文件換版后，該文件的版本號應更新。本公司《質量管理手冊》及程序文件的版本號以英文字母A、B、C…表示，A為第一版，B為第二版，依次類推；4.4.2修訂狀態(tài)的管理文件作了修改但未換版時，應標識修訂狀態(tài)。修訂狀態(tài)的序號以阿拉伯數(shù)字0、1、2……表示，0為原版未修訂，l為第一次修訂，依次類推。4.6.3文件的作廢及銷毀文件經多次更改或大幅度修改時，應該換版，原版文件作廢。作廢文件需要銷毀，管理部填寫《文件/記錄銷毀登記表》，由管理者代表簽字同意后，由管理部統(tǒng)一銷毀。因任何原因需將作廢文件保留時，應經管理者代表同意，并蓋“作廢保留”章以示區(qū)別。4.7文件管理的監(jiān)督檢查管理者代表應組織管理部等相關人員，定期對文件管理等體系的主要過程進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題責成相關部門整改。5相關文件序號文件名稱文件編號責任部門備注1記錄控制程序HWMD-CX-4.2.4管理部2文件管理制度HWMD-GL-4.2.3-01管理部3文件編號原則HWMD-GL-4.2.3-02管理部6相關記錄序號記錄名稱記錄編號保存期責任部門備注1文件審批表JL-4.2.3-01三年管理部2文件發(fā)放/回收記錄表JL-4.2.3-02三年管理部3文件更改申請單JL-4.2.3-03三年管理部4受控文件清單JL-4.2.3-04三年管理部5文件/記錄銷毀登記表JL-4.2.3-05三年管理部6收文登記表JL-4.2.3-06三年管理部7外來文件清單JL-4.2.3-07三年管理部8文件資料借用登記表JL-4.2.3-08三年管理部9文件評審記錄JL-4.2.3-09三年管理部

文件控制流程圖責任部門/人流程說明相關部門管理者代表、總經理管理部管理部各部門相關部門相關部門/管理部管理部管理部N銷毀舊版/頁換版/頁時是否保留Y標識實施更改作廢更改申請更改審批獲取外來文件識別YN是否批準標識YN實施與管理評審是否適用發(fā)放與登記審批文件編制N銷毀舊版/頁換版/頁時是否保留Y標識實施更改作廢更改申請更改審批獲取外來文件識別YN是否批準標識YN實施與管理評審是否適用發(fā)放與登記審批文件編制《質量管理手冊》由管理部