圖書館業(yè)務(wù)外包的現(xiàn)狀與發(fā)展

20世紀(jì)80年代，企業(yè)的外部管理方法受到了創(chuàng)新。進入20世紀(jì)90年代后,西方圖書館界吸收和采用了Outsourcing方法將一些非核心功能交給社會機構(gòu)來完成,以便集中自身力量搞好核心功能的工作。1993年美國懷特州立大學(xué)圖書館決定把全部編目業(yè)務(wù)外包給OCLCTechPro后,引起了關(guān)于編目業(yè)務(wù)外包的價值、質(zhì)量的熱烈討論。上世紀(jì)90年代后期,業(yè)務(wù)外包在我國圖書館界得到了一定的應(yīng)用,但我國在這方面的嘗試范圍十分有限,項目明朗、內(nèi)容規(guī)范地實現(xiàn)業(yè)務(wù)外包在近幾年才出現(xiàn)。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會分工的不斷細(xì)化,一些專業(yè)公司和書商已開始從事與圖書館業(yè)務(wù)相關(guān)的服務(wù),逐步具備承包圖書館部分業(yè)務(wù)的能力,為圖書館業(yè)務(wù)外包奠定了基礎(chǔ)。近幾年,由于高校擴招,短期內(nèi)猛增的館藏使得很多高校圖書館實行了編目業(yè)務(wù)的外包。華南理工大學(xué)圖書館于2005年5月也開始采用編目業(yè)務(wù)外包形式。1實施圖書分發(fā)業(yè)務(wù)的背景1.1節(jié)省成本,縮短時間圖書編目業(yè)務(wù)外包是國外圖書館業(yè)務(wù)外包常用且最具成效的項業(yè)務(wù)。這主要是由于編目業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)重、組織龐大且效率不顯著,加上原始編目費用昂貴,而大多數(shù)圖書館往往都存在人力不足和經(jīng)費短缺等問題。編目外包在不降低質(zhì)量的前提下節(jié)省了開支,縮短了加工時間,解決了諸如待編圖書積壓過多,編目員工作負(fù)荷太重等問題。通過合約的形式將編目業(yè)務(wù)外包,既可解決人力不足的問題,加快圖書上架的速度,使人力專注于核心業(yè)務(wù)發(fā)展,進而提高服務(wù)質(zhì)量,又可使管理者減少過多的內(nèi)部業(yè)務(wù)監(jiān)督,而專心于核心業(yè)務(wù)的經(jīng)營,從而獲得更多的競爭優(yōu)勢。1.2cali-反應(yīng)—圖書編目的規(guī)范化是編目業(yè)務(wù)外包的基礎(chǔ)隨著我國圖書館事業(yè)的不斷進步,館際交流成為圖書館業(yè)務(wù)的一項重要內(nèi)容,于是統(tǒng)一圖書著錄的標(biāo)準(zhǔn)成為圖書館發(fā)展的迫切需要。中國高等教育文獻保障系統(tǒng)(ChinaAcademicLibrary&InformationSystem,簡稱CALIS),是由教育部立項,經(jīng)國家計委批準(zhǔn)的我國高等教育“211工程”兩個公共服務(wù)體系的建設(shè)項目之一。CALIS的服務(wù)功能之一是聯(lián)機合作編目。目前CALIS聯(lián)機合作編目中心的成員館已發(fā)展到470余家,每天都有大量的編目員在線工作,大家上傳下載書目數(shù)據(jù),都遵循《CALIS聯(lián)合目錄著錄規(guī)則》與《CALIS聯(lián)合目錄中西文圖書著錄細(xì)則》。至此,在一定范圍內(nèi)圖書著錄有了行業(yè)規(guī)范,在圖書的分類、標(biāo)引、著錄等方面有了相對穩(wěn)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),使得圖書編目數(shù)據(jù)外包成為可能。1.3高校圖書館發(fā)展新趨勢我國高等院校從1999年開始實行大規(guī)模的擴招,1998年全國高校招生108萬人,1999年上升到195萬人,到2006年增至260萬人。教育部制定的《面向二十一世紀(jì)教育振興行動計劃》明確提出2010年“高等教育有較大擴展,入學(xué)率接近15%”。全國高校大幅度的擴大招生,給高校三大辦學(xué)支柱之一的高校圖書館的發(fā)展帶來了機遇,同時也帶來了沖擊和壓力。擴招以后讀者人數(shù)的劇增,導(dǎo)致文獻總需求量激增,各高校圖書館都加大了書刊的入藏量,我館提出了生均圖書達80冊的目標(biāo)。急劇增加的藏書使各高校圖書館原有的編目人員不堪負(fù)荷,由于方方面面的原因,圖書館短時間內(nèi)不可能找到專業(yè)的編目人員,這就加速了各高校圖書館采用圖書編目業(yè)務(wù)外包的進程。2應(yīng)注意打開圖書館外殼的問題和我們圖書館的解決方案2.1增加了圖書館中央庫后異書異號取分類號是圖書編目中最重要的一項工作,分類號是圖書排架的依據(jù)。有些高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包采取的方式是這樣的:圖書采購以后,直接交給外包公司進行編目處理,完成后在文獻交回圖書館的同時,書目數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入圖書館的中央庫。這樣的方式雖然節(jié)省了硬件設(shè)備,提高了工作效率,但忽略了編目中最重要的一項工作——查重。書目數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入圖書館中央庫后會出現(xiàn)同書異號的現(xiàn)象,而如果是幾個外包公司同時進行工作時,待數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入中央庫之后甚至?xí)霈F(xiàn)同一種書,有數(shù)個不同的分類號。這樣給圖書館后續(xù)的工作造成了很大的不便。為了避免這種情況的出現(xiàn),我館采取的方式是:將外包公司編目人員請進來,成立一個臨時編目室,讓3家外包公司的人員直接在我館的Horizon系統(tǒng)中進行編目工作,在本館中央庫中查重,完全避免了同書異號現(xiàn)象的出現(xiàn)。外包公司進館編目,雖然初期圖書館要投入一定的硬件設(shè)備,還要進行人員管理,但是通過一段時間磨合,工作效率也會漸漸提高,特別是服務(wù)質(zhì)量可以滿足讀者的要求。2.2calis成員館之間存在利益損害大多數(shù)高校圖書館都參加了CALIS聯(lián)機合作編目,成為CALIS成員館,能夠以優(yōu)惠的價格從CALIS中心庫中下載書目記錄,像我館從CALIS中下載書目數(shù)據(jù)是按照0.6元/條的價格收費。但是有的外包公司不是CALIS的成員單位或級別較低,比如進我館編目的一家外包公司是CALIS的九級成員館,他們從CALIS中下載書目數(shù)據(jù)的價格是3元/條。而外包公司通過本館系統(tǒng)直接從CALIS中心庫下載書目數(shù)據(jù)時存在一個這樣的問題:如果不作權(quán)限設(shè)置,失去控制,外包公司可以通過館內(nèi)端口從CALIS中心庫以優(yōu)惠價格下載大量數(shù)據(jù)為他們所用,這樣就極大地?fù)p害了CALIS的利益,也損害了加入CALIS合作編目的各成員館的利益。針對這一潛在問題,我館采取了以下方法:在Horizon系統(tǒng)中給外包公司分配用戶名和密碼,通過這些用戶名下載的數(shù)據(jù)只能在本館的Horizon系統(tǒng)中使用,而不能形成一個文件轉(zhuǎn)出系統(tǒng),這樣就有效地防止了上述問題的發(fā)生。2.3圖書館內(nèi)編目員角色轉(zhuǎn)換編目業(yè)務(wù)外包如果處理不好極有可能會使館內(nèi)編目專業(yè)技術(shù)水平下降和編目部作用退化,也有可能破壞合作編目,使編目工作失去靈活性以及對用戶的要求反應(yīng)遲鈍。C.B.DunKle認(rèn)為編目業(yè)務(wù)全部外包的館要冒失去具有在知識組織中很有技術(shù)價值的職員的風(fēng)險,而這些技術(shù)在將來可能還是需要的,同時,在將來要想恢復(fù)編目部或改換外包商時也會遇到很大的困難,因此圖書館內(nèi)編目員的角色轉(zhuǎn)換問題至關(guān)重要。我館實行部分編目業(yè)務(wù)外包而不是將全部編目工作外包出去,另外館內(nèi)編目員還要承擔(dān)起校對外包公司書目數(shù)據(jù)的工作。館內(nèi)編目員角色的轉(zhuǎn)換是關(guān)鍵,編目員不僅是編目員,還是外包公司的輔導(dǎo)員、工作的協(xié)調(diào)員和質(zhì)量檢測員,使得本館編目員與外包公司人員協(xié)同工作,共同把編目工作推向新水平。3我圖書館包裝業(yè)務(wù)的一些經(jīng)驗3.1外包公司的考察在做編目外包計劃時需要考慮很多方面的問題,例如需要向外包公司提供哪些信息;編目標(biāo)準(zhǔn);如何堅持標(biāo)準(zhǔn);輸出格式與加工要求;外包公司的選擇;經(jīng)費以及還有哪些編目工作留待本館編目員來做等。其中選擇好的合作伙伴是關(guān)鍵。雖說現(xiàn)在的圖書編目標(biāo)準(zhǔn)相對統(tǒng)一,但各圖書館的具體情況卻各不相同,而且外包公司的水平也良莠不齊。因此,在業(yè)務(wù)外包前,結(jié)合本館的實際情況對合作伙伴進行相關(guān)考察是非常必要的。我館在編目業(yè)務(wù)外包前認(rèn)真考察了與我們有合作意向的外包公司,制訂了明確的任務(wù)和要求給外包公司,通過招標(biāo)形式來選擇外包公司。競標(biāo)過程中有一項重要的環(huán)節(jié)就是上機實操考試。每個外包公司派兩個編目員在我館Horizon系統(tǒng)上進行實際的原始編目考試。我館制定了詳細(xì)的《華南理工大學(xué)圖書館外包公司編目員考核中文圖書評分細(xì)則》,此評分細(xì)則為百分制,是為考核外包公司編目員編目能力所設(shè)。由我館有經(jīng)驗的編目員對他們做出的原始編目數(shù)據(jù)進行評分、評議。評分結(jié)果對評標(biāo)起著較重要的作用,除此之外,我館在評標(biāo)過程中還充分考慮編目實際成本、業(yè)務(wù)工作流程,以及與本館Horizon系統(tǒng)的關(guān)系等因素。通過以上一系列工作,在充分了解和考察了外包公司人力、物力、信譽、管理水平和服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上,選擇具有專業(yè)能力和專業(yè)精神的外包公司作為合作伙伴。3.2加強溝通和培訓(xùn),及時掌握,是保證項目編碼質(zhì)量的基確定好合作伙伴之后,圖書館應(yīng)該仔細(xì)進行計劃,詳細(xì)簽訂合同條款,使外包公司明白全部成效目的和指標(biāo),以便外包公司能提供更好的服務(wù)。每個圖書館的分類和標(biāo)引細(xì)則不盡相同,文獻典藏規(guī)定也大不一樣,而外包公司往往同時承擔(dān)了多個客戶的編目外包任務(wù),在具體運行中有時會出現(xiàn)錯誤。因此,加強溝通和培訓(xùn),將本館的工作方式融入到外包公司的工作程序中是保證編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的最好方式。我館現(xiàn)有3家外包公司同時工作,我們結(jié)合本館的實際情況,分別給他們制訂了工作流程圖,提供了《華南理工大學(xué)各類型閱覽室及分館文獻典藏暫行規(guī)定》、《華南理工大學(xué)中文圖書分類標(biāo)引細(xì)則》和《華南理工大學(xué)圖書館中文圖書著錄細(xì)則》等文檔,讓他們充分了解我館的編目規(guī)則和工作方式,并由有經(jīng)驗的編目員對來我館工作的外包公司人員進行崗前培訓(xùn),讓他們盡快熟悉Horizon系統(tǒng)編目模塊的使用,使他們能對我們的具體要求有一個感性認(rèn)識,這樣我們的要求會給他們留下深刻的印象,對以后的順利合作起到積極作用。合作中的溝通也非常重要,他們的疑問我們隨時解答,我們的細(xì)節(jié)要求可以隨時提出,協(xié)商解決,盡量滿足,使整個工作達到和諧順利。3.3突出了業(yè)務(wù)外包和質(zhì)量管理,提高了在編目過程中進行質(zhì)量控制是保證編目外包實現(xiàn)目標(biāo)最重要的環(huán)節(jié)。沒有嚴(yán)格管理的編目外包是具有很高風(fēng)險的?？赡軙霈F(xiàn)外包公司服務(wù)差,不能兌現(xiàn)所承諾的服務(wù),如有的不會做醫(yī)學(xué)類圖書分類和醫(yī)學(xué)主題標(biāo)目、編目質(zhì)量不能保證等等問題。在編目外包中堅持監(jiān)管,實行全程的質(zhì)量控制,使外包的工作取得最大效益。我館派專門的編目員對外包公司的書目數(shù)據(jù)進行校對,這項工作的初期是非常困難的。外包公司初期有的不熟悉編目業(yè)務(wù),有的不熟悉我館規(guī)則,有的是由于初到一個新環(huán)境的緊張,造成書目數(shù)據(jù)質(zhì)量非常差,校對人員的工作量非常大,不僅要檢查質(zhì)量,還要指明出錯原因、改正理由,再讓他們改正錯誤,然后再檢查。有時同一種書更正了三、四次還有錯誤出現(xiàn)。我館編目員甚至發(fā)出了“還不如我們自己做數(shù)據(jù)效率高!”的感